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1、化工公司內(nèi)部會議召開管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理制度為提高工作實效，建立止常工作秩序，強化內(nèi)部管理，重視時間效應(yīng)，保障 公司會議均能產(chǎn)生預(yù)期的、較好的作用，特制定本制度。一、管理職責辦公室是公司會議管理的歸口部門，負責公司組織召開的會議的會務(wù)工作和 公司行政會議的會議組織和會議管理。二、會議準備1、會議計劃（1）所有會議召開前都應(yīng)有會議計劃，重要和大型會議應(yīng)制定書面計劃（或 方案）。（2）會議計劃原則上應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議主題、會議時間、會議地點，會議召集人（或部門）、會議 組織、參會2、人員、會議內(nèi)容、會議H程、會議議程、會議資料清單、會議籌備工 作、會議費用預(yù)算等。（3）例行會議的會議計劃在第一次會議確定后，原則上不再變化，如有變 化，由會議召集人（或處室）臨時通知。小型或非止式會議，以上內(nèi)容可簡化, 由會議召集人（或處室）決定。（4）會議計劃（或方案）由處室或會議召集處室擬定后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo) （大型會議報董事長）審批同意執(zhí)行。2、會議通知（1）會議召開前，辦公室或會議召集處室，應(yīng)提前通知參會人員，以便作 好參會準備。（2）會議通知有口頭（直接或電話）和書面通知兩種方式，小型或非正式 會議可釆用口頭（直接或電話）通知；重要和大型會議則應(yīng)采取書面通知；例行 會議除第一次和有3、變動時通知外，以后則不再通知。3、會議資料準備（1）召開會議所需要的文件由召集會議處室擬制，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核同意。 如需下發(fā)給每個與會人員，則由辦公室復(fù)印后，由會議召集處室或會務(wù)組發(fā)給每 個與會人員。（2）如需與會人員準備發(fā)言材料或提供相關(guān)資料的，應(yīng)在會議通知時具體 說明。4、其他會務(wù)準備除了以上準備工作外，根據(jù)會議需要還應(yīng)做好以下會務(wù)準備工作，重要和大 型會議，應(yīng)成立臨時的會務(wù)組，并進行分工，逐項落實。（1）會議地址的選定和會場內(nèi)外的布置、會議設(shè)施的準備。如會場內(nèi)的會 標、橫幅、桌椅、座牌、燈光、音響、放映、錄音、鮮花、茶水等；如會場外的 彩旗、歡迎牌、指示牌等。（2）會議住宿的安排。（3）4、會議用品的準備，包括會議禮品、會議證件（代表證、工作證、記者 證）等的準備。（4）會議人員接送安排。（5）會議宣傳報道安排，包括會議錄像、照相、邀請新聞單位、采訪安排、 會議情況采寫、報道等。（6）會議費用預(yù)算，本著節(jié)約、開支留有余地的原則進行預(yù)算。三、會間管理1、會前檢查開會前，尤其是重要和大型會議前，必須對會議的各項準備工作進行一次全 面檢查。包括參會人員通知落實情況、會議資料準備情況、會場內(nèi)外布置情況、 會議設(shè)施與用品準備情況、會議錄像照相落實情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即采取補救 措施。2、會議簽到重要會議組織者(或處室)應(yīng)準備好會議簽到冊，與會人員到會時應(yīng)簽到。3、會議紀律(1) 參加會議的5、人員不得遲到、早退、中途無故退席。因故不能參加會議， 必須提前向主持人請假。(2) 參加會議人員的手機開會時應(yīng)調(diào)為振動，重要電話須接聽應(yīng)到會議室 外接聽，嚴禁在會場內(nèi)大聲打電話。4、會議組織會議主持人應(yīng)把握好會議進程，控制會議時間，維持會議秩序，提高會議效 率。5、會議記錄(1) 參加會議的人員應(yīng)做好會議記錄，重要的會議，會務(wù)組應(yīng)為每位與會 者準備好記錄本和筆。(2) 重要和大型會議，應(yīng)由會議召集人安排專人作好會議記錄。(3) 會議記錄要做到字跡清晰、內(nèi)容完整、記錄準確，對會議的結(jié)論、意 見或決定事項，必須詳細、準確地記錄。四、會后工作1、會議紀要根據(jù)會議情況需要發(fā)“會議紀要”或“決定”的，由6、會議記錄人負責根據(jù)會 議記錄整理，擬寫“會議紀要”或“決定”，經(jīng)會議主持人審批簽發(fā)。2、會議的落實（1）參加會議的人員，負責會議精神的傳達與貫徹。（2）有會議紀要和會議決定，由辦公室負責進行傳達和貫徹。（3）對于會議決定、決議和的領(lǐng)導(dǎo)在會上做出的指令，企管處要及時進行 督辦，并將結(jié)果及時準確地向公司領(lǐng)導(dǎo)和會議主持人反饋。3、會議宣傳報道（1）對重要和大型會議應(yīng)安排錄像和照相、錄咅，記錄會議的全過程。（2）對外有宣傳意義的會議，應(yīng)邀請新聞記者參加，并向其提供相關(guān)資料， 會后由記者撰搞在相關(guān)媒體上進行宣傳報道。4、會議總結(jié)（1）會議完畢，應(yīng)有專人對會議的所有資料進行搜集、整理并歸檔。會議 資料包括：會議申請、會議計劃（方案）、會議通知、發(fā)言稿、會議文件、會議 記錄、會議紀要（決定）、會務(wù)費用清單等。（2）重要和大型會議，會后應(yīng)進行認真總結(jié)、分析得失，不斷提高會議質(zhì)量和會議的組織水平。