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1、高新農牧企業原輔料入庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx原輔料入庫管理制度簽字頁版本概要版本號作者日期變更記錄修訂0.120121026制度初稿0.10.220121110制度終稿0.21.020121110制度終稿 1.0審批信息姓名角色批準日期簽名MM組長/采購中心總監MM副組長華南大區內務總經理華南區采購總監華南區采購副總監PP組組長PP組副組長QM組組長QM組副組長xx原輔料入庫管理制度新制度編碼文件版本V1.0編寫人編寫日期2012.12.07原制度編碼無文件密級內部公開審核人審核日期文件級別集2、團級正文頁數8復核人評審日期制度類別 管理制度附件數1批準人生效日期1. 目的規范原輔料入庫、讓步接收和退貨業務流程，以使其操作有所遵循，特制定本管理制度2. 適用范圍本管理流程適用于xx集團各分子公司3. 定義和縮略語讓步接收：原料到貨后，原料的某項指標不符合合同標準要求，但經品管部和配方師評估可以使用，由采購部與供應商協商扣款后正常入庫并調整使用的業務稱之為讓步接收；集采：在原料采購中，由集團采購中心進行集中采購的業務簡稱集采；庫存狀態轉移：原料入庫后并產生檢驗批，由品管經理在系統中將質檢狀態轉移為非限制狀態或由非限制狀態轉移為凍結狀態和質檢狀態稱之為庫存狀態轉移；發票校驗：指收到發票后將3、發票內容輸入系統中，并在系統中關聯采購入庫單；退貨采購訂單：指在系統中創建業務類型為退貨的采購訂單；4. 相關文件原輔料檢驗入庫管理流程原輔料來料不合格品管理流程在庫物料轉換管理流程采購結算管理流程采購退貨管理流程讓步接收管理流程5. 職責5.1地磅房根據司機提供的采購訂單編號負責對采購到廠原輔料進行重車、空車過磅；5.1.2負責對采購退貨的貨物進行重車、空車過磅； 5.2 保安5.2.1負責接收到貨計劃表、登記原輔料到貨信息，并向司機發放、回收排隊號碼牌；負責對進出車輛進行檢查；5.3 品管員5.3.1負責判斷到貨原輔料和待用原輔料是否合格，并通知原料倉安排卸貨；5.3.2 負責向分子公司采4、購部通報原料退貨需求；5.3.3 負責向分子公司采購部反饋原輔料來料不合格質量情況，并向采購部提交原輔料不合格品評審及處理記錄表；5.3.4 負責通知原料倉執行退貨。5.3.5 負責卸貨過程中質量監督。負責對降等接收的原料按品管經理要求進行使用跟蹤。5.4 品管部經理5.4.1負責對需要讓步接收的原料給出是否降等建議；5.4.2 負責對讓步接收原料給出使用決策；5.4.3 負責對入庫后原料在系統中進行庫存狀態轉移；5.5 采購中心經理5.5.1負責集采物資來料不合格時與供應商協商退貨、扣款及費用承擔；5.5.2 負責對分子公司采購部反饋讓步接收處理結果；5.6分子公司采購部經理5.6.1負責自5、采物資來料不合格時與供應商協商退貨、扣款及費用承擔； 5.6.2負責與品管部確認退貨的合理性，并審核退貨采購訂單或退貨物料處理報告單；5.6.3負責向采購中心小組反饋集采物資的不合格質量情況、讓步結算扣款建議退貨原因、降等需求； 負責在不合格評審處理單上填寫處理建議；5.7分子公司采購部文員 5.7.1負責在系統找到對應的單據進行讓步接收扣款錄入； 5.7.2 負責紙質不合格評審單的傳遞； 5.7.3 負責在系統創建退貨采購訂單并打印或直接開具物料處理報告單交給提貨司機。 5.8原輔料倉管員 5.8.1負責安排原輔料卸貨入庫，在系統進行入庫過賬后打印原輔料入庫單。 5.8.2 負責對讓步接收以6、及退貨原料懸掛質檢或凍結牌。 5.8.3 負責安排原輔料退貨出庫，并在系統進行退貨出庫過賬后打印退貨出庫單。 5.9廠長 對本公司來料不合格品的處理有知情權，并對結果進行監督。 5.10財務部經理 5.10.1 負責審核退貨相關費用的承擔情況，并確認退貨單價。 5.10.2負責對退貨原料開具放行條或在原料退貨出庫單上審核簽字放行。6. 流程6.1原輔料檢驗入庫流程圖6.2讓步接收流程圖6.3采購退貨流程圖7. 規定7.1 原輔料卸貨前原輔料車船進廠前必須先到保安室進行原輔料到貨信息登記，保安員根據到貨信息核對原料到貨計劃表，并根據倉管員時間要求安排過磅；7.1.2原輔料船運到廠的貨物，采購文員7、登記船只信息，并安排船只排隊起貨；7.1.4過磅員根據供應商提供的采購訂單編號在系統查詢并匹配后進行重車過磅，無采購訂單編號的不給予過磅卸貨；7.1.4 原輔料倉管員必須根據卸貨能力、卸貨庫位等因素安排車輛合理停放卸貨區；7.1.5 必須經過原料品管第一次感官檢驗合格后，方可安排人員卸貨；7.1.6 原料倉管卸貨前必須核對車船號、品種、規格準確無誤，并對以供方磅重結算的貨物收取供方磅單或船運單；7.1.7 品管員必須在原料卸貨前先去保安室查看到貨信息并進行抽樣并判斷感官是否合格，對感官合格的原料才能通知倉管員安排卸貨；7.1.8對感官不合格的原料由品管經理判斷是否可以接收，對可以接收使用的原料8、進行讓步接收處理，對無法接收使用的原料，通知采購部與供應商溝通退貨處理；7.2原輔料卸貨中 7.2.1 原料倉管在卸貨過程中須全程跟蹤，發現淋濕，破包等安全異常情況及時匯報采購部協商處理，情節嚴重可以先停止卸貨； 7.2.2 品管員必須在卸貨過程中進行第二次抽樣，并進行第二次感官判斷，對于感官判斷不合格的原料，必須通知原料倉管員停止卸貨，并與采購部協商處理質量結果； 7.2.3 品管部經理對第二次感官判斷不合格的原料進行決策是否可以接收，對可以接收使用的原料反饋給采購部進行讓步接收處理 ，并通知倉庫繼續卸貨，對無法接收使用的原料，判定退貨數量，通知采購部與供應商溝通退貨處理； 7.3原輔料卸貨9、后 原輔料倉管員必須在30分鐘內將卸貨入庫的原料掛上標示牌以及待檢牌； 原輔料倉管員在原輔料卸貨過磅后1530分鐘內在系統進行原料入庫過賬，打印紙質入庫單給司機或船家簽字確認； 7.3.3 原輔料倉管員必須在接到品管部的通知后1030分鐘內將待檢牌轉為非限制使用牌或凍結牌； 7.4讓步接收基本原則：7.4.1配方師評估原料是否可用，如何使用，是否需要降等。對采購的協商扣款有建議權，沒有否決權；7.4.2采購部負責協商扣款，同時需參照扣款標準，對于市場操作較為規范的供應商和原料品種，采購部門則基于實際業務，根據協商情況進行扣款。7.4.3廠長對于不合格評審結果有監督權；7.4.4原料到貨后檢驗時10、間符合原料檢驗時間 ；7.4.5對無需供應商抽樣或送公檢的讓步接收處理時間要求為：從確定讓步接收處理后計算一個工作日內；7.4.6需要公檢的原料必須30天內處理完畢，特殊情況酌情處理；7.5讓步接收管理規定品管部必須對不合格原料2天內出具原輔料不合格品評審及處理記錄表，并填寫讓步處理意見以及降等建議，由品管經理簽字后提交給采購部； 分子公司采購部文員必須在收到集采原料不合格信息后10分鐘之內將信息反饋給采購中心經理或專員； 7.5.3 集采物資由采購中心經理與供應商進行協商處理，并將處理結果填寫在不合格評審單上，或授權分子公司采購部經理代理；自采物資由分子公司采購部經理直接與供應商進行協商處理11、，并將處理結果填寫在原輔料不合格品評審及處理記錄表上；所有不合格原輔料必須參考原料扣款標準與供應商談判。； 7.5.5 分子公司采購部文員必須在收到采購中心或與分子公司采購部經理提供的不合格處理結果后20分鐘內反饋給品管部；分子公司采購文員每周將原輔料不合格品評審及處理記錄表抄送廠長；分子公司采購部文員每天下班前將當天處理完成的不合格扣款金額進行系統錄入；7.6采購退貨管理規定對于需要退貨的不合格原輔料，品管部必須在不合格品評審結果出具后10分子內通知采購部進行退貨處理； 7.6.2對于卸貨過程中發現質量問題需要退貨的原料，要求品管部在20分鐘之內輸出結果；卸貨過程中需退貨時，分子公司采購部文12、員在收到品管部退貨通知后30分鐘之內與供應商協商好并通知原料倉管將已卸部分原料全部裝上車。原輔料倉管員接到采購退貨通知后半天裝好貨并過磅離廠；7.6.4已入庫原料需退貨時，分子公司采購部文員在收到退貨通知后必須在當天之內判斷是否已做發票效驗，是否是自提原料；已入庫原料需退貨時，分子公司采購部文員必須在2天內與供應商協調好運費承擔方和是否需送第三方檢，如不需要送檢必須在5天之內要求供應商派車拉走原料。如需要送檢另行規定時間；8. 記錄 序號單據名稱存放部門存放期限1原料入庫單原輔料倉庫、財務部永久2原料出庫單原輔料倉庫、財務部永久3供方磅單、船運單財務部永久4物料處理報告單采購部、財務部5年5不13、合格評審單技術部、財務部永久6檢化驗單技術部、財務部永久9. 附件 不合格品評審及處理記錄表 HW-QSP- - 物料名稱/編號生產部門（班組）數量（包/噸）物料位置不合格品（項）情況描述：填報人： 年 月 日不合格品（項）處理措施：填報人： 年 月 日 評審意見：品管部意見：簽名： 年 月 日簽名： 年 月 日審批意見：簽名： 年 月 日處理結果及驗證：處理時間處理品種處理數量及批次執行人驗證合格驗證不合格驗證人驗證不合格意見：驗證人： 年 月 日物料處理報告單 HW-QSP- - 提貨單位/處理部門：年 月 日物料名稱數量單價備注備注：1、廢料來源必須說明該批廢料是否辦出倉手續。如廢編織袋變賣是否已辦理出倉手續，廢成品料出倉必須辦理出倉手續，如果是清理出來的廢料請說明等等。2、處理說明如果處理廢料出品管部填寫廢料來源品質判斷3、本表出經辦人實行填寫。物料來源物料狀況處理方式 廢棄 退貨 轉售 翻堆 晾曬 其他方式完成時間處置說明發出部門發出人審批：審核：