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1、信息服務公司財務費用報銷及倉庫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一節 財務管理制度第一條 總則1、為建立現代化企業制度，建立健全財務管理體系。根據中華人民共和國會計法、企業會計準則、企業會計制度特規定本財務管理制度。2、本管理制度適用于公司所有人員在財務會計工作中必須認真執行本管理制度。第二條 會計機構、會計人員的管理1、公司設立計劃財務部作為會計機構。計劃財務部職責：在公司總經理的領導下，具體負責全公司的財務管理工作和會計核算工作；包括財務人員的管理，指導檢查各獨立核算工作，協助領導籌集資金、合理分配使用2、資金，做好與倉庫部的對賬工作。指導倉庫保管建帳、對賬。制定成本管理制度，做好財務分析工作。為公司領導決策提供各種信息資料，當好領導的參謀。2、各崗位人員必須具備相應任職條件，持證上崗。3、原材料庫、產成品庫的核算工作，由工作負責人負責業務管理倉庫保管員、統計員的調換工作，由計劃財務部會同有關部門辦理交接手續。4、財務會計人員、倉庫保管員；實行定崗、定人、定責制度。第三條 流動資產的管理流動資產包括現金、各種存款、應收賬款及預付款、其他應收款、存貨等。（一）現金管理1、現金出納要認真執行現金管理暫行規定和有關現金管理規定要嚴格控制費用報銷和個人借款、對外付款等實行總經理一支筆簽字批準制度。要有經3、辦人員簽字和部門負責人審核并注明用途。總經理外出或因工作經營急需等特殊情況，經總經理授權的人也可簽批，但是總經理回來后補辦有關手續。2、出納人員不得兼管有關債權、收入、費用的賬務登記工作和會計檔案的管理工作。3、收付款憑證的內容必須完整、合法；報銷的憑證必須是國家印制的發票及單據，不得使用白條或其他不規范的憑證報銷各項費用憑證經審核后方可逐筆登記現金日記賬。4、日記賬要逐日結出余額，并與庫存現金相核對。月末與總賬相核對。出現長短款且無法查明原因的長款歸公，短款由責任人賠償。5、有關人員因公外出差時要做好出差登記，方可到計劃財務部預借差旅費。出差回來后的三天內及時到計劃財務部結算，做到一次一清不4、允許跨月結算和幾個地方混合結算，對于前帳未清或跨月拖欠占用公款者，可按月息10%計收利息并扣發工資。6、企業可根據業務量大小核定合理的庫存現金額2000元（一天零用量），當日收取的現金要及時送存銀行，不得留存超限額的過夜現金，以確保財產安全。7、企業職工報銷費用時，出納人員要及時扣除各種借款，不允許職工長期占用企業資金。要做到上一張借條不清下一張借條不借，各種借款條月底必須入賬，以便及時處理賬務。（二） 銀行存款管理1、會計人員要認真執行銀行結算辦法的暫行規定，銀行支票等結算憑證和印鑒由兩人分開保管。2、財務人員要嚴格銀行存款支出控制，銀行付款必須經總經理批準，手續齊備。不準攜帶空白支票外出，5、確保攜帶空白支票外出者，經領導批準。辦理領用登記手續，要建立支票領用登記薄。空白支票必須填寫日期并在預計金額位畫人民幣符號，因使用支票不當造成公司損失時，應由當事人承擔賠償責任。攜帶空白支票辦理結算后，要在當天將存根和有關憑證帶回，并到計劃財務部及時結算，不準將空白支票留存其他單位，凡前帳未清者不準再領用支票。3、銀行存款日記賬逐筆逐日登記，每日結出余額，定期與銀行對賬單相核對，并編制銀行余額調節表，調整未達賬項。出現長期未達賬項時要查明原因，上報領導。（三） 應收賬款及預付款的管理1、企業要根據經濟業務的內容和戶別設置應收賬款明細分類。即按債務人的具體名稱設置登記明細分類帳，不準一籠統的地名6、來代替、應收賬款的發生和確認必須有索取價款憑據（包括合同、收到條、欠款條以及經辦人員的保證書等）。2、計劃財務部門要會同供應商、銷售部門建立健全的銷售商、供應商的戶口檔案。3、各項債權、債務要定期進行清理核對，每年最少一次發函或派人核對，每季度末要編制賬齡分析表，并上報總經理。對發生的應收賬款、其他應收款、預付賬款等應收款項，按照誰經辦誰回收的原則，損失者或已采取各種必要措施確定無法收回的壞賬損失，由當事人按責任賠償相應損失后及時處理賬務。4、收回的貨款要及時上交財務，如發生貨款已被私自挪用不交者交司法部門處理。5、企業要嚴格控制內部職工的業務借款和生活借款，健全借款的審批制度，職工調離時計劃7、財務部應當與其他部門搞好各種債權債務的清算工作。6、支付預付賬款必須有合同，協議書等書面文件，根據合同需預付賬款時必須經辦人簽字，經總經理批準后方可付款（若總經理出差可電話告知，得到允許后方可辦理預付款手續，等總經理回來后補齊手續），并同時向計劃財務部提供有關合同協議書等有關材料。（四）存貨管理1、存貨是指企業所擁有或控制的，能以貨幣計量的為企業工作經營服務的流動資產。主要包括原材料、低值易耗品、在產品、半成品；原材料主要包括：主要原材料如：板材、鋼材、鋼管風機等；輔助材料如：螺栓、螺帽等；備品、備件、等等；福利勞保類如：掃帚、手套、毛巾、肥皂、洗衣粉等；其他類。2、存貨的計價，按實際成本計價8、；3、原材料的購入價格包括：買價、裝卸費、包裝費、運輸途中的損耗、入庫前的挑選費，市外運輸費、保險費及繳納的稅費等。4、原材料的出庫以加權平均法計算出庫材料的成本。（五） 原材料的購入原材料的購入必須持有工作或倉庫、供應部門的購物申請單，經有關領導批準后方可到計劃財務部借款。嚴禁無計劃采購，超定額庫存。1、物資管理部按采購申請單所購材料送達部門后，須持總經理簽字或總經理委托授權人簽字后得以采購。購回商品后持購貨發票、購銷合同（協議）、合格證書等同工作使用部門負責人進行質量檢驗，檢驗合格后簽發一式兩聯檢驗報告單隨發票到倉庫部門辦理入庫手續。2、倉庫部門在將材料驗收入庫前，應詳細核對發票所載名稱規9、格型號、數量與實際是否相符，同時對照檢驗單驗收確認，經檢驗合格后方可驗收入庫，填制材料驗收入庫單，并對無品牌的配件用口取紙載明名稱、規格、型號。3、材料驗收入庫單一式三聯，一聯留存做為倉庫部門記賬憑證；一聯隨發票及采購單經總經理審批后到計劃財務部處理賬務；一聯供貨方證明。4、對于貨以到發票未到的材料，倉庫部門可以根據檢驗單辦理臨時入庫，做好入庫材料臺賬登記工作，填制好一式三聯的估價入庫單。倉庫留存一聯據以入賬，一聯交財務處理賬務，月初用紅字入庫單沖回估價入庫，待發票到達時填制正式入庫單。（六） 材料出庫管理1、工作部門根據工作計劃和工程預算用料，開具領料單，由負責人填制內容要全面、真實、準確，10、領料單用途要根據工作計劃填清產品批號，作為歸集成本費用的依據，領料單一式三聯，成本會計一聯、財務一聯、倉庫一聯，超出預算或計劃的用料由工作部負責人簽批，月底報總經理審批。2、月末成本會計根據材料領料單編制材料消耗匯總表，倉庫部門編制材料出庫匯總表，車間、倉庫與計劃財務部都要對賬，并核對相符。3、產品入庫管理，車間產成品工作完畢要會同倉庫、質監部門填制檢驗合格單，倉庫據以填制產品入庫單。產成品入庫單一式三聯（注明工作批號）一聯倉庫記賬；一聯送交財務；一聯送交成本會計據以核算工資等各項考核指標。4、產品出庫管理，倉庫部門根據蓋有財務成本會計專用章的發貨單或提貨聯據以發貨同時在出門聯簽字，保衛人員只11、有見到蓋有成本會計專用章并且有倉庫人員簽字的出門聯方方可對車輛與運輸貨車檢查放行。月末時由保衛人員將提貨聯、出門聯匯總，于每月30日前到計劃財務部核對相符后據以存檔。5、倉庫部門要做到見單付貨，及時登記有關賬簿，設立材料、產品收發、存貨明細賬、暫收貨臺賬，嚴禁白條頂庫現象。6、月末在產品的管理，月末工作部和成本會計要搞好在產品或自制半成本品的盤點登記工作，及時編制報送盤點登記表，確保月末成本核算的真實性和準確性。7、凡大宗原材料都要簽訂購銷合同，使用票據結算，各種材料采購驗收入庫后，不論是否付款都要在入庫時填制入庫單，將發票或入庫單交財務處理賬務，以便真實反映各項債務以免出現帳外資產。（七） 12、低值易耗品的管理1、各部門領用低值易耗品一律采用五、五攤銷法計入成本費用。對于能多次周轉使用或長期使用的低值易耗品；如辦公用品（桌、椅、檔案櫥等）、各種工具等，必須在領用時由部門負責人負責簽批，綜管部按部門人員進行登記，并建立在用低值易耗品登記簿，做到誰使用誰負責，誰丟失誰賠償原則。2、企業應加強對已銷產成品退貨、返修制度的管理，建立完善的退貨、返修審批制度。實行退貨返修產品責任倒查制度，屬于工作部門、銷售部門或安裝、運輸部門、倉儲部門的責任查證屬實，落實賠償份額（原則上責任全額賠償）。已開具增值稅發票的貨物退回的，必須有購貨方當地稅務機關開具的退貨證明，否則不予辦理退貨手續。 3、企業存貨必13、須定期或不定期盤點，最少在年中、年末進行兩次財產全面清查，對盤盈、盤虧或報廢的存貨，要分類填制盤盈、盤虧表，對于出現盤盈、盤虧的材料要及時查明原因，報總經理批準后及時調整賬務，以保證賬實相符；對于盤虧的貨物能查明原因的由當事人負責賠償。（八）委托加工材料的管理1、公司設置“委托加工材料”會計科目核算外協加工材料成本、加工費、運費、裝卸費等實際成本費用。2、企業需要外加工材料時，必須辦理有關出入庫手續，由業務經辦人員到財務成本會計開具外出加工材料通知單，通知單一式三聯，財務一聯，倉庫一聯據以發貨，受托單位一聯。財務、倉庫、應設立專帳，月底核對。3、業務人員到受托單位后，應將外出材料加工通知單交由14、受托單位簽收后帶回交給計劃財務部成本會計。4、外出材料加工完畢后，由業務經辦人員持發票到使用部門檢驗后由倉庫部門辦理委托加工材料驗收入庫手續，然后持有關單據到計劃財務部辦理報賬及核銷事宜。5、委托加工材料的買價加工費、運費以及有關稅金等計入委托加工材料成本實際收回數量，重新計算入庫單價。6、委托加工材料原則上要與受托單位簽訂委托加工合同（協議）以明確價格、質量、交期等責任。7、氧氣、乙炔等出入庫手續，按原材料的有關出入庫手續辦理。8、因特殊原因臨時借用工具或材料，屬工作用，由工作負責人簽批。不得帶出大門以外，需帶出時需注明用途、經辦人、地址、及歸還日期。因業務需要或其他非工作需要材料出庫實行總15、經理簽批制。第四條 成本費用的核算管理（一） 本公司按照制造成本法核算產品成本；（二） 本公司產品按工程訂單工作，以工作部下發的工作通知單為核算依據。（三） 核算方法結合分步法進行成本核算；（四） 工作部要與計劃財務部積極配合，產品工作通知單應按購貨單位、產品規格、型號下發工作批號。車間負責人以工作批號填制領料單來領用原材料，月末以工作批號為基本單匯總原材料和人工的消耗，制定有效措施將工資與產量、質量聯系起來提高勞動效率，降低材料和人工的消耗，逐步實行目標成本管理，加強對成本的比較與分析，為創造一個高效、低耗的企業奠定良好的基礎。（五） 成本與費用要按權責發生制原則進行計提，要正確劃分和核銷各16、項成本費用，嚴格按規定的核算內容和要求跨期使用攤銷賬戶（待攤費用、預提費用）（六） 企業制定合理完善的定額費用和報銷制度，本企業的管理費用、銷售費用、財務費用都要按規定進行明細分類核算，并進入當期損益。（七） 有關費用報銷程序按照財務報銷制度執行；（八）已銷售產品的降價，必須由總經理等有關領導簽批后方可到計劃財務部辦理出、沖賬手續。第五條 財務報表、會計科目和發票的管理（一） 根據會計工作一致性和可比性原則，本公司結賬時間為每月30日下午4：30分為結賬時間，資產負債和損益表及有關附注報表應于次月8號前上報公司總經理及有關部門。（二）企業內部各分公司，應分別獨立核算，自負盈虧,各企業之間要實行17、嚴格的財務制度，嚴禁混報亂報費用現象。企業之間往來帳可設“內部往來”科目核算有關經濟業務企業的資金、物資往來要辦理有關轉賬手續（三） 公司所有購進貨物，原則上200元以上都要取得增值稅專用發票，支付水電費、運輸費用和維修費盡量取得專用發票結算，不得白條頂替。（四） 企業收入庫單、收據等有關憑據采取領用登記制度，用完的有關單據存根及時交回計劃財務部，計劃財務部要認真檢查，憑就本領用新本不得亂領用有關單據。（五） 銷貨發票（含普通發票、增值稅專用發票、）要專人到稅務機關領取，開票、制單、保管、登記實行專人負責制。計劃財務部門要建立健全有關票據的登記制度，嚴禁向非購貨單位開具發票。第六條 會計檔案管18、理（一） 計劃財務部要搞好會計檔案的管理工作，財務應于每月月末將有關會計憑證等會計檔案裝訂成冊，做好封面整理入檔。（二） 計劃財務部建立會計檔案目錄，嚴格檔案調閱手續。（三） 企業財務人員、保管員調動工作時必須辦理會計檔案移交手續、移交清單分清前后責任，確保會計檔案的連續完整。（四）會計檔案的保管年限：第七條 附則 本管理制度由公司計劃財務部負責解釋第二節 費用報銷制度第一條 為了公司日常費用管理力度，確保公司各部門更好開展工作，有效節約成本，特制定本制度。第二條 部門職責1、計劃財務部：根據留存的各部門管理費用的范圍、額度，對費用申請單、報銷憑證進行審核，辦理現金預借、報銷或付款。2、銷售部19、：應對本部門管理費、差旅費的申請及報銷進行初審，其中涉及到的辦公費用、員工費用、車輛費用，由行政后勤部復審后交計劃財務部審核報銷，其余直接由計劃財務部審核報銷。3、行政后勤部：負責辦公費用、員工費用及車輛費用的復審及制定相關管理辦法。辦公費用包括通訊費、辦公用品費、房屋租金、水電雜費、保險費等；員工費用包括培訓費、招聘費、工作餐費、加班補貼、異地工作補貼等；車輛費用包括車輛修理費、油費、養路費、車輛保險費、驗車費等。第三條 審批權限費用審批分為申請審批和報銷審批。1、技術部門申請審批1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。2）人民幣300-3000元（含3000元）20、，須由部門長初審、分總監最終審批。3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。2、后勤部門申請審批1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長初審、分總監最終審批。3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。3、技術部門報銷審批1）人民幣300元以內（含300元），須21、由部門長簽字、總監最終審批。2）人民幣300-3000元（含3000元），須由部門長初審、分總監最終審批。3）人民幣3000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、總經理最終審批。4、2、后勤部門報銷審批1）人民幣300元以內（含300元），須由部門長簽字、總監最終審批。2）人民幣300-2000元（含2000元），須由部門長初審、分總監最終審批。3）人民幣2000-5000元（含5000元），須由部門長初審、分管總監審核、總經理助理最終審批。4）人民幣5000元以上，須由部門長初審、分管總監審核、22、總經理最終審批。第四條 費用報銷流程1、費用發生均應事先申請，按各類費用具體管理辦法的要求填寫費用申請單，由費用發生部門或分管總監對所轄范圍先進行申請審批。2、費用申請需辦理現金預借的及申請轉賬支票的，填寫借款單；連同費用申請單由計劃財務部審核，計劃財務部按上述審批權限授權審批后辦理借款。3、差旅費：員工出差需事先填寫出差申請單，經部門或分管總監進行申請審批, 并按費用審批程序授權審批后辦理預借現金。4、應酬費：員工對外發生的交際應酬費，應事先填寫招待客人申請單，經部門或分管總監批準后方可進行。5、培訓費：由申請培訓部門申報預算，并經部門負責人或分管總監進行申請審批，借款或報銷時憑批件辦理。623、車輛費用：車輛修理費、油費、養路費、車輛保險費、車輛稅金、驗車費等車輛費用需要行政總監審批。第五條 費用審核1、費用經辦人原則上應在費用產生后的5個工作日內填制報銷憑證，履行報銷手續，當月費用在每月28日辦理報銷，特殊情況可另行處理。2、現金報銷需填寫費用報銷單，并附真實、合法、完整的原始憑證（在背面注明人員、用途、原因和發生的時間），如有費用申請，應附經批準的費用申請單。3、報銷憑證根據對應的金額，依照相應的審批權限，經相關領導審核簽字后，方可提交報銷。經本部門審核或經管理部門復審的報銷憑證，可提交計劃財務部門審核報銷。4、費用審核原則上應在收到報銷憑證3個工作日內完成，審核完畢由審核人簽24、名。5、審核內容包括：費用報銷是否經費用產生部門長審核、分管總監審批；需管理部門復審的費用是否已經審核；報銷內容是否符合公司規定，報銷憑證是否真實、合法、完整，內容是否真實、書寫規范、金額準確、印章齊全的要求；審批權限是否在合法授權范圍及額度內。6、在審核中發現手續不完備，憑證缺失、填寫錯誤等不符處，審核部門應退回，由經辦人補辦后重新提交審核。第六條 差旅費報銷1、出差費用使用公司差旅費報銷單，按照費用項目：機車船費、住宿費、公交費、其他雜費等分類。2、差旅費報銷單應正確填寫出差日期、路線、乘坐工具、各項補貼、金額及其他項目，報銷所附票據，必須保留有效日期即始發和終止時間。3、員工出差回公司三25、天內必須報銷賬目。報銷單據填寫后先由部門部長審核簽字，再送財務審核無誤后經總經理簽批后到出納員報銷結算。第七條 原材料采購報銷1、原材料采購需先填寫采購計劃或借款單，報請總經理簽批后，財務方可辦理（予付貨款）付款。2、原材料采購完畢后需倉庫保管員驗收入庫，經手人持原材料入庫單及發票到財務辦理結算或付款。第八條 零星采購及維修費用報銷1、工作經營過程中需零星采購物品時，應先填借款單，總經理簽批后財務付款，采購完畢交于倉庫管理員，經驗收核實后倉庫管理員簽字，經手人持驗收單及發票經總經理簽批后，財務審核無誤，出納辦理付款或結算。2、維修費用報銷應由經手人持維修清單及發票，總經理簽批后到財務審核、報銷26、。第九條 運費報銷1、原材料運費報銷應填寫運費清單。內容包括運輸單位名稱、原材料名稱、數量、運費單價、里程、金額，經手人持運費清單及發票由倉庫管理員簽字、采購員簽字。經總經理簽批后，到財務審核無誤后由出納員付款結算。2、按銷售合同應由公司承擔的運費，由業務員填制借款單及運費清單，運費清單要填寫具體：銷售單位名稱、地址、產品數量、運費單價、金額、運輸單位名稱、時間，經部門主管簽字后，總經理簽批后到財務審核、報銷結算。第十條 招待費報銷1、公司招待客人應由負責人填寫報銷單，經總經理簽批后到計劃財務部報銷。2、銷售部門在銷售過程中發生招待費應由業務員簽字，主管經理簽字，總經理簽批后到財務審核后報銷。27、第十一條 報銷管理1、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好，不符合標準，或填報單據不符、金額不符、重復報銷，一律退回不予報銷。2、所有報銷費用經逐級審批后，必須由經手人親自領取貨幣資金，杜絕代領代報，計劃財務部有權拒絕代領代報。3、每人每次報銷費用只允許填寫一份費用報銷單，不允許填寫多張費用報銷單，以此杜絕辦公用品的浪費。第三節 倉庫管理規定第一條 驗收入庫程序1、物資到公司后，由倉庫管理員依據清單上所列的名稱、數量進行核對、清點，經使用部門或申請采購人員及倉庫管理員對質量檢驗合格后，方可入庫。2、對入庫物資核對、清點后，采購人員及時填寫入庫單，經倉庫管理員簽字，再由計劃財務部部長審核后簽字；入28、庫單由倉庫管理員、計劃財務部各持一聯做賬，采購人員持一聯做清款報銷憑證。3、技術部因工作需要，按照入庫程序辦理入庫登記，倉庫管理員將入庫單第三聯交于計劃財務部，作為核算費用依據。4、倉庫管理員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫：(1)未經總經理或部門主管批準的采購；(2)與采購審批表中不相符的采購物資； (3)與使用要求不符合的采購物資；(4)質量不符合要求的物資；(5)因工作急需或其他原因不能形成及時入庫的物資，倉庫管理員要到現場核對驗收，并及時補填入庫單。第二條 物資保管 1、物資入庫后，需按不同類別、性能、特點和用途分類、分區存放，做到“二齊、三分”。 (1)二齊：物資擺放整齊、庫29、容干凈整齊；(2)三分：分類、分區、分庫。 2、倉庫管理員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點，若發現誤差須及時找出原因并上報計劃財務部部長。3、庫存信息要及時呈報。呈報周期分為：月報表、季度報表、年度報表；須對數量、文字、表格仔細核對，確保報表數據的準確性和可靠性。 第三條 物資出庫程序 1、倉庫管理員憑領料人的出庫單如實發放，若出庫單上主管未簽字、字據不清或被涂改的，倉庫管理員有權拒絕發放物資。2、倉庫管理員根據進貨時間必須遵守“先進先出”的原則。3、倉庫管理員隨時掌握庫內物資情況，發現物資不足時，倉庫管理員應及時通知計劃財務部部長，并按要求填寫采購審批表，經批準后交由物資管理部采購；試劑庫30、內的化學試劑由試驗室人員根據實際使用情況及時做好采購計劃。4、任何人不辦理出庫手續不得以任何名義從倉庫內拿走物資，倉庫管理員有權制止和糾正出庫時的不良行為。5、以舊換新的物資一律交舊領新。 6、出庫時間規定如下：辦公用品和日常用品出庫時間定為每周二、四的上午10：3011：00，下午3：304：00；化學試劑可根據每周的工作提前領取，特殊情況除外。第四條 由于工作更改而引起領用的物資剩余時，應及時退庫并辦理退庫手續。 第五條 公司倉庫具體分為試劑庫、辦公用品庫、綜合庫、服裝庫。第六條 安全衛生1、倉庫通道出入口要保持暢通，倉庫內要及時清理，保持整潔。2、認真配合各部門做好各項材料(試劑)管理和保護工作。