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1、公司倉庫商品及試用保管管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總則第一條 本公司為求倉庫作業合理化，特制定本辦法，凡本公司有關商品的管理事項，悉依本辦法辦理。第二條 本辦法所稱商品，系指為應銷售需要而儲存的各型商品及其供應品。第三條 本辦法所稱商品管理，包括存量計劃與控制、進貨、試用、調貨、保管、商品帳務作業與作業流程及商品運輸等。 存貨計劃與控制第一條 本公司各項商品的存量，應由倉庫部妥為控制，以避免資金呆滯或存量不卟影響銷貨，期以達成適貨、適量，適時的商品供應目標。第二條 銷路較廣的商品，倉庫部應于每月10日會2、同各有關部門，參照以往銷售記錄、市場狀況及營業計劃等因素，分別機動制訂最合適的訂購點、訂購量以及安全存量。第三條 訂有訂購點、訂購量及安全存量的商品，應由倉庫部確實據以控制，存量到達訂購點，應及時申請購貨補充。 進貨第一條 所有商品，不論購入、銷貨退回、舊貨估回或試用、表演收回等，均應經倉管單位檢驗后始行入庫。第二條 倉管單位應將每項進庫的商品，限于翌日清晨以前詳加驗收后，列記商品型號入帳，俾憑以控制每件商品的性能。第三條 商品的驗收，應依有關的訂購單、提貨單、驗收單等所列的品名、型號或規格辦理驗收。如發覺型號、規格不符或外箱破損等情形時，應即通知進貨或采購單位辦理。第四條 因試用、表演、更換3、銷貨退回、調貨等而重入庫的商品，于交回時應保持領用時的狀況，若有損壞，應由倉庫部會同服務部鑒定修護費用后，由領貨人照價賠償，若附件遺失或不全時，則應由領貨人依據商品價格賠償。第五條 進貨單位收貨時，如發覺附件短少、數量不符或商品破損、性能變質時，最遲應于收貨次日通知發貨單位，否則概以完整論。第六條 各單位不得于銷貨退回時未以倉管單位簽認而自行于銷貨報告上予以銷退。 出貨第一條 倉管單位應在下列六種情況下出貨：1交貨。2交客戶試用。3示范表演。4本公司同仁之職前或在職訓練使用。5展示中心陳列6本公司各單位因業務需要而錯用。第二條 除上述各項出貨外，總公司倉庫部可隨時視實際情形的需要對分公司出貨4、。第三條 各項出貨除倉庫部對分公司的出貨應憑分公司填具的“商品訂貨單”及“商品領貨記錄卡”向倉管人員出貨。第四條 倉庫部于接到分公司的訂貨單時，應即于當日發貨，如缺貨而須調撥供應時，亦應于當日回復預定供貨的日期。第五條 倉庫部庫存充足時，應依據過去的銷售資料及各公司 要的預測，隨時注意分公司庫存情形，將庫存商品比例分配給各分公司。 第六條 任何出貨，倉管人員均應于出貨當日將有關資料入帳，以利存貨的控制。第七條 各單位人員向倉管單位領貨時，應在倉庫的柜臺辦理，不得隨意自行進入倉庫內部,各倉管人員得拒絕任何人擅自入內。第八條 出貨人于商品領出時，應同時要求倉管人員詳予檢查商品的性能，品質及附件是否5、優良或齊全，否則概以完整論。第九條 商品領出后，嚴禁出貨人擅自將所領出的商品移轉給其他同仁或其他單位或任意更換商品予客戶。第十條 庫存商品經出貨后一律限于當天還倉或開立發票交貨，如當天未能交貨而必須交予客戶試用者，則應按規定辦理。 試用第一條 為推廣市場及服務顧客起見，本公司部分商品可應顧客的要求，作短期的試用。第二條 為保持商品的流通，各型商品均應依試用規定期限歸還，營業單位主管的試用期限核準權限最高為7日，若因特殊情形而需超過此期限者，則應事先以書面表明理由及希望延長天數，報請所屬副總經理核準，書面報告即日轉交倉管單位作為延長試用的憑證。第三條 試用的規定：營業人員在外試用的商品最多不得超6、過3件，如超過3件，而欲再行出貨時，則“商品領貨單”及“商品領貨記錄卡”須經倉庫單位主管加簽核準后始得出貨。 第四條 各單位主管應負隨時審查在外試用的商品有無未經核準而超越期限之責，若以倉庫部發覺各單位的試用商品有超越期限者，則該單位主管應即追回試用商品并繳還倉庫部。 第五條 申請試用時，應取得經客戶蓋章及負責人簽字的“商品試用簽收單”并應填明客戶之詳細地址、電話號碼以及約定的試用天數，俾由倉管單位主管負責查證，若因特殊情況無法取得正式簽收單時，則應于試用當天將商品試用簽收單呈報單位主管簽核后，交倉管單位收存，倉管單位主管應根據該簽收單上所列資料派員予以查證。 第六條 “試用簽收單”應于出貨的7、當日交倉管人員保管。 第七條 試用簽收單的內容必須與事實相符，所有要項均應確實詳填，營業人員不得假借理由偽造“商品試用簽收單”。 調貨第一條 為調節各地的需要，倉庫部應保存有各分公司庫存情形的動態記錄，并可根據需要，隨時發出調貨通知。第二條 各分公司與總公司各營業部間的調貨，應由倉庫部門以“商品調撥單”統籌辦理，嚴禁各單位間擅自調撥。第三條 倉庫部的緊急調貨單應視為調貨命令，各單位對倉庫所發出的“緊急調貨單”，除非該項商品將于三天內交貨，否則均不得對該項調貨的要求予以拒絕，并應依通知的內容，盡速于二日內辦理完畢。第四條 若分公司以將在三天內開立發票銷貨為由，拒絕調貨，則倉庫部應得根據銷貨報告與8、存貨帳表查核該單位對調貨通知的答復是否確實。第五條 倉庫部的調貨通知以及各分公司對調貨的答復，均應經書面辦理，但緊急時得由主管以電話聯絡，唯應隨即補行書面通知并應在備注欄內加注電話聯絡的日期、時間等。 保管第一條 倉庫部及各分公司可就既有倉庫場所，分別陳各項商品并予保管。第二條 各倉的倉管人員應負責綜理該倉商品的出貨、儲存、保管、檢驗及帳務表報的登錄等業務。第三條 倉管人員對于所經管商品的排形以利于先進先出的作業原則分別決定儲存方式及位置。第四條 商品應考慮其忌光、忌熱、防潮等因素妥為存放，倉庫內部應嚴禁煙火，并定期實施安全檢查。第五條 庫存商品如有呆廢或扣損毀非倉管人員可自行克服，倉管人員應9、即填具“商品送修單”連同商品送交服務單位修護。第六條 各倉除倉管人員外，其他人員未經允許不得擅自進入第七條 倉管人員對于所經管的庫存商品應予嚴密稽核清點，各倉并得隨時受單位主管或財務部稽核人員的抽點。第八條 每年年終，倉庫部應會同財務部、服務部等共同辦理總盤存，盤存時必須實地查點商品的規格、數量是否與帳面的記載相符。第九條 盤點后應由盤點人員填具盤存報告表，如有數量短少、品質不符或損毀情況，應詳加注明后由倉管人員簽名負責。第十條 盤點后如有盈或不或避免的虧損情形時，應由倉管單位主管呈現董事長核準調整，若為保管責任短少時，則由倉庫部經管人員負責賠償。第十一條 直接保管商品的倉管人員異動時，應由其10、所屬的單位主管查列庫存商品的移交清冊后，再由交接雙方會同監交人員實地盤存。 商品帳務作業與作業流程第一條 凡商品的進貨如系新購，則采購單位應負責于抵庫前三日內將有關的訂購單提單、或驗收單等交倉管單位，才由倉管單位憑以驗收登帳；抵庫之商品如系商品類，則倉管人員應將其型號等詳列于“型號登記簿”上，如系供應品，則應將其規格、數量等詳細登入“存貨日記簿”上，倉管單位并應于進貨的怠日，根據實際進貨之規格、數量填制“商品進庫單”，除第四聯自行留存外、余第一、二、三聯應即轉送財務部入帳。第二條 各公司的進貨應憑“商品訂貨單”向倉庫部訂貨。第三條 倉庫部對各分公司的訂貨，應于接到訂貨單的當日答復并出貨，出貨時11、應填制“商品調撥單”，除第四聯自存外，第一、二、三聯應連同商品寄送進貨單位簽收進貨之。第四條 各分公司于收到倉庫部寄下的商品時，應即根據“貨品交運明細表”及“存貨日記簿”上入帳，“商品調撥單”應于驗收無誤時簽收后，將其第二聯寄還倉庫部，第三聯連同“貨品交運明細表”第二聯寄送財務部，第一聯自行留存。第五條 倉管人員應就所保管的商品按型號或規格分別列記于“型號明細表”或“存貨日記簿”上。第六條 庫存任何商品的出貨，一律限由領貨人出示業經單位主管簽準的“商品領貨單”，營業單位人員并應另填“商品領貨卡”等作為出貨的憑單。第七條 “商品領貨單”一式兩聯，第一聯由領貨人交單位會計員存查，第二聯由倉管單位存12、查。“商品附貨卡”由倉管單位于每月月底當天將營業單位各月內所領出商品尚未還倉部分逐一依人員別過入新卡后，發文至各單位并由各單位會計員統一代為保管。第八條 庫存商品經出貨后，倉管人員應即于當日憑“商品領貨單”上的記載登入“型號登記簿”中有關的記載欄內，作為該商品去向的追蹤，“商品領貨記錄卡”則應于出貨時，由倉管人員簽注后，即交還原出貨人。第九條 領貨人除于出貨的當日即行開立發票交貨外，否則統限于出貨的當日下午下班前將領出的商品歸還倉管單位。如經持往客戶處試用致無法還倉進，亦應于出貨的當日下午下班前，將業經客戶正式蓋章簽收或單位主管簽準的“商品試用簽收單”，持交倉管人員保管。第十條 領出的商品如系13、已洽妥欲交貨者，則領貨人應于出貨后，根據“商品領貨記錄卡”上的型號、號碼等有關的資料，另填“交貨通知請示單”，請示核準后，交單位會計員開立發票。第十一條 各營業單位的會計員于開立發票時應先核對“交貨通知請示單”內有關客戶名稱、型號、號碼等的記載是否與“商品領用記錄卡”上所載相符，同時并應根據卡上所載內容詳細記載于發票摘要欄內，不得誤登或漏登。第十二條 領出的商品如系供客戶試用，表演或更換等而還倉時，原領貨人應將商品及“商品領用記錄卡”一并持至倉庫部，由倉管人員負責驗收后在“商品領用記錄卡”上簽收并將原領貨人的“商品領貨單”加注商品還倉日期后作廢。還倉的商品若經發現有毀損或附件短缺情形時，則倉管14、人員應依據實際驗收情形，另行填制“商品毀損賠償明細單”，交由領貨人簽認后，第一聯由領貨人留存，第二聯送財務部扣款，第三聯由倉管人員留存。第十三條 凡營業單位于銷售商品時應客戶要求必須估回舊貨時，應依“商品進庫單”同時在備注欄內注明“舊貨估回”等字樣，并依“權責劃分辦法”的規定，呈請簽準后，連同商品向倉管單位辦理商品進倉。第十四條 倉管人員于收到估回舊貨的商品時，應依“商品進庫單”上所載的內容，辦理簽收入帳，第二聯交由原持貨人持回，交單位會計員附于當日的貨報告上，一并送交財務部稽核，第三聯由倉庫部留存。第十五條 凡營業單位于銷售商品時遇有銷貨退回情形發生時，應即填制“商品進庫單”同時在備注欄內注15、明“銷貨退回”字樣，并依“權責劃分辦法”的規定呈請簽準后，連同商品向倉管單位辦理貨物進倉。第十六條 倉管人員于收到銷貨退回的商品時，應即行詳細檢查，如無毀損或附件短少情形者，應即在“商品進庫單”上予以簽收后同時登入“商品登記簿”內，并將“商品進庫單”的第一聯轉送財務部入帳，第二聯交原持貨人持回交單位會計員辦理銷貨退回手續后附于當日的銷貨報告上一并送交財務部稽核，第三聯倉庫部留存。如商品經倉管人員檢查發現有毀損或附件短少情形時，應即依實際驗收的情形另行填制“商品毀損賠償明細單”，交由原持商品人簽認后，第一聯由原持商品人留存，第二聯送財務部扣款，第三聯由倉管人員留存。第十七條 供應品經出貨后，如系16、耗用，則領貨人應填具“附件耗用單”，并依權責劃分辦法規定呈報核準后，交倉管單位憑以銷帳。第十八條 各營業單位會計員于填制銷貨報告時，不得有漏填型號的事情發生，凡未經出貨，各營業單位會計員不得擅自虛開發票。如因實際需要應由該筆交易的經辦人事先書面層呈所屬副總經理核準后，始得先行開立發票，惟該書面報告應隨同銷貨報告轉送倉管單位保管之，如未以附送書面報告者，一律不予核計實績。第十九條 倉管人員應每日根據銷貨報告分別銷帳，不得誤銷或漏銷。第二十條 庫存商品如因不可避免的因素，致有所毀損或待料時，倉管人員應填具“商品供修單”述明缺件或故障情形，連同商品送服務單位維護。分公司若無法自行克服時，亦應填具“商17、品送修單”，并應將貨物寄送倉庫部，統由倉庫部轉送服務部修護。第二十一條 商品送修單一式四聯，第一聯由送修單位倉管人員存查，第二、三聯由送修單位連同商品送倉庫部轉送服務部簽收后，第二聯由倉庫部留存，第三聯由服務部留存，第四聯由服務部填妥預定修妥日期后，寄還送修單位交倉管人員收存。第二十二條 服務部修妥送修的商品后，應將原留存的“商品送修單”第三聯及商品一并持交倉庫部并由倉管人員簽收后收存，如該商品系分公司送修的商品，則倉管人員應于兩日內寄還送修單位。第二十三條 分公司送修的待料商品，除非向倉庫部辦理調撥手續轉由倉庫部進貨，否則一律視為存貨帳上的庫存商品。第二十四條 倉管人員應于每日自行清點所經營18、的商品，分公司的倉管人員并應于每周末及每月月底當天清點后，填制“商品存貨月報表”及“供應品存貨月報表”寄送總公司倉庫部及財務部核對，倉庫部在核對無誤后，于次月5日前呈報迄上月底止全公司商品存貨月報表及供應品存貨月報表。 商品運輸第一條 本章所稱“商品運輸”系指業經抵達本公司倉庫部一切商品其正式銷售前之運送，凡新購商品其抵庫前的一切運輸問題概由采購單位負責與供貨廠商洽辦。第二條 凡有關倉庫部與各單位間的商品運輸，包括運輸人員、運輸車輛、車輛調配、貨品包裝托寄、保險、索賠等，概由倉庫部負責，并會同有關單位辦理。第三條 凡本公司庫存商品運輸，除由公司備置車輛輸送外，并視實際業務的需要，安全。第四條 19、商品運輸前，倉管人員應妥善處理裝箱、包裝、搬運等工作，以確保運輸商品的安全。第五條 商品交運時，倉管人員除應將交運件數詳細登載于“貨品交運明細表”上，交由運送人員持往運往單位憑以簽收外，并應另行填制商品調撥單寄往運往單位簽復，同時作為其進貨的入帳憑證。第六條 凡商品經由公司車輛運送時，有關車輛的調配等悉依“車輛管理辦法”辦理。企業部定貨單編號辦法。 附則第一條 各分公司商品管理可本辦法辦理。第二條 本辦法自呈奉總經理核準之日起實施。1凡本公司產品的訂貨單編號工程承攬的工作號，均依本辦法的規定編訂。2本編號由7位數字組成，共分三段，其代表內容如下：（1）合約號：4位數字，各企業部從0001依次與20、客戶所訂合約次序流水編號，每三年另從頭開始。（2）項號：同一合約內有多項不同工程須分別登記成本或分別計價者，又如同一合約內有多項規范不同須分別登記成本，分別登記成本，分別計價，分別發工制造者均在同一合約號后附加兩位數字之流水編號，不同合約號之項號均從01開始，一合約只有一種二種工程或一種產品者，此項號乃為01。（3）變號：表某合約中某項遇設計變更，規范變更，數量變更者依次編為1、2、3。各上項變更則為0。3各項工程或各項產品制造的發工、領料、成本等制造費用均以此項編號歸戶登帳，工程及制造進度的追蹤亦以此為準。注：此項編號雖各企業部重復，但領料單、發工單均載有部門編號與此聯合運用，當不致不混淆。