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1、電力有限公司倉庫部門管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件編碼生 產 部管 理 制 度版次日期編 寫提 議批 準備注AXX.07XXXX電力有限公司倉 庫 管 理 制 度一、目的為了倉庫物資資產的安全性、完整性，為了使倉庫安全、優質、高效服務于生產發電，為了保證倉庫記錄與財務記錄、倉庫記錄與實物數量等有關記錄/文件的一致性和可靠性，以及為了定義、明確與之有關的概念、內部控制環節及流程，特擬定本管理制度。二、應用范圍本管理制度應用范圍限于納入倉庫管理的所有相關事宜；它正式適用于公司2#機組商業運行并完成竣工決算2、移交生產后，在此時間以前的期間內暫試執行。三、管理內容及分工倉庫管理主要包括：物資接收、驗收、計價管理，物資出入庫管理、物資保管、物資維護與保養、物資記錄對賬與實物盤點、物資報廢以及其他等。主要管理部門包括：生產部及其下轄單位工程部、運行部、倉庫、財務部、商務部等。主要執行人包括：專業工程師（含運行/維修）、專業主管、保管員、倉庫主管、電廠廠長（含副廠長），財務部會計、主管、經理，商務主管及經理等。管理部門（個人）主要職責如下表所示：部門職責涉及個人生產部倉庫接收物資，組織驗收及處理差異，物資出入庫及保管，維護與保養、記錄核對與實物盤點，出具月報倉庫主管及保管員生產部運行部/維護部配合倉庫驗收3、及差異處理、并提供備品備件的維護保養要求主管廠長及工程師生產部工程部配合倉庫驗收及差異處理主管廠長及工程師商務部配合物資接收及驗收差異的處理商務主管及經理財務部接收/審核發票，記錄倉庫交易并對賬，內審抽查倉庫記錄和實物會計及主管、經理四、相關定義及規則（一）倉庫及物資1、倉庫分類：按現有階段，倉庫分為備件庫、精密備件庫、工具勞保庫、危險品庫、露天庫等四個倉庫。2、納入倉庫管理的物資范圍：項目工程剩余物資、機組備品備件、除石灰石、燃煤、燃油外的生產耗材、維修耗材以及除辦公用品外的其他低值易耗品。3、物資分類：物資分類是按專業和用途劃分為7大類，65小類，具體如下表：序號物資分類定義及細分1機械14、緊固件；2非金屬（靜）密封；3金屬（靜）密封；4軸承；5過濾器；6泵；7泵備件；8風機、壓縮機；9軸、葉片及其它風機、壓縮機備件；10閥門；11閥門備件；12管道；13管道附件；13執行機構；14冷卻器；15柴油機及備件；16盤根；17線、彈簧及其他備件；19壓力容器；20皮帶2電氣1熔斷器；2短路器；3接觸器；4開關；5變壓器、互感器；6繼電器；7電池；8電氣元件；9燈泡及照明器材；11指示燈；12電動頭；13電機；14電纜電線；15接插件；16電加熱器；17電機備件；18電氣通用備件3儀表1電子元件；2電路板件；3顯示器、指示器；4計算機及其備件；5記錄儀及其附件；6控制部件；7傳感器、變5、送器；8非在線測試儀表；9化學分析及實驗儀器4工具1專用工具；2普通工具5材料1金屬材料；2非金屬材料；3小五金；4建筑材料；5電絕緣材料；6焊接材料6化學1化學試劑；2氣體；3潤滑劑；4粘接劑；5松動劑、去污劑；6樹脂；7綜合1安全防護品；2通訊器材；3消防器材；4綜合辦公用品倉庫通過物資分類來對物料進行分區存放和保管；4、物資財務屬性分類及規則:物資的財務屬性分為6大類、28小類，具體如下表：序號物資大類定義及細分1備品備件指用于設備技改/維修用的備品備件；它分為（1）備品：能夠單獨發揮作用的；高值備品：單位價值2萬元 （無論是否技改或維修用，均資本化）低值備品：單位價值2萬元（2）備件：6、不能夠單獨發揮作用的；2生產耗材指發電時直接消耗的材料，包括：（1）化學制劑；（2）潤滑油；（3）石灰石（不納入倉庫管理）；（4）其他油料；（5）鋼球（脫硫用）；（6）其他耗材。3工程材料指建筑或安裝過程耗用的工程性材料，包括：（1）黑色金屬；（2）建材；（3）木材；（4）有色金屬；4維護耗材指維護時需要用的消耗性材料，包括：（1）消防及危險品；（2）五金材料；（3）檢修用耗品（如棉紗頭）；（4）其他用品5工器具指維修用的工器具，包括：（1）普通工器具；（2）專用工器具；6低值易耗品指納入庫存管理的價值低，又不屬于上述其他類別的消耗性物品，包括：（1）辦公家具/用具；（2）生活家具/用具；（37、）通訊工具；（4）勞保用品；財務會計體系通過對庫存物資指定某個固定的財務屬性來建立Maximo系統與財務Sun系統兩者的關聯，即具有指定的財務屬性的庫存物資接收時自動記入相應的會計上的“庫存物資”科目，事先設置某種科目組合對應關系使得庫存物資在領用出庫時自動記入相應的會計上的成本費用科目。5、物資編碼規則：（二）物資成本計價物資按單項實際成本確認購入及發出成本。物資的購入成本以剔除可以抵扣的增值稅進項稅金（如有）后的不含稅成本計價。物資的發出成本以加權平均成本計價，平均計算公式為：（月初成本+本月購入成本-本月退供應商成本）/（月初數量+本月購入數量-本月退供應商數量）。商務部在采購時應從供應8、商稅務資格（一般納稅人或小模納稅人）、稅前售價比較，以及稅后售價比較等角度考慮，在相同條件下應要求供應商提供增值稅專用發票。倉庫在接收物資時，應考慮該項物資計價是否應包含稅金（一般從財務屬性及未來技改/維修耗用角度上看），財務部應及時提供指引或答疑。（三）待驗區指倉庫根據來貨情況及驗收進度為已收貨尚未驗收物資而劃出的專門存放區域。待驗區應有作特別標志注示。（四）物料退料存放區指倉庫根據驗收結果未合格但還沒有退給供應商而劃出的專門存放區域。退料存放區應有作特別標志注示。（五）物料差異存放區指倉庫根據驗收情況出現物資在數量、廠家、型號等與合同不符，但技術符合要求而化出專門存放區域。差異存放區應有作9、特別標志注示。五、管理程序1、收貨（票）商務采購主管接到供應商發貨通知后，應及時通知倉庫做好收貨準備；并催促供應商提交該批貨物的發票給財務部。倉庫接到收貨通知后，如果貨在南寧、防城、港口等需要出去提貨的，倉庫組將及時通知行政部，行政部將安排提貨車輛及人員配合倉庫提貨。貨到倉庫后，倉管員及時接貨，并根據收貨情況和驗收進度將已收貨未驗收物資安排完好擺放在待驗區。如供應商直接將所供物資發往車間（例如化學藥品等），倉庫亦應派員收貨。倉庫應在收貨后的三天內組織驗收完畢。財務部收到發票后，核對發票的基本格式（如開票名稱、賬號、稅務登記證，打印有無越出區域線等）是否正確后暫存發票待收到入庫單后再對入庫交易做10、會計記錄。2、驗收及退供應商倉庫應視待驗物資的具體情況組織實施驗收，如是否需要測試驗收，是否需要專業工程師參與驗收等。驗收時應核對合同與供應商的送貨單及實物是否相符。倉庫組織驗收結束時，如發現與合同定單不一致，倉庫應提供驗收差異報告，并反饋商務部、供應商，根據驗收差異報告結果作判斷是否將物資退回供應商。商務部應配合倉庫處理驗收差異，及時督促供應商執行重新供貨或其他方式。目前階段，驗收程序暫在Maximo系統外進行。驗收后入庫前退供應商不需要在Maximo中登記，直接退給供應商，視同尚未接收和入庫。倉庫組向財務申請1000元人民幣流動備用金，作為退貨時郵寄費用或提貨時可能發生的費用。3、入庫驗收11、結束后，倉庫應及時入庫，將物資從待驗區擺放至貨架上。在Maximo上線的同時，倉庫應及時在系統中作實施接收操作，并制作入庫單，打印簽字好以提交給賬務入賬。一般要求，每天早上應提交前一天所有入庫交易的入庫單和驗收報告單。財務收到入庫單和驗收報告單后，對應之前收到的發票并比較核對，看是否一致，然后再進行賬務處理。Maximo系統中財務需要檢查倉庫接收后傳至接口的數據，檢查無誤或經修改后點擊“已檢查”按鈕，接口數據即傳至SUN系統，然后，財務應及時到SUN系統核對接收信息是否正確，核對或經修訂無誤后保存會計憑證并打印出來與作為附件的發票、入庫單等支持憑證一起構成完整的一張會計憑證。財務收到入庫單和驗12、收報告單后，但當月月未及時取得供應商該批貨物發票的，亦應及時先就入庫單做賬務處理，并且將可以抵扣的進項稅金暫記入“待扣進項稅金”科目中，待實際取得發票并核對無誤后再將可以抵扣的進項稅金從“待扣進項稅金”科目轉入“應交稅金-應交增值稅-進項稅”科目。驗收入庫流程詳見附件物資驗收流程。4、保管及移動倉庫保管及移動應符合安全性、方便收發、整齊等原則。倉庫物資應按倉庫類別、貨架位置、重量不同、溫度/濕度要求、危險品特殊條件、批次等要求分別存放保管。每一項物資應建立標簽，標簽正面應有物資名稱、物資編碼、規格型號、結余數量、保管等級要求等信息，背面應登記該項物資的接收時間、質保期限等備忘信息。倉庫應就單類13、或單項存放物資建立維護保養計劃，并定期提出物資缺陷單，并協調組織專業工程師提出并實施保養行動。倉庫庫內外以及大門應符合安全要求，防火、防盜等不安全因素。為了保證安全生產、倉庫24小時保證有值班人員留守。倉庫大門鑰匙的管理遵循倉庫鑰匙管理規定。5、出庫及退庫每項物資出庫應有相應的領料單，維護專業領料必須有批準的工單。倉庫發料遵循先進先出的原則，即先到的貨先發出，后到的貨后發出。物資發放時，倉庫應及時在Maximo系統中作發放登記，并打印物資出庫單，經領用人及倉庫保管員簽字后，提交副本一份給財務部，一般要求，每天早上應提交前一天所有出庫交易的出庫單。財務部據以記錄物資發放交易。在Maximo系統中14、，財務人員檢查物資發放后傳輸至數據接口中的記錄，并檢查無誤或經修改后點擊“已檢查”按鈕，接口數據即傳至SUN系統，然后，財務應及時到SUN系統核對接收信息是否正確，核對或經修訂無誤后保存會計憑證并打印出來與作為附件的出庫單等支持憑證一起構成完整的一張會計憑證。物資出庫程序詳見附件物資領料流程。6、結余及對賬每月月末，倉庫應結清月初庫存物資以及當月收發存庫存物資，結清內容包括每項（及按財務屬性分的每類）庫存物資的數量及單位成本、總成本，并出具收發結存報表。收發結存報表倉庫應于每月1號下班前打印簽字后提交一份給財務部。倉庫應定期對賬。倉庫數據每月月末應與財務保持金額的相等、倉庫記錄的數量應保持與實15、物數量一致。對賬如出現差異應及時查清原因，并及時提交處理報告，經批準后，倉庫及財務方做相應的記錄處理。7、盤點倉庫應定期對庫存物資實施盤點。至少應每年盤點一次。盤點可按重要性原則做出盤點計劃，但每次盤點應保持抽盤物資占總物資權重不能低于70%。盤點結束，倉庫應編制盤點報告，報告盤點結果，并按程序呈有關部門（領導）審批。獲得批準后，倉庫應提交正式的盤點報告一份給財務。財務據此檢查倉庫作出的庫存調整，并作相應的記錄。8、報廢倉庫在日常保管或定期盤點時，若發現物資有缺陷并經專業維修人員鑒定不能再維修的，倉庫人員應及時提出報廢申請，并經有關部門（領導）審核同意后，將報廢物資存放于專門的待報廢物資區域，16、按國家有關廢舊物資管理辦法做變賣或其他方式處理。財務人員收到報廢申請，據此檢查倉庫作出的庫存調整，并作相應的記錄。六、附則本制度的解釋權歸生產管理部及其倉庫部門。附錄：1、危險品庫管理規定2、倉庫鑰匙管理規定3、物資驗收報告4、物資驗收流程5、物資領料流程6、物資盤點流程7、物資報廢流程8、物資退料流程9、物資保養流程10、物資驗收差異報告危險品庫管理規定1、 化學品MSDS必須懸掛在現場（MSDS是化學品生產供應企業向用戶提供基本危害信息的工具（包括運輸、操作處置、儲存和應急行動等）；2、 危險品庫必須設置應急物資（對照MSDS放置）；3、 化學危險品標簽必須標識清晰完整的化學品名，批次，到17、貨日期，并且驗收時物料的剩余壽期滿足大于全部壽期70%；4、 評價危險品等級；5、 危險品庫存必須有足夠的通風換氣設施；6、 不同化學性質的物品嚴禁混存；7、 配備足夠的消防和報警設施（根據危險品的特性放置相應的滅火器，消防栓）；8、 配備必要的防護設施和用品；9、 設立安全指示標志；10、 定期檢查危險品儲存狀況；11、 危險品廢品處理必須符合國家環保要求；12、 對庫管員培訓危險品知識。13、 進入危險品庫時穿上合適的防護用品；14、 危險品庫嚴禁煙火。倉庫鑰匙管理規定1、 除生產部廠長、運行值長外嚴禁非倉庫管理員使用或擁有倉庫鑰匙；2、 領用倉庫鑰匙必須填寫倉庫鑰匙發放登記單；3、 倉庫18、鑰匙集中控制，只有當班倉庫管理員才能領用鑰匙；4、 倉庫應急鑰匙分放兩處：生產部廠長處和運行值長處。 倉庫鑰匙發放登記單倉庫門位置發放人領用人發放日期歸還日期倉庫物資驗收報告驗收類型： （類型“R”由倉庫檢驗；類型“C”需專業組參與驗收；類型“S”需專門技術檢驗)供應商：箱號：到貨日期：訂單號批次：采購員：接收人：保養方式項數：是否提供質量文件并可跟蹤？是 否 數量與發貨單/訂單是否相符？是 否 對壽期物品是否提供壽期信息？是 否 規格型號質量是否與定單相符？是 否 驗收記錄（由倉庫填寫）：物資驗收差異單控制有文件差異？是 否 是否已經關閉文件？是 否 關閉日期：有數量/質量差異？是 否 是否19、關閉質量/數量文件？是 否 關閉日期：庫存物資驗收清單：（如需，可附合同清單）庫存編碼物料名稱物料描述驗收數量驗收人簽字倉庫管理員：專業組：日期：驗收報告單號：物資驗收流程供應商反饋供應商發貨通知 / 提供單分批發貨/分批開具發票；倉庫（生產部）入庫驗收差異報告驗收收貨待驗 （是否需要工程師參與/或測試） 否/N 是/Y存檔 驗收報告/入庫單是否需要測試，或工程師參與驗收；是否與合同相符；及時提交財務紙質入庫單、驗收報告相關文件；相關文件存檔保管期為兩年專業組（生產部）測試或者參與 根據需要進行測試驗收或專業參與驗收；商務部處理差異發票差異 處理驗收差異報告，反饋供應商，供應檔案記錄；財務部接20、收發票接收入庫單審核 / 賬務處理 審核入庫單與發票/與合同是否一致，及時記錄交易；物資領料流程專業工程師（生產部）工單/領料單提出物資需求 提前計劃并提出物資需求專業主管（生產部）審核 審核提出需求的合理性；主管廠長（生產部）重大審核 重點審核？倉庫（生產部） 物資領用出庫單存檔發料安排發料 協調/反饋庫存量，安排發料，檢查非庫存物資（即領出庫未使用物資），相關文件存檔兩年。財務部財務記錄交易接收出庫單 接收出庫單，記錄交易（資本化/費用化等）；物資盤點流程財務部提出盤點申請接收盤點報告接收盤點結果 財務根據要求，提出盤點申請和日期，并派專人對盤點進行監督。倉庫（生產部）編寫盤點計劃劃調整庫21、存整理盤點結果存 檔整理盤點報告 倉庫根據申請，凍結倉庫活動，組織盤點，并把盤點結果報給財務，財務把盤點結果報上級審批，倉庫根據審批的盤點結果編寫盤點報告上交財務，出現盤點盈虧，經財務同意后，調整庫存。上級主管部門審批盤點結果 上級主管審核/提交意見物資報廢流程倉庫（生產部）庫存調整檢查結果/提出報廢定期組織檢查存檔報 廢 擇物資重要性（有無質量有效期、金額權重等）分批、定期（？）組織檢查，及時清理報廢；同時做出相應的庫存調整專業工程師（生產部）審核 專業工程師給出報廢意見；專業主管（生產部）審核并提出意見 專業主管審核/提交意見；主管廠長（生產部）審批 主管廠長批準；財務部調整記錄出售記錄報22、廢記錄 財務記錄報廢，注銷資產；及時記錄庫存調整商務部出售處理商務以招標方式，讓有資質的處理商收購廢料，并把處理結果上報財務。物資退料流程專業組（生產部）提出退料申請有/無出庫單退料 退料有兩種，一種為有工單領料多出物資退庫，一種為無工單的拆裝檢修設備多出部件或大修、技改工程結束時剩余物資退庫。專業主管或工程師（生產部）審核 專業主管或工程師審核物資可用意見；倉庫組（生產部）審核有無出庫單 備件庫/退庫單帳外料庫/物資清單無 有 倉庫組審核是否是有無出庫單退庫，無出庫單的拆裝設備多出部件或大修、技改工程剩余物資退庫的入帳外料庫，反之入備件庫。并把交易記錄的退料物資清單或退庫單交財務部。財務部退23、料記錄 接收物料物資清單或退庫單，及時記錄交易物資保養流程倉庫（生產部）根據備件保養要求/工程師要求非定期維護保養處理 倉庫組根據備件情況，確定備件非定期維護項目（如防潮、防銹），所用的除銹、防銹化學品須經化學環保處審核確認，并包裝完好，標認、識清楚。專業工程師（生產部）提出保養方法 專業工程師給出備件保養建議和方法；物資驗收差異報告定單號： 編號物資編碼批號物資名稱差異數量差異類型最終處理辦法后期跟蹤事項差異原因備注1234567報表日期： 驗收申請日期：評估日期：評估參加部門（參加人）簽字：物 資 差 異 清 單到貨批次： 差異號： 訂單號： 到貨日期：供貨商物資編碼物資名稱/型號數 量單位差異類型差異描述貨單號差異數量倉庫組驗收人簽名：日期：專業組驗收人簽名：日期：