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1、 企業集團會議準備、組織與記錄管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條、根據公司章程規定和精細化管理要求，為進一步規范會議內容和程序，提高公司的辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營水平，特制訂本制度。第二條、會議要求：一、會議應根據實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協調公司內部各方面關系、解決問題、安排部署工作。二、會議應注重質量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主2、義。三、講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。 四、嚴格會議紀律。人力資源部門加強會議管理，做好會議安排；與會人員應認真準備、準時參會，不得缺席，確因個人緊急事務需要請假的，須向會議主持人、總經理請假，同時指定專人代為參會。第三條、本制度適用于公司及各部門的工作會議和專業會議，如公司領導工作例會、總經理辦公會、公司銷售例會、公司專項會議、部門例會等。第四條、公司各類會議及其安排如下：一、公司領導工作例會（一）例會每周召開一次，于每月的第一個工作日召開。會議由總經理主持，總經理因故不能出席時，授權公司其他領導成員主持。3、（二）部門例會議，由部門負責人主持，每周必須按規定時間內交會議記錄。（三）工作例會的主要內容是：會議主持人通報重要事項；各部門負責人報告本部門工作情況，對照上次會議安排，逐條逐項檢查落實完成情況，提出需要公司協調解決的問題和工作建議，提出本月工作安排方案； 與會人員討論有關事項；會議主持人安排和部署下周公司整體工作并宣布議定事項。二、公司專項會議（一）公司專項會議：是公司領導依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委托，就專項工作召開的辦公會議。專項會議由總經理或其他公司領導成員召集和主持，有關部門負責人參加。（二）公司銷售例會：主要內容是會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經理或銷售4、主管總結公司當月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進行預測，研判行業發展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經理通報重要事項并提出工作要求。（三）公司銷售例會由銷售部負責組織和記錄，議定事項形成公司銷售例會記錄，由銷售部起草，經銷售部經理或銷售主管審核后，報銷售總監或其他會議主持人簽發備案。三、部門例會（一）部門例會，由各部門自行安排，或由各部門負責人根據工作需要決定，但必須服從公司統一安排，開會時間、參會人員等，不得與公司會議沖突。（二）部門例會由各部門負5、責人主持，該部門全體員工參加。（三）部門例會的主要內容是：部門負責人傳達公司會議精神，通報公司近期總體工作安排和面臨的問題；每名員工匯報上周工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和本周工作安排；與會人員討論有關事項；部門負責人提出部門下周工作要點、具體安排和有關要求。（四）部門例會由部門負責人指定一名員工負責記錄，會議記錄應載明會議主持人、議題、發言概要、工作要點及時限要求。將會議記錄交人力資源部。四、公司及部門其它臨時性會議，另行安排確定。第五條、會議準備一、會議通知遵照以下規定：1、已列入會議計劃表的會議，月中無調整的，不再另行通知，由會人力資源部門按計劃表直接通知參會人員；2、屬6、下列情況之一者，按“誰主辦，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明；（3）其它主辦人認為應另行通知的情況。3、會議通知期一般應提前一天以上通知對象為與會人和會務服務提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議，應以會議通知單進行書面通知。第六條、會議組織一、會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則二、會議主持人須遵守以下規定：1、主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。2、主持人一般應于會議開始后，將會議的議7、題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。3、會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。5、主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。三、參會人員須遵守以下規定：1、應準時到會，并在會議簽到表上簽到；2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題；3、遵8、循會議主持人對議程控制的要求；4、屬工作部署性質的會議，原則上不在會上進行討論性發言；5、遵守會議紀律，與會期間應將手機調到振動或將手機呼叫轉移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場；6、做好本人的會議紀錄。四、會議記錄。公司各類會議均應設專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據需要整理會議紀要；2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣；4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于會議次日呈報會議主持人審核簽名；5、9、負責會議考勤記錄，并報會議主持人核準；6、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經主持人核準的會議簽到表的考勤記錄報考勤人員。五、會議紀要和會議記錄的發放、傳閱、歸檔：1、公司級會議紀要的發放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查；2、各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送人力資源部統一歸檔備查；3、會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。第七條、會議跟進一、會議決議、決策事項需要會后跟進落實的，按照部門職責分工由人力資源部門跟進落實，會議主持人另有指定的，從主持人指定； 二、10、會議跟進的依據以會議決議、紀要及會議原始記錄為準；三、辦公室負責會議議定事項的督辦和催辦，定期檢查會議決議、紀要及會議記錄及落實情況，并將督辦和催辦情況報告會議主持人，并將作為考核當事人工作的依據；四、部門會議的跟進落實、督促檢查工作由各部門自行安排。第八條、公司會議的保密一、與會人員要嚴格遵守保密紀律，不得將會議內容、討論的有關情況向外泄露。二、會議議決事項，應嚴格保密，除按規定履行職責需要外，與會人員不得外傳會議討論和議決情況。三、故意泄漏、傳播會議有關情況的，視負面影響的大小作出相應處罰。第九條、管理權責和處罰一、辦公室負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。二、會議主辦部門負責會議的11、組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰。三、遲到、早退、缺席1、遲到：參會人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到；2、早退：凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;3、缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。四、處罰1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款；3、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。第十一條、附則一、本制度由人力資源部負責解釋。二、凡本制度未明確規定的獎懲，按獎懲管理制度有關規定執行。三、本制度由總經理辦公會審議通過，經總經理批準后生效，自頒布之日起執行。