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1、煤業化工公司信息處理程序及級別劃分管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司各單位: 為加強信息管理工作確定信息化規劃方向加快信息化建設步伐促進信息化管理工作的不斷完善和發展提高信息資源的運作成效健全信息反饋體系。結合我公司實際情況特制訂本管理制度。 一、各部門職責 1、科室責任 科室信息管理實行行政正職負責制各科室對本單位管理范圍內的信息進行收集、整理、傳遞和儲存本單位負責人對信息傳遞的及時性、準確性負責并做好對特殊信息的保密工作。 2、區隊責任 區隊負責收集、整理、儲存、傳遞原始信息對原始信息認真加以核實確保2、信息傳遞的準確性各區隊在科室的指導下認真做好安全生產活動的原始信息加工整理工作。 二、信息的處理程序 信息管理是指在整個管理過程中人們收集、加工和輸入、輸出的信息的總稱。信息管理的過程包括信息收集、信息傳輸、信息加工和信息儲存。信息收集就是對原始信息的獲取。信息傳輸是信息在時間和空間上的轉移因為信息只有及時準確地送到需要者的手中才能發揮作用。信息加工包括信息形式的變換和信息內容的處理。信息的形式變換是指在信息傳輸過程中通過變換載體使信息準確地傳輸給接收者。信息的內容處理是指對原始信息進行加工整理深入1 揭示信息的內容。經過信息內容的處理輸入的信息才能變成所需要的信息才能被適時有效地利用。信息送3、到使用者手中有的并非使用完后就無用了有的還需留做事后的參考和保留這就是信息儲存。通過信息的儲存可以從中揭示出規律性的東西也可以重復使用。信息管理的特點:及時和準確。 為了加強信息管理使礦決策層和領導層從處理“具體的事情”轉化到處理“事情的信息”促進安全生產管理信息化使管理職能和管理行為相統一對我礦的信息處理程序做如下規定。 1、外來信息的處理程序 外來信息是指來自于我礦外部的信息這類信息由各對口單位,主要是科室,獲取信息后接受者辨識信息級別根據級別需要報送礦長或分管礦長請示或批示及時報送并認真做好接受記錄,包括來文、來電、傳真或網絡辦公記錄、圖書影音電子資料記錄等,和傳遞記錄,包括時間、接受人4、傳遞媒介、請示或批示記錄、是否留存、是否反饋、處理人等,為了達到信息傳遞的準確性要求這部分信息不經過加工整理按原始信息進行傳遞一級信息反饋周期應在1天之內。從產品生產廠家、技術服務公司、供貨單位獲取技術資料和產品有關的信息要及時做好信息分類、儲存工作以備以后選型、技術革新、維修等提供參考依據。 2、對外出傳遞的信息處理程序 對于我礦在安全生產經營活動中產生的信息按規定需要向外單位、集團公司、新疆公司進行傳遞的信息按照科室管理職責和信息發布權限由各科室信息管理員對由本單2 位負責的信息進行收集、整理形成外出傳遞信息報送信息經科室負責人審核確認無誤后根據信息級別報礦領導審批后對外報送。對于外出傳5、遞的信息嚴格遵守信息保密制度外出傳遞信息的信息載體盡可能使用新疆公司,系統。對外出傳遞的信息必須有記錄審核權限人簽字。 3、礦內部傳遞信息的處理程序 ?科室信息的處理程序 科室信息管理工作是我礦信息管理工作的重點信息交換、共享程度取決于科室管理職能和管理行動的協調、統一科室是礦決策層信息傳遞、整理加工的執行層同時也是信息公示、發布的責任單位是今后我礦信息規劃的方向信息管理的規范化、制度化將會進一步提高我礦的綜合管理水平。 科室檢查考核信息由各科室依照各自的責任范圍對被考核單位的工作任務完成情況、工程質量、安全管理、技術操作、成本消耗等各項指標進行檢查驗收、統計分析和測算匯總考核人員依照相關管理6、制度、辦法對采集的信息進行整理、加工整理、加工后的信息經科室負責人審核、確認后報分管礦領導審批結果及時反饋相關礦領導、被考核單位及其它需要信息的單位。此類信息要求沒有延誤和失真杜絕主觀隨意性真實、客觀反映實際問題不回避矛盾不隱瞞事實。 在科室管理職能方面信息采集、傳遞、存儲程序要明確細致分工。科室負責人依據科室的分工、管理對象、管理專業不同建立相關信息傳遞、反饋渠道建立相關或類似信息的分析數據庫認真做好信息存儲工作為以后矯正3 我礦安全生產經營活動中偏差提供可參考的依據。 ?基層區隊信息處理程序 基層區隊信息是我礦信息管理的重要組成部分對于來自生產一線的設備、技術、安全、地質、工程質量、生產情7、況等方面的原始信息必須堅持實事求是的態度區隊領導根據考核、管理對象,班組、個人,傳遞的信息進行充分利用深入、細致地整理加工形成反饋信息后及時反饋到現場和相關科室對于原始信息的存儲要全面有比較全面的記錄。 三、信息級別的劃分 1、一級:重大安全隱患上級指示方針、政策、政令、決策電視電話會議重大事故追查通報重要通知機要、機密資料礦領導的指示、命令或工作安排。 2、二級:一般安全隱患檢查、考核結果礦頒發文件報出報表一般事故追查通報。 3、三級:管理制度申請、計劃、請示報告薪金分配方案技術措施、方案及貫徹記錄會議通知。 4、四級:檢修、維護記錄材料消耗、發放記錄日常報表驗收記錄日常記錄交換資料學習資料8、記錄會議記錄。 5、五級:口頭匯報材料。 四、管理規定 1、為加強對信息管理工作各單位應建立信息管理制度包含本單位信息收集、加工、傳遞、儲存工作管理、監督、獎罰制度。管理制度必須對信息傳遞、反饋的及時性和準確性作出嚴格規定。 4 2、凡是我礦的外來信息和外出傳遞信息責任單位的負責人要嚴格把關慎重對待需要組織相關專業或科室討論或會議通過的必須親自主持會議杜絕獨斷獨行。如造成我礦重大經濟損失或影響外部形象的將嚴厲追究其責任。 3、外來信息是圖書、影音資料、技術手冊、使用維護手冊、設計圖紙,原理圖,、數據光盤、文件等此類信息在我礦以后安全生產經營中發揮作用的利用價值較高各單位的負責人要嚴格把關杜絕9、個人據為己有。此類信息由信息需要者復制后個人保管原品或正本統一交由礦檔案室保存個人工作調動后應向下一屆領導或負責人進行交接嚴禁帶走否則追究有關單位管理者管理責任。 4、各單位要做好對外信息的交流工作根據公司、礦要求準確、及時上報各類信息保證上報信息的質量。 5、各單位應建立原始信息收集制度。原始信息收集工作必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進程和動態并適時地記錄下已發生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息要以最迅速、最有效的手段將有用信息提供給有關科室和礦領導使其成為決策、指揮和控制的依據。一切與我礦安全生產經營活動有關的信息都應準確毫無遺漏地收集。各單位要安排專人或設立兼職機構從事原始信息收集10、的工作。在信息管理工作中要對工作成績突出的單位和個人給予必要的獎勵對那些因不負責任造成信息延誤和失真或者出于某種目的胡編亂造、提供假數據的人要給予嚴厲的處罰。 6、信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的態度克服主觀隨意性對原始材料認真加以核5 實使其能夠準確反映實際情況。其次是保持信息的統一性和唯一性。在加工整理信息時要注意信息的統一也要做到計量單位相同以免在信息使用時造成混亂現象。 7、各單位要依照質量標準化的要求做好本單位范圍內的信息存儲工作要對各類信息進行定期歸檔妥善保管。 8、理順、規定信息傳遞渠道在信息管理工作中要明確規定上下級之間縱向的信息通道同時也要明確規定同級之11、間橫向的信息通道。建立必要的制度明確各單位、各部門在對外提供信息方面的職責和義務在本單位內部進行合理地分工避免重復采集和收集信息。 9、各單位要提高信息的利用率。信息的利用率指有效的信息占全部原始信息的百分率。這個百分率越高說明信息工作的成效越大。反之不僅在人力、物力上造成浪費還使有用的信息得不到正常的流通。因此各單位必須加強信息處理工作提高信息工作人員的業務水平健全信息管理體系通過訓練、學習使信息工作人員具有識別信息的能力。同時必須重視用科學的定量分析方法從大量數據中找出規律提高科學管理水平使信息充分發揮作用。 10、各單位必須建立靈敏的信息反饋體系。信息反饋是指及時發現計劃和決策執行中的偏12、差并且進行有效地控制和調節如果對執行中出現的偏差反應遲鈍在造成較大失誤之后才發現會給工作帶來損失。因此管理層必須把信息管理中的追蹤檢查、監督和反饋擺在重要地位嚴格規定監督反饋制度定期對各種數據、信息作深入地分析通過多種渠道建立快速而靈敏的信息反饋體系。 11、各單位應嚴格按照信息歸口管理要求將信息進行6 對外報送和內部傳遞任何單位和個人不得超越規定擅自將信息進行傳遞和對外報送信息接收單位也應按規定接受對應單位傳遞的信息加以利用嚴禁使用非正式或未經批示的信息。 12、對于規定以外信息接受者或外單位到我礦收集信息的須經科室負責人和礦領導批準后由歸口管理的信息管理員向其提供信息否則一概不得向外傳遞信13、息。 13、各單位要嚴格遵守重要信息的保密制度。 五、安全信息管理細則 1、我礦安全信息管理責任單位為安檢科, 2、安檢科每月應收集、整理如下信息內容:安全事故情況、隱患統計臺賬、三違情況統計、“雙基”考核結果、質量標準化考核結果、安全結構工資考核結果等。 3、安全信息管理責任應明確到人安檢科信息管理第一責任人為安檢科科長, 4、安全信息收集應及時準確當班管理人員、安檢員等檢查出的隱患、三違等信息最晚應于次日下午7點之前歸檔, 5、安全信息整理每月一次做到按系統、按區隊、按專業分別統計找出突出問題, 6、安全信息分析應每旬一次分系統、分專業做好分析并形成紙質資料于安全辦公會上通報, 7、安全信14、息存儲于安檢科相關單位如需使用應按礦信息管理制度相關規定執行。 六、生產信息管理細則 1、我礦生產信息管理責任單位為調度室, 7 2、調度室每月應收集、整理如下信息內容:產量完成情況、進尺完成情況、煤質完成情況、礦車運輸情況、影響時間統計、管理人員出入井信息等。 3、生產信息管理責任應明確到人調度室信息管理第一責任人為調度室主任, 4、生產信息收集應及時準確相關信息最晚應于次日下午7點之前歸檔, 5、生產信息整理每月一次做到按系統、按區隊、按專業分別統計找出突出問題, 6、生產信息分析由調度室負責每月一次分系統、分專業做好分析, 7、生產信息存儲于調度室相關單位如需使用應按礦信息管理制度相關規15、定執行。 七、經營信息管理細則 1、我礦經營信息管理責任單位為企管科, 2、企管科每月應收集、整理如下信息內容:成本完成情況、材料費完成情況、市場化管理資料完成情況等, 3、經營信息管理責任應明確到人企管科信息管理第一責任人為企管科科長, 4、經營信息收集每月一次做到及時準確最晚應于次月10日下午7點之前歸檔, 5、經營信息整理每月一次做到按系統、按區隊、按專業分別統計找出突出問題, 6、經營信息分析由企管科負責每月一次分系統、分專業做好分析并形成相關資料于經營活動分析會上通報, 8 7、經營信息存儲于企管科相關單位如需使用應按礦信息管理制度相關規定執行。 八、處罰辦法 1、各單位要加強對本單位的信息管理工作對本單位負責的信息進行及時準確地填報若出現信息填報不及時罰信息填報人50元/次科室負責人50元/次信息填報不準確罰信息填報人20元/處科室負責人100元/處。信息不經領導審批擅自對外傳遞和報送的罰信息傳遞報送人200元/次。 2、信息管理人員不經有關負責人批準擅自將信息提供給規定信息接收之外的單位或個人的從嚴處罰。 xx年八月七日 9