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1、電子有限公司訂貨受理調(diào)查、訂單受理表單制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1. 目的為規(guī)范本公司銷售訂貨的受理程序方式，以使訂貨受理作業(yè)有據(jù)可循，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本公司銷售事前調(diào)查及訂貨受理的業(yè)務(wù)，均依照本規(guī)定處理。3.調(diào)查3.1事前調(diào)查銷售人員對(duì)于對(duì)方的付款能力等，應(yīng)做好事前調(diào)查工作，并衡量本公司的生產(chǎn)能力是否能滿足對(duì)方的訂購要求，再?zèng)Q定是否受理訂貨。3.2調(diào)查事項(xiàng)銷售工作人員應(yīng)隨時(shí)做好下列四項(xiàng)調(diào)查工作，并及時(shí)將內(nèi)容報(bào)告給所屬主管：(1)下訂單單位的概況。(2)與下訂單者有交易關(guān)系，并為本公司競爭對(duì)象的2、同業(yè)者。(3)下訂單單位與本公司的關(guān)系及以前的訂貨實(shí)績、付款情況。(4)如為第一次交易者，應(yīng)就其經(jīng)歷、負(fù)責(zé)人、性格、資金、往來銀行、從業(yè)人員數(shù)目、每月交稅能力及交易能力、有無與本公司的同業(yè)競爭者交易、業(yè)務(wù)內(nèi)容等進(jìn)行調(diào)查。4.訂貨要求4.1訂貨方式(1)電話與傳真的訂貨。(2)貨款已到與貨款未到的訂單。4.2“估價(jià)單”在提出“估價(jià)單”時(shí)，應(yīng)先取得所屬主管的裁決認(rèn)可。4.3嚴(yán)格遵守價(jià)格及交貨期間在受理訂貨時(shí)，除了應(yīng)遵守公司規(guī)定的售價(jià)及交貨期間外，對(duì)于下列規(guī)定也應(yīng)確實(shí)遵守：(1)品名、規(guī)格、數(shù)量及合同金額。(2)具體的付款條件：付款日期、付款地點(diǎn)、現(xiàn)金或支票、支票日期、付款方式。(3)除特殊情況以外3、，從訂貨受理到交貨之間的期限，一般以3個(gè)月為限。(4)交貨地點(diǎn)、運(yùn)送方式、距離最近的車站等交貨條件。(5)安裝、運(yùn)轉(zhuǎn)及修理等所需技術(shù)派遣費(fèi)的協(xié)定。4.4合同如前述條件已具備，應(yīng)將“訂貨報(bào)告書”連同“訂購單”及“合同”等證明訂貨事實(shí)的資料，一起提交給所屬的主管。4.5注明新舊客戶(1)“訂貨受理報(bào)告書”須注明訂購者是新客戶還是已有往來的客戶。(2)如果是舊客戶，應(yīng)依據(jù)交貨日期注明目前的未付款項(xiàng)余額。另外，尚須注明交易前或交易中是否有意外事故發(fā)生。4.6在受理訂貨或訂立合同時(shí)，應(yīng)依照下列條件選擇交易公司，確定付款條件：(1)對(duì)于以往一向忠實(shí)履行合約的舊客戶，可依照慣例認(rèn)可本交易，但必須規(guī)定在3個(gè)月4、內(nèi)收回貨款。(2)與新客戶的交易，原則上在交貨時(shí)必須同時(shí)收取現(xiàn)金。(3)即使是舊客戶即已往來的客戶，仍應(yīng)依照其付款能力的好壞，采取直接與其簽合同的方法。(4)對(duì)于過去曾發(fā)生過支票不兌現(xiàn)或不信守合同行為的客戶，一概不接受代理除收款以外的訂貨方式。4.7免費(fèi)追加補(bǔ)貨交貨后，若基于客戶的要求或其他情況的需要，必須免費(fèi)追加物品的話，須事前提出附有說明的相關(guān)資料并經(jīng)總經(jīng)理簽核。4.8報(bào)告銷售人員應(yīng)定期提出下列報(bào)告：(1)每日的活動(dòng)情況(每日)。(2)每個(gè)月的訂貨受理內(nèi)容報(bào)告(每月最后一天)。(3)收款計(jì)劃(每月最后一天)。4.9報(bào)告的檢查根據(jù)前項(xiàng)提出的報(bào)告，業(yè)務(wù)主管進(jìn)行檢查后，設(shè)立3個(gè)月的營銷方針計(jì)劃，5、并對(duì)成果進(jìn)行追蹤。5.訂單受理表單5.1業(yè)務(wù)部在確定訂貨已成立時(shí)，應(yīng)將工廠生產(chǎn)及出貨的必要事項(xiàng)記入訂貨受理表單中，發(fā)函給相關(guān)單位。其規(guī)定如下：(1)“一般訂貨受理表”。本表乃受理一般性訂貨時(shí)填寫，通常印制成三份，一份由本人留存，一份交給業(yè)務(wù)部保管，一份交給主管或制造部。(2)“特別訂貨受理表”。本表主要適用于大量生產(chǎn)的商品或訂有長期契約的商品。本表必須記明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨日期、決裁條件、交貨地點(diǎn)、捆包運(yùn)送方式及其他必要事項(xiàng)。(3)“預(yù)估生產(chǎn)委托表”。營銷部在進(jìn)行委托生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)品的預(yù)估或其他產(chǎn)品生產(chǎn)預(yù)估時(shí)，應(yīng)填寫本表。本表須記明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、希望完成日及其他必要事項(xiàng)。6、本表得到總經(jīng)理的認(rèn)可后，交給生產(chǎn)部門。5.2所有業(yè)務(wù)電話、外部銷售或來函的訂貨受理，皆由受理訂貨的負(fù)責(zé)人填寫本訂貨受理表。5.3訂貨確認(rèn)、變更通知(1)生產(chǎn)部門針對(duì)生產(chǎn)能力進(jìn)行評(píng)估，再依據(jù)“訂貨受理報(bào)告書”中的條件及內(nèi)容，做好確認(rèn)之后，迅速發(fā)出訂貨確認(rèn)。(2)負(fù)責(zé)受理訂貨的人員在收到前項(xiàng)變更通知后，須立即與訂貨者聯(lián)絡(luò)，并設(shè)法努力與訂貨人協(xié)商，使訂貨條件能配合本公司的生產(chǎn)條件。5.4業(yè)務(wù)部須每月制作下列資料，配發(fā)給相關(guān)的單位：(1)上月底的訂貨受理余額。(2)本月份的訂貨受理額。(3)本月份的交貨量。(4)上月底預(yù)估生產(chǎn)委托余額。(5)本月份預(yù)估生產(chǎn)委托額。(6)本月份預(yù)估生產(chǎn)額。6.相關(guān)表單6.1估價(jià)單。6.2訂購單。6.3合同。6.4一般訂貨受理表。6.5特別訂貨受理表。6.6預(yù)估生產(chǎn)委托表。