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1、化工有限公司OA辦公系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: OA辦公系統管理規定1. 范圍本規定適用于XXXX化工有限公司各部門在日常工作中信息采集、加工、傳遞、存取及業務流程規范處理等工作。2.術語和定義 OA辦公管理系統： 利用現代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統或工作站來實現事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化，英文縮寫OA。實現辦公自動化的系統（OA系統）是建立在計算機局部網絡基礎上的一種分布式信息處理系統，所以又稱辦公信息系統。OA系統是一種人機系統，其核心設備是電子計算機系統或OA工作站2、。OA系統包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息存取等四個基本環節（以下簡稱OA系統）。3.OA辦公系統部門管理職責3.1公司黨政辦是OA系統的主管部門，是系統公文處理的中樞，負責OA系統試運行的組織、協調和督辦，確保OA系統試運行工作有序進行；負責保障公司網絡的暢通和安全，以及系統的調試安裝、功能完善、人員培訓等技術支持和服務，保障OA系統正常運轉；負責辦公自動化系統中產生的電子公文及其他電子材料的歸檔、整理、監控工作。3.2公司各部門必須明確一名OA辦公系統負責人，確定本部門所配備的每臺電腦的管理人員或操作人員，并指定涉及OA系統的操作人員，負責本部門數據信息的操作，確保數據錄入、審核、審3、批等工作程序正常進行，從而確保本部門操作人員正確使用系統。3.3所有參與OA辦公系統操作的人員，必須經過公司黨政辦組織的培訓，掌握操作程序，確保正確操作該系統。3.4 OA辦公系統日常維護由黨政辦副主任、計算機管理員負責，各部門在操作過程中出現的問題，及時向黨政辦計算機管理員反饋。3.5公司管理督察部將每周或不定期對試運行階段OA系統運行情況進行檢查考核、并及時將檢查考核結果公示。3.6在試運行階段，各部門主管總經理或副總是推行OA系統的第一責任人，對本制度所列舉的第一批試運行工作流程的推動全面負責。具體責任流程項目見OA系統工作流程項目統計表。4.試運行時間根據公司安排，OA系統于2013年4、11月14日起運行，各部門自此啟動日起，必須按本制度的“工作要求”開始操作該系統。5.工作要求5.1 各部門于11月20日前將分管OA系統的負責人及涉及OA系統操作人員的名單報送黨政辦備案（規定運行OA系統的電腦必須注明責任人，如為公用電腦，必須確定該電腦管理責任人）。5.2 試運行初期，各部門必須核對本部門相關信息，如有變動修改，請及時報黨政辦。5.3 試運行階段，公文運轉以電子文件為主，第一批通過OA系統處理的公文（第一批試用公文項目見表OA辦公系統試用項目表），采取紙質和OA辦公系統電子版并行辦理（先在OA辦公系統上操作）；對于此次非試用項目，涉及相關部門的，可以自己試用，則以紙質傳遞為5、主，暫不嚴格要求在OA系統中操作。在此次正式啟用的OA辦公系統項目目錄內的，如遇系統故障等異常情況，各單位可暫時以紙質文件運轉，確保正常辦公，待故障排除后，再將相關文件補錄到系統中。5.4 各部門負責人及涉及OA辦公系統操作的人員，上班時間必須登錄OA系統，及時處理系統中的公文。同時，為促進辦公方式和習慣的轉變，操作人員在系統上完成規定操作(發送到下一節點)后,應及時通知相關人員、領導。5.5 OA系統中的正文使用Word文件格式，不得采用其他文件格式；附件文件一般采用Word文件格式，也可使用掃描的PDF文件格式。個別文件附件頁數太多且不方便電子化的，附件可按紙質文件報送運轉，正文及處理單仍6、通過OA系統運轉。此外，發文的附件需進行審批修改的，一并粘貼至正文處。5.6某些關于經費審批的文件，在文件通過OA系統辦結后，有關部門可到相應文件管理崗位獲取由主管財務領導親筆簽名的紙質文件到財務處辦理相關手續。5.7 以公司名義向公司外發送的公文，在文件通過OA系統辦結后，有關單位可到黨政辦的發文管理崗位獲取紙質文件辦理報送手續。6. 考核標準6.1 在上班期間沒及及時登錄OA辦公系統的，是中層及以上管理干部的，扣1分，辦公室員工，扣20元。如電腦系部門公用的，則考核到部門，由部門再考核到責任人。6.2 OA辦公系統每個節點操作不得超過一天，如因出差等原因，可委托他人辦理（OA系統的“事務委7、托”可進行操作），未按規定時間操作的，若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分,若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;如果上一級節點因工作緊急,提出有特別時間要求的,則按此時間要求操作,未在規定時間內完成操作的, 若是中層及以上干部的扣1分，每延遲一天，加扣0.5分, 若是普通員工,扣20元,每延遲一天加扣10元;若因此影響了相關部門工作的,則按上述考核的雙倍執行,若因此工作未按規定完成,影響公司生產經營活動,上報公司經理辦公會處理.6.3如因出差,出差人員必須在OA辦公系統中辦理事務委托,如未辦理此手續，視作未按規定操作，按上述第二條比照考核；如辦理的事務委托，則受委托人8、有義務按規定操作，否則受委托人將按上述第二款比照考核執行。6.4 在試運行階段，第一批試運行的項目，必須是先以OA辦公系統操作后，再以紙質傳遞辦理，否則，每發生一次未按此規定操作行為，扣除責任人20元。6.5 對于內、外招待費申報，必須按先有OA辦公系統申報手續，黨政辦才在紙質單據上審批，否則，申請招待人因違規扣20元；如外招因故不能及時在OA辦公系統上提交的，則應于招待費發生之日起二天內在OA辦公系統上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，扣20元；若是因公出差在外發生的招待費，必須于出差回公司上班的二日內在OA辦公系統上提交，否則，若是中層及以上干部的，扣1分，普通員工的，9、扣20元。6.6 對于黨政辦組織的OA辦公系統專項培訓，未參加的，每次扣款50元。6.7 未在規定時間之前向黨政辦報送本制度的工作要求第一款之規定內容的，否決部門主管副總及部門經理各1分，報送備案資料內容不符合要求的，扣款部門經理30元。7. 附則7.1本制度由黨政辦制定。7.2 本制度自發布之日起試行。7.3 附OA辦公系統試用項目表7.4 附OA系統工作流程項目統計表 OA系統工作流程項目操作簡要說明表（第一批試運行）序號類別項目提請人審核人審批人其它11生產計劃申請表制造部門辦事員制造部門經理生產部門經理審核人及審批人按程序逐級操作即可2輔助材料采購計劃申請表生產部、各制造部門經理或副經10、理生產副總主要用于維修配件等，審核人及審批人按程序逐級操作即可3原材料采購計劃申請單材料倉庫保管員主要用于生產用原、輔材料等，審核人及審批人按程序逐級操作即可4產成品周報表黨政辦統計員生產副總總經理審核人及審批人按程序逐級操作即可5生產任務臨時調節單市場部業務員內勤員市場部經理或副經理、生產部門經理審核人及審批人按程序逐級操作即可6安全隱患整改通知單生產安全部經理副經理審核人及審批人按程序逐級操作即可72原輔材料試驗及實驗申請單市場部采購員劉副總經理審核人及審批人按程序逐級操作即可8原輔材料入庫檢驗報告單市場部采購員技術開發部質檢員技術開發部副經理審核人及審批人按程序逐級操作即可93員工上崗通11、知單黨政辦人力資源管理員黨政辦主任審核人及審批人按程序逐級操作即可10培訓實施記錄及評價表黨政辦人力資源管理員黨政辦主任執行總經理審核人及審批人按程序逐級操作即可114招待申請單發生招待的部門人員部門經理、副總黨政辦副主任副總分內招和外招，必須選擇；審核人及審批人按程序逐級操作即可12公文稿紙發文申請表需發紅文等文件的部門部門經理、副總黨政辦副主任副總主要用于紅頭文件發文前的審核13辦公用品采購申請單綜合部內勤員、相關部門經理部門經理、副總總經理各部門購非常規辦公用品可提此單；審核人及審批人按程序逐級操作即可145資金計劃申請表各部門辦事員或內勤員部門經理、副總計財部經理分臨時計劃、月度計劃、匯總計劃必須選擇；審核人及審批人按程序逐級操作即可156產成品出庫單市場部內勤員部門經理副經理審核人及審批人按程序逐級操作即可167OA系統的“協同工作”各部門中層及以上導部門經理及副總定向傳遞信息、溝通平臺17OA系統的“計劃總結”各部門經理各部門經理上報月工作計劃及日常工作安排說明：1-生產制造類；2-技術管理類；3-人事管理類；4-行政管理類；5-財務管理類；6-市場管理類；7-OA系統操作菜單OA辦公系統項目流程簽審情況檢查統計表檢查部門:管理督察部 序號項目流程提請人提請時間檢查時間應簽未簽責任人延遲天數1234567891011121314151617181920