金融投資集團供應商入庫評審管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1134380
2024-09-08
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1、金融投資集團供應商入庫評審管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 供應商管理工作流程1、目的為了規范整個集團公司供應商的管理,客觀評價供應商的履約能力,通過對供應商進行資質預審,建立集團合格供應商庫,并通過此合格供應商庫選擇滿足項目公司各項招標采購任務的擬定投標單位,在招標采購過程中及合同履約過程中對此供應商庫及中標單位進行跟蹤、評估,定期對供應商庫進行維護,優勝劣汰,確保集團各項目公司開發項目全成本管理的最終實現。2、適用范圍本辦法適用于工程類供應商(包括總承包商、專業分承包商)設備材料供應商和服務類供應商(包括2、監理、勘察、設計、咨詢顧問、營銷策劃/代理/模型/樓書、造價咨詢與代理等)的管理工作。3、術語和定義3.1供應商:指材料、設備供應商、總承包商、專業工程分承包商及設計、咨詢、代理等服務商。3.2合格供應商:指與本公司合作過且通過了履約評定為合格供應商,或是指國內外知名企業并經集團領導審批,直接入選集團公司合格供應商庫的供應商。3.3戰略合作伙伴:行業知名企業或已經評審為合格供應商,經批準確定為戰略合作伙伴,或履約評定為優秀供應商。3.4可試用供應商:指經資質審查合格,具備向本公司提供產品或服務的資格,尚未合作或首次合作存在個別非關鍵點的問題,經履約審查為可試用的供應商。3.5不合格供應商:經資3、質審查或評審為不合格的供應商。3.6黑名單供應商:在招標采購或合同履約過程中存在違法、違規、嚴重違約等行為的供應商。3.7合作供應商:指向本公司提供直接用于項目建設或維護的材料、設備、施工安裝以及服務的組織。4、供應商管理基本流程: 成本管理中心項目管理中心項目公司總部主管副總支持性文件供方到公司推銷、相關部門推薦、總部網上征集公告、網上報名登記接收并初步判斷是否適用,請其填寫資格申請表或資格邀請調查表并提交資料,核實品牌是否優質及供方業績與信譽適用我方填寫入圍資格預審審批表業內知名企業與我公司合作過有與大公司合作的經歷列入不合格工供應商名錄批準合格不合格組織公司考察及項目考察,填擬投標單位考4、察表及擬投標單位評估表和考察報告填寫新增供應商審定表列入總部供應商名錄試用使用后填寫供應商履約評定表分別列入:優秀(繼續延用、戰略)合格(繼續延用)可試用(改為試用)不合格(清除庫)黑名單,另根據企業資質及知名度、產品特長細分類。批準合格批準合格批準合格參于審核參于審核主要考察人主要考察人主要評定人征集公告擬投標單位推薦表資格邀請調查表資格申請表入圍資格預審審批表擬投標單位考察表擬投標單位評估表資格預審文件(含評審表)考察報告擬定投標單位審批表新增供應商審定表區域擬壟斷供應商審定表供應商履約評定表供應商名錄良好的業績工程部為主要推薦部門推薦部門注:帶區域特點的專業或壟斷行業則可由項目公司負責資5、格預審前的工作報審。5、職責(下面提到的“*中心”均指控股總部各職能部門)5.1成本管理中心 負責集中采購的供應商信息的收集、審查、組織考察和評審;負責各項目公司的供應鏈整合范圍內的供應商資格審核;負責組織定期評審集團戰略合作伙伴單位并將戰略伙伴單位信息及詳細資料在公司內部共享。負責供應商資格預審、新增供應商、壟斷行業供應商、擬定投標單位的審核并報總部領導審批;負責配合項目公司在供應商履約過程中的沖突管理與協調;負責供應商履約評審和維保評審的最終審核;負責建立供應商信息庫;負責組織項目公司及相關部門跟蹤、維護供應商庫;負責供應商的風險管理與風險控制。5.2專業管理部門(工程項目管理中心/規劃設6、計中心/營銷中心)負責設置歸口管理業務范圍內的供應商資格初選條件,包括技術符合性及產品可選擇性;負責歸口管理業務范圍內的供應商預審;參與歸口管理業務范圍內供應商考察并負責考察報告的起草;參與供應商的維護。5.3項目公司工程管理部(營銷部/物業部) 負責對歸口管理業務范圍內的供應商推薦;負責組織對歸口管理業務范圍內的供應商進行資質預審;負責組織對歸口管理業務范圍內的供應商進行考察,包括生產能力、現場管理能力、施工組織能力、項目經理業績、安全與質量防控能力、售后服務、產品技術規程等的考評,并負責考察報告的起草;參與供應商的履約評審;負責成本管理中心下發的有關供應商的月度、季度、年度報表的填報。5.7、4項目公司成本部協助成本管理中心負責項目公司歸口管理業務范圍內的供應商庫的建立;負責歸口管理業務范圍內的供應商信息的收集、審查、組織考察和評審;參與對歸口管理業務范圍內的供應商進行考察,包括企業信譽、財務狀況、付款情況、市場價格水平等;負責跟蹤、維護供應商庫;負責成本管理中心下發的有關供應商的月度、季度、年度報表的匯總填報;供應商管理責任部門。6、入庫原則6.1所有擬定投標單位均要從控股總部供應商庫中選擇,招標前還應對其有針對性地進行資格審查包括實地考察,詳見招標采購工作指引。6.2供應商庫應保證每個專業分項同檔次的供應商不少于三個。6.3對于行業知名企業,報總部主管領導審批后,直接列入合格供8、應商庫,如中國建設招標網供應商庫。6.4入選供應商庫的條件:中華人民共和國境內依法注冊成立的獨立企業法人;具有相關行業施工或安裝資質、安全生產許可證;近三年內與國內知名房地產商有過合作關系;財務狀況良好,無債務糾紛、無不良資信記錄;近三年內沒有發生相關行業政府監督部門查處、通報、停用等不良記錄;企業品牌優質,企業資質在同行業領先;近三年業績良好,社會信譽良好,客戶評價高;無重大安全、質量事故,合同履約率100%;與我公司長期合作良好的企業。7、供應商資格審查程序7.1供應商的推薦與初選項目公司、成本管理中心、工程項目管理中心等相關部門通過各種渠廣泛收集供應商信息,為建立擴充供應商庫做好儲備;控9、股總部在重點網站發布公告(僅限總部)由企業自行申請,或在公司OA系統發布公告由工程部門、成本部門等相關部門推薦。項目公司主要負責當地行業壟斷企業及地域特點企業的供應商的推薦,總部負責品牌企業、戰略合作、總承包商等供應商的推薦。供應商資格必須符合公司規定的供應商資格初選條件。7.2供應商資格預審初審:推薦部門填寫供應商推薦表或由報名供應商填寫供應商調查表或供應商申請表并提交表中要求的附件資料;成本管理中心或項目公司對其歸口管理業務范圍內的供應商提供的資料進行初審,是否滿足我公司需要的施工與安裝資質,產品是否符合項目需求,是否具有知名的自主品牌與誠信、是否具有本地區或是全國良好的業績、是否與本公司10、有過互惠的合作、是否與大型房地產商有合作的經歷、良好的業內口碑與信譽、是否出過質量問題或其他社會糾紛等。資料不合格的報主管領導批準后進入不合格供應商庫,合格的填寫入圍資格預審審批表報流程審批。7.3供應商資格審查由成本管理中心組織相關部門對通過資格預審初審的供應商進行實地考察,并發放資格預審文件,對各供應商按要求填報的資格文件進行評審,同時由項目公司工程部組織各相關部門對歸口管理業務范圍內的供應商進行實地考察,參與考察的人員必須由業務需求部門及成本部等三個人以上組成。.1實地考察內容包括:資質證書、營業執照、專業認證證書原件等; 供應商業績、公司組織架構、公司管理等綜合實力及服務質量;供應商成11、本管理能力,資金情況;工廠加工生產能力,設備是否先進,專業生產許可資質;實地考察類似項目或產品的施工進度、質量、售后服務及客戶評價等;技術與項目要求的符合性、施工等項目可選用型;產品顏色、樣式、外觀、質感等項目可選用型;.2投標單位資格審查文件填報內容(包括但不限于)所有上報資格均需在有效復印件上加蓋公章(紅色)營業執照是否年檢,是否有效資質證書是否有效,專業認證證書是否有效,安全生產許可證是否有效項目經理資格證書近三年同類工程項目的業績,提供合同與驗收報告項目經理近三年的同類工程項目業績,提供與項目經理有關的合同與驗收報告(暫不考察)近三個企業財務狀況,提供財務報表等,企業信譽證明履約能力,12、包括人員配備、設備、機械、資金等法人委托書及身份證無重大違規、違約行為等考察結束后由工程部或業務需求部門組織填寫擬投標單位考察表及擬投標單位評估表及考察報告,及,匯同參加考察的人員給出資格評審表綜合評定,綜合意見只有“合格”“不合格”兩個選項。控股總部成本管理中心參與供應商的考察與評審。7.4供應商審定由成本管理中心或項目公司成本部(按其歸口管理業務范圍內)依據資格預審審批表、擬投標單位考察表及擬投標單位評估表、考察報告及相關資料,填寫新增供應商審定表上報流程審批。所有未合作過的供應商入庫后審定為“可試用”,對于已合作過的供應商則按履約評定等級審定。7.5壟斷行業供應商審定對于行業壟斷企業一般13、不需要進行市調考察,但要給出充分的壟斷認證,滿足我方基本需要可直接填寫區域擬壟斷供應商審定表上報流程審批后直接入庫。8、補充供應商程序8.1供應商不足時若庫中沒有滿足本項目某專業的供應商或是供應商達不到三個以上,則應在項目合約規劃階段或項目總招標計劃階段提出增加申請報成本管理中心,由成本管理或由項目公司負責歸口管理業務范圍內的供應商庫的補充建立。重復以上7.1-7.4條內容。8.2個別供應商存在缺陷時若在單項招標前期階段發現現有的供應商庫個別供應商不能滿足招標要求,則應提出增加申請報成本管理中心,由項目公司相關部門負責組織擬定投標單位的資格審查。重復以上7.1-7.3條內容。由成本管理中心或項14、目公司成本部(按其歸口管理業務范圍內)依據資格預審審批表、擬投標單位考察表及擬投標單位評估表、考察報告及相關資料,匯同從庫中所選擬定投標單位,填寫擬定投標單位審定表上報流程審批。通過擬定投標單位審定表審批后可直接進入可試用供應商庫。9、供應商庫的使用9.1供應商庫的組成XX基業控股股份有限公司供應商庫(簡稱:XX供應商庫)暫由四個庫組成,分別為供應商名錄1、供應商名錄2、供應商名錄3、供應商名錄4,其中:供應商名錄控股公司供應商庫,包括服務類、施工類、設備材料類三大類別。供應商名錄廊坊項目公司供應商庫,包括區域特點的供應商、行業壟斷供應商,是對供應商名錄的補充。 供應商名錄無錫項目公司供應商庫15、,包括區域特點的供應商、行業壟斷供應商,是對供應商名錄的補充。供應商名錄中國建設招標網供應商庫。9.2所有需要招標的擬定投標單位均應從供應商庫中選取,并優先選取供應商名錄控股總部之供應商,再選供應商名錄2、3項目公司之供應商,后選供應商名錄4之知名供應商。9.3每次招標前資格選擇不少于5家,抽取控投總部供應商不少于2個(只選3家時不少于1家)。9.4每次招標前均應對其所選供應商進行資格考察包括實地考察等。9.5項目公司每月對供應商庫做增減報表,控股總部定期(暫定半年)對各庫更新一次,資格預審審批階段由成本管理中心審核入庫分配原則,由項目公司負責更新歸口管理業務范圍內的供應商庫。供應商庫的更新需16、按流程上報審批后,按照統一代碼增減供應商。統一代碼不得改變,一個供應商對應一個代碼。9.6供應商庫編號如下:ABC-DE-FGHIJ其中:ABC=201代表控股總部供應商庫,301代表廊坊區域供應商庫,401代表無錫區域供應商庫,501代表中國建設招標網供應商庫;DE為一類級別,01為服務類,02為施工類,03為設備材料類;FG為二類級別,以服務類為例:01為設計類,02為勘察咨詢類;HIJ為三類級別,以服務設計類為例:100為方案設計,200建筑設計,300景觀設計,400室內設計等。詳見供應商庫分類編號。9.7供應商庫的分類管理,根據供應商的考察與考評,按照資質等級、產品定位等級、企業特長17、及履約評定等級將供應商分類歸檔,以便使用。10、供應商的評審10.1履約評審在合同履行完成后(除保修部分內容外),由項目公司成本部組織工程、物業、設計營銷等相關專業管理人員根據各自職責對合作的供應商的技術、質量、交貨/工期、服務和管理水平進行綜合評價;各評價部門填寫供應商履約評定表上報流程審批;此表應在合同履行完成后及時評定,此評定決定原供應商延用與否,評定結果分為優秀(繼續延用、戰略)合格(繼續延用)可試用(改為試用)不合格(清除庫)黑名單等狀態。10.2維保評審保修期滿之后,由物管公司評審供應商保修服務及配合工作,做為供應商定期評審的重要依據。10.3定期評審10.3.1一年進行一次維護評18、審,包括與聯系人的核實,基本資料的審核、企業業績的補充、社會信譽的調查及業主使用的情況調查,并按照50%的比例對供應商庫進行實地再考察,各評價部門同時填與供應商履約評定表上報流程審批。10.3.2供應商履約評定表完成后成本管理中心應及時在供應商名錄中更改評估級別,若有不合格的供應商應在供應商名錄中標注,取消其參加投標的資格。10.3.3供應商的評定應將是否賄受賄等廉政內容列入評定范圍,每發現一次降級使用或做為不合格等級,嚴重者直接進入黑名單,不得錄用。11、供應商的維系及沖突管理11.1供應商的日常管理由成本管理中心負責,由工程管理中心及項目公司相關部門參與協辦。11.2建立定期的合作情況調查19、機制,及時發現問題并解決問題,成本管理中心及業務管理部門每半年訪問供應商一次,及進提交一份對每個供應商進行評價的報告,包括合作情況、生產狀況、供應商的發展動態等信息,做為供應商定期評審的重要依據。11.3成本管理中心每年必須與合作供應商會談一次,溝通并解決發現的問題,保證與合作供應商之間有一定管理層次上的溝通,檢查合作的工作成績并交換雙方的意見和未來發現規劃,建立合作供應商月報制度,成本管理中心應及時組織調查處理合作供應商反應的問題,并將信息及時反饋給相關合作供應商,直至問題的解決。11.4重大問題即時報告制度,對于各項目公司或合作供應商反應的有關危及雙方品牌及合作誠信的重大問題,成本管理中心20、和需求部門應在24小時內組織調查。11.5公司應組織同戰略合作伙伴的交流與共同發展,提升雙方合作的附加價值,具體方面包括:根據公司戰略需要,有計劃地組織一些合作雙方的企業文化和經驗交流,在企業發展戰略、客戶服務體系、供應商管理體系、員工培訓體系、品牌宣傳推廣及技術培訓等方面開展雙方對口部門的經驗交流活動;引導戰略合作伙伴提前配合產品的研發提供技術支持,同時引導專業管理部門及項目公司將產品和服務需求計劃提前告知戰略合作伙伴;建立及時無憂的服務體系,建立雙方對接管理員的協調機制,確保全方位戰略合作順利進行。12、供應商違規處理在采購或合同履約過程中,供應商有下列行為之一的,應將其列入供應商黑名單,21、給予取消合作資格1至3年或直至永久資格的處罰,違規情況極其嚴重觸犯法律的,應采取法律手段予以解決:12.1提供虛假材料、隱瞞真實情況、騙取供應商入圍資格的;12.2中標后無正當理由不簽訂合同的;12.3提供虛假材料騙取中標的;12.4擅自變更或終止合同的;12.5與采購單位、其他供應商或有關代理機構串通投標的;12.6提供產品或服務不合格的;12.7向采購人員、招標人員、評委等人員行賄或提供其他不正當利益的;12.8拒絕監督檢查或提供虛假材料的;12.9其他違反法律、法規的行為。13、相關文件 (略) 14、附則14.1本流程自 XX 年 8 月起試運行,試運行期 6 個月。14.2本指引解釋權歸控股總部成本管理中心。 注:1、除上述附件外,過程中可使用招標采購流程中各種表格。詳見招標采購管理制度。2、流程表中需要區域各部門或集團各中心分級審核的項目,則應事先將過程資料提供給主管部門預審,以保證OA審批的高率與準確。