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1、石油化工企業項目施工過程文件資料管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 范圍本標準規定了項目施工過程文件資料管理的主要內容和要求。本標準適用于XX石油化工工程公司（簡稱LPEC）承擔的工程施工項目。2 引用文件石油化工工程建設交工技術文件規定石油化工建設工程項目施工過程技術文件規定3 主要職責3.1 施工經理負責組織項目施工文件資料管理；組織向LPEC檔案館、施工管理部歸檔，并組織將工程建設交工技術文件向顧客移交。3.2 施工文檔工程師在各施工專業工程師的協助下，負責整理、編制、裝訂、歸檔和移交工作。4 管理內2、容4.1 建立文件資料管理卷冊a) 在項目施工開始時，施工經理組織施工文檔工程師按照08AQS202項目文件和資料控制程序要求，建立施工項目文件和資料管理卷冊和文件資料管理臺帳；建立文件資料編號規則；b) 施工經理組織按照SH3503石油化工工程建設交工技術文件規定、SH/T3543石油化工建設工程項目施工過程技術文件規定、GB/T50328建設工程文件歸檔整理規范及工程所在地建筑工程交工技術文件編制規定等編制“項目工程建設項目交工技術文件編制規定”，報顧客審批；c) 要求施工分包方按照“項目工程建設項目交工技術文件編制規定”編制施工過程文件資料，并正確選用項目文件資料編號及相關標準表格。4.3、2 接收a) 接收到的文件資料要登記臺帳，記錄接收時間、內容、編號、送文單位或人員、文件產生源單位或部門，并對文件進行分類編號；b) 對接收的文件資料進行符合性檢查，如有不規范情況，應暫不接收，并及時提示有關單位、部門或人員進行修改；c) 外來文件按01AQS306外來文件和資料管理規定進行接收及處理。4.3 發送a) 施工文檔工程師確認需發送文件資料的完整性、正確性和及時性；b) 所有發送的文件資料應有編號；c) 編制發送登記表，按規定發送到有關單位、部門及人員，并要求接收人簽收。4.4 傳閱及處理a) 對需要傳閱及處理的文件，由施工經理在傳閱處理表上簽批處理意見送相關人員辦理；b) 辦理人4、員負責實施、檢查、督促文件要求的落實情況，并在“處理結果”欄簽注；c) 施工文檔工程師督促、檢查文件的及時返回和閉合情況。4.5 保管a) 文件資料的保管應設有專用資料室，分類存入專業文件夾和文件柜內；b) 保管環境應具備防火、防盜、防曬、防蟲、防塵、防潮等安全措施；c) 文件資料的放置應保持其相互聯系，便于查閱。4.6 借閱及復印a) 使用人員需借閱或復印施工文檔時，應由施工經理簽批。b) 借閱人員在借閱文件資料時，應認真檢查所借的文件資料，如有異常現象，及時提示文檔工程師進行處理； c) 借閱人員對文件資料負責借閱期間的保管責任與安全責任，發生丟失、損壞現象，應及時報告施工經理。d) 因工5、作需要，文檔工程師有權提前催還，借閱人員應配合。 4.7 匯編a) 施工經理組織施工文檔工程師及相關施工專業工程師，根據文件資料形成的規律、數量，合理組織卷冊；b) 檢查文件資料的完整性，并編制文件資料的卷內目錄。4.8 移交及歸檔a) 向LPEC檔案館歸檔的文件資料，由施工經理組織施工文檔工程師及相關施工專業工程師，按照附錄A項目施工文件資料歸檔目錄及要求在項目上整理完畢，直接向LPEC檔案館歸檔；b) 向LPEC施工管理部歸檔的文件資料，由施工經理組織施工文檔工程師及相關施工專業工程師，按照附錄A項目施工文件資料歸檔目錄及要求掃描相關文件資料，直接傳送至施工管理部Documentum管理平6、臺；c) 向顧客移交的文件資料，由LPEC施工文檔工程師負責移交至施工分包方，由施工分包方匯編入工程建設交工技術文件。5 文件資料編制及要求5.1 在施工管理過程中，施工文檔工程師及相關施工專業工程師應及時整理和收集施工過程文件資料，保證文件資料編制與工程進度同步。5.2 分類和組卷a) 分類和組卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；b) 卷內不能有重復文件，不同載體的文件一般應分別組卷；c) 應按照分類方案和排列順序逐件、逐頁編號；d) 應編制案卷封面、卷內目錄，并劃分保管期限；e) 文件按件號順序裝入檔案盒，填寫盒脊及備考表，并在備考表上簽署姓名、日7、期。5.3 一般質量要求a) 文件資料的內容必須真實、正確，與工程實際相符；b) 文件資料一律采用計算機編制打印，由責任人使用碳素墨水的書寫工具簽字確認，不得使用鉛筆、圓珠筆和易褪色的墨水填寫和繪制，且應做到字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續齊備；c) 每冊文件一般應包括封面、文件目錄、備考表；封面、文件目錄、備考表格式按工程所采用的規范和規定要求執行；d) 卷內文件均按書寫內容的頁面編號，每一自然冊單獨編號；頁號從“1”開始；單面有內容的文件頁號編在右下角，雙面有內容的文件，正面頁號在右下角，背面頁號在左下角；折疊后的圖紙頁號一律編在右下角；文件封面、目錄、備考表不編頁號；e) 文件8、資料應采用能夠長期保存的、韌性大、耐久性強的、不低于70克的白色紙張制作，幅面尺寸規格為A4幅面，其頁邊距設置為左30mm，上20mm，下20mm，右20mm，字體為標準宋體字；小于A4幅面或破損的資料必須用A4幅面白紙托裱；f) 資料裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，裝訂時必須剔除金屬物；文字資料裝訂厚度一般不得超過40mm；g) 項目或顧客有特殊要求時，按商定的要求執行。6 審查驗收6.1 審查驗收內容a) 歸檔和移交的文件資料內容必須真實、齊全、系統、完整，能準確反映工程實際狀況；b) 組卷、編目、裝訂符合質量要求；c) 需單位和個人簽章的文件，其簽章手續完備；d) 文件材質、9、幅面、書寫、繪圖、托裱等符合質量和相關規定要求。6.2 審查驗收步驟a) 向施工管理部提交的文件資料，隨著工程進展，及時掃描傳遞至施工管理部Documentum管理平臺，由施工管理部定期組織審查驗收，對不合格的文件，通知項目施工部進行整改；b) 向LPEC檔案館歸檔的文件資料，編制完成后，由施工經理組織施工文檔工程師和相關施工專業工程師進行審查，合格后，提交LPEC檔案館審查驗收；c) 由施工分包方編制向顧客移交的工程建設交工技術文件：1) 施工分包方編制完成后，經其項目有關專業技術人員審查和技術負責人審核后，提請LPEC項目審查；2) 施工經理組織相關人員按照“項目工程建設項目交工技術文件編10、制規定”的要求對本交工技術文件內容進行審查；施工文檔工程師對交工技術文件進行符合性審查；3) 審查中發現的問題，要求施工分包方整改；4) 施工分包方根據LPEC審查意見進行整改完成后，施工經理組織相關專業工程師再次檢查合格后，提請由顧客審查；問題反饋給施工分包方進行整改；5) 交工技術文件經顧客審查通過后，施工分包方才可進行裝訂工作。7 歸檔或移交要求7.1 歸檔時間和份數a) 文件資料歸檔一般應在工程項目結束后3個月內編制完成并歸檔或移交；b) 向LPEC檔案館提交紙質文件資料1份、電子版1套；c) 向施工管理部提交電子版1套；d) 向顧客移交的按照工程總承包合同約定執行。7.2 簽收a) 11、對向LPEC檔案館歸檔的文件資料，經檔案管理人員審查驗收合格后，施工文檔工程師應按照規定要求，填寫存檔卡片一式兩份；協助檔案管理人員核對存檔資料的內容、名稱、數量是否與存檔卡片及目錄清單一致；歸檔完成后，存檔卡片一份交檔案館，一份存施工管理部；b) 向顧客移交的工程建設交工技術文件：1) 施工經理組織施工文檔工程師和施工分包方按合同約定的份數向顧客移交；2) 經顧客審查驗收合格后，施工文檔工程師應按照規定要求，填寫目錄清單一式兩份；協助顧客核對移交資料的內容、名稱、數量是否與目錄清單一致；3) 顧客接收完成后，應在工程建設交工技術文件移交證書簽字蓋章；工程建設交工技術文件移交證書一份交顧客，一12、份存LPEC檔案館。附錄A：項目施工文件資料歸檔目錄及要求項目施工文件資料歸檔目錄及要求07AQS312-2008第 1 頁 共 2 頁序號冊號歸檔文件歸檔要求保存單位封面卷內目錄頁號備考表裝訂檔案盒脊背彩色掃描建設單位公司檔案館施工管理部1施工分包合同及附件原件副本2施工招標及過程文件彩色掃描件3施工分包方投標文件彩色掃描件4項目施工/HSE實施計劃原件彩色掃描件5開工報告原件彩色掃描件6工程中間交接證書原件彩色掃描件7聯動試運行合格證書原件彩色掃描件8工程交工證書原件彩色掃描件9交工技術文件合格證書原件彩色掃描件10重大質量及HSE事故處理資料原件彩色掃描件11工程質量評定資料（單位工程）原件彩色掃描件12施工組織設計及施工方案彩色掃描件13施工/HSE管理規定彩色掃描件14施工/HSE月報彩色掃描件15施工/HSE會議紀要彩色掃描件16施工過程質量/HSE監測記錄原件及掃描件17對施工分包方的評價原件及掃描件18顧客評價表原件彩色掃描件19施工/HSE完工報告原件彩色掃描件20設計修改通知單21竣工圖原件原件22交工技術文件原件彩色掃描件驗收資料原件23有保存價值的音、影像原件或電子版電子版24省部級頒發的有關實物檔案原件清單及照片 備注：