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1、公司會議組織及資料整理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預算考核目標，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。第二條 與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，并嚴格遵守執(zhí)行會議的各項決定。第三條 會議按類別、內容不同由相關單位組織，并做好會議管理。第四條 2、本制度適用于公司及所屬各部門。第二章 會議類別第六條 本制度所指的會議包括公司總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。第七條 專題會議指公司財務管理、經(jīng)營管理、安全管理、質量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會議。第三章 會議的組織管理第一節(jié) 總經(jīng)理辦公會第八條 總經(jīng)理辦公會是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內容包括但不限于分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標和投融資計劃；對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的重大事項進行分析、研究、決策，特別就安全生產(chǎn)、進度工期和質量等問題進行工作部署，明確施工、采購、銷售等關鍵環(huán)節(jié)的指導意見；討論公司重要人事任免、機構設置以3、及制度審議等。第九條 總經(jīng)理辦公會議原則上每月召開一次。特殊情況可臨時召開。第十條 總經(jīng)理辦公會議由公司總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理等經(jīng)營班子成員參加，參加會議的人員應積極發(fā)言、明確表態(tài)。總經(jīng)理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關部門負責人列席。第十一條 總經(jīng)理辦公會由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。第二節(jié) 中層干部會議第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司經(jīng)營、管理和發(fā)展情況，總結工作情況，表揚先進、批評落后，統(tǒng)一思想、明確責任。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。第十4、三條 召開中層干部會議由公司總經(jīng)理批準，參加人員原則上為公司部門負責人和主要管理人員。第十四條 公司中層干部會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀要。第三節(jié) 專題會議第十五條 公司專題會議是研究批準相關部門提出的生產(chǎn)、工藝、技改、質量、安全、工程、預算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、進度管理、質量管理、安全管理、財務管理、經(jīng)營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務的會議。第十六條 公司有關生產(chǎn)、安全、經(jīng)營、質量、安全、設備、技改、預算等方面的專題會議每月至少召開一次。第十七條 專題會議由公司總經(jīng)理批準，分管5、的副總經(jīng)理主持，公司部門的相關負責人參加。 第十八條 專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要，辦公室協(xié)調安排會議室。第十七條 專題會議結束后1個工作日內，由承辦部門將此方面的專題會議紀要經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。第四節(jié) 部門日常管理例會第二十條 公司所有部門必須有效地召開部門日常管理例會，并保證做到會議的質量達到公司規(guī)定的目的。第二十一條 公司人力資源部負責對各部門的會議質量、會議時間、會議效果等進行過程抽查或評估。第二十二條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內容：傳達貫徹公司會議、文件及領導指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結存在的問題，提出相應6、的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學的分析方法（如PDCA循環(huán)法）進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關解決辦法和改進措施；以恰當?shù)男问介_展批評和自我批評，融洽成員之間的關系，營造團結進取的氛圍；安排專題培訓等。第二十三條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。第二十四條 公司所有部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為1年。第五節(jié) 對外接待會議第二十五條 對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作7、的匯報會議。第二十六條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關的分管副總經(jīng)理接待，相關部門負責人參加；屬于業(yè)務對接的由公司分管副總經(jīng)理和指定人員接待。第二十七條 對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負責聯(lián)系和組織。第二十八條 屬于業(yè)務對接和專題內容的由公司對接部門負責聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調會議室安排接待等工作。第四章 會議的組織、管理和服務第一節(jié) 會議的組織第二十九條 會議的批準（一）臨時召開的公司級內部小范圍會議須經(jīng)分管領導批準，公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準。（二）本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準。第三十條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部8、門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。第三十一條 會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會議宣傳等。第三十二條 會議通知（一）會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發(fā)正式書面通知。（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。第三十三條 會議的準備（一）做好會議通知。確保應到人員按時參會。（二）做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設施檢查及服務。人員和服務9、用品。（三）做好參會人員的引導和組織。（四）重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內容包括但不限于接機接站、車輛調度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第二節(jié) 會議室的管理與服務第三十四條 公司會議室由公司辦公室負責管理，。第三十五條 會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設施管理、會議服務等。第三十六條 會議室要做到會議召開前30分鐘各項工作準備結束，會后30分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。第四章 會議資料管理第一節(jié) 會議紀要的整理與印發(fā)第三十七條 會議紀要的整理和會議以其他形式公開內容由會議組織部門負責擬寫和下發(fā)。（一）總經(jīng)理辦公會議、10、中層干部會議、經(jīng)濟分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調會議須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。（二）專題會議根據(jù)安排整理會議紀要。（三）其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。第三十八條 會議紀要的簽發(fā) 總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議結束后，公司辦公室及時整理會議紀要，報公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發(fā)后印發(fā)。會議紀要的發(fā)放范圍是參加會議的領導和有關的部門。第三十九條 會議紀要整理和印發(fā)應在2個工作日內完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。第二節(jié) 會議紀要的格式第四十條 各11、種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：（一）文本全部使用A4型紙。（二）文頭用“某某公司某某會議紀要(可分兩行排列)”的指定標題，用小二號黑體字，正文部分用四號仿宋_GB2312非套黑字。（三）標準下行注明發(fā)文部門。（四）成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫作“”。（第三節(jié) 會議資料的存檔第四十一條 各類會議資料必須存檔。總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議和公司級專題、接待等會議資料由辦公室負責按季度分類分次存檔。其他會議資料由各承辦部門自行存檔。第四十二條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資12、料、圖片及會議紀要等。第五章 會議精神的督辦第四十三條 公司辦公室負責對總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。第四十四條 對會議的決議和明確的內容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。第四十五條 公司辦公室負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間以督辦通知書對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期整理督辦報告向公司領導匯報。第六章 會議紀律和要求第四十六條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。第四十七條 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。 第四十八條 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。 第四十九條 會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。第五十條 會議務求精簡高效，嚴肅認真。第五十一條 會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。第五十二條 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內容。第七章 附則第五十三條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行， 本制度公司辦公室負責解釋和修訂，由總經(jīng)理負責最終裁決。