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1、投資基金管理公司辦公及保密制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室（物資）管理條例第一章 總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為XX投資基金管理有限公司總部及分支機構辦公室。第二章 物資分類公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資，如手機、照相機等實物資產：物資價格達300 元以上，如：空調、計算2、機、打印機、傳真機等第三章 物資采購1. 公司物資的采購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單，300 元以內物品申購交部門經理同意，辦公室批準；300 元以上（含300 元）部門經理同意，辦公室批準，總經理批準。2. 物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1） 定點：公司定大型超市進行物品采購。2） 定時：每月月初進行物品采購。3） 定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。4） 特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。第四章 物資領用管理公司根據物資分類，進行不同的領用方式：低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領3、用管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀第五章 公司物資借用1. 凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門經理簽字認可2. 借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還3. 借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償第六章 附則1. 新進人員入職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，管理部不得為其辦理離職手續。2. 辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。XX投資基金管理有限公司 年 月 日辦公行為規范第一章 總則第一條 為加強公司管理，維護公司良好4、形象，特制定本規范，明確要求，規范行為，創造良好的企業文化氛圍。第二章 細則第二條 服務規范：1. 儀表：公司職員工應儀表整潔、大方。2. 微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方。3. 用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。4. 現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待。5. 電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長，有長途話費記錄的及時到財務交齊相關費用。第三條 辦公秩序1.5、 工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。2. 職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。3. 職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4. 部、室專用的設備由部、室指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。5. 發現辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。第三章 責任本制度的檢查、監6、督部門為公司辦公室、總經理共同執行，違反此規定的人員，將給予30-50 元的扣薪處理。本制度的最終解釋權在公司。XX投資基金管理有限公司 年 月 日保密制度第一章 總則第一條 為了維護公司利益，特制訂本規定，公司全體員工必須嚴格遵守。第二條 秘密分為三等級：絕密、機密、密。第二章 細則第三條 嚴守秘密，不得以任何方式向公司內外無關人員散布、泄漏公司機密或涉及公司機密。第四條 不得向其他公司員工窺探、過問非本人工作職責內的公司機密。第五條 嚴格遵守文件（包括傳真、計算機盤片、公司機密文件）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設施的文件柜內，計算機中的秘密文件必須設置口令，并將口令報告公司總經理。7、不準帶機密文件到與工作無關的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。第六條 嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經總經理批準。并按規定辦理借用登記手續。第七條 秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關規定經辦公室批準后辦理。復制件應按照文件、資料的密級規定管理。不得在公開發表的文章中引用秘密文件和資料。第八條 會議工作人員不得隨意傳播會議內容，特別是涉及人事、機構以及有爭議的問題。會議記錄（或錄音）要集中管理，未經辦公室批準不得外借。第九條 調職、離職時，必須將自己經管的秘密文件或其他東西，交至公司總經理，切8、不可隨意移交給其他人員。第十條 公司員工離開辦公室時，必須將文件放入抽屜和文件柜中。第三章 責任第十一條 發現失密、泄密現象 ，要及時報告，認真處理。對失密、泄密者，給予 50-100 元扣薪；視情節輕重，給予一定行政處分；造成公司嚴重損失的，送有關機關處理。XX投資基金管理有限公司 年 月 日計算機管理規定第一條 購置和維護、維修1. 公司指定專人負責統一制定公司計算機系統的各種軟、硬件標準，只有符合這種標準的設備方可使用。2. 公司及下屬子公司軟、硬件及相關服務的供應商由公司指定專人進行挑選（包括設備的采購）。公司及各部門軟、硬件及相關通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監督。3. 軟、硬9、件設備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協議等）根據檔案保管要求保管。使用者必需的操作守冊由使用者長借、保管。4. 公司及各部門計算機的維護、維修由公司指定的專人負責。第二條 使用1. 公司及各部門的計算機只能由經辦公室授權及培訓的員工操作使用。2. 使用者應保持設備及其所在環境的清潔。下班時，務必關機切斷電源。3. 使用者的業務數據，應嚴格按照要求妥善存儲在網絡上相應的位置上。4. 未經許可，使用者不可增刪硬盤上的應用軟件和系統軟件。5. 嚴禁使用計算機玩游戲。第三條 安全措施1. 公司及各部門的業務數據，由該公司文件管理員至少每周備份一次；重要數據由使用者本人向文件管理員申請做10、立即備份。2. 公司計算機系統的數據資料列入保密范圍。未經許可，嚴禁非相關人員私自復制。3. 未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。4. 使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密。5. 計算機的所有軟驅都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必須通過系統管理員。第四條 上述各項，如有違反，按公司有關規章制度嚴肅處理。XX投資基金管理有限公司 年 月 日會議管理規定第一條 公司、各部門根據本企業經營管理的需要確定相應的會議，會議定期、定時、定人召開。第二條 會議必須要有紀要，重要會議必須會簽確認。第三條 會議紀要應編號、及時、規范，按分級管理要求分發11、存檔、上報（條件許可可通過電子郵件傳遞）。第四條 與會者到會必須有準備，發言坦誠、有序、嚴肅、精煉。第五條 與會者必須對會議內容貫徹執行，做到有布置、有落實、有檢查。第六條 會議不得無故缺席、遲到。遲到每次50 元，無故缺席每次100 元。XX投資基金管理有限公司 年 月 日規范化管理實施大綱第一條 規范化管理概念我們所稱的規范化管理，是指根據本公司的章程的業務發展需要，合理地制定公司的組織規程和基本制度以及各類管理事務的作業流程(包括各類報表、圖表、公司的規范等等)，以形成統一、規范和相對穩定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成公司管理動作的井然有序、協調高效之目的。第二條 規范12、化管理意義(一) 逐步將公司的管理工作納入法制管理的軌道，減少工作中的盲目性、隨意性；(二) 明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責權關系，減少摩擦，提高工作效率；(三) 系統地開發和建立公司的管理軟件，使公司管理水平的提高和管理經驗的積累有一個基本生長點；(四) 為全面實施電腦化管理奠定基礎。第三條 規范化管理內容(一) 制定各類規范管理文件，包括：1.基本制度；2.作業程序；3.圖表報表；4.公司其他規范。(二) 對上述規范管理文件付諸實施并定期修改完善。基本制度-是指在公司章程的規定范圍內，對公司的基本組織規程和各業務領域的管理制度所作的基本規定，如各機構分工規定、責權劃分、人事管理制度13、行政管理制度財務管理制度、業務管理制度、信息統計制度等等。作業程序-是指在公司各類動態管理事務的工作流程所作的基本描述和規定，例如：公司投資立項程序、報關程序、新進人員試用程序等等。圖表報表-是指對公司各類圖表、有的格式、內容、編號、流向、存檔、審核等進行規范化處理和運作。公司其他規范-是指對公司外在形象的統一設計和規定，如信封、便箋、包裝袋、招牌、廣告等等。第四條 規范化管理組織(一) 由公司主要高層領導組成規范化管理委員會，其職責如下：1.為公司的規范化管理提出指導性意見，確定基本原則，并確定規范化管理工作小組的人員的構成；2.定期聽取規范化工作小組的工作進展匯報，提出指導意見；3.討論14、通過各類規范管理文件，并簽發實施；4.負責解釋和仲裁在執行規范管理文件時出現的糾紛沖突；5.每年組織一次對規范管理文件的修訂，通過對規范管理文件的不斷修改補充，使本公司的各項管理工作日趨完善。規范化管理委員會由下述人員構成：A 主任： 由公司董事長兼任。委員： 由總裁、財務總監、執委主任、副總裁構成。B 主任： 由公司總經理兼任。委員： 由副總經理、辦公室主任、各部門經理兼任。(二) 規范化管理委員會下設工作小組，具體完成規范管理文件的擬定、修改和監督執行，該小組以執委會人員為主，吸收職能部門經理和有關業務骨干參加人員構成如下：組長 由執委主任兼任。組員 由執委各室骨干、各職能部門經理和有關業15、務骨干構成。第五條 規范化管理文件，所有的規范管理文件討論通過并付諸實施后并非一成不變，它必須根據實施效果以及公司的業務發展進行。XX投資基金管理有限公司 年 月 日加班管理制度第一條 目的：為明確加班審批程序及有關費用的計算，特制定本制度第二條 適用：適用于XX投資基金管理有限公司全體員工第三條 責任：各部門主管、經理第四條 程序內容：公司提倡高效率的工作，鼓勵員工在工作時間內完成工作任務，但對于因工作需要的加班，公司支付相應（工作日）加班補貼或者（假日）加班費。第五條 加班申請及記錄1. 工作日加班者,員工需在實際加班的前一天下午六點鐘前,把經過批準的加班申請交到總部的人事部(分公司交給當16、地辦公室主任或者指定負責考勤的同事)，收到加班申請表的負責人需要在上面簽收時間，包括日期和鐘點。2. 周末加班者, 員工需在實際加班前的最后一個星期五的下午六點鐘前,把經過批準的加班申請交到總部的人事部(分公司交給當地辦公室主任或者指定負責考勤的同事)，收到加班申請表的負責人需要在上面簽收時間，包括日期和鐘點。3. 假日加班者, 員工需在實際加班前的最后一個工作日的下午六點鐘前,把經過批準的加班申請交到總部的人事部(分公司交給當地辦公室主任或者指定負責考勤的同事)，收到加班申請表的負責人需要在上面簽收時間，包括日期和鐘點。4. 嚴格執行：為了更好地培養大家做計劃的好習慣，公司將強制執行加班需要17、提前申請的做法，因此，如果不能在規定時間交出加班申請的員工，其實際加班時間將視為無效。5. 加班時數：周末和假日的加班申請表上需要注明預計需要工作的小時數，實際加班時數與計劃不能相差太遠，部門主管和領導需要對加班時間進行監控和評估。6. 緊急任務：特殊情況需要臨時計劃加班者(包括分公司員工), 相關部門主管或經理要加以額外的說明.7. 領導出差: 如果員工提出申請時,需要簽名的領導適逢外出,員工首先要在按照規定時間把未曾簽名的加班申請表交到相應的人事管理部門,同時相關領導把批準意見email 致相應的人事管理人員,總部, 分公司為各地辦公室主任或考勤管理人員.8. 加班打卡: 無論是工作日、周18、末或是假日加班，員工均應如實打卡，記錄加班時間。第六條 加班工資計算1. 經理級以上管理人員（包括制作人）不享受加班補貼以及加班費。2. 工作日工作到晚上8 點以后（即加班2 小時以后），付給其本人50 元加班補貼；周六、日加班付給其本人全部工資的200；國家法定節假日加班，付給其本人全部工資的300。3. 加班補貼以及加班工資結算發放每月一次，由人事核實后月底隨工資起發放。XX投資基金管理有限公司 年 月 日經濟合同管理辦法第一章 總則第一條 為了實現依法治理企業，促進公司對外經濟活動的開展，規范對外經濟行為，提高經濟效益，防止不必要的經濟損失，根據國家有關法律歸定，特制定本管理辦法。第二條19、 凡以公司名義對外發生經濟活動的，應當簽訂經濟合同。第三條 訂立經濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。第四條 本辦法所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動合同。第五條 除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第六條 國家規定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。第七條 公司由法律顧問根據總經理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關部門的合同訂立、履行等工作。第二章合同的訂立第八條 與外界達成經濟往來意向，經協商一致，應訂立經濟合同。第九條 訂立合同前，必須了解、掌握對20、方的經營資格、資信等情況，無經營資格或資信的單位不得與之訂立經濟合同。第十條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經濟合同。第十一條 對外訂立經濟合同的授權委托分固定期限委托和業務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業務委托的授權方式。第十二條 授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續，領取、填寫授權委托書，經公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。第十三條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經濟合同：1. 單筆業務金額達一萬元的；2. 有保證、抵押或定金等擔保的；3. 我21、方先予以履行合同的；4. 有封樣要求的；5. 合同對方為外地單位的；第十四條 經濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。第十五條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。第十六條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經總經理批準同意，否則該業務不能成立。第十七條22、 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經公司總經經理在我方所留的合同上簽字同意。第十八條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經各業務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。第十九條 公司經理對合同的訂立具有最終決定權。第二十條 流程中各審核意見簽署于合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。第二十一條 對外訂立的經濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴23、禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經理特批。第二十二條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第二十三條 合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進行編號并登記。第二十四條 合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、辦公室、法律顧問、具體業務部門等各部門分存，其中元件由財務部門和辦公室留存。第二十五條 非書面合同代用單也視作書面合同，統一予以編號。第三章合同的履行第二十六條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行，第二十七條 業務部門和財務部門應根據合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業務進展情況和收24、付款情況一事一記。第二十八條 有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理匯報并通知法律顧問。第二十九條 財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業務，應當拒絕付款：1. 應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；2. 收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。第三十條 付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單位出具代付款證明。第三十一條 在合同履行過程中，合同對方所開具的發票必須先由具體經辦人員審核簽字認可，經總經理簽字同意后，再轉財務審核付款。第三十二條 合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關技術資料、圖表等重25、要原始資料應建立出借、領用制度，以保證合同的完整性。第四章合同的變更和解除第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經業務部門、財務部門、法律顧問等相關職能部門負責人和公司總經理審核通過方可。第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協議應當采用書面形式，并按規定經審核后加蓋公章或合同專用章。第三十五條 有關部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內向公司總經理匯報并通知法律顧問。第三十六條 變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發的要求，掛號寄發或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。37第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同26、有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。第三十八條 合同變更后，合同編號不予改變。第五章其他第三十九條 合同作為公司對外經濟活動的重要法律依據和憑證，有關人員應保守合同秘密。第四十條 業務部門、財務部門應當根據所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經理匯報。第四十一條 各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料（包括與有關的文書、圖表、傳真件以及合同流轉單等）按合同編號整理，由法律顧問確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。第四十二條 公司定期對合同管理工作進行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。第六章責任第四十三條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，追究其經濟和行政責任。第四十四條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關國家機關追究其法律責任。第七章附則第四十五條 本辦法適用于XX公司本部和各部門。第四十六條 本辦法解釋權歸公司總經理。第四十七條 本辦法自下發之日起生效實施。XX投資基金管理有限公司 年 月 日