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1、飯店食品、飲料采購工作流程及供應商管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 政策：制定*飯店采購制度及程序目的： 當飯店的業務運作進行時，采購部是負責飯店一切物品的采購及服務的部門，飯店一切所需求的物品必須經由采購部負責采購，飯店不允許未經行政管理部門批準的任何購貨行為，無論現金（零用金除外及非現金的交易，需用部門必須按照采購程序，經過審批手續后，由采購部辦理。采購部要提供最新的市場信息的資料給需求部門，且采購部需要為各使用部門提供可靠的服務，搜集良好的品質的物料和供應商來配合飯店的政策，采購人員必須對所有物品的數量2、質量、價格、貨源等加以控制，并能按各部門的要求，購入質優、價廉的貨品從而達到最大限度的降低進貨成本提高利潤，節約資金之目的。采購程序：一采購貨品分類：1. 貨艙存貨補充倉庫管理人員應經常留意各種庫存物品的存量的改變在物料的存量達到規定的補充線時，應及時提出補充要求，保障飯店任何時間均有合理的物料供應。2. 部門新增的物品運作部門在業務所需時，須要新增設備或添加物料 時，所需的采購工作在各部的采購申請獲得行政辦批準后，由采購部門進行洽購，以適應新的業務發展。3. 部門替換舊有設備或物品當飯店的業務運作至一定周期時，操作設備，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，補充。4. 物品和飲料供3、應食物及飲料供應品因性質不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購外，亦有每天補充用料的每日市場采購。5. 燃油和燃料6. 維修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二貨艙存貨補充，部門新增物品及替換舊有設備或物品采購申請及程序1. 采購申請1.1 貨艙存貨補充各倉庫的每項存倉物料均應設定合理的補充線，在存量接近或低于補充線時，即需要補充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補貨表通知給有關部門，表內必須注明以上資料：貨品名稱a4、. 平均每月消耗量b. 庫存數量c.最近一次訂貨數量d.最近一次訂貨數量建議e.提供本次訂貨數量建議f.若有可能應隨附樣品有關部門查閱后需回復該項貨品是否需要取消或補充，如有任何轉變或更改，應予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。1.2 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應參照每年之預算有否包括等該項目在內，如沒有預算，應連同有關報告和采購申請表一并送交采購部。1.3 部門替換舊有設備或物品 如部門欲替換舊有設備或物品，應先填寫一份“固定資產，物品損失或損壞報告”給財務經理審批，經審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。2. 采購申請單2.15、 所有的采購申請必須填寫一式四份采購申請單經部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。采購申請單一共四頁，在經行政辦批準后：第一頁：收貨部存檔（存收貨組準備收貨）第二頁：采購部存檔第三頁：財務部存檔（應付會計核算）第四頁：部門存檔2.2 填寫采購申請單時部門主管應注意的事項：a. 貨品名稱，規格，數量及數量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明c. 此申請單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應商之報價，選擇供應商，然后經財務經理及總經理批準方可發出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發出申請表，以配合貨6、品之應用。3. 檢定申請單當采購部收到采購申請單后，應作出以下覆查，以防錯漏。3.1 簽署核對檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。3.2 數量核對覆查存倉數量及每月消耗，決定采購申請表上之數量是否正確，因過多或過少都會產生很多不良后果。過多存貨引起的問題有：a.流動資金減少而束縛于存貨成本，b.保險費及存貨成本增加，c.貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d.貨品有被盜之危險而招損存貨不足引起的問題：a.出品產生缺項，令到客人不滿或令整個預定的供應計劃改變，影響業務素質和飯店形象b.匆忙的定單導致價格或品質上的不可預控，4. 供應商4.1 聯絡供應商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑7、聯絡供應商要求資料，報價及樣品，供應商資料可從以下來源獲得：a. 營業代表的來訪b. 供應商目錄及郵寄小冊子c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告d. 展覽會e. 有關部門的介紹4.2 選擇供應商在采購方面，選擇供應商是一項十分重要的環節，故我們選擇供應商時要考慮以下條件：a.穩固財政：最好選擇有穩固財政能力的供應商，因這樣對保持飯店貨品水準，數量及交貨期有一定的保障，b.品質的統一：所選擇的供應商必須符合飯店要求的物品，令飯店保持一貫穩定水準，c.地區：若品質或數量可以接收的話，最好選擇本地的供應商，從而節省稅項，運輸及保險費用，且聯系方便，易於隨時檢查合同的執行情況，d.價格：如所有供應商之貨8、品，品質，數量及交貨期都能符合飯店要求，選擇供應商便選擇價格最低的一家，若品質條件不同則應與需貨部門共同考慮，協商核定最符合飯店要求的供應商，e.維修保養：如所購買之貨品是需要日后有維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項，因好的維修服務能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應向工程部門咨詢有關的自行維修的可能性及日后的保養維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與飯店的現有配套系統兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。5.報價單飯店的制度，報價單需要最少三家作出比較，但要視貨品質量和種類，和貨源供應而定。報價種類5.1 口頭報價：口頭報價只可接受于經常翻訂9、，而質量價格與供應商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購外，其他采購業務應絕對避免。5.2 書面報價：這是最完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業務應盡量以此種方法進行，以免臨時發生變化，5.3 投標方式：對于價值大的工程項目，最好發出投標之邀請信給有潛力的供應商，并要求于指定日期內報價，過期作廢，飯店對于每一份報價要保守秘密以求取得公平競爭，擇優選取。6.物品評價及選擇選擇貨品時，采購部需集中有關部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。6.1 樣本測試a.當需要某種貨品時，采購部可要求供應商提供樣品b.樣品交予需求部門進行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等c10、.為求公平，供應商的名字無需提供給需求部門d.在進行測試時，采購職員需在場證明e.測試需由需求部門提供書面報告給采購部7. 議價通常物品的價值和數量較大時，我們可以和供應商作議價以進一步達成對飯店較為有利的協議，而且我們不單可在價格方面洽談，甚至物品的質量，交貨期或一切細節，通過議價，價格可減低，這樣，對飯店有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應盡力嘗試。a. 小數值的購買b.唯一供應的來源c. 法律規定的價格d. 已定折扣之價目表e. 緊俏的市場商品8. 決定當一切步驟完成后，采購部便可將有關資料填寫在采購申請單的適當欄目內，連同所有的報價單和推薦供應商之報告交給財務經理及總11、經理批準。9. 定購采購申請表一經財務經理及總經理審批后，交回采購部，采購部可按第2項的安排分派采購申請單給規定的部門，而采購人員應立刻準備采購單給供應商，及時進行采購物料。9.1 采購定單采購定單乃飯店正式給予供應商之授權文件，此份定單一式六份，而其中之供應商，貨品內容資料，數量及價格必須與已批準之采購申請表相同。采購定單一式六份：第一份：供應商第二，三份：采購部第四份：會計部第五份：收貨部第六份：需求部門a. 采購定單必須之資料：貨品供應商名稱，地址及有關資料采購申請單之號碼定單日期需求部門品名，質量，種類描述，數量，單價，交貨期，運輸方式及驗收標準 總值付款方法b. 采購定單中的有效簽名12、：采購定單中授權的有效簽署處加蓋飯店的合同專用章外，另需按飯店規定的分級授權加簽，例如：總值在 100.00 元人民幣以下，只需 財務經理簽字批準總值在 100.00 元人民幣以上，需要 財務部經理 總經理或授權之付經理簽字批準9.2 合同有關服務性質之要求，工程項目或高總值及數量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協定的有效法律文件，一經簽署，雙方便要遵守合同上的細則。a. 合同的目的：買賣雙方經由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益合同經雙方蓋章及簽署后，彼此各執一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發生，保障合同的有效執行b.13、工程合同細則應詳細列明：工作范圍物料供應，安裝家私設備規格，質量標準及驗收標準和方法其他費用雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔完成工期和工程進度界定方法延期完工之賠償保養期及維修事項的規定工程進度款，保障金等的付款方法和規定c. 物品或服務性采購合同細則應列明：詳細的采購項目標的質量，規格，數量，包裝的規定交貨期限，運輸方法及交貨地點付款細則和驗收方法維修保養方法及收費保證的年限接受或拒絕貨品程度和處理方法什么情形下可取消合同合同的權利（違約賠償及其他權益保障）10. 其他10.1 采購定單之跟蹤當定單發出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能14、依期交貨b.交貨數量或品質與定單出入c. 新聘的供應商或改變供應商d. 唯一來源但有問題的供應商e. 供應商未能履行合同的責任10.2 采購定單的取消a. 飯店欲取消定單：如因某種原因欲取消已發出之定單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法給財務經理決定解決辦法。b. 供應商欲取消定單：如供應商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個供應商，并立即通知需求部門，為保障飯店利益，供應商必須賠償飯店人力，時間及其他經濟損失。c. 違反合同：合同上應已載明詳細細則，若有違反，便應依合同上所載作處理。10.3 收貨收貨乃收貨組之責任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以保障15、飯店購入適當貨品，當送到的貨品有問題時，數量不符，品質摻假，過時未到，采購部便需被即時知會，以作進一步行動。10.4 檔案儲存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲存編排便有不同之處一份是以順號碼方式排列，此檔案資料永遠保留。另一份乃依據部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關文件需要連同一起，此檔案保存三年后經財務部經理同意后可毀滅。b. 供應商及出品資料：為方便隨時提供資料予部門參考，采購部需將所有供應商目錄，小冊子儲入檔案備查。c. 價目記錄：每類貨品備有一份詳細的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應商，價目，采購日期，折扣，數16、量清楚列明，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。d.存貨及用量記錄：此記錄乃由倉務提供，采購部可從報告中得知每月用量和存貨，該等資料對采購部協助財務部預計未來用量以配合市場價，是很有幫助的。e. 供應商記錄：當選擇供應商時，采購部需考慮其過去表現，如交貨是否依時，服務水準，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應商一切表現，方便采購部作參考及評價。f. 其他檔案：全飯店有關技術性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲存妥當，待有需要時翻查。注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。三食品及飲料之采購程序11. 采購申請及訂單飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物17、卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規定使用日期，所以，采購部更需與廚務部，餐飲部和成本會計部密切合作，作出適當的采購。因為食物飲料需要每天都有不同種類和數量的供應，其中各廚房的用料，因營業情況比較復雜，申請購買的手續也跟其他方法不同。11.1 蔬菜肉類蔬菜肉類之采購申請需填寫每日市場購貨表，此表并可作為訂單使用。a. 倉庫部需每天把表內存貨報告一欄填好交回廚師長f. 根據倉務部之資料，廚師長再憑自己的經驗預測，菜牌之需求，填寫適當之數量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理，g. 采購部收到每日市場購貨表后把適當的供貨商和價格填上，并由采購部經理簽核，h. 此表然后再18、經廚師長，餐廳經理和采購部經理批準后，采購部便可以電話落單或直接到市場選購。11.2 雜貨 雜貨之采購申請需填寫每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用）a. 倉務部需每周把入存貨表填好，交回廚師長，b. 根據倉務部之資料，廚師長再把需求數量填上并交回采購部，c. 采購部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應商和價格填上，并由采購部經理簽署，如不采用雜貨訂貨表，可用采購申請單代替，d. 此表然后再經財務經理和總經理批準后，采購部便可以購貨。每日市場訂貨表及每周雜貨表均一式四份：原 稿收貨部第一副本采購部第二副本成本控制部第三副本廚務部11.3 酒類酒類處按每年的預算量分期進貨外，補充日常的消耗量，需填寫19、每周酒類訂貨表，（此表并可作訂單使用）a. 倉務部需每周把需求存貨品名稱，要求數量清楚填好交往成本會計部確定及簽署，b. 然后采購部把供應商價格填上并由采購部經理簽署，c. 最后經財務經理和總經理簽名批準后，采購部便可購貨。12 選擇供貨商大數量食物和飲料的購買可采用合約形式，固定價格，并可確保貨源，采購部，廚房，餐廳和成本會計部，必須合作，進行價格及質量的比較，選定供應商。基本上采購部應邀請供貨商對飯店經常使用的餐飲用料提供每十日一次的報價，在綜合市場的價格后與各供貨商確定固定的十日供應價，在此確認期內供應商將按此固定價格提供飯店所需的物料。采購部應與廚房，成本控制，每十日進行一次市場調查，20、用以檢查前十日的定價和對未來十日的定價的參考，每次市場調查所得的價格資料應編成報表，連同供應商的報價，附在每期的十日議價單的后面存檔備查，經采購部經理簽署后，此十日定價單應發給收貨部，成本控制部和餐廳。對供應商的選擇，除考慮其價格是否合理外，亦可考慮到供應能力，和購貨水平的穩定性，下面幾點必須注意的比較方面：a. 哪一家供應商的價格最低b. 哪一家供應商的質量最高c. 哪一家有提供相同水平的供貨經驗四小額現金購買當物品的價格是低于議定的小額現金零用數量時，(RMB100,00），各部門主管可自行先購，但必須先查看貨倉是否有存貨或代用品。當贖回現金時必須填寫零用金單，連同發票一起交回財務部，經財21、務經理審批后，取回現金。五采購的德行因采購部是直接與供應商接觸的部門，故其所聘用的職員必須有誠實，不偏私之作風，才可成功地處理其工作，為防止舞弊，除飯店訂立的員工守則內之有關規定外，下列各項規定采購部職員亦應嚴格遵守：4. 嚴禁職員將飯店資料或供應商資料外泄，以保供應商之間的公平竟爭。5. 嚴禁職員收取供應商提供的任何利益6. 職員嚴禁與供應商除在公事聯絡外有任何私人（除正常社交活動外）往來7. 職員需以公正的態度，客觀地處理每次選擇8. 職員除獲飯店批準外，不得兼任其他任何職務，9. 職員在任職期間，禁止經營或以任何形式參與經營牟利或牟利之商業活動10. 職員應主動與業務部門聯系，密切配合營22、業運作，要主動尋找貨源11. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨家經營的情況外，亦應設法多找貨源比較12. 要對本身的工作有投入感，盡量做到對各項物料的來源和價格，心中有數，在工作上要注意快速，準確，節約，高質量的辦事方向，以最低成本，購入最高質量的物料，所以事前的市場資料應有充分的掌握，13. 對客商和飯店的員工要保持友善和禮貌的態度，公正廉明地完成每一項采購任務。六系統采購作業流程采購部的事物管理工作由采購經理負責，采購經理向財務經理負責，其職責包括：1.組織采購部人員進行采購工作，統一采購管理2.進行市場信息調查，編制物價報告3. 控制采購行為，控制物料成本，節約資金支出4.23、 協助存貨管理，避免庫存積壓5. 分析進貨傾向，穩定貨源供應，6.協調質量控制，平衡物料比重，7.調查同行作業傾向，支持廚房超前導向作業，8.研究業務改良，提高作業效益。為了使采購部經理能順利執行以上8項指標：采購經理享有以下的工作職權：1.接受及辦理行政辦及財務審批同意的采購申請單的采購工作2.拒絕及退回不符合規定的采購申請單3. 拒絕未經批準的采購要求4. 核查采購申請單，進行采購，報價工作，選擇及建議選定供貨商5.在獲得財務經理及總經理批準后，才能簽訂采購合同及采購確認文件6. 安排采購人員的采購工作7. 督導并評估采購人員的工作表現8.嚴格要求采購人員遵守飯店各項規章制度及采購紀律9.24、控制及檢查采購物料的質量，數量10.拒絕接受不符合采購訂單或其他采購文件指定標準的物料采購部的人員編制結構采購部經理 食品采購 物品采購采購部的工作流程：市場資料搜集：應盡可能在平時多做市場調查，掌握市場信息，對飯店的各種物料事先掌握最新資料和供貨渠道及價格，避免在使用部門提出要求后方才開始尋找貨源和有關資料的被動情況。資料管理：所有的市場供貨資料，訂貨文件，采購記錄等應集中由專人管理，避免造成分散，脫節，無法跟查，從而導致工作出現漏單，重復或中途擱置等情況。采購申請單的收單記錄：所有各部門送交的采購單應統一交由專人辦理登記后，再交專人具體辦理詢價，議價，采購等具體工作。定價和建議供貨商：在完25、成詢價和議價工作后，應進行比較報價，決定選擇供貨商，完成采購申請單內需要填寫的各項物料的資料，交送財務經理和總經理批準。訂貨單和合同的發出：在采購申請單獲得必需的批準簽署后，將送回采購部，并按以下部門分發； 首聯收貨部 二聯采購部 三聯會計部 四聯申請部門其中的三聯和四聯應在完成登記后即時發給會計部和申請部門，首聯及二聯則交采購部經理進行分派，按每張采購申請單的性質，制作采購訂貨單（一般市場和百貨項目）和采購定單（進口，或大批量訂貨，或對方不接受訂貨合同單位的定購）或采購合同。在完成采購訂貨單，采購定單，或合同后，首聯和前述三種定購文件的其中一種副本應即時交到收貨部，作為收貨授權文件，有關的定26、購文件的其他副聯亦應交給采購部存檔備查。到貨核查：收貨組在每日完成收貨工作后應將收貨記錄和相關的采購申請單首聯和有關訂貨文件在送成本控制組前先交到采購部進行核查。經采購部核查加簽后的收貨記錄等文件應即時送給成本控制辦理入帳。訂貨單和合同的核查：采購部應根據到貨情況檢查每張采購定單和合同的執行情況，并在該訂貨文件確已完成后在該訂貨文件上加蓋“完成”字樣的印章，以資分辨完成及未完成的采購事項的跟進，已完成的訂貨文件應按供應商區分存檔備查。跟進采購：采購部應對經辦的工作養成凡事跟催跟辦的習慣，不可找籍口放緩，拖遲，放棄，或以任何理由不予跟催，在確實有困難時應即時向上一級主管人員請示，要清楚認識到拖延27、任何一項采購要求都可能令飯店蒙受不可估測的損失或在運轉上靈。進口物料的采購；按飯店規定，所有的進口物料的采購必須通過正常渠道按有關的正式手續去進行。根據現行的采購政策，只有在國內確實無法購買的項目，或國內未有可接受的代用品，或在國內購買的價格高于國外時方可辦理進口采購，所有進口采購的辦理由采購部經理執行，其程序如下：1. 當采購項目無法在國內進行采購時，即轉為國外采購，制作“采購申請單變更事項通知單”，正本通知申請部門，報經上級批準以后將采購申請單轉采購部辦理進口采購。2. 采購部在接到申請單后應填具專門送至供貨單位的報價單，通知供貨單位的負責人對所購物品進行報價和提供貨品的有關資料。3. 采28、購部在收到供貨單位的報價后應盡快辦理采購申請單的審批，并同時辦理有關的進口批文。4. 在采購申請單獲得批準后應立即把采購訂貨單給供貨單位，并跟催進境運輸，到貨報關，清關事項。5. 若在辦理過程中有任何變更，仍應用“采購申請變更事項通知單”通知有關的申請部門。6. 在辦理過程中要注意供貨單位提供的貨品是否和申請部門提出的要求相同，如有差異應立即與申請部門確定可否使用。餐飲原材料每日市場采購：餐飲原材料每日采購的訂貨形式主要采用以下幾種：合同訂貨電話訂貨直接采購餐飲原材料每日市場采購在現行的制度中，采用十日固定價格約定供應形式，由選用的供應商供貨。由于時間緊湊，不可能和其他物料用相同的審批程序，故29、允許在經一定的事前檢查后即行采購，而將批準線后移至報銷線。由各廚房提出的每日市場采購單經各自的廚師長，餐廳經理和采購部經理的批準后，即可由采購人員落實訂單到貨，但對貨物的驗收則必須經收貨人員辦理收貨手續方可報銷。餐飲原材料每日市場采購由采購部經理負責落實訂單，安排到貨。七每月價格索引 采購部對所需采購的一切物品應建立檔案，設置目錄，并隨時登錄變化的價格，每月底做出一份價目表，供各部門參考。八年度報告每年年末采購部應寫一份采購工作年度報告，就以下幾方面內容予以說明：1 本年采購預算執行情況2 超預算的原因3 各項物品采購結構的變化4 整體價格水平的變化5 存貨周轉情況6 各類合同執行情況7 如何適應目前市場的變化8 明年采購工作如何做