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1、百貨商場經營發展商品租賃及廣告合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 版本/修改次第更改頁次/章節編制審 核批 準生效日期合同管理規定1. 目的為規范合同管理，避免合同疏漏，控制合同風險，維護公司的合法權益。2. 適用范圍 適用于公司及其授權人員對外簽訂和履行的常規性經營合同、合同附件、協議、補充協議等。3. 定義六證：指廠家營業執照復印件、稅務登記復印件、（當批次）商品檢驗合格證復印件、商標注冊證復印件、品牌授權書原件、簽約人身份證復印件。合同面積審核小組成員：招商經理、營運主管和財務部會計組成。4. 職責42、.1. 招商部負責與商鋪業主之間合同意向的簽訂、變更、續約與終止的談判、審批手續的辦理、對所引進品牌證件（六證）的收取、審核。4.2. 財務部負責合同相關費用收取和軟件中合同、合同文本資料管理、預警和終止，合同審批流程管理。4.3. 營運部負責協助現場實地面積審核。5. 程序5.1 格式合同文本的分類及適用范圍：5.1.1 正式合同：5.1.1.1 商鋪租賃合同：適用于廣場主力店、專業店等大型獨立項目的簽約，一式三份，即財務部、商戶、工商所各一份。5.1.2 臨時性合同：5.1.2.1 臨時經營租賃協議：適用于廣場公共區域短期商品促銷商戶的簽約，一式兩份，即財務部、商戶各一份。5.1.3 其他3、經營性合同：5.1.3.1 廣告位出租協議：適用于廣場廣告位出租的簽約，一式兩份，即財務部、商戶各一份。5.1.3.2 公共場地推廣協議：適用于外廣場場地出租的簽約，一式兩份，即財務部、商戶各一份。5.2 合同的談判：5.2.1 招商經理根據公司合同文本內容與供應商進行談判。達成合作意向后，與供 應商簽訂合同申報表（參見附件A），并收取、審核所引進品牌的六證。5.2.2 招商專員提報品牌預審表（參見附件B）及合同申報表，后附審核合格后的六證、店鋪位置圖、品牌明細等附件，按審批流程報公司審批（參見采購管理制度）后，傳合同管理專員處。（具體內容見采購管理規定5.3 合同的起草： 招商經理根據公司常4、用合同類型起草并印制各類經法律顧問審核確定的標準格式的經營性合同文本。對外簽訂合同，原則上要使用公司統一標準的格式合同文本。5.3.1 對無法使用本公司統一標準的格式合同文本的合同，應參照公司格式合同文本格式另行起草并按合同文本審核程序審核（參見附件C）。特殊情況需使用對方提供合同文本的，必須經經營管理中心副總經理、總經理批準，由公司行政物業中心法務人員或合同審批人審核同意后方可使用，并按相關程序審核。5.3.2 格式合同原則上只能填空，不得以手寫方式增加條款或做修改，如有必要增加條款或修改的要加蓋印章證明。主合同簽訂后需增添或修改內容應起草合同補充文本或補充協議，并按主合同審批流程審批。5.5、3.3 正式合同（格式合同文本）的起草：5.3.3.1 財務部對招商所提報的合同申報表及品牌六證進行復核。5.3.3.1.1 合同申報表復核內容包括：A、 所提報品牌名稱文字書寫與所提供商標注冊是否相同；B、 確認條件中租金計算是否正確；C、 約定分次交付租金之和是否與合計欄中相等；D、 經營位置（圖）與合作期限是否明確；E、 是否有商戶確認簽字；F、 相關費用是否交納齊全。5.3.3.1.2 品牌六證復核內容包括：A、 各層級代理證明是否齊全；B、 營業執照中名稱與稅務登記中納稅人名稱是否相同；C、 授權書所蓋印章是否與所提供廠家營業執照名稱相符；D、 授權書中授權人必須與合同簽訂乙方名稱相6、同；E、 商標注冊中文字注冊與圖形注冊是否齊全；5.3.3.2 財務部在接到招商經理轉到的合同申報表后兩個工作日內，依據合同申報表條款及選擇格式合同文本類型后通知招商經理進行填寫。5.3.3.2.1 填寫格式合同文本時的注意事項：A、 合同文本不得涂改；B、 加入特殊條款時，需另行起草合同補充協議（參見附件D）附于合同文本后；5.3.4 臨時性合同或其他經營性合同的起草：5.3.4.1 依據公司合同文本，根據公司要求以及與商戶約定的經營條款，起草臨時性合同或其他經營性合同。5.3.4.2 由招商經理填寫格式臨時合同文本，參照中的規定。5.4 合同的簽訂：5.4.1 百貨品牌店的合同簽訂：財務部7、在合同文本起草后兩個工作日內通知招商經理約商戶簽定合同，合同文本由對方先簽字蓋章后，按審批流程（參見附件F）報公司審批。5.4.2 獨立項目及主力店的合同簽訂：財務部在合同文本起草后兩個工作日內通知招商經理約商戶簽訂合同，合同文本由對方先簽字蓋章后，按審批流程（參見附件F）報公司審批。如有特殊情況，該合同的起草與簽訂可與合同申報表的簽訂同時進行。5.4.3 他方提供的合同簽訂：招商經理在合同文本定稿后一個工作日內按公司審批流程報批并根據對方合同的內容填寫合同申報表，并將審批后的合同與合同申報表轉交財務部。5.4.4 臨時性合同的簽訂：由招商經理簽訂，并按公司審批流程審批后轉財務部。5.4.5 8、簽訂時的注意事項：A、合同簽約人為個人的，需本人在乙方欄簽字確認，并在簽名處加蓋手印，地址欄填寫詳細家庭住址，電話欄填寫手機電話及固定電話，傳真欄如無傳真號碼需填寫固定電話號碼。B、合同簽約人為公司的，需在乙方處加蓋公司合同專用章，并填寫法定代表和授權代表名字，地址欄填寫公司地址，電話欄填寫手機電話與固定電話，傳真欄內填寫傳真。C、不得涂改，字跡工整。5.5 合同蓋章： 合同在公司審批后，加蓋公司合同專用章。5.5.2 無公司簽署人簽字、未經填寫具體內容的空白合同不得先行加蓋公章。5.6 合同的鑒證： 租賃合同需到當地工商部門鑒證，并留存工商部門一份。5.7 合同的履行： 合同必須經雙方正式簽9、署蓋章后方可履行，有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，各組成部分由接收人于第一時間處理業務完成后轉至財務部，并由財務部專人及時整理、妥善保管。5.7.2 合同履行過程實行軟件管理。5.7.3 合同面積的審核：5.7.3.1 合同面積審核小組于專柜開業后3個工作日內對專柜面積進行測量，并對測量結果進行確認后，在合同審核表（面積確認單）（參見附錄G）中簽字確認。5.7.3.2 商戶對專柜面積提出異議的，需提報書面申請，經公司審批后，合同審核小組予以重新測量。5.7.3.3 合同面積的變更：5.7.3.3.1 固定租金專柜測量結果與簽約面積相差1平方米以上的，予以變更10、。5.7.3.3.2 變更流程詳見5.9。5.8 合同錄入5.8.1 招商經理在接到審批交費后的合同申報表、臨時經營合作協議及其它經營性協議，在一個工作日內根據合同申報表、臨時經營合作協議及其它經營性協議中的條款在軟件中錄入合同，經財務部審核后在軟件中生效。5.9 合同的變更：5.9.1 合同的變更項目包括商戶名稱的變更、經營合作條件的變更、經營品牌的變更和帳號的變更等。5.9.2 合同變更收費標準及具體規定詳見合同變更收費標準匯總表（參見附錄I）5.9.3 合作方式、商戶名稱的變更：5.9.3.1 財務部接到招商經理傳至的已審批交費的合同變更審批表（參見附錄J）后的1個工作日內，依據合同變更11、審批表條款填寫新格式合同文本后，簽訂新合同文本。具體操作參見本制度5.4、5.5程序。5.9.3.2 財務部同時將原合同文本收回并作廢。5.9.4 經營合作條件及經營品牌的變更：5.9.4.1 財務部接到招商經理傳至的已審批交費的合同變更審批表后1個工作日內，依據合同變更審批表條款起草合同補充協議，簽訂流程參見5.4、5.5程序。5.9.4.2 招商經理在軟件中做合同變更。5.9.5 帳號的變更：5.9.5.1 招商經理接到已審批交費的合同變更審批表后的1個工作日內，在軟件中錄入供應商新帳號。5.9.6 招商經理將新簽訂的經營合作合同文本及合同補充協議傳至財務部、當地工商管理部門等相關部門。512、.9.7 臨時經營合作協議中的商戶名稱與經營品牌不予變更。5.10 合同的續約：5.10.1 廣場正式或臨時經營合作合同續約的具體操作參見本制度程序5.2至5.8程序。5.11 合同的終止：5.11.1 由招商經理填寫撤柜審批單及撤柜確認單，并按專柜撤場管理規定予以審批后，將撤柜確認單傳至財務部，財務部依據撤柜確認單所標注撤場日期在財務結算日前終止軟件合同，同時將合同文本作廢。5.12 合同日常管理：5.12.1 合同的保管：5.12.1.1 財務部負責廣場內所有經營合作合同的原件或復印件及空白格式合同文本的管理。涉及重要經營合作合同原件轉交公司財務部檔案室保存。5.12.1.2 合同申報表、13、合同變更審批表、合同補充協議、專柜相關證件、有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同組成部分，與合同一同保管。5.12.1.3 合同檔案均制作合同封面，注明合同檔案明細，并按合同編號進行排序、存檔。5.12.2 合同的借閱與查詢：5.12.2.1 借閱權限：招商經理以上人員可借閱所負責樓層的經營合作合同，各副總級以上人員可借閱公司經營合作合同。5.12.2.2 借閱人員填寫合同借閱登記表（參見附錄K）注明借閱用途及歸還日期，經借閱部門經理、副總和總經理簽字確認后，方可進行查閱。5.12.2.3 借閱人必須在財務部進行查閱，不得帶走查詢，如有特殊原因和特殊借閱要求需另行說明，并按14、照借閱限期歸還。5.12.2.4 公司總經理借閱統一由行政物業中心文員負責辦理借閱手續。5.12.3 合同的交接：5.12.3.1 合同的交接須嚴格辦理交接手續，經雙方當事人確認無誤后在合同交接明細表中簽字。合同交接過程需要行政經理監督交接。5.13 合同的預警：5.13.1 合同預警工作由財務部負責，將合同執行過程中異常情況、合同期限等情況及時知會招商部與營運部相關負責人。 6、 記錄合同申報表由財務部保存至專柜離場后一年。合同變更審批表由財務部保存至專柜離場后一年。合同審核表由財務部保存至專柜離場后一年撤柜審批單由財務部保存至專柜離場后一年。撤柜確認單由財務部存至專柜離場后一年。合同借閱登15、記表由行政部保存半年。 7、 相關文件 采購管理制度 專柜進場裝修流程 專柜撤場管理規定 8. 附錄附錄A： 合同文本審核程序（略）附錄 B： 合同補充協議附錄C： 經營品牌明細表 附錄D： 合同審批流程（略）附錄E： 合同錄入流程（略）附錄F： 合同申報表 （略） 附錄G： 品牌預審表（略） 附錄H： 合同審核表（略）附錄I： 合同變更收費標準匯總表（略）附錄J： 合同變更審批表（略）附錄K： 合同借閱登記表（略） 附錄L： 面積確認單 附錄B：合同補充協議甲方：佳木斯嘉家購物廣場有限公司。乙方： 經甲乙雙方協商現將原簽訂合同相關內容作以下變更和補充:一、本補充協議自 年 月 日起生效執行。16、二、具體變更內容如下：三、補充協議涉及內容以變更協議為準，其他內容以原合同為準。四、本補充協議與原合同同時使用，且與原合同終止時間相同，經雙方確認簽字后生效，與原合同具有同等法律效力。甲方：佳木斯嘉家購物廣場法定代表： 授權代表： 地址： 電話： 傳真： 年 月 日乙方： 法定代表： 授權代表： 地址： 電話： 傳真： 年 月 日附錄C：經營品牌明細甲方：佳木斯嘉家購物廣場。乙方： 經甲乙雙方協商現將經營品牌明確如下：一、品牌經營期限自 年 月 日至 年 月 日止生效執行。二、具體經營品牌明細如下：業務或范圍 商品品牌四、本經營品牌明細與原合同同時使用，且與原合同終止時間相同，經雙方確認簽字后生效，與原合同具有同等法律效力。甲方：佳木斯嘉家購物廣場法定代表： 授權代表： 地址： 電話： 傳真： 年 月 日乙方： 法定代表： 授權代表： 地址： 電話： 傳真： 年 月 日附錄L： 編號：JJGWGC-BR-003面積確認單現場審查日期： 年 月 日 專柜合同號：專柜品牌：區域：樓層：原面積：現場面積測量情況：長： 米，寬： 米，合計： 平方米。圖形：專柜確認人簽字：合同審核小組簽字招商經理營運負責人財務部副總