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生態農業公司生鮮采購管理制度
生態農業公司生鮮采購管理制度.doc
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農貿集市
上傳人:職z****i 編號:1136905 2024-09-08 6頁 25.67KB

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1、生態農業公司生鮮采購管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購人員,價格的審核、接單、訂購、驗收等,除另有規定外,均按本制度執行。二、權責1、公司采購部門負責生鮮產品的采購工作。2、大客戶部負責客戶訂單的收集匯總及異常處理,生鮮產品的銷售統計工作。3、配送中心負責對生鮮產品的質量數量進行審核。4、配送中心負責對貨物進行加工,分揀,配送,運輸。5、配送中心結合庫存情況,負責對每天的生鮮產品下單,并將需求下達采購部。6、結合每天的實際庫存及市場行情,與配送中心及大客戶部共同確認每2、天的實際采購量,并負責將生鮮產品送到配送中心。三、采購原則1、嚴格執行詢價議價原則。生鮮商品必須有三家以上供應商提供,每天的實際采購必須有三家以上的供方報價記錄(供方報價在權衡質量、價格、交貨條件、資質、信譽等因素的基礎上進行綜合評估),確定最優供方后進行采購。2、信息傳遞及時原則。采購人員每天對市場信息進行收集,產品價格、數量與前一天對比超過20%漲跌幅時,必須向公司相關部門進行匯報。3、 職責分離原則。采購人員不得干涉商品采購外的其他部門工作。4、 一致性原則。采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規格、型號,數量相一致(特殊情況需向公司申請,公司同意后方可執行)。5、 入庫及時性原3、則。采購人員采購的物品或服務必須滿足配送中心的時間性要求,特殊性情況必須提前3小時以上與配送中心溝通確認。盡量縮短對存儲條件要求高產品的采購、流轉、運輸時間。6、嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監督。四、采購計劃的制定1、生鮮采購工作根據公司的銷售任務和毛利計劃,庫存情況編制采購計劃,經領導批準后實施采購(僅限于有庫存需求的產品)。2、采購部門還需根據公司業務的淡旺季的需求,核對倉庫的庫存量,確定生鮮商品的品項、規格、數量等方面的實際需求,編制并調整采購計劃。3、 采購計劃經公司領導核準后,采購部與財務部、配送中心各持一份,采購部依據采購計劃進行采購作業,配送中心依據采購計劃安排收貨,財務部4、依據采購計劃安排所需采購資金的審批。五、采購計劃制定的原則1、參考上年各月的銷售及采購價格波動趨勢;2、參考上月(節假日除外)銷售及采購價格;3、參考本周銷售采購價格及當日庫存情況;4、市場上商品的品相;5、商品價格的市場競爭力。其中4、5項為采購負責人在決定采購時必須參考的要素。六、采購的實施1、選擇供應商(1)生鮮供應商的采購選擇要從批準的合作供應商中選取;(2)各類產品選擇供應商時應當挑選三家以上的供應商詢價,以作比價、議價依據;(3)部門主管在審價時,認為需要再進一步議價的,則由采購主管親自與供應商議定價格;(4)公司領導在核價時,均可視需要再行議價或要求采購部門進一步議價;2、價格調5、查(1)已核定的商品,采購必須經常分析或收集商品資料,作為降低成本的依據;(2)采購人員均有義務經常性市調以協助主管了解市場行情,以利于領導做決策參考;(3)已核定的生鮮產品采購單價如需上漲或降低,應及時了解相關情況匯總上報;(4)采購數量或頻率有明顯的浮動時,應及時做出采購計劃的調整以應對變化;(5)公司相關部門對采購價格有核查監督權。3、詢價和比價(1)根據采購生鮮商品的品項、規格、標準、數量和交付期的不同,采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供應商作為詢價對象;(2)采購人員根據過去采購的情況,市場變化情況,以及公司成本預算等情況,確定采購目標價格;(3)在得到供應商的報價信息后,采購人6、員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面進行核對,以保證供應商可以提供的商品符合公司實際的采購要求,并對供應商所報的價格、交付期等方面進行比較分析,以便選擇條件最優的供應商;(4)供應商提供報價的商品規格與請購規格不同或屬于代用品時,采購人員要經過主管的確認為準;(5)高量產品、特殊產品、大金額產品采購時,采購人員應該和部門相關人員共同詢價議價;4、采購的執行(1)采購員需現金采購時,采購員根據采購需求單上產品的數量預估采購金額(以前一天的采購單價為參考),采購現金由采購員到財務借支備用金,現金采購必須采購員及付款員(財務人員暫定)兩人同時上市場進行。(2)采購員需將每天的采購7、價格、采購時間、采購供方、質量狀況等記錄好,逐步分類分單品摸索總結出每天的最佳采買時機、采買地點,以獲得最佳的商品品質、品相和最優惠的價格經驗,最大限度降低采購成本,形成科學有效的采買制度。(3)采用送貨制的供應商,每周二進行一次生鮮產品的報價,采購員結合市場調查的價格報采購主管審核后,與供應商確認下一周的定貨價格。所有生鮮產品均為凈重入配送中心倉庫,有損耗的產品暫定自然損耗為3%。(4)現金采購的生鮮產品,采購員必須先進行市場詢價(需要有記錄),確認意向采購方后,進入議價環節,必須2人以上,現場明確主采購人員和協助采購人員,并對議定單價負責;價格談定后通知攜帶現金的人員(指派專人并專款專用)8、開單結算,付款人員與駕駛員、搬運工一起過秤裝車,付款人員對已買商品全部裝車無遺漏負責。裝車完畢后,由開單付款人負責填寫采購單(一式兩聯),有條件的留下供貨商手機(電話)和聯系地址,供貨商簽字確認;駕駛員、付款人員在送貨單上簽字確認并付款。付款人員對采購商品的數量、金額、現金結算負責。(5)自采的葉菜類產品的損耗率控制在3%以內(暫定),箱裝類產品入配送中心需以凈重量入庫,采購人員需折算好毛重與凈重的比率,入庫單據上的單價及凈重量亦需填寫明確。(6)前期采購的金額在小于等于3萬元/日時,采用自采模式,大于3萬元/日時,采用供應商送貨的模式。前期自采時大客戶部及配送中心協助采購部進行市場采購,同時9、把好價格、品質關。(7)采購部負責將生鮮產品運輸至配送中心,裝車時采購員按重貨優先原則、商品保鮮優先原則安排裝車,商品要求輕拿輕放,嚴禁野蠻裝卸商品。運輸過程中駕駛員必須小心駕駛以保證商品安全、完整。(8) 公司對采購的商品進價,由監控部隨機不定期抽檢。(9) 對沒有按上述流程執行的,公司視事情輕重進行處罰。5、采購流程(1)采購部從大客戶部接收訂單,最遲接收訂單時間為晚上9:00,個別特殊情況的客戶訂單可延遲至晚上10:00。采購部接到大客戶的訂單后進行匯總整理形成采購單,確認是否有特殊商品(市場缺貨、對采購數量有要求)或當日價格變化較大的商品,如有應在10:00前將信息反饋給大客戶部,由大10、客戶部與客戶進行溝通確認。采購單一式三份,采購員一份,配送中心一份,采購部留存一份。(2)采購按匯總后的訂單至市場進行實際采購(按公司制度執行),分批次將當日所需的商品運送至配送中心,最晚不能遲于次日3:00,如有個別特殊情況,采購人員需在次日2:00前通知配送中心晚點,并明確具體的到貨時間。(3)每一批商品進入配送中心,都需進行入庫流程的辦理。采購人員按采購單要求采購,將實際采購的供方送貨單或實際采購單交配送中心辦理入庫。入庫存完成,配送中心打印實際的入庫單并簽字交采購員二份,一份交財務核消,一份采購部留存。(4)配送中心按采購單進行收貨,箱裝產品如有零散不滿整箱的,采購人員可以整箱采購,配送中心存儲。對質量不符合要求的商品,配送中心有權拒收。驗收后的商品質量由配送中心負責。(5)入庫完成后,采購部將分撿單一式兩份打印出,一聯交配送中心分撿,一聯采購留存。(6)采購員憑打印入庫單、采購訂單、手工入庫單一起,在財務結算。
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