化工公司物資費用報銷管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1137383
2024-09-08
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1、化工公司物資、費用報銷管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 物資管理制度為保證公司資產的安全完整,降低庫存、減少毀損浪廢,特制定本制度。1. 定義1.1 本制度所述物資范圍包括公司所持有的全部物資,包括原輔材料、包裝物、在產品、產成品、低值易耗品、工程物資、固定資產等。1.2 物資分類:1.2.1 由庫房保管的物資。1.2.2 各使用部門領用出庫并管理或使用的材料物資、設備、低值易耗品等。1.2.3 辦公用品。2. 請購2.1 各部門每月填制當月“物資采購計劃表”,并于每月10日前經簽批后上報采購部門采購。采購周2、期較長的物資,使用部門應合理預計并提前知會采購部。2.2 如無特殊情況,盡量避免零星采購。2.3 無請購申請的,采購人員不得購買。3. 由庫房保管物資的管理辦法3.1 所有物資在收、發業務發生時同時辦理入庫單及出庫單。入庫單經采購人員簽字確認后生效,出庫單經領用人簽字后生效。3.2 入庫單3.2.1 不需質檢、驗收物資,收貨時直接辦理入庫單。3.2.2 需經質檢、驗收物資先辦理“到貨單”,待質檢、驗收合格后辦理入庫單。未經質檢、驗收合格物資不得辦理入庫單。3.2.3 需過磅物資以過磅單數量為準。3.2.4 原則上采用最小計量單位進行數量計量,不能采用最小計量單位的可以采用常用管理計量單位,但以3、不發生歧義為準。涉及計量單位換算的,以換算后的單位為準。3.2.5 對于入庫前確定不合格的物資直接退回,不能立即退回的由采購部門聯系供應商及時處理。入庫后又判定不合格物資在退回時辦理紅字入庫單。保管設立不合格品區域及臺賬專門管理該部分物資。3.2.6 入庫單經采購人員簽字確認后作為費用報銷依據。3.2.7 采購應嚴密跟蹤購進、質檢、安裝、驗收、使用中所出現的不符合質量標準的情況,及時與供應商確定解決方案。3.3 出庫單3.3.1 保管憑各部門負責人簽發的“領料申請單”發料。“領料申請單”應注明領用部門和詳細的用途。屬“低值易耗品”、“固定資產”管理的單獨注明。3.3.2 發料時根據“領料申請單4、”并按實際發料數量辦理“出庫單”,經領料人簽字后交財務進行賬務處理,“材料出庫單”應注明經核實的用途和使用部門。3.3.3 領用后又退回的物資辦理紅字“材料出庫單”。3.4 物資在庫房之間調撥的需辦理調撥手續。3.5 各公司之間不得串領物資。3.6 庫房隨時保證材料物資賬實相符。4. 各使用部門管理或使用的材料物資、設備、低值易耗品管理5. 各部門自行建立“低值易耗品”、“固定資產”臺賬,記錄領入、調拔、報廢等相關情況。報廢時,及時上報財務部進行資產減少處理,待查明原因后經領導批準后進行處理。使用或管理不善造成毀損或提前報廢的,追究相關人員責任。5.1 生產部門領用的材料物資由其自行管理,按工5、藝流程要求組織生產,努力降低單耗。5.2 工程部門對領用“工程物資“進行管理,屬甲供材料的由施工單位在領料單上加蓋其在甲方備案的材料領用專章、指定的施工單位領料人、甲方工程師簽字后發料。工程部門應嚴格按定額標準控制領料數量。屬超領甲供材料的,從施工單位工程款中扣除。6. 辦公用品6.1 辦公用品由綜合部負責管理。6.2 紙、筆、本等單價較低辦公用品不需辦理入庫手續,以下辦公用品需要辦理入庫手續:6.2.1 電腦、打印機等數碼產品。6.2.2 桌、椅、屏風、文件柜等辦公家俱。6.2.3 其他單價在500元以上的辦公用品。6.3 不辦入庫的由辦公用品管理人員根據送貨清單清點入庫,并在送貨清單注明收6、到的日期與數量。該部分辦公用品由辦公室設立臺賬進行管理,臺賬與實物隨時保持一致。7. 盤點7.1 主要原料、在產品、半成品、產成品等每月進行盤點,以準確核算成本。7.2 其他物資每月適當抽查。7.3 每年進行1次大盤點。7.4 財務部或公司根據需要可隨時進行盤點。7.5 盤點差異由保管或使用管理部門及時查明原因、提出初步處理意見、改善方案,經財務審核后,報公司領導審批處理。8. 公司設立資產管理人員對固定資產、低值易耗品進行管理。費用報銷制度為指導各經辦部門按國家法律法規及財務核算要求進行費用報銷,特制定以下制度。1. 原則1.1 費用支出應本著“厲行節約、綜合考慮性價比”的原則處理。1.2 7、及時取得合法合規發票、發票填開符合發票管理辦法要求。1.3 及時辦理費用報銷手續。日常費用報銷應于業務完成7個工作日內報銷完畢,購進業務應及時催收發票并報銷。增值稅專用發票應于到期前3個月報銷,特殊情況應及時知會財務安排臨時認證。非因財務原因超過認證期的,經辦部門負全責。1.4 超標費用應經專門批準。1.5 為減少現金使用,優先使用網銀支付,特殊需使用支票的需經財務負責人同意。1.6 發票的開具單位應與收款單位的保持一致。如確實需要支付他人的,經財務負責人同意后由發票開具單位出具“付款委托書”。2. 原輔材料、設備、工程物資等購進業務辦理費用報銷。2.1 有經保管、采購簽批的入庫單。2.2 發8、票數量與實收數量不符時處理辦法。2.2.1 發票數量大于入庫單數量:2.2.1.1 屬票到貨未到的記入在途物資。2.2.1.2 屬合理損耗的,調增入庫部分的單價。2.2.1.3 屬供貨方、承運人原因的,注明解決辦法。2.2.2 發票數量小于入庫單數量:2.2.2.1 屬合理磅差的,調減入庫部分的單價。2.2.2.2 屬未開發票的,按實際收到的發票的部分進行結算。2.2.2.3 采購人員在U8系統錄入結算發票。2.3 提供合同2.3.1 合同中必須明確約定發票類型、開具時間。未約定發票事項且財務認為應提供發票而未提供的,財務有權拒絕付款。涉及安裝、質保手續的,發票應該在安裝完成時開具全額發票。29、.3.2 實際到貨數量、單價應與合同保持相符。2.3.3 實際到貨數量超過合同數量5%的,由相關領導簽批同意多購的明確意見。2.3.4 單筆采購金額在5000元(含)以下的可以不簽定購貨合同。超過5000元未簽訂合同的,由相關領導簽批同意。采購部門不得化整為零,以規避合同簽訂程序。2.4 款項支付2.4.1 報銷人員在報銷單上注明沖銷預付款、發貨款、支付到貨款、安裝款、質保金的金額。報銷時不支付的注明欠賬。2.4.2 申請預付款的,提供合同。支付發貨款的,業務部門提供供應商加蓋公章的待發貨通知。2.4.3 支付到貨款的,屬設備的提從相關部門共同簽字的到貨驗收單。屬原輔材料的提供檢驗合格證明。需10、要過磅物資后附過磅單。2.4.4 支付安裝款的,提供相關部門共同簽字的安裝驗收單。2.4.5 支付質保金的,提供相關部門共同簽字的質保驗收單。2.4.6 安裝、質保驗收單需要使用部門簽屬使用或驗收意見。公司開辟專門通道,接受一線員工提供的物資設備使用意見或建議。3. 辦公用品3.1 屬入庫范圍的提供入庫單。不辦入庫手續的憑辦公用品管理人員確認簽收的送貨清單代替入庫單。4. 其他費用報銷4.1 業務真實、且遵循節約夠用原則花費。4.2 須取得合法合規發票。發票丟失的,請總經理簽批后準予報銷。5. 費用報銷簽批流程5.1 經辦人(報銷人) 部門主管(經理) 總經理 主管副總經理財務復核出納5.2 11、出納負責在報銷單據上加蓋“附件”、“發票”等戳記表明該費用已報銷,已付款的加蓋“現金付訖”、“銀行付訖”、“網銀付訖”等印章。資金管理辦法為保證公司資金安全、及時準確收付款項,特制定以下管理辦法。1. 款項支付憑據,指經各有權人簽批齊全的單據,具體包括:1.1 “借款單”:用做公司內部員工個人借款,支付其他客商款項時不得使用此單據。1.2 “(預)付款申請單”:支付供應商、施工單位、其他單位預付款項、已開發票并在財務欠賬未付的余款時使用。1.3 “費用報銷單”:費用報銷時,需直接支付報銷人或客商的款項,直接在“費用報銷單”上注明支付金額。2. 款項收取2.1 出納收款后,立即開具“收據”,并分12、別加蓋“現金收訖”、“銀行收訖”。2.2 報銷費用沖個人借款的,開具“收據”并加蓋“轉帳收訖”。2.3 會計人員每日對前一日的收據使用情況進行審核并加注“已審”標記。3. 現金管理3.1 現金限額?萬元。3.2 現金收付嚴格按“現金結算管理辦法”執行。3.3 減少現金直接收付,優先使用網上銀行。3.4 日清月結。每日款項收付結束后,保證出納登記的現金日記賬、U8系統生成的現金日記賬與實存現金相符。不符的立即查明原因并上報。4. 網上銀行管理4.1 公司在各行開通網上銀行。4.2 網上銀行必須申領多級密鑰,我公司暫定為二級。4.3 制單人密鑰由出納保管并負責提交付款,審核人密鑰由負責責任稽核的會13、計人員持有并進行授權。4.4 出納根據建立“客商賬戶信息登記表”,列明客商全稱、開戶行、賬號等信息。客商賬戶發生變更的,需提供“賬戶變更通知”。4.5 稽核人員進行網銀授權時,審核“收款人全稱”與“金額”兩項主要內容。4.6 日清月結,每日業務結束后,出納查詢網銀余額,確保與單位銀行日記賬相符。不符的立即查明原因,并做出銀行存款余額調節表。5. 資金日報5.1 每日上午9:30前,由出納填制資金日報表報會計人員審核發生額、余額等內容。審核后報送相關領導。5.2 資金日報按現金、各開戶行分別列示當日資金的收付存情況,并列示支付明細。6. 支票管理6.1 建立支票登記簿,按開戶行反映支票的購買、退14、回情況。6.2 建立支票使用登記簿,按開戶行逐張支票登記填開日期、收款人、金額、用途、簽收人簽字等內容。支票作廢的,注明本筆作廢。作廢支票經會計人員審核后填制作廢支票明細表,一同裝訂在當月最后一本憑證后。6.3 支票由出納保管,密碼支付器由負責審核的會計人員保管并提供密碼。財務專用章由負責審核的會計人員保管。支票上加蓋的個人名章由辦公室負責保管。6.4 不得簽發“收款人”、“金額”、“開具日期”空白的支票。7. 銀行管理7.1 出納設立銀行賬戶信息登記簿,列明開戶行全稱、賬號、賬戶開立時間、經辦人,預留銀行的印鑒卡、網上銀行開通時間、銷戶時間及原因等。7.2 每月5日取得各銀行對賬單、由會計核15、對并編制“銀行存款余額調節表”。 “銀行存款余額調節表”由編制人、出納、財務負責人簽字確認后存檔。出現未達賬項的,由出納查明原因上報財務負責人。8. 其他票據管理:8.1 其他票據包括電匯單、匯票、收據。8.2 其他票據分別建立登記簿,反映購買、領用、退回等情況。9. 收到的支票、承兌匯票管理9.1 建立登記簿,詳細記錄每筆票據的出票日期、付款單位、出票銀行、收款人、上一手背書人、我公司的下一手被背書人等信息。對外背書支付的,應由收款人簽收。9.2 承兌匯票需逐頁復印并做為收付款原始憑證。9.3 票據收到時,出納立即檢查票據要素是否齊全,如背書連續、日期格式正確。發現不妥的,必須取得對方書面承諾。9.4 我公司背書時必須記載下一手收款人全稱。