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1、高爾夫公司行政倉庫及商品盤點管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 高爾夫有限公司倉 庫 管 理 制 度 框 架倉庫管理制度部門倉庫管理制度表 單 樣 本表單傳遞流程操 作 流 程管 理 制 度1、目錄一、 倉庫管理制度1、 目的2、 采購入庫管理3、 領(lǐng)用出庫管理4、 物資借用管理5、 更換、退貨和返修管理6、 庫存管理7、 倉庫日常管理8、 庫存商品盤點管理9、 庫區(qū)現(xiàn)場管理二、流 程1、采購入庫流程2、領(lǐng)用出庫流程3、直撥流程三、表 單1、采購申請表2、補庫清單3、采購入庫單4、領(lǐng)用出庫單5、直撥單四 、部門2、倉庫管理職責(zé)一、倉庫管理制度1、目的1.1為了加強庫存物品及在借物品管理、明確物品進(jìn)、出庫手續(xù)及流程，提高公司資金、物品使用率，保證倉庫安全，特制定本制度，要求公司各部門遵照執(zhí)行。1.2制度中所指的物品是指各部門因工作所需而儲存的各種成品材料。1.3工作日提前十分鐘到崗，巡視倉庫，檢查倉庫周圍環(huán)境是否存在火災(zāi)隱患，若有異常，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并及時排除隱患。2、采購入庫管理2.1物品采購主要分為日常備貨采購和使用部門要求緊急采購兩類。2.1.1 日常備貨采購指行政部倉庫根據(jù)物品庫存和各部門申領(lǐng)計劃主動備貨，補庫清單由倉庫每月10日前下，由部門負(fù)責(zé)人審核無誤后傳給倉庫一份做備檔；傳一份給采購3、部門執(zhí)行。2.1.3 為了降低緊急采購頻率和采購成本，每月5號前各部門必須把次月的申領(lǐng)計劃表發(fā)給倉庫統(tǒng)計，以便倉庫做補庫計劃，超過5號沒有把申領(lǐng)計劃表交給倉庫的部門，本月不得申領(lǐng)物品。2.1.4倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補庫清單清點采購送來物品實物數(shù)量，進(jìn)行外觀驗收，同時要關(guān)注商品的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與補庫清單一致；如果是部門專用物品，應(yīng)及時通知使用部門一起驗收，經(jīng)使用部門驗收合格倉庫方可收貨入庫，否則拒絕入庫。2.1.5倉庫將實物清點入庫后，應(yīng)在實物庫位上貼上物品名稱，對于保質(zhì)期比較短的物品（煙酒飲料、食品等）還要檢查生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，在錄入管家婆系統(tǒng)時設(shè)置到期日期，以便每月月初核4、查，在保質(zhì)期之內(nèi)督促使用部門領(lǐng)用。2.1.6倉庫根據(jù)核對無誤的送貨單關(guān)聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單由采購、倉庫簽字確認(rèn)，入庫單為一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫，一聯(lián)采購部，一聯(lián)財務(wù)。2.1.7倉庫負(fù)責(zé)編制、打印、報送進(jìn)出存周、月報表。2.1.8禁止虛開無實物的入庫單。2.2緊急采購物品是指使用部門由于遇到突發(fā)情況需要使用而倉庫沒有備貨的物品。2.2.1申購部門必須提前一周把申購表發(fā)給倉庫和采購部門，倉庫收到申購表后在一周之內(nèi)完成詢價工作并把詢價資料發(fā)給使用部門。2.2.2采購把物料送到公司后，必須通知倉庫和使用部門一起驗收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、品質(zhì)）進(jìn)行驗貨，達(dá)到要求的告知倉5、庫人員收貨入庫，然后倉庫直接開直撥單，采購、使用部門和倉庫簽字確認(rèn)有效。物品達(dá)不到使用部門使用要求的，倉庫拒絕收貨。附件：采購入庫流程、補庫清單傳遞流程、入庫單傳遞流程3、 領(lǐng)用出庫管理3.1常用物品領(lǐng)用3.1.1憑領(lǐng)料單領(lǐng)用物品，領(lǐng)料單有部門負(fù)責(zé)人和主管副總簽字方有效。3.1.2各部門需做常用物品統(tǒng)計，遇到節(jié)假日提前三天把領(lǐng)料單填寫完畢，留給走流程時候一個充足的緩沖時間。3.1.3倉庫根據(jù)有效的領(lǐng)料單明細(xì)（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）備貨出庫，倉庫簽字確認(rèn)后領(lǐng)料流程完成，領(lǐng)料單為一式三聯(lián)，第一、二聯(lián)由倉庫保管，第三聯(lián)由領(lǐng)用部門留底備查。3.2 急用物品領(lǐng)料管理3.2.1各部門遇到突發(fā)事件需要緊急采6、購物料的，物料送到公司后，采購必須通知倉庫和使用部門一起驗收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、品質(zhì)）進(jìn)行驗貨，達(dá)到要求的告知倉庫人員收貨，然后倉庫直接開直撥單，采購、使用部門和倉庫簽字確認(rèn)，急用物品領(lǐng)用流程完畢。物品達(dá)不到使用部門使用要求的，倉庫拒絕收貨。3.2.2各部門遇到突發(fā)事件需要從倉庫領(lǐng)取物料的，領(lǐng)出人可以先在領(lǐng)出登記本做領(lǐng)出登記，然后三天之內(nèi)把領(lǐng)領(lǐng)單補齊，過了三天沒有把領(lǐng)料單補齊的，倉庫上報行政部，由行政部對責(zé)任人處以三級處罰。3.3.3周末或節(jié)假日各部門遇到突發(fā)事件需要領(lǐng)取物料的，領(lǐng)出人去找值班經(jīng)理，由值班經(jīng)理去保衛(wèi)室領(lǐng)取倉庫鑰匙且打電話告知倉庫人員方可進(jìn)去倉庫7、領(lǐng)取物料，且在領(lǐng)出登記本上做好登記，三天之內(nèi)補齊領(lǐng)料單。以收假日期開始計時過了三天沒有把領(lǐng)料單補齊的，倉庫上報行政部，由行政部對責(zé)任人處以三級處罰。3.2.4對于違反此制度的部門或領(lǐng)出人行政處理標(biāo)準(zhǔn)：補領(lǐng)料單時間超過3-5天處三級罰單；超過5-10天處二級罰單；超過10天處一級罰單附件：3.3工程材料領(lǐng)用3.3.1由于工程部工作的特殊性，每天頻繁領(lǐng)出工程材料，本著不影響工程部每天的正常工作，工程部領(lǐng)用工程材料時由倉庫在工程材料領(lǐng)用登記本上做登記，領(lǐng)出人簽字確認(rèn)。每周五由倉庫按登記記錄統(tǒng)一開一張出庫單，由領(lǐng)用人、工程部負(fù)責(zé)人、主管副總、倉庫簽字確認(rèn)，工程部每周的工程材料領(lǐng)用流程完畢。3.3.2工8、程部領(lǐng)用的辦公用品統(tǒng)一由草坪工程部文員填寫領(lǐng)料單領(lǐng)取。3.4鞋服領(lǐng)用3.4.1各部門員工領(lǐng)用工服需所在部門申請，經(jīng)行政部同意且統(tǒng)一填寫領(lǐng)料單領(lǐng)取發(fā)放。3.4.2新員工轉(zhuǎn)正后經(jīng)部門申請，行政部同意，主管副總簽字同意才允許到倉庫領(lǐng)取新工服。3.4.3方了便統(tǒng)計，服裝的領(lǐng)取單必須單獨填寫，不得與其他物料領(lǐng)取單混在一起，尺碼、領(lǐng)用人名字必須填寫清楚，沒有備注領(lǐng)用人，倉庫拒絕領(lǐng)取。4、倉庫日常管理4.1、每月月底整理一次倉庫，主要防止物品過期和受潮、受損。若發(fā)現(xiàn)物料有發(fā)生質(zhì)變的（如過期、受潮、生銹、或損壞等），應(yīng)及時的用書面的形式向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.2、倉庫物品盡量按類別堆放在同一個區(qū)域，并編好庫位貼上9、標(biāo)簽。4.3、倉庫管理員要對庫存物資進(jìn)行定期和不定期清查，確定各種物資的實際庫存量，并與電腦中記錄的結(jié)存量核對，保證賬實相符。根據(jù)盤點結(jié)果，對低于備庫量的物資及時填寫申購單，進(jìn)行補貨。庫存物資清查盤點中若發(fā)現(xiàn)有賬實不符的情況時，應(yīng)及時查明原因，并以書面形式向部門負(fù)責(zé)人報告。4.4對于煙酒、飲料、食品、日化用品等有嚴(yán)格保質(zhì)期的物品要嚴(yán)格按照先進(jìn)先出的原則出庫，在保質(zhì)期內(nèi)督促使用部門領(lǐng)出庫。4.5年中和年終倉庫應(yīng)協(xié)同財務(wù)部對公司庫存商品進(jìn)行全面盤點，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，提請部門處理。4.6盤點過程中應(yīng)對殘次冷背庫存商品做標(biāo)簽，并隔離擺放。4.7庫管員要做好防火、防潮10、防盜工作，對庫存商品的安全負(fù)責(zé)，否則承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5、營業(yè)點報表管理5.1、根據(jù)店鋪送來的收貨單明細(xì)及時在遠(yuǎn)古系統(tǒng)錄入入庫單。5.2、根據(jù)店鋪送來的退貨明細(xì)及時在遠(yuǎn)古系統(tǒng)錄入退貨單。5.3、每月25號對球具店、紅酒店進(jìn)行實物監(jiān)盤或抽盤，以盤點表記錄實物盤點結(jié)果，并與倉庫開出的轉(zhuǎn)貨單及銷售報表，查看結(jié)余商品數(shù)量與實盤數(shù)量是否帳實相符，若有不符，應(yīng)協(xié)助店員及時查明原因。5.4、每月月底核對營業(yè)點進(jìn)銷存報表，在次月1日12點前交給財務(wù)復(fù)核。 二、流 程流程圖符號提示 1、 業(yè) 務(wù) 流 程 2、 票 據(jù) 流 程3、 業(yè)務(wù)或操作員4、 表 單 帳 務(wù) 處 理 5、 一、 采購入庫流程1、 常用物品采11、購入庫流程各部門制定領(lǐng)用計劃倉庫：統(tǒng)計各部門領(lǐng)用計劃和倉庫庫存 行政部負(fù)責(zé)人：根據(jù)補庫清單發(fā)出采購指令 采購部：根據(jù)采購清單進(jìn)行采購供貨商 N 發(fā) 采購發(fā)票 貨倉庫、使用部門：清點實物，進(jìn)行外觀驗收審核是否與采購清單相符（Y/N） Y 倉庫：關(guān)聯(lián)生成入庫單（一式三聯(lián)）財務(wù)部 2、緊急采購物品入庫流程（直撥流程）供貨商采購部使用部門：制定申購單 詢價表 詢價 確定供應(yīng)商 采購 詢 詢 N 詢 送 價 價 價 貨 倉庫：是否達(dá)到使用部門要求（Y/N） 資 表 詢價 資 發(fā) 料 料 票 Y關(guān)聯(lián)生成直撥單 部門領(lǐng)出使用財務(wù)部二、 領(lǐng)用出庫流程1、物品領(lǐng)用出庫流程主管副總簽字倉庫備貨使用部門：領(lǐng)料單部門12、負(fù)責(zé)人簽字 三天內(nèi)補單 緊急領(lǐng)用/工程材料領(lǐng)用領(lǐng)用登記本登記 倉庫簽字出貨/領(lǐng)出人簽字 出貨 出貨錄入管理系統(tǒng)三、表 單采購申請表申購部門： 申購日期：物品名稱品牌規(guī)格型號技術(shù)/性能要求單位數(shù)量到位時間表-1 補庫清單 年 月 日編號商品編號商 品 名 稱單位數(shù)量單價現(xiàn)有庫存數(shù)量現(xiàn)有庫存金額補庫數(shù)量補庫金額合計表-2采購入庫單收貨倉庫： 錄入日期： 單據(jù)編號：物品類別： 供貨單位：摘 要：編號商品全名規(guī)格型號單位數(shù)量金額備注合計大寫：采購： 倉庫： 打印日期： 表-3領(lǐng)料單發(fā)貨倉庫： 錄單日期： 單據(jù)編號：領(lǐng)料部門： 摘 要：商品編號商品全名規(guī)格型號單位數(shù)量金額備注制單人： 倉管： 打印日期：13、領(lǐng)出人: 使用部門負(fù)責(zé)人： 主管副總： 表-4直撥單錄單日期： 單號：摘要： 發(fā)票號碼：供貨商領(lǐng)用部門物品編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價小計備注采購： 使用部門： 倉庫驗收： 制單：表-5四、倉庫管理部門責(zé)職一、各部門（文員或指定專人）1、 各部門文員（或指定專人）要規(guī)范填寫申購單，申購單上必須填寫商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求等，如果有指定品牌務(wù)必填寫品牌名稱。2、 各部門文員（或指定專人）每月5日前務(wù)必統(tǒng)計好本部門次月的申領(lǐng)物品，并把明細(xì)發(fā)給倉庫統(tǒng)計。3、 各部門文員（或指定專人）務(wù)必提前把領(lǐng)料程序走完，以減少緊急領(lǐng)用頻率。4、 各部門文員（或指定專人）務(wù)必保管好領(lǐng)料單第三聯(lián)，以備核查。二、14、倉庫1、 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補庫單辦理物資入庫手續(xù)。入庫時倉庫負(fù)責(zé)清點實物數(shù)量，進(jìn)行外觀驗收，同時要關(guān)注商品的價格、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與訂單一致。貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕入庫。2、 根據(jù)核對無誤的送貨單關(guān)聯(lián)生成入庫單，并打印。3、 每日及時配對紅字采購預(yù)算清單和紅字入庫單，與退貨列表核對無誤后一并報送業(yè)務(wù)會計。4、 編制、打印、報送入庫周、月報表。5、 做好日常、定期、不定期的庫存商品盤點工作。6、 呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴(yán)格隔離，并做好醒目標(biāo)識，并由倉庫協(xié)同使用部門及時處置。7、 要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負(fù)責(zé)。 2013年11月10日