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1、文化集團會議提擬與審批準備、組織、記錄制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 、目的為規范集團公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。、適用范圍 本制度適用于寧波某集團有限公司所屬會議管理。、管理權責總裁室負責集團公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。會議發起人或主辦部門（含各中心部門）負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。會議的審批權限詳見“會議提擬與審批”。、會議分類 會議主題類別主持人參加人例會（含總裁辦公會、早會）固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題。早會參加人員是集團2、全體員工；總裁辦公會參加人員是總助以上人員。動員會發言固定、沒有討論程序，各中心公司負責人做會議提擬，研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果公司臨時行政會議中心部門負責人會議提擬人提擬論證會評審會對某事件、某方案進行集體討論，必須有結論公司臨時行政會議集團總裁或其指定會議提擬人提擬專題會為某一專題而開，必須有結論公司臨時行政會議提擬人指定會議提擬人提擬評比會一般在年底或某一重大活動結束后召開公司例會人力資源中心總監會議提擬人提擬總結會總結前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會中心部門負責人會議提擬人提擬匯報會下級向上級或有關人員匯報工作情況公司臨時行政會議會議提擬人指定會議提擬人提擬3、調度會任務安排，人員派遣，設備物資情況的調動公司臨時行政會議會議提擬人提擬會議提擬人提擬部門例會各中心部門固定匯報程序部門會議中心部門負責人自定、管理內容會議提擬與審批。公司月度例會無須提擬和審批。公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總裁直接提擬或由議題涉及業務的主辦部門負責人提擬、集團總裁批準。部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心部門會議屬非例會性質且需另行核給專項費用的，應向上一級主管部門報批同意；屬例會性質的，由本中心另行提擬方案呈報集團總裁室批準后執行。會議計劃與統籌。每月日前，行政管理中心與各部門協調確定下月計劃召開的臨時行政會議，某報集團總4、裁室審批后，匯同公司月例會編制月度會議計劃，于月底前發放至各部門負責人。凡行政管理中心已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前天完成會議提擬和報批手續，并報請行政辦公室調整會議計劃。未經總裁室同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。會議準備。會議通知遵照以下規定：、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由中心部門按計劃表直接通知與會人；、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知5、”的原則進行會議通知：（）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；（）其它提擬人認為應另行通知的情況。、會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議，主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。會議的其它準備工作遵照以下規定：、會議提擬部門應提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）準備的6、組織工作；、會務服務提供部門應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等；、公司總部召開的公司級會議會務服務某歸口總經辦負責。、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統籌安排。會議組織會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。會議主持人須遵守以下規定：、主持人應不遲于會前分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及某目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，7、對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排某意見。、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、某標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。與會人須遵守以下規定：、應準時到會，并在會議簽到表（詳見附件）上簽到。、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。、遵循會議主持人對議程控制的要求。、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言。、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手8、機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。、做好本人的會議紀錄。多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經理主持，集團總經理另有授權的，從集團總經理授權。公司月度例會、臨時行政會議一般應控制在小時以內，根據會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。會議記錄。公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定：、各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內務文員，名單報總裁室備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。、會議記錄遵照9、“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要，臨時指定會議記錄員。、集團總裁主持的公司例會、臨時行政會議原則上由行政辦公室負責會議記錄工作，集團總裁另有指定的，服從集團總裁指定。會議記錄員應遵守以下規定：、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要。、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。下列情況下，10、應整理會議紀要：、公司各類臨時行政會議；、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；、其它主持人要求整理會議紀要的會議。會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經辦一份存檔備查。會議原始記錄的備檔按以下規定：、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應作為機要檔案及時轉行政辦公室某歸檔備查。、本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員某歸檔備查。會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。會議跟進。會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，11、誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。集團總經理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經辦負責落實，集團總經理另有指定的，從集團總經理指定。會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。獎懲。獎勵。按獎懲管理制度執行。遲到、早退、缺席。、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間后分鐘內未到的，計為遲到。、早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前分鐘提前離開會場的，計為早退。、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。處罰。、無正當理由遲到、早退每次處元的罰款。、無正當理由缺席每次處以元的罰款。、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。、附則本制度由行政管理中心負責解釋。凡本制度未明確規定的獎懲，按獎懲管理制度有關規定執行。本制度由集團總裁室批準后生效，自頒布之日起執行。、附件早會議程。