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1、公司庫房水果生鮮采購驗收入庫、領料程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度(含庫房流程)1、采購業務流程：部門申購申購庫房初審簽批采購部日常采購庫房入庫采購領用使用部門領用大宗固定資產采購，需董事長，總經理級，財務參與商家，價格等審定完成采購和領用，數據傳遞到財務，財務根據不同采購做好核算財務審核2、流程釋義采購分三個環節，申購環節，采購環節，儲存保管領用環節。申購環節，分日常申購和零星、大宗固定資產采購申請日常申購，指廚房各檔口營業結束時根據當時點的廚房二級庫庫存情況及第二天的客餐預訂情況，客房入住情2、況填的申購單，吧臺酒水申購單，客房房間標準配置耗用品申購單，客房按最低庫存管理制度需要補貨的申購單，這類申購不受上面采購流程限制，申購單有部門負責人簽字后即可交采購部進行下單要貨要求。這類貨物到達酒店，通知使用部門，庫房進行聯合驗收，采用直撥手續，使用部門負責人，收貨員均需要在入庫單，供應商送貨單上簽字。1)、生鮮原材料類（包括：蔬菜、肉類、禽副產品、半成品、海河鮮類）由后廚專人填寫三聯申購單并經廚師長審核簽字。紅單交采購部門分類通知供貨商供貨后交庫房作為驗收貨物品種、數量的依據，驗貨后由驗貨人員在三聯單據上簽字，再將紅單轉交庫房記帳并作為庫房原始憑證，藍單附在庫存K3系統的入庫單背后交財務部3、入賬，白單由后廚各部門驗貨后存檔。2)、水果類由吧臺填寫三聯申購單并經樓面經理以上人員審核簽字。紅單交采購部通知供貨商供貨后交庫房作為驗收貨物品種、數量的依據，驗貨后由驗貨人員在三聯單據上簽字，再將紅單轉交庫房記帳并作為庫房原始憑證。藍單附在庫存K3系統的入庫單背后交財務部入賬。白單由吧臺留底。3)、需有最低量庫存的“干雜”、“調料品類”、“煙、茶、酒、飲料類”、“低值易耗品類”、“物料用品”由庫房視其庫存量填寫三聯申購單經物料部經理以上人員審核簽字，紅單交采購部門通知供貨商供貨或自行購買。藍單交庫房作為驗貨依據，采購人員報帳時需將申購單附在庫存K3系統的入庫單背后交財務部入賬。白單由庫房記帳4、存檔。大宗固定資產采購，主要指大批量的采購，如棉織品，餐具，廚具，家具等批量采購，以及單位價值高的固定資產采購，機器設備，車輛，電視，電腦等采購。這部分申購須按照上述流程執行，部門負責人簽完申購單交庫房，庫房初審申購物品有無庫存，初審后交財務。財務根據申購部門申購物品審核有無預算，有無公司高級管理層特批的文件，簽署后交采購。采購根據申購單進行市場詢價及商家選擇，至少選擇三家以上商家，取得他們的報價及商品信息后，組織管理層進行會議決定，以會議決定作為這類采購的依據，如果是專業性類申購物品還需要專業人員提供專業協助。高檔原材料類（魚翅、燕窩、鮑魚、魚肚、刺參等），因品質和價格差異很大，這類食材識別5、專業性較強，對其供應商選擇應當由采購部組織酒店管理層會議決定。其他零星采購由部門負責人簽字后，交庫房初審后交酒店總經理級簽字即可進行采購。采購完成后，申購部門及時到庫房辦理領用手續，財務根據采購類型做好會計核算。宴會客人需由酒樓代購酒水時，由業務接洽部門在收取客人所購酒水總金額30%以上定金后申購。供應商選擇需注意，貨比三家，質優價廉，提供相關的資質證明，有一定實力，信譽度高，供貨積極。、市場調查、采購人員與供貨商洽談（對方提供初次報價） 、初步選定3家以上供貨商按酒樓要求送樣試用 、物料經理以上人員與送樣供貨商洽談（對方提供第二次報價） 、在保證酒樓菜品質量前提下選擇報價低且有一定實力的供貨6、商 、簽定合同（明確雙方責權利及付款方式，合同原件財務存檔）、正式送貨3、基本申購期及基本庫存量1）、生鮮原材料類原則上每天申購一次，特殊情況二次，基本庫存量為12天，由廚房掌握。2）、水果類原則上每天申購一次，特殊情況二次，基本庫存量12天。3）、“干雜、調料品類”、“煙、茶、酒、飲料類” 每周申購一次，基本庫存量為一周，特殊情況由各酒樓視其具體情況自行調整庫存量。4）、常用低值易耗品、物料用品類每半月申購一次，基本庫存量為半月。5）、高檔原材料原則上每月申購一次；根據經營狀況，特殊情況除外。4、物料市場調查、核價制度1）、供貨商送貨部份原材料分類定期進行市場調查，每月28日前期完成，并依據7、市調結果核定下月供貨價格：本地時令蔬菜類、海鮮類、水果類：每月13日及29日前完整市調12次，上半月15日及下半月28日各核定執行價格一次；干雜、調味品類：每月28日不定期完整市調12次，每月28日核定執行價格一次；肉副、禽副產品類：每月26日前不定期完整市調12次，每月28日核定執行價格一次，執行價格表后附價格市調表；煙、酒水類：每半年市調12次，常規依據合同執行價，如遇廠家價格調整，以供貨商提供相關函件為依據進行調整。2）、原材料每次市調至少在1個以上的大中型市場，市調結果以書面形式上報主管副總（需注明本次市調的時間、地點、市調人員姓名），主管副總參照市調價格抽查其真實性后，依據酒樓所定質8、量標準進行分析、測算后核定執行價格再上報分管總經理，經總經理審核后報財財務、采購、庫房執行。市調人員由采購部、庫房、后廚、財務分別派1人以上組成。詢價報告表樣如下（注意：價格執行表后附價格市調表）：市場名稱： 時間： _年 _月 _日品種產地規格計量單位詢價價執行價質量要求詢價人員：4、驗收入庫程序驗收要求：1)、根據各類物品申購單、合同或其他授權采購文件列明的品名、數量及相關質量標準進行驗收；2)、由采購、庫房、使用部門、進行三部門匯同參與驗收；3）、水果類、海、河鮮類、生鮮原材料類及其他部分干雜調味料酒水由營業部門直接要貨的，庫管員根據申購單內容，核對實際到貨的品名、數量，由營業部門指定專9、人驗收質量后，庫房人員在K3系統中錄入直拔單于當日經庫管員、營業部門指定驗貨人員及供貨商簽字后，第一聯（白單）由庫管員留存，第二聯（紅單）返供貨商作為結帳的依據，第三聯（藍單）由庫房人員于第二天14:00前與申購單一起交財務部門。4）、納入庫房最低庫存量管理物品驗收，庫房根據申購單內容，核對實際到貨的品名、品牌、數量、質量等驗收事項后，在K3系統中錄入入庫單，庫房負責人簽字后，第一聯（白單）由庫管員留存，第二聯（紅單）返供貨商作為結帳的依據，第三聯（藍單）由庫房人員于第二天14:00前與申購單一起交財務部門。庫房每日上午將上一天的入庫單按供應商匯總交至財務部，財務部對單據的手續是否完備，是否符10、合公司的物料、財務管理制度進行審核，審核后在財務系統中根據憑證模板完成相關財務憑證。5)、贈品的管理：入庫、出庫的管理流程同其他流程一樣，庫房錄入庫存K3庫存管理系統時，贈品單價按供貨商報價，此時對應的供應商選擇“xx酒店”，在直撥和入庫單上備注供應商贈送，這樣后期查賬同樣清晰，這類物品的領用程序和其他物料一樣。6）、采購退回以及領料退回分別填寫系統內的采購退貨單以及銷售退貨單而不能填寫入庫單和出庫單。填寫要求同出、入庫處理。7）、供應商應根據酒店規定到貨時間和驗貨地點，按時按量送貨，對驗收不合格的或未送達部分，供貨商或采購人員必須于當日上午11：30前將貨品補齊。8）、對午市后因經營狀況需補11、充的物料，需于14：00左右統計后填寫申購單交采購部（申購程序不變），采購應即時通知供貨商，對個別供貨商不能送達的物品需采購進行自行采買，以上補貨時間需下午16：30以前送達，對超過該時段申購或未申購完全而造成的后果由使用部門自行負責，對已申購但未按時購回無客觀原因的由相關責任部門負責。9)、注意：驗收香煙時，除對數量，品種清楚的同時，還要查清是否有供貨商所做的記號；驗收酒類時，所有洋酒則要檢驗供貨商的防偽標簽是否齊全和完整，同時每瓶貼上酒店的防偽標簽，并在標簽使用明細表上做好記錄，名貴白酒需要在名貴酒水批號及生產日期記錄本上作好登記，啤酒飲料類則更要注意其保質期；驗收食品及調料類時，首先注意12、保質期，然后抽查部份核對，同時查看外觀是否有異樣。5、領料程序1)、各部門領料人工整填寫兩聯領料單上的各項內容后，樓面由本部門經理以上人員簽字審核確認、后廚由廚師長以上人員簽字審核確認。2)、領料單一式兩聯，白單由庫房作為記帳原始憑證，藍單附在出庫單的財務聯后轉交財務部門。3）、庫房根據簽字完善后的領料單在K3系統中填寫三聯出庫單，并由領料人及發料人在出庫單上簽字，出庫單紅單交使用部門，藍單轉財務入帳，白單由庫房存檔。4）、同一張領料單在當天未領完時，下次可依據該張領料單領用未領的物料，在同一月份內，庫房可以繼續就該張領料單發貨，注意領料單的物品分類填寫，食材主輔調味料、酒水飲料、常用低耗品，需分別填寫，以便金蝶系統賬務處理。注意：如臨近月底，該張領料單還有未發完貨物的，庫房就一發貨進行處理，未發貨的劃去由領用部門重開領料單，這需要事先和領用部門溝通。