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1、公司行政倉庫管理制度及貨物出入庫流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 倉 庫 管 理 制 度 倉庫管理制度部門倉庫管理制度表 單 樣 本表單傳遞流程操 作 流 程管 理 制 度1、目錄一、 倉庫管理制度1、 目的2、 采購入庫管理3、 領用出庫管理4、 物資借用管理5、 更換、退貨和返修管理6、 庫存管理7、 倉庫日常管理8、 庫存商品盤點管理9、 庫區(qū)現(xiàn)場管理二、貨物出入庫流程1、采購入庫流程2、領用出庫流程3、直撥流程三、倉庫管理常用表單1、采購申請表2、補庫清單3、采購入庫單4、領用出庫單5、直撥單四 、倉庫管2、理部門工作職責一、倉庫管理制度1、目的1.1為了加強庫存物品及在借物品管理、明確物品進、出庫手續(xù)及流程，提高公司資金、物品使用率，保證倉庫安全，特制定本制度，要求公司各部門遵照執(zhí)行。1.2制度中所指的物品是指各部門因工作所需而儲存的各種成品材料。1.3工作日提前十分鐘到崗，巡視倉庫，檢查倉庫周圍環(huán)境是否存在火災隱患，若有異常，應及時向上級領導報告，并及時排除隱患。2、采購入庫管理2.1物品采購主要分為日常備貨采購和使用部門要求緊急采購兩類。 日常備貨采購指行政部倉庫根據(jù)物品庫存和各部門申領計劃主動備貨，補庫清單由倉庫每月10日前下，由部門負責人審核無誤后傳給倉庫一份做備檔；傳一份給采購部門執(zhí)行3、。 為了降低緊急采購頻率和采購成本，每月5號前各部門必須把次月的申領計劃表發(fā)給倉庫統(tǒng)計，以便倉庫做補庫計劃，超過5號沒有把申領計劃表交給倉庫的部門，本月不得申領物品。倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補庫清單清點采購送來物品實物數(shù)量，進行外觀驗收，同時要關(guān)注商品的貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與補庫清單一致；如果是部門專用物品，應及時通知使用部門一起驗收，經(jīng)使用部門驗收合格倉庫方可收貨入庫，否則拒絕入庫。倉庫將實物清點入庫后，應在實物庫位上貼上物品名稱，對于保質(zhì)期比較短的物品（煙酒飲料、食品等）還要檢查生產(chǎn)日期和保質(zhì)期，在錄入管家婆系統(tǒng)時設置到期日期，以便每月月初核查，在保質(zhì)期之內(nèi)督促使用部門領用。倉庫4、根據(jù)核對無誤的送貨單關(guān)聯(lián)生成入庫單并打印，入庫單由采購、倉庫簽字確認，入庫單為一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫，一聯(lián)采購部，一聯(lián)財務。倉庫負責編制、打印、報送進出存周、月報表。禁止虛開無實物的入庫單。2.2緊急采購物品是指使用部門由于遇到突發(fā)情況需要使用而倉庫沒有備貨的物品。申購部門必須提前一周把申購表發(fā)給倉庫和采購部門，倉庫收到申購表后在一周之內(nèi)完成詢價工作并把詢價資料發(fā)給使用部門。采購把物料送到公司后，必須通知倉庫和使用部門一起驗收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、品質(zhì)）進行驗貨，達到要求的告知倉庫人員收貨入庫，然后倉庫直接開直撥單，采購、使用部門和倉庫簽字確認有效。物品達不到使用部5、門使用要求的，倉庫拒絕收貨。3、 領用出庫管理3.1常用物品領用憑領料單領用物品，領料單有部門負責人和主管副總簽字方有效。各部門需做常用物品統(tǒng)計，遇到節(jié)假日提前三天把領料單填寫完畢，留給走流程時候一個充足的緩沖時間。倉庫根據(jù)有效的領料單明細（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量）備貨出庫，倉庫簽字確認后領料流程完成，領料單為一式三聯(lián)，第一、二聯(lián)由倉庫保管，第三聯(lián)由領用部門留底備查。3.2 急用物品領料管理各部門遇到突發(fā)事件需要緊急采購物料的，物料送到公司后，采購必須通知倉庫和使用部門一起驗收，使用部門根據(jù)本部門的使用要求（數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、品質(zhì)）進行驗貨，達到要求的告知倉庫人員收貨，然后倉庫直接開直撥單，6、采購、使用部門和倉庫簽字確認，急用物品領用流程完畢。物品達不到使用部門使用要求的，倉庫拒絕收貨。各部門遇到突發(fā)事件需要從倉庫領取物料的，領出人可以先在領出登記本做領出登記，然后三天之內(nèi)把領領單補齊，過了三天沒有把領料單補齊的，倉庫上報行政部，由行政部對責任人處以三級處罰。周末或節(jié)假日各部門遇到突發(fā)事件需要領取物料的，領出人去找值班經(jīng)理，由值班經(jīng)理去保衛(wèi)室領取倉庫鑰匙且打電話告知倉庫人員方可進去倉庫領取物料，且在領出登記本上做好登記，三天之內(nèi)補齊領料單。以收假日期開始計時過了三天沒有把領料單補齊的，倉庫上報行政部，由行政部對責任人處以三級處罰。對于違反此制度的部門或領出人行政處理標準：補領料單時7、間超過3-5天處三級罰單；超過5-10天處二級罰單；超過10天處一級罰單3.3工程材料領用由于工程部工作的特殊性，每天頻繁領出工程材料，本著不影響工程部每天的正常工作，工程部領用工程材料時由倉庫在工程材料領用登記本上做登記，領出人簽字確認。每周五由倉庫按登記記錄統(tǒng)一開一張出庫單，由領用人、工程部負責人、主管副總、倉庫簽字確認，工程部每周的工程材料領用流程完畢。工程部領用的辦公用品統(tǒng)一由草坪工程部文員填寫領料單領取。3.4鞋服領用各部門員工領用工服需所在部門申請，經(jīng)行政部同意且統(tǒng)一填寫領料單領取發(fā)放。新員工轉(zhuǎn)正后經(jīng)部門申請，行政部同意，主管副總簽字同意才允許到倉庫領取新工服。方了便統(tǒng)計，服裝的領8、取單必須單獨填寫，不得與其他物料領取單混在一起，尺碼、領用人名字必須填寫清楚，沒有備注領用人，倉庫拒絕領取。4、倉庫日常管理4.1、每月月底整理一次倉庫，主要防止物品過期和受潮、受損。若發(fā)現(xiàn)物料有發(fā)生質(zhì)變的（如過期、受潮、生銹、或損壞等），應及時的用書面的形式向上級領導匯報。4.2、倉庫物品盡量按類別堆放在同一個區(qū)域，并編好庫位貼上標簽。4.3、倉庫管理員要對庫存物資進行定期和不定期清查，確定各種物資的實際庫存量，并與電腦中記錄的結(jié)存量核對，保證賬實相符。根據(jù)盤點結(jié)果，對低于備庫量的物資及時填寫申購單，進行補貨。庫存物資清查盤點中若發(fā)現(xiàn)有賬實不符的情況時，應及時查明原因，并以書面形式向部門負責9、人報告。4.4對于煙酒、飲料、食品、日化用品等有嚴格保質(zhì)期的物品要嚴格按照先進先出的原則出庫，在保質(zhì)期內(nèi)督促使用部門領出庫。4.5年中和年終倉庫應協(xié)同財務部對公司庫存商品進行全面盤點，編制盤點表，并與帳面余額核對，帳實不符的要分析原因，提請部門處理。4.6盤點過程中應對殘次冷背庫存商品做標簽，并隔離擺放。4.7庫管員要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負責，否則承擔相應的責任。5、營業(yè)點報表管理5.1、根據(jù)店鋪送來的收貨單明細及時在遠古系統(tǒng)錄入入庫單。5.2、根據(jù)店鋪送來的退貨明細及時在遠古系統(tǒng)錄入退貨單。5.3、每月25號對球具店、紅酒店進行實物監(jiān)盤或抽盤，以盤點表記錄實物盤點結(jié)果，10、并與倉庫開出的轉(zhuǎn)貨單及銷售報表，查看結(jié)余商品數(shù)量與實盤數(shù)量是否帳實相符，若有不符，應協(xié)助店員及時查明原因。5.4、每月月底核對營業(yè)點進銷存報表，在次月1日12點前交給財務復核。二、貨物出入庫流程流程圖符號提示 1、 業(yè) 務 流 程 2、 票 據(jù) 流 程3、 業(yè)務或操作員4、 表 單 帳 務 處 理 5、 一、 采購入庫流程1、 常用物品采購入庫流程各部門制定領用計劃倉庫：統(tǒng)計各部門領用計劃和倉庫庫存 行政部負責人：根據(jù)補庫清單發(fā)出采購指令 采購部：根據(jù)采購清單進行采購供貨商 N 發(fā) 采購發(fā)票 貨倉庫、使用部門：清點實物，進行外觀驗收審核是否與采購清單相符（Y/N） Y 倉庫：關(guān)聯(lián)生成入庫單（一11、式三聯(lián)）財務部 2、緊急采購物品入庫流程（直撥流程）供貨商采購部使用部門：制定申購單 詢價表 詢價 確定供應商 采購 詢 詢 N 詢 送 價 價 價 貨 倉庫：是否達到使用部門要求（Y/N） 資 表 詢價 資 發(fā) 料 料 票 Y關(guān)聯(lián)生成直撥單 部門領出使用財務部二、 領用出庫流程1、物品領用出庫流程主管副總簽字倉庫備貨使用部門：領料單部門負責人簽字 三天內(nèi)補單 緊急領用/工程材料領用領用登記本登記 倉庫簽字出貨/領出人簽字 出貨 出貨錄入管理系統(tǒng)三、表 單采購申請表申購部門： 申購日期：物品名稱品牌規(guī)格型號技術(shù)/性能要求單位數(shù)量到位時間表-1 補庫清單 年 月 日編號商品編號商 品 名 稱單位12、數(shù)量單價現(xiàn)有庫存數(shù)量現(xiàn)有庫存金額補庫數(shù)量補庫金額合計表-2采購入庫單收貨倉庫： 錄入日期： 單據(jù)編號：物品類別： 供貨單位：摘 要：編號商品全名規(guī)格型號單位數(shù)量金額備注合計大寫：采購： 倉庫： 打印日期： 表-3領料單發(fā)貨倉庫： 錄單日期： 單據(jù)編號：領料部門： 摘 要：商品編號商品全名規(guī)格型號單位數(shù)量金額備注制單人： 倉管： 打印日期：領出人: 使用部門負責人： 主管副總： 表-4直撥單錄單日期： 單號：摘要： 發(fā)票號碼：供貨商領用部門物品編碼品名規(guī)格單位數(shù)量單價小計備注采購： 使用部門： 倉庫驗收： 制單：表-5四、倉庫管理部門職責一、各部門（文員或指定專人）1、 各部門文員（或指定專人）13、要規(guī)范填寫申購單，申購單上必須填寫商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求等，如果有指定品牌務必填寫品牌名稱。2、 各部門文員（或指定專人）每月5日前務必統(tǒng)計好本部門次月的申領物品，并把明細發(fā)給倉庫統(tǒng)計。3、 各部門文員（或指定專人）務必提前把領料程序走完，以減少緊急領用頻率。4、 各部門文員（或指定專人）務必保管好領料單第三聯(lián)，以備核查。二、倉庫1、 倉庫管理員根據(jù)審核無誤的補庫單辦理物資入庫手續(xù)。入庫時倉庫負責清點實物數(shù)量，進行外觀驗收，同時要關(guān)注商品的價格、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與訂單一致。貨物名稱及編號是否統(tǒng)一，如有異常，應及時通知經(jīng)辦人員改正，否則拒絕入庫。2、 根據(jù)核對無誤的送貨單關(guān)聯(lián)生成入庫單，并打印。3、 每日及時配對紅字采購預算清單和紅字入庫單，與退貨列表核對無誤后一并報送業(yè)務會計。4、 編制、打印、報送入庫周、月報表。5、 做好日常、定期、不定期的庫存商品盤點工作。6、 呆滯品、待處理品、不合格品必須與正常商品嚴格隔離，并做好醒目標識，并由倉庫協(xié)同使用部門及時處置。7、 要做好防火、防潮、防盜工作，對庫存商品的安全負責。