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1、食品公司出庫票據開具流轉管控管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 目的：為加強公司內部管理，理順倉庫票據管控關系，規范流程，特制定本制度。二、 實施范圍：食品公司各職能部門、子分公司。三、管控類別：正常銷售出庫單據；陳列、試吃等出庫；搭贈出庫單據；報損單據；入庫單據等。四、出庫的具體管控內容一）、正常銷售出庫單據票控示意流程票控環節：1、訂單：需經業務員或業務經理核訂單并簽字確認或OA流程審批。2、訂單制單：制單前，a根據訂單查詢管家婆系統賬面庫存余量，若不足，及時溝通調整訂單；b需收集整理是否為活動特價等2、資料；c若是業務員要求制單員匹配各貨品，需匹配后報業務員確認；d制單完成，制單員需要復核，確保所錄入信息正確（包括品名、規格、數量、發貨價等）；e及時通知審核員審核單據。3、制單審單：審單員接到制單員通知，即時審核。審核制單員所錄入信息是否完整與正確，發現差異或不當之處，及時通知制單員修正。審核通過的，即時通知打單員。制單員與審核員嚴禁同一人，制單員設置一人，若休假，安排代班并做好交接工作。4、審單打單：打單后，即時通知業務員（電話、微信、QQ信息等），取得業務員確認。并做好溝通內容記錄（建立溝通記錄簿）。裝單前，制單員與審核員均需手工簽字確認，特殊情況可補簽。5、打單裝單：a倉庫負責人組織人3、員按單準確無誤配貨并裝貨；b配貨中發現貨品數量不足等情形，即時通知制單員辦理退單手續，并在退單上注明原因及備注原單據號碼，備查。嚴禁反審核修改或刪除銷售單據（除領導同意的外），嚴禁缺號重號。建議銷售單做改進：訂單計劃量、倉庫實發量、客戶實收量，可有效避免“杠單”。6、裝單送單：貨運司機持財務聯、客戶聯、司機聯、門崗聯（賒銷收款聯）送貨，領出單據時，庫房負責做好單據領出登記。若設門崗，門崗需持門崗聯核查貨品，無誤后，司機方可啟程送貨。門崗聯留存門崗備查。若無門崗，門崗聯則為賒銷收款聯，與財務聯、客戶聯、司機聯一并隨貨送至客戶處。倉庫聯留存庫房備查。送單前，倉庫發貨人、倉庫負責人、司機需手工簽字確4、認。隨貨同行的銷售單，倉庫需指定專人登記銷售單臺賬，包括客戶名稱、單據號碼、單據金額、送貨人、領單人等內容，銷售單返回后即時登記回單時間，收集整理人簽字予以確認。嚴禁所有聯次隨貨同行。7、送單驗單：1）、照單全收，客戶簽字確認后返回財務聯、司機聯、收款聯，客戶聯交客戶對賬用。2）、拒收部分貨品，隨車返回，司機及時電話通知庫房負責人，匯報送貨驗收情況，庫房負責人制單員（退貨到庫房驗收后辦理退貨入庫手續）。若送貨量與客戶實收量不符，暫時允許客戶在銷售單上簽注實收數量、客戶名字、時間，司機隨即聯系倉庫負責人做退單與退貨處理準備。是否存在收款情況？如何處理？8、驗單回單/核單：司機聯與倉庫聯匹配同存，5、財務聯與收款聯整理后，做好移交財務部門工作。銷售聯單返回后，即時登記，簽注收單人姓名、時間。9、回單傳單/交單：庫房指定專人按天整理管家婆系統開具的銷售單并建立臺賬，不論是否發貨，均需登記臺賬，并做好核實銷號工作（每天開單總量、回單數量、未回單數量、未領出數量），若是系統原因造成斷號或重號，需倉庫負責人核實后簽字確認，并注明“系統原因斷號或重號”。若是人為原因，需追查落實責任。落實專人負責整理并傳遞銷售單據，交接時雙方簽字確認。交接表一式叁份（根據需要增減），庫房一份、第1接收人一份、第2接收人一份。10、異常情況處理差異調整申請表：如超市搞活動送貨，雖確定檔期時間，但存在提前或延后特價供貨，6、與原供貨單價存在交叉期的，需差異調節申請，待領導審批后傳財務做調賬用。11、訂貨單隨銷售單財務聯同存。若為OA系統，經審批后的訂貨單隨銷售單一并打印后傳財務做入賬依據。12、單據傳遞至財務環節后，次日內完成入賬，單據整理工作交會計助理辦理。13、后手發現前手有不當之處，即時征詢相關經辦人員的意見，妥善處理，若無法處理，及時聯系有關領導合理處理，不得無故壓單拖單，影響下一環節工作開展，一經檢舉核查屬實，造成損失者，嚴懲不貸。14、財務：收到單據后，按照財務制度要求審核相關人員簽字是否齊備，銷售單與銷售退貨單是否匹配等，發現不當之處，通知當事人糾正，同時報告人事部門做業績考核。15、處罰措施：送單7、交單（含）環節，任一環節掉單，處罰該環節當事責任人500元/單，并追查該單金額50%賠償責任。應簽字未簽字者，按單每一處20元。每單流轉時限：市區、郊縣、商超當天內返回到庫房核單銷號。其他不超過三天內返回到庫房。每延一天處理送單人100元。二）、樣品、陳列、試飲品票控示意流程業務員提報書面申請，經領導審批同意后，傳遞制單員制單，其他流程要求同上。在交單環節時，該申請隨財務聯，一并傳財務。三）、搭贈提報經領導審核后的書面搭贈申請。傳遞制單員制單，其他流程要求同上。搭贈申請，需財務會計核簽確認金額。在限額內辦理相關搭贈。四）、倉庫殘次貨品與報廢貨品處理1、殘次貨品處理。倉庫負責人根據庫房理貨情況提8、出書面申請，經領導審核同意后，做變價等處理。流程同正常銷售出庫單據。票控示意流程2、報廢貨品處理。倉庫負責人根據庫房理貨情況提出書面申請，經領導審核同意后，做報廢處理。若是政府部門指定銷毀地點，同正常銷售流程。驗單則為相關參與銷毀的人員驗貨，即是否為單據所列物品。銷毀后，參與銷毀的人員均簽字確認。隨后返回單據至倉庫，進入下一流程。若是自行銷毀，裝單與送單環節可根據情況適當減省。參與人至少包含：總經理、倉庫負責人、財務人員、營銷人員等。目的，在銷毀前再次確認是否可變價處理，以降低公司損失。五）、分公司調貨流程要求同正常出庫銷售環節。分公司驗貨辦理入庫后，及時通知調出公司倉庫負責人，互相核對調入方入庫單與調出方出庫單是否一致，及時分析差異，做好調整，保持金額、數量等一致。五、入庫單據。到貨單、運輸合同原件隨入庫單（財務聯）移交財務，（歡樂家）送貨單由會計助理收集后，與當批到貨匹配后，移交會計入賬。會計收到到貨單與送貨單，核對入庫單辦理是否正確，包括品名規格數量單價等，重點是單價。一經發現問題，即時聯系倉庫負責人或廠家等，合理處理。保證金額的準備性。票控示意流程六、本制度修訂與解釋權歸食品公司。七、執行時間：頒布之日起執行。