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1、分公司財務倉庫檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總 則第一條 目的： 為了適應公司發展需要，強化總公司及分公司財務會計管理工作，健全內部管理機制，保證公司財產的安全，完整，規范企業財務行為，提高經濟效益。根據會計法和企業財務通則以及公司業務的實際情況，制定本制度。第二條 適用范圍：本制度適用于分公司或辦事處。第三條 分公司是總公司派出的，代表總公司實施產品推廣和銷售行為的內部組織機構享有相對獨立的市場推廣自主權。第四條 總公司為整個公司資金結算和會計核算的中心，承擔辦理企業(含分支機構)設立、章程修訂、合2、同管理、銷售業務管理、擁有企業經濟活動中的全部債權并承擔經濟活動過程中的相應民事責任。第五條 分公司負責人(經理)是本單位財務管理的主要責任人，直接對總公司負完全責任，嚴格執行總公司的經營方針和管理制度。第六條 分公司財務人員由總公司直接任命或委派，是分公司執行總公司財務管理制度的直接管理責任人，對分公司的各項財產負直接管理責任，對分公司一切違規違紀行為享有絕對否決權，并有責任向總公司相關領導匯報。管 理 目 標第七條 強化監控力度，簡化核算程序，貫徹執行“收支兩條線”和對公司資金運營實行全過程控制的管理原則。通告全員職責透明度，實行層層責任到人。注重會計隊伍建設，營造公正、廉潔、向上的工作氛3、圍。一 般 原 則第八條 會計核算遵守國家有關法律、法規，執行本制度和總公司的銷售管理政策。第九條 財務管理模式是以實行“資金收支兩條線”，實行對資產全過程運行控制管理為原則、以總公司全面核算為主、分公司輔助核算、數量統計為必要補充的集中核算制。第十條 會計記賬采用保持與總公司平行記賬的借貸復式記賬和單式序時分類記賬相結合的記賬方法，記賬本位幣為人民幣。第十一條 會計事項的處理遵循權責發生制的一般原則。會 計 基 礎 工 作 管 理第十二條 會計記錄必須以實際發生的經濟業務及證明經濟業務發生的有限憑證為依據，如實的反應公司財務狀況。做到內容真實、數據準確、項目完整、手續齊全、資料可靠。第十三條4、 會計記錄必須清晰、便于理解、檢查和使用。第十四條 原始憑證的規范：1、 原始憑證內容必須具備：憑證名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經辦人員簽字或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額。2、 從外單位取得的原始憑證。必須蓋上有填制單位的公章，從個人取得的原始憑證，不許有填制人員的簽名。3、 自制原始憑證必須有經辦人員的簽字或蓋章：對外開出憑證，必須加蓋公司公章。4、 一式數聯的的入庫單，出庫單及收據等重要憑證必須套寫，并連續按序號填寫。不能跳頁，若要作廢時，應當注明“作廢”字樣，聯通存根等所有聯次一起保存，不得撕毀，短少。5、 提高發貨單的客戶回簽制度。發貨后，必須索5、取收貨經辦人員的簽字單。6、 凡需填寫大寫、小寫金額的原始憑證，大、小寫金的必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收人員簽字證明，把好質量關，支付款項的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款證明。7、 原始憑證不得涂改、挖補。發現原始憑證有錯誤的，應當由開具單位重開或者更正。銀 行 賬 戶 的 管 理第十五條 銀行賬戶的設立：1. 分公司設立賬戶，只能使用總公司指定的賬戶，用于分公司貨款的收取及解繳總公司，賬戶一經確定，不得隨意更改。2. 收入賬戶只能收入款項，除向總部解繳賬款外，不得支取任何款項。3. 費用賬戶只能用于支取分公司日常所需費用開支，包括零星采購。倉 庫 管 理 制 度分公司所有6、銷售產品的主要部分由總公司集中采購，其他產品配件等的零星采購可由分公司自行采購，所有采購的實物都必須辦理入庫手續。第十六條 倉庫單據管理：一、材料倉使用單據主要有：入庫單、出庫單、報廢單、退貨單、退倉單，所有材料的進出都要用相關單據來反映流動情況。1. 入庫單：辦理入庫時，首先要取得送貨單位的有效單據作為入庫憑證(如發票，收據，送貨單,采購合同)，同時入庫單上要寫明送貨單位，送貨日期，及實物名稱，單價，數量，總金額等相關信息，如生產使用的實物，應該同時注明完整的項目名稱。凡是在外采購的物品，一律都要在倉庫辦理入庫手續后方可使用，包含辦公用品的采購，不同類型的物品應分單入庫(如生產，辦公)2. 7、出庫單：所有實物辦理入庫后，在領用時必須開具此單，領用時，倉管應在出庫單上寫明項目名稱或用途，領用人，領用日期等相關信息，領用人領取物品時首先應由部門負責人簽字同意，倉庫才準許辦理出庫單。3. 退貨單：所購物品出現質量問題或是采購數量超計劃時，將物品退還給送貨單位時開具退貨單，同時送貨單位在退貨單上簽字，確認退貨。4. 退倉單：領用人在倉庫領出物品后，因質量問題或者與實際需求不符合時，可以將物品退到倉庫，倉管開具退倉單，經辦人簽字確認退倉。5. 報廢單：一般適用于領用人領用的低值易耗品類，需要換新的時候(如生產用工具，辦公用具)，使用報廢單時，經辦人員應事先找品質人員鑒定該物品是否不能在使用，8、鑒定是否屬于報廢范圍，對于確實不能再使用的物品才準許做報廢處理。二、成品倉使用單據主要有:成品入庫單、成品出庫單、成品調撥單、成品退貨單1. 成品入庫單：所有產品在生產完成后應及時辦理成品入庫，入庫單上應該寫明完整的項目名稱，實物名稱，數量等相關信息。倉管，經辦人在入庫單上簽字，確認入庫。2. 成品出庫單：所有產品在出庫前先辦理出庫單，出庫單上應寫明項目名稱，貨物名稱，數量等相關信息，出庫單上應有倉管，經辦人員的簽字，有必要時可以同時寫上送貨車輛的車牌號，以備查。3. 成品調撥單：主要適用于成品的內部轉移，由當前管理的倉庫轉到其他管理場所，所有成品需要內部轉移時必須開具此單，不能在沒有單據的情9、況下隨意轉移產成品，調撥單上應寫明調撥的地點，時間及事由，同時必須有倉管及調撥相關人員的簽字。4. 成品退貨單:當成品發到現場，出現質量問題或者人為損壞，客戶要求退貨，且無法修復的情況下使用此單，并確定責任歸屬，退貨時應有總經理審批后方可接受退貨，作為退貨處理。第十七條 倉庫賬務設置及其他要求：1. 倉庫記賬員必須按公司要求，采用材料入庫明細表、材料出庫明細表、材料進銷存匯總表、成品入庫明細表、成品出庫明細表、成品進銷存匯總表及其他相關附表等完善材料及成品的賬務核算，分公司會計應根據倉庫的各明細賬，進銷存匯總表，對各貨物的總額進行核算。2. 所有賬表應按月份逐筆登記，明細要求應和各單據的信息一10、致，包括單據發生日期，發生內容，備注說明，單據編號等信息。所有信息應和單據核對清楚，保證原始數據的準確性，避免錯登，漏登或多登。3. 分公司倉庫每月末應對倉庫進行盤點，盤點表由倉管員填寫并簽字，交財務部會計復核，分公司負責人簽字確認。分公司會計必須客觀、仔細核對盤點實際庫存與賬面結存，如有不相符的，應及時查明原因，書寫盤點報告和差異明細表，經倉管、會計及分公司負責人簽字后，報總公司審查、批準后進行賬務處理。4. 盤點表是分析盤點差異原因、明確經濟責任和調整賬務記錄的原始憑證，制作一式三份，即倉管員、分公司會計各一份，另一份寄回總公司備案，以備查。固定資產和低值易耗品的管理第十八條 資產的定義：11、分公司的各項有形資產根據其價值大小、所用年限以及資產取得方式分為固定資產和低值易耗品。固定資產是指價格在兩千元以上且使用時間超過一年或價格在兩千元以下，但使用時間超過一年的交通工具、辦公用品、通訊設施等資產，包括利用分公司費用等購置的。低值易耗品指單位價值在兩千元以下或單位價值超過兩千元但使用時間不到一年的各種資產。第十九條 資產分類：不論固定資產還是低值易耗品，均按以下用途進行分類：1. 交通工具，指汽車，摩托車等代步工具。2. 通訊設施，指傳真機，電話機等通訊工具及設施。3. 辦公設施，指電腦、空調、打印機、復印機、照相機、攝像機、辦公家具等。4. 工具備件，指維修用工具、備件等。5. 生12、活設施，指用于員工日常生活的各種生活設施，如冰箱、微波爐等。6. 其他資產：不屬于以上幾類的其他類型的各種資產。第二十條 固定資產折舊的計提：1. 折舊方法：分公司的各類固定資產均按“ 平均年限法”計提固定資產折舊。2. 折舊年限：參照國家有關規定，結合公司的實際情況，規定公司資產的折舊年限為5年。3. 資產的變更：資產變更指固定資產的轉移，變賣，報廢等。所有分公司資產的轉移、變賣、報廢等必須報總公司批準后才能處置。費 用 的 管 理第二十一條 費用的定義：費用是公司進行市場推廣和經營過程中發生的總耗費，是總公司獲得最大收益的的總投入，是為加快實現銷售的根本保證。費用管理維系著公司的生存和發展13、，分公司負責人對費用支出的真實性、合理性負完全責任，會計人員對不真實、不合理的費用直支出直接履行絕對否決權。第二十二條 費用預算管理：為了確保分公司資金分布的合理性，提高公司資金使用效率，防止不合理資金的占用，提高公司各部門的監管能力，可以編制部門費用預算表，事先預算出各部門費用，以此作為分公司費用參考依據。1. 各部門負責人每月25日向財務部提供下月的部門費用預算表。可以是電子檔，財務部以此作為費用參考依據，并于每月30號召開當月各部門費用分析會，討論當月費用的使用情況，以便及時發現問題，更好的完善費用制度。2. 每月30日， 中山分公司向深圳總公司提交下月費用預算表。中山分公司向總公司提交14、費用預算后，總公司將以此作為分公司下月費用參考，安排資金計劃。同時，深圳總公司對中山分公司費用使用情況，每月做一次溝通討論，提高費用管理。費用預算表編制的內容(詳見費用預算表-樣表)第二十三條 分公司費用借支實行備用金管理制度。備用金權限標準第二十四條 備用金借支程序：1. 借支人填寫借支單，按規定權限審批后，交費用會計審核簽字，出納拿審核后的借支單支付款項，借支人需在借支單上簽字。2. 備用金進行實報實銷制，為了及時反映費用發生情況，借支人員每月報銷2次(每月15日和28日)，每月每位借支人員在財務部借款余額不能超過3000元(可根據實際情況做相應調整)，超過部分可從當月工資中扣除或及時提供15、費用報銷單據后方可再借支款項。3. 支付備用金后的借支單，由出納收好交由會計做賬務處理，報銷時由出納開具相應報銷金額收據，借支人員不能自留借支單，借支單不予退回，借支人以收據作為個人報銷憑據以備查。第二十五條 費用報銷類型：費用報銷按單據類型分為：日常費用報銷、差旅費報銷、實物報銷。報銷人員未分開報銷時，財務有權退回，不予辦理。1. 用報銷，使用費用報銷單，主要適用于日常經營管理期間產生的業務招待費，交通費，通訊費等其他相關費用2. 差旅費報銷，使用差旅費報銷單，主要適用于出差人員在出差期間發生的一切相關費用3. 實物報銷，使用費用報銷單，主要適用于購買生產，辦公用的材料、配件或設備等。報銷時16、提供倉庫入庫單及相關購貨單據(主要為發票，收據)4. 報銷單據都由報銷人自行粘貼并填寫完整，區別費用性質分類粘貼(如交通費，住宿費，通訊費，辦公費，招待費)，不能混合粘貼，便于歸類計算和整理。第二十六條 費用單據粘貼標準：1. 票據的粘貼范圍應以粘貼單的大小為界，不能超出粘貼單范圍進行粘貼，粘貼時應沿粘貼單的右界從右至左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據間留一定間隔距離，以保持單據表面平整，便于單據的裝訂存檔。2. 每筆費用的產生要寫明發生的原因、 具體時間、地點，產生費用涉及到除報銷人以外的人員時，需要同時注明相關人員的名字，費用產生能歸屬到項目的必須寫上完整的項目名稱，對于費用產生原因說明籠統，17、費用發生時間與發票不符的，不予報銷3. 費用報銷單的填寫一律不準涂改，尤其是費用金額，否則無效。第二十七條 審批權限:1. 申請備用金時,金額3000元以下的，由部門負責人及副總經理審批即可，申請金額在3000元以上的必須由總經理審批。2. 費用報銷時,報銷單據由部門負責人簽字審核， 確認無誤后交費用會計簽字審核，再給總經理審批,待手續都辦理完整后，出納開出相應報銷金額的收據給報銷人簽字，確認報銷。第二十八條 費用報銷標準，見費用報銷制度。對 賬 工 作 管 理第二十九條 財務對賬是檢查分公司會計核算正確信息正確與否的唯一有效方法，是避免公司資產免于侵占、流失的有力監控手段。分公司應建立財務人18、員與業務人員聯合對賬的工作制度。第三十條 出納(會計)對現金、銀行等貨幣資金做到日清月結，月末對現金進行盤點，核對賬賬，賬實是否相符，月末就銀行存款與各開戶銀行出具的對賬單進行核對，并對未達賬項進行調整。第三十一條 會計匯同業務人員不定期對客戶的匯款進行核對，加強客戶直接匯款總公司的跟蹤。第三十二條 會計和業務員每月與客戶核對一次銷貨往來賬，維護公司資產的安全和完整，把公司的壞賬損失降低到最低限度。第三十三條 每月月末，會計將分公司各明細賬與總公司相關賬目資料進行核對，使總公司與分公司做到賬賬相符，賬實相符，賬表相符。會 計 檔 案 管 理第三十四條 會計檔案時指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業務的重要史料和證據。會計檔案由會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他資料組成，其他資料包括客戶資料、產品銷售價格表、經濟合同、現金盤點表、存貨固定資產等結存類財產的實地盤點表等。第三十五條 分公司每年形成的會計檔案，應歸檔裝訂成冊。在會計月度終了后，由分公司保管滿六個月，期滿之后編造清單移交總公司財務部。附 則第三十六條 本管理制度是分公司財務人員處理日常會計業務的行為準則，本制度解釋權為總公司財務部。