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1、公司辦公會議準(zhǔn)備、組織與記錄管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1、會議的目的、作用、信息的傳遞與交流：、特定問題的解決，可獲得共識，并集思廣益，取得最佳的解決方案；、議決之事情，經(jīng)過廣泛探討，執(zhí)行人員可減少阻力；、會議不但具有對未來工作進(jìn)行研討的功能，對于已過去可進(jìn)行探討，并迅速做出修正措施；、意見和做法的相互尊重，養(yǎng)成團(tuán)隊精神；、具有壓力及支援的效果，易于目標(biāo)管理的推動；、加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，便于相互配合。2、管理權(quán)責(zé)：、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。、會議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會議的組織2、工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。3、會議分類：、總經(jīng)理辦公周會：、主持與記錄：總經(jīng)理辦公周會由綜合管理部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持，總經(jīng)理未列席會議時，可委派副總經(jīng)理主持。綜合管理部進(jìn)行會議記錄。、召開時間：總經(jīng)理辦公周會召開的時間為每周一下午17:0018:00。特殊原因需要延期召開的由綜合管理部提前通知。開會前一天提交周工作總結(jié)和計劃給綜合管理部,由其再轉(zhuǎn)交給總經(jīng)理，未及時提交的做相應(yīng)的處罰，并納入績效考核。、參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、直銷部、市場部、綜合管理、財務(wù)部、采購部、售后部、客官部負(fù)責(zé)人及需要參加的人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向綜合管理部請假。、會議內(nèi)容：各3、與會人員對上周工作情況的匯報，包括工作內(nèi)容、原定計劃的執(zhí)行情況及所遇到的問題等；全體與會人員共同總結(jié)上周工作情況、商議所提議內(nèi)容或問題、計劃下周（未來）工作計劃（規(guī)劃）；各部門工作協(xié)調(diào)等。、總經(jīng)理辦公月會、主持與記錄：總經(jīng)理辦公月會由綜合管理部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持，總經(jīng)理未列席會議時，可委派副總經(jīng)理主持。綜合管理部進(jìn)行會議記錄。、召開時間：總經(jīng)理辦公月會召開的時間為每月第一天上班的下午16:0018:00。特殊原因需要延期召開的由綜合管理部提前通知。開會前一天提交月工作總結(jié)和計劃給綜合管理部,由其再轉(zhuǎn)交給總經(jīng)理，未及時提交的做相應(yīng)的處罰，并納入績效考核。、參加人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、直銷部、市4、場部、綜合管理、財務(wù)部、采購部、售后部、客官部負(fù)責(zé)人及需要參加的人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向綜合管理部請假。、會議內(nèi)容：公司經(jīng)營策略的局部調(diào)整；各部門上月的工作總結(jié)與下月的工作計劃；需要其他部門協(xié)助解決的問題；對公司或其他部門的建議；表決或修訂制度；項目進(jìn)度、應(yīng)收款項收付情況；公司重大問題決策討論、專題研究等。特別說明：每月的總經(jīng)理辦公周會與辦公月會遇到前后差距2天以內(nèi)的，可以辦公周會與月會一起召開。、部門例會：部門例會又為經(jīng)營分析會，分為直銷部、市場部、售后部和后勤部。、主持與記錄：由部門負(fù)責(zé)人召集和主持，由部門內(nèi)勤或部門負(fù)責(zé)人指定人員做好記錄。、召開時間：部門例會由部門5、經(jīng)理根據(jù)部門實際情況可周或月（經(jīng)營分析會）召開（但每月必須召開至少一次），部門經(jīng)理必須清楚召開部門會議的重要性，及時了解部門的人員的工作進(jìn)度、學(xué)習(xí)、生活，思想動態(tài)等情況。、參加人員：除部門全體人員外，每月的部門例會（周例會除外），總經(jīng)理需參加，總經(jīng)理因故不能參加的，可委托副總經(jīng)理參加；部門人員因特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人請假。、會議內(nèi)容：部門周日常運(yùn)作情況的總結(jié)；各小組匯報上周工作任務(wù)完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；全體與會人員就工作中所遇到的問題進(jìn)行發(fā)言，著重解決和杜絕辦法；公司情況傳達(dá)；除會議總經(jīng)理在場外，對一些重要的情況，部門經(jīng)理必須安排做好記錄，總經(jīng)理辦公6、周會上提出或者直接向總經(jīng)理匯報。、全體員工會議： 、主持與記錄：全體員工會議由綜合管理部負(fù)責(zé)召集，總經(jīng)理主持。、召開時間：每半年或一年一次，具體時間由綜合管理部根據(jù)公司各部門數(shù)據(jù)結(jié)算情況而定。、參加人員：公司全體人員。、會議內(nèi)容：公司管理、經(jīng)營情況通報；公司前景部署；討論職工關(guān)心的問題；娛樂、會餐、頒獎。、其它會議（包括零時行政會議、突發(fā)事情處理會議等）：實行“誰提擬，誰組織的原則”， 需要總經(jīng)辦參加的，必須提前向總經(jīng)理申請，需要其它部門配合的，必須提前提請。4、會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突7、發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5、會議準(zhǔn)備：、會議通知遵照以下規(guī)定：、已列入例會會議的，無調(diào)整的，不再另行通知，由部門按例會時間直接與會；、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知：、未列入例會而臨時提擬的會議；、雖然已列入例會，但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的；、其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知進(jìn)行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相8、關(guān)部門。、總經(jīng)辦安排會議及公司級會議原則上均由綜合管理部負(fù)責(zé)通知。、會議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；、公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口綜合管理部負(fù)責(zé)。、會議組織 、會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。、除公司級會議外會議主持人須遵守以下規(guī)定：、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準(zhǔn)備。、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的9、議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。、會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時間等會后跟進(jìn)安排向與會人明確。、與會人須遵守以下規(guī)定：、應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在會議簽到表上簽到。、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。、遵循會議主持人10、對議程控制的要求。、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言。、遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。、做好本人的會議紀(jì)錄。五、多個部門參加的臨時行政會議原則上由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理另有授權(quán)的，由總經(jīng)理授權(quán)人主持。六、公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須向與會人員說明。七、主持人為會議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會議記錄人負(fù)責(zé)。6、會議記錄：、公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。、公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：、各11、部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄人（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員），負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄人。、公司總經(jīng)辦主持的公司例會、臨時行政會議原則上由綜合管理部負(fù)責(zé)會議記錄工作，總經(jīng)理另有指定的，由總經(jīng)理指定記錄人記錄。、會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要。、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報會12、議主持人審核簽名。、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會議簽到表的考勤記錄報綜合管理部。下列情況下，應(yīng)整理會議紀(jì)要：、公司級各類臨時行政會議；、須會后對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議；、其它主持人要求整理會議紀(jì)要的會議。、會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀(jì)要須報總經(jīng)辦審批。、會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄人負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時轉(zhuǎn)綜合管理部統(tǒng)一歸檔備查。、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。、 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員13、不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7、會議跟進(jìn)：、會議決議、決策事項須會后跟進(jìn)落實的，遵照“誰組織，誰跟進(jìn)”的原則；會議主持人另有指定的，由主持人指定人負(fù)責(zé)。、總經(jīng)辦主持的會議的會后跟進(jìn)工作原則上由綜合管理部負(fù)責(zé)落實，總經(jīng)辦另有指定的，由總經(jīng)辦指定人負(fù)責(zé)。、會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為準(zhǔn)。8、獎懲、獎勵。按獎懲管理制度執(zhí)行。、遲到、早退、缺席。、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退；、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計為缺席；、處罰。、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。、無正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。9、附件：會議簽到表會議紀(jì)要會 議 簽 到 表會議時間： 會議內(nèi)容： 會議主持： 序 號部 門職 務(wù)姓 名到會時間備 注會 議 紀(jì) 要1、會議議題：2、會議時間：3、會議地點：4、會議主持人：5、會議記錄人：6、與會人：7、會議討論內(nèi)容：