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醫(yī)療美容診所檔案費用報銷管理制度30頁
醫(yī)療美容診所檔案費用報銷管理制度30頁.doc
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醫(yī)院診所
上傳人:職z****i 編號:1137404 2024-09-08 29頁 250.53KB

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1、醫(yī)療美容診所檔案、費用報銷管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 目錄序號文件名稱文件編號1每月工作報告形式及表格行政0012會議記錄格式行政0023內(nèi)部發(fā)文制度與格式行政0034制度和程序格式行政0045公函行政0056保密管理制度行政0067出差及費用報銷規(guī)定行政0078檔案管理制度與程序行政0089 文件管理制度與程序行政00910前臺員工管理制度行政01011固定資產(chǎn)管理制度行政-01112印章管理制度與程序行政-01213會議安排與接待工作程序及制度行政-01314文件審批制度與程序(附表)行政-01412、5工作聯(lián)系單制度與程序(附表)行政-01516參加會議的規(guī)定行政-01617行政總值班制度行政-01718每日工作例會制度(暫緩)行政-018 公司 工作報告格式要求部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政001Policy No.: EO-001內(nèi)容:每月工作報告格式Subject: Monthly Report Format頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 標(biāo)題:醫(yī)療美容診所有限公司 年 月份工作報告2 文頭:包括:致送、發(fā)出、日期3 報告內(nèi)容:本月完成工作情況待解決問題和建議下月工作計劃4 呈送時間:每月1日前將上月工作報告呈送直接上司。5 報3、告人:經(jīng)理級以上人員每月需提交工作報告。6 其他要素:字體:標(biāo)題采用黑體,小四號字。其他部分采用宋體,五號字。邊距:上下邊距2厘米,左邊距2.5厘米,右邊距2厘米。附:“工作報告”樣板發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 年 月份工作報告(樣板)致送 :發(fā)出 :主題:日期: 1 本月完成工作情況2 待解決問題和建議3 下月工作計劃 報告人: 會議記錄格式要求部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政002Policy No.: EO-002內(nèi)容:4、會議記錄格式Subject: Meeting Record Format頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 標(biāo)題:醫(yī)療美容診所有限公司會議記錄2 文頭:包括:時間、日期、地點、主持人、出席人、記錄人;抄送:如有必要將會議記錄知會相關(guān)未出席會議人員,文頭應(yīng)設(shè)有抄送。3 會議內(nèi)容:包括:會議內(nèi)容和會議內(nèi)容跟進(jìn)人;一次會議如有多項主題,按主題分類整理記錄;記錄明確寫明發(fā)言人姓名及其發(fā)言、建議或表態(tài);會議記錄應(yīng)言簡意賅。4 文尾:寫明:會議于什么時間結(jié)束。5 落款簽發(fā):包括:記錄人和會議記錄審閱人。6 其他要素:字體:標(biāo)題采用黑體,小四號字。其他部分采用宋體,五號字。邊距:上下邊距2厘米,左邊距2.5、5厘米,右邊距2厘米。附:“會議記錄”樣板發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 會議記錄(樣板)時間 :日期 :地點 :主持 :出席 :抄送 :記錄 : 會議內(nèi)容 跟進(jìn) 123其他會議于 : 結(jié)束。 記錄人: 審閱人: 內(nèi)部發(fā)文制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政003Policy No.: EO-003內(nèi)容:內(nèi)部發(fā)文制度與格式(一般發(fā)文)Subject: Dispatch File Policy & Format 頁數(shù):2 - 1Pa6、ges:2-11 發(fā)文(通常稱:備忘錄)的目的:公司發(fā)文是公司日常運作的重要環(huán)節(jié),是公司上下級之間、部門之間指揮和協(xié)調(diào)的重要工具。發(fā)文內(nèi)容需要簡潔、準(zhǔn)確、明了。2 發(fā)文的類別:需要得到上司批準(zhǔn)或答復(fù)的請示、報告、制度;需附文件審批表,由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)簽批后方可復(fù)印后發(fā)送至各部門。并由各部門接收人在文件審批表后簽字以示是否接收。(此份各部門簽字后原件由發(fā)單部門保存)院方要求下級部門執(zhí)行的通知;復(fù)印后發(fā)送至目標(biāo)部門,并由目標(biāo)部門簽字確認(rèn),(附公文簽收單),由行政人員留檔保存。本部門工作需要其他部門協(xié)助的文件附工作聯(lián)系單發(fā)送。3 發(fā)文格式:標(biāo)題 備忘錄或通知或報告文頭文頭包括:致送、抄送、抄報、發(fā)出、日期7、事由、復(fù)印份數(shù)等欄目。致送:指文件所要送達(dá)的第一受文人或部門。例如:致送:先生總經(jīng)理 抄送:指需要了解或執(zhí)行文件內(nèi)容的同級、下級或不同隸屬關(guān)系的部門。例如:人力資源部發(fā)文給各部門負(fù)責(zé)人,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,還需要財務(wù)總監(jiān)協(xié)助執(zhí)行。 致送:各部門負(fù)責(zé)人 抄送:財務(wù)總監(jiān)抄報:指需要了解該文件內(nèi)容的上級領(lǐng)導(dǎo)或上級部門例如:人力資源部發(fā)文給各部門負(fù)責(zé)人,還需要請總經(jīng)理了解該文件內(nèi)容。 致送:各部門負(fù)責(zé)人 抄報:先生總經(jīng)理發(fā)出:指文件的發(fā)送人。要求和正文落款的簽發(fā)人一致。 日期:指文件發(fā)出和生效日期(如發(fā)出日期在前,生效日期在后,則需要在正文內(nèi)注明 生效日期,要求寫明年、月、日,不得省略)。 事由:要準(zhǔn)確8、而簡明地概括文件地主要內(nèi)容,通常用“關(guān)于”一詞。例如:事由:關(guān)于。地事宜 醫(yī)療美容診所 內(nèi)部發(fā)文格式要求部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政003Policy No.: EO-003內(nèi)容:內(nèi)部發(fā)文制度與格式Subject: Dispatch File Policy & Format頁數(shù):2 - 2Pages:2-2正文正文一般以“尊敬的”開頭。正文結(jié)束后落“多謝垂注!”。正文落款簽發(fā)發(fā)出:指文件的發(fā)送人,需寫明職位、姓名,發(fā)出人需簽名。審批:需要得到上司批準(zhǔn)或答復(fù),與發(fā)出人并列,需寫明職位、姓名,審批人需簽名。例如:發(fā)出: 審批: / 人事行政部 /9、 總監(jiān)文件的其他要素:文件編號:設(shè)立文號,便于查閱、引用,也為發(fā)文、收文、存檔等工作提供方便。“備忘錄”文號要求以各部門簡稱、年、月、日序號及一天內(nèi)發(fā)文的順序號A、B、C組成,文號置于文件的右上角。例如:人事行政部發(fā)文,文號為:人事行政部20090410B(人事行政部是人力資源及行政部的簡稱,2009是年號,04是4月,10是10日,B是人力行政部一天內(nèi)的第二份發(fā)文)。發(fā)文字體:“”采用黑體,四號字;“英文”采用Arial字體,小五號;“備忘錄”采用黑體,小三號字;“文號”采用黑體,五號字;“文頭和正文”采用宋體,五號字;如文件附有表格等其他內(nèi)容,字體大小不受限制,但文件整體排列應(yīng)美觀。頁邊距10、:上下邊距:2厘米,左邊距:2.5厘米,右邊距2.0厘米。附:“備忘錄”樣本發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 (內(nèi)部發(fā)文樣板) 復(fù)印份數(shù): 部2014001備 忘 錄致送 :抄報 :發(fā)出 :日期 :事由 : 正文多謝垂注! 發(fā)出: 批示: 行政管理制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政004Policy No.: EO-004內(nèi)容:制度與程序格式Subject: P&P Format頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 制11、度和程序:制度:指公司或部門運作的政策、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn);程序:指執(zhí)行制度的步驟;為了保證有秩序和成功的運作,公司和部門應(yīng)當(dāng)建立完善的制度和程序,并且根據(jù)實際情況不斷補(bǔ)充或修改。2 格式:標(biāo)題醫(yī)療美容診所有限公司 制度和程序文頭以表格形式,內(nèi)容包括:部門、分部、文號、內(nèi)容、頁數(shù)正文要求簡潔明了,按實施步驟編寫。簽批以表格形式,內(nèi)容包括:發(fā)出、審批、發(fā)出日期、生效日期3 其他要素:文號:以各部門簡稱文件序號組成。字體:“醫(yī)療美容診所有限公司”、“制度和程序”:采用黑體,小四號字;其他均采用宋體,五號字。頁邊距:上下邊距:2厘米;左邊距:2.5厘米,右邊距2厘米。發(fā)出Initiated By審批Re-c12、hecked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 外部發(fā)文制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政005Policy No.: EO-005內(nèi)容:公文格式(附表)Subject: Official Letter Format頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 制作文件之目的:用于公司(醫(yī)院)對外用于對政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體的行文,對內(nèi)需要長期保存的制度、規(guī)定等的發(fā)文。2 文件形式要件:2.1采用醫(yī)療美容診所有限公司或醫(yī)院有限公司文頭紙,文件一律使用A4紙張制作;2.2醫(yī)療美容診所有限公司文件 醫(yī)療13、美容診所有限公司或醫(yī)院文件 文頭字色通常為紅色,一般亦可用黑色;字體為仿宋或印刷宋體;2.3文件編號,前綴為“”,之后是圓括號加“字”以明確擬文部門,括號內(nèi)是部門第一個字,例:總經(jīng)辦即“總”字,后勤保障部即“后”字,以此類推。圓括號與“字”后為方括號,方括號內(nèi)注明發(fā)文年份,例:2009,方括號后是該部門發(fā)文的序號;2.4編號下劃一長線將文頭分割,長線右端上方根據(jù)需要可注明“簽發(fā)人”以及文件密級;2.5文件有附件需在文尾注明并寫出附件的標(biāo)題全部文字;2.6文件下端有通欄雙橫線,雙橫線內(nèi)注明發(fā)文的擬文部門及日期,雙橫線上左側(cè)標(biāo)出該文內(nèi)容的主題詞,雙橫線下右側(cè)注明印發(fā)份數(shù);3. 文件之送達(dá)及內(nèi)容3.14、1以有限公司文件對外發(fā)文主送工商、消防等非衛(wèi)生行政部門,對內(nèi)行文內(nèi)容為非醫(yī)學(xué)臨床類相關(guān)業(yè)務(wù)與人事任免;3.2以醫(yī)院文件發(fā)文對外主送衛(wèi)生行政部門以及需要以醫(yī)院性質(zhì)面對的政府相關(guān)部門及團(tuán)體,對內(nèi)行文內(nèi)容主要為醫(yī)學(xué)臨床相關(guān)業(yè)務(wù)及臨床科室人事的任免等4.文件審批程序和權(quán)限:4.經(jīng)總辦部門擬稿、打字,填寫“文件審批單”,呈送授權(quán)人簽發(fā);4.以總經(jīng)理名義或公司重要對外發(fā)文,由總經(jīng)理審閱簽發(fā);4.3.以院長名義重要對外發(fā)文,由院長審閱簽發(fā);4.4財務(wù)或銀行事務(wù)性文件,由財務(wù)總監(jiān)審閱簽發(fā);4.5.公司(醫(yī)院)文件交行政部檔案管理員蓋章(附文件審批單)、登記、發(fā)文、存檔。發(fā)出Initiated By審批Re-c15、hecked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 保密制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政006Policy No.: EO-006內(nèi)容:工作保密制度與程序Subject: P&P of Career Secrecy頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 保密范圍1.1. 公司重大決策中的秘密事項;1.2. 尚未付諸實施需要保密的事項;1.3. 公司及部門政策、制度、表格;1.4. 財務(wù)資料、報表;1.5. 合同、協(xié)議、圖紙、技術(shù)資料;1.6. 人事資料、工資;1.7. 會議記錄、工16、作記錄;1.8. 營銷策劃方案及資料.1.9. 公司各類影像資料1.10.客戶檔案及資料.1.11.公司確定的其它保密事項2 保密管理 2.1. 所有文件資料由指定專人保管;部門負(fù)責(zé)人對文件資料具有管理責(zé)任;2.2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確定文件資料保密范圍,并建立相關(guān)查閱制度;2.3. 所有文件資料僅提供授權(quán)范圍人員閱讀、查看、復(fù)制、使用;2.4. 未經(jīng)授權(quán)不得私自閱讀、查看、復(fù)制、使用;如有需要,需獲得文件資料管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);2.5. 任何人未經(jīng)授權(quán)不得對外發(fā)布和泄露公司政策、制度、經(jīng)營狀況、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事資料等;2.6. 公司內(nèi)部不得與同事談?wù)摶蛐孤秾儆诒C艿氖马棧?.7. 調(diào)職或離職時應(yīng)做好17、文件資料交接。3 保密紀(jì)律3.1. 每位員工都處于受到信賴的地位,有責(zé)任保守公司秘密和工作秘密;3.2. 違反以上規(guī)定將導(dǎo)致紀(jì)律處分直至解雇,對公司造成影響和危害的可能導(dǎo)致法律追究。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 檔案保管制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政008Policy No.: EO-008內(nèi)容:檔案保管制度與程序Subject: Archives Storage頁數(shù):1 - 1Pages:1-11. 檔案內(nèi)容1.118、. 以公司或總經(jīng)理名義對內(nèi)、對外發(fā)布的文件,含制度、通知、通告、獎懲、任免、重要傳真及其它與經(jīng)營活動相關(guān)的書面資料;1.2. 由總公司、政府機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)合作單位等發(fā)至公司的文件;1.3. 各部門發(fā)文、制度與程序、崗位職責(zé)、財務(wù)報表與人事資料等;1.4. 公司經(jīng)營活動中所訂立的合同、協(xié)議及契約書;1.5. 醫(yī)院客戶、與公司有相關(guān)業(yè)務(wù)往來公司的資料;1.6. 公司經(jīng)營所需的各種證照資料;1.7. 公司重大活動的有關(guān)錄像、光碟與圖片等;1.8. 公司經(jīng)營活動中所使用、備用的管理軟件;1.9. 重大會議的會議紀(jì)要;1.10.其它涉及公司商業(yè)機(jī)密的資料等;2. 檔案的分類2.1.按檔案內(nèi)容可劃分為: 文書19、檔案 即公司在日常行政工作形成的檔案,如工作通知、工作聯(lián)系函、行政合同等; 專業(yè)檔案 是相對文書檔案而立的各種門類的檔案的總稱,指記錄某種業(yè)務(wù)的過程或某個時間的全面記載;2.2.按檔案的載體可劃分為: 紙質(zhì)檔案 音像檔案 機(jī)讀檔案(借助于計算機(jī)方可閱讀的信息)2.3.檔案的明細(xì)分類 根據(jù)公司的特征,可分為營業(yè)證照類、申報/批復(fù)類、政府通知類、公司內(nèi)部發(fā)文類、對外往來函、購銷合同類、人事勞資類、員工培訓(xùn)類、會議記錄類、采購訂價類等; 公司內(nèi)部發(fā)文,可按發(fā)文部門進(jìn)行分類,再按文件的具體內(nèi)容不同、時間先后順序與文件編號順序劃分。3、檔案的收集、保管及使用需嚴(yán)格依照公司既定程序進(jìn)行操作管理;3.1. 20、檔案的收集與管理3.1.1.各部門的檔案統(tǒng)一由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)收集、整理與保管;3.1.2.任何簽呈正本均需交由檔案管理員歸檔存查;3.1.3.所有合同正本一律存放財務(wù)部;3.1.4.檔案管理員日常收到待建檔資料后,須根據(jù)不同類別進(jìn)行存放歸檔;3.1.5.檔案資料應(yīng)收集完整、齊全,建立目錄,并及時更新;3.1.6.所有重要的文件,一律存放在帶鎖的文件柜中;3.1.7.應(yīng)注意檔案資料的防潮、防塵及防火,確保檔案資料的安全與完整;3.1.8.各部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的用途及使用年限,對失去使用價值和超過使用年限的檔案資料,定期進(jìn)行整理和銷毀工作;3.2. 檔案的使用3.2.1.檔案資料的使用應(yīng)遵21、循“先審批、后使用”的原則;3.2.2.檔案資料的使用時限、地點、方式應(yīng)按照審批范圍內(nèi)使用;3.2.3.檔案資料的使用地點原則要求在公司內(nèi),因工作需要需帶離公司的,應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出;3.2.4.檔案資料的收發(fā)和傳遞,由指定人員擔(dān)任,實行簽收制度,并根據(jù)檔案級別采取必要的安全保密措施;3.2.5.借用檔案文件,須做好登記,并注明用途及歸還日期。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 文件管理制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政22、009Policy No.: EO-009內(nèi)容:文件管理制度與程序Subject: Files Manage 頁數(shù):1 - 1Pages:1-11. 發(fā)文權(quán)限1.1.內(nèi)部發(fā)文 總監(jiān)級與科室主任以上(含總監(jiān)級)人員才有發(fā)文權(quán)限; 如需獲得上司審批的發(fā)文,必須在發(fā)文前獲得上司簽名確認(rèn);1.2.對外發(fā)文 以公司名義的任何對外發(fā)文必須送交總經(jīng)理審批簽字確認(rèn)后,方可對外發(fā)出;2. 各部門需嚴(yán)格依照既定程序做好文件收發(fā)及管理工作;1. 文件收發(fā)1.1.文件收發(fā)必須有專人負(fù)責(zé),建立并嚴(yán)格執(zhí)行簽收制度;1.2.凡公司及總經(jīng)理的外來文件收文,由人事行政部簽收登記;1.3.文件登記后,由人事行政部根據(jù)總經(jīng)理的批示23、,轉(zhuǎn)交相關(guān)管理人員傳閱或有關(guān)部門辦理;1.4.各部門或個人對承辦的文件,必須認(rèn)真負(fù)責(zé),按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓;2. 文件保管2.1.文件必須存放在文件柜內(nèi),并由專人進(jìn)行保管;2.2.未經(jīng)批準(zhǔn),不得任意擴(kuò)大秘密文件閱讀范圍,不得帶離辦公室或放在公開場合;2.3.未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印秘密文件,確因工作需要必須復(fù)印秘密文件,須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2.4.因工作需要借用文件時需辦理借閱手續(xù),并及時歸還;2.5.文件管理人員調(diào)整時必須辦理移交手續(xù);2.6.所有文件必須定期整理、歸檔或銷毀,禁將文件、重要資料當(dāng)做廢品處理。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved B24、y發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 行政管理制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政010Policy No.: EO-010內(nèi)容:前臺員工管理制度Subject: Receptionist Working Procedure頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 儀容儀表1.1. 著裝應(yīng)端莊大方,不得穿著過于休閑、時尚的服裝;1.2. 自然化妝令人欣賞,不化妝或化妝過濃都不適宜;1.3. 頭發(fā)梳理整齊; 保持個人清潔衛(wèi)生。2 語言禮貌2.1. 一般使用標(biāo)準(zhǔn)普通話;聲音清晰、柔美,接聽電話熱情禮貌,有耐心;2.2.25、 接待來訪客人面帶微笑,熱情禮貌。3 接聽電話程序3.1. 電話鈴響三聲之內(nèi)接聽;3.2. 禮貌問候:你好,醫(yī)療美容診所;3.3. 迅速轉(zhuǎn)接電話;3.4. 對推銷類來電應(yīng)注意過濾;3.5. 手邊常備紙、筆,及時記錄留言并送達(dá)相關(guān)人員。4 前臺接待4.1. 見到來訪客人主動起身站立,禮貌詢問:你好,請問找誰;4.2. 請來訪客人登記;4.2. 先電話聯(lián)系受訪人,在獲得受訪人同意后,方可允許訪客前往;4.3. 在辦公區(qū)域或是洽談區(qū)接待,由受訪人確定并知會前臺;4.4. 總監(jiān)級以上來訪客人,給予引領(lǐng);其他來訪客人由受訪人引領(lǐng);4.5. 總監(jiān)級以上來訪客人,主動提供茶水,其他人員如有需要,也給予提供;26、4.6. 如為應(yīng)聘人員,請其在前臺對面洽談區(qū)等候,迅速通知人力資源部。5 其他事項5.1. 保持前臺整潔,熟悉前臺設(shè)備、各部門人員及其辦公室位置、各分機(jī)號碼;5.2. 根據(jù)會議預(yù)約,事先做好會議室清潔及相關(guān)準(zhǔn)備工作,根據(jù)要求為參加會議人員提供茶水 ,會議結(jié)束后通知保潔人員或由前臺接待員予以及時整理;5.3. 做好報紙、信件收取、分發(fā)、信件郵寄及相關(guān)登記工作;5.4. 協(xié)助人力資源部做好員工考勤;5.5. 嚴(yán)禁閑人進(jìn)入辦公樓。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 行政管理制度與程27、序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政011Policy No.: EO-011內(nèi)容:固定資產(chǎn)管理制度Subject: Fied Assets Manage P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 固定資產(chǎn)定義價值800元人民幣以上及使用周期一年以上的物質(zhì)。2.固定資產(chǎn)分類 醫(yī)療設(shè)備及器械: 電腦 :服務(wù)器 臺式機(jī) 筆記本 其他 辦公設(shè)備 :傳真機(jī) 復(fù)印機(jī) 打印機(jī) 掃描儀 其他 專用設(shè)備 :刻錄機(jī) 打圖機(jī) 曬圖機(jī) 照相機(jī) 攝象機(jī) 其他電器類 :空調(diào) 電視機(jī) 冰箱 其他交通工具 :各類車其他 :配件 家具 工藝品 保險柜及其他3 申購程序3.1. 28、使用人填寫“申購單”,申請人應(yīng)填寫詳細(xì)資料.3.2. 部門負(fù)責(zé)人審核;3.3. 后勤保障部確認(rèn)是否可內(nèi)部調(diào)撥;如無內(nèi)部調(diào)撥,繼續(xù)下面程序;3.4. 報采購部詢價;3.5. 使用部門確認(rèn);3.6. 后勤保障部總監(jiān)、醫(yī)務(wù)部主任(醫(yī)療設(shè)備及器械類)審核;財務(wù)總監(jiān)審核3.7. 總助或總經(jīng)理審批;3.8 單價10000元以上,單批采購30000元以上需報總公司審批.3.9. 由采購人員根據(jù)申購單進(jìn)行采購。4 固定資產(chǎn)管理4.1. 入庫流程。由使用部門、倉管及設(shè)備管理部門驗收,確認(rèn)質(zhì)量,再由倉管人員完成入庫手續(xù);如有問題及時知會采購人員退換貨;。固定資產(chǎn)執(zhí)行先入庫后領(lǐng)用原則。4.2. 登記 。出庫后固定資29、產(chǎn)管理員需建立完整固定資產(chǎn)登記卡、賬; 。每位使用人設(shè)有一份固定資產(chǎn)登記表,使用人和部門負(fù)責(zé)人需簽名,部門負(fù)責(zé)人為固定資產(chǎn)管理責(zé)任人;固定資產(chǎn)如發(fā)生變更,登記表需及時更新;員工離職時,需向固定資產(chǎn)管理員辦理交接手續(xù),如有遺失或因個人原因?qū)е聯(lián)p壞需按折舊或?qū)嶋H情況賠償; 。放置于公共場所、公共使用、倉庫的固定資產(chǎn)需登記,并由保管或使用部門指定固定責(zé)任人。4.3. 內(nèi)部調(diào)撥任何固定資產(chǎn)移動,需先知會固定資產(chǎn)管理員,填寫“內(nèi)部調(diào)撥單”,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報后勤保障部總監(jiān)審批方可進(jìn)行.4.4. 盤點 。每年至少盤點一次,如固定資產(chǎn)管理員變更或離職也需盤點交接; 。盤點由財務(wù)部組織,由固定資產(chǎn)管理員盤點30、并填寫盤點表、財務(wù)人員進(jìn)行協(xié)盤。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 印章管理制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政012Policy No.: EO-012內(nèi)容:印章管理制度及程序Subject: Seal Manage P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 印章的管理及使用1.1. 公司及醫(yī)院的印章由行政部保管;1.2. 使用公司印章必須經(jīng)公司高級管理層書面批準(zhǔn),文件用印及常規(guī)用印由部門負(fù)責(zé)人經(jīng)高層領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理;1.3.31、 印章管理人員須對需要蓋印的文件、信函等進(jìn)行檢查,須有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)或簽署,文件、信函格式合適、文字通順、無錯漏字,標(biāo)點符號妥當(dāng)?shù)取i_具印制好的介紹信時,須確認(rèn)已將存根所列項目填寫清楚;如需領(lǐng)導(dǎo)簽字的,須有領(lǐng)導(dǎo)在“批準(zhǔn)人”一欄簽字,一切合格后方可蓋印;1.4. 蓋章須講求質(zhì)量,印油正紅、適宜、用力適度,蓋印端正,字跡清晰,防止歪、倒、斜、偏、糊;1.5. 行政辦公室對用印監(jiān)督、監(jiān)印權(quán),對于不合手續(xù)的用印,有權(quán)提出異議并拒絕蓋印;1.6. 印章管理人員進(jìn)行用印登記,登記內(nèi)容包括用印人、事由、批準(zhǔn)人、經(jīng)手人、印數(shù)、時間等;1.7. 未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),印章保管人員不得委托他人代為保管、使用印章1.832、. 印章必須妥善保管、隨用隨取,用后立即存放原處,并及時上鎖,嚴(yán)禁將印章攜出辦公室;1.9. 公司作廢的印章由行政辦公室封存。2 公司印章使用范圍2.1. 以公司名義對外發(fā)出的公文;2.2. 以公司名義對外的各種業(yè)務(wù)辦理所需報備資料;2.3. 以公司名義對外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等;2.4. 以公司名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等;2.5. 本單位員工辦理私事,確需公司出具的證明信等;2.6. 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)其他需要使用印章等。附:印章使用申請單醫(yī)療美容診所印章使用申請單(樣本)日 期 :申請部門:印章種類:蓋印份數(shù):文件名稱:用印事由:申請人:部門經(jīng)理:批準(zhǔn)人:發(fā)出Initiate33、d By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 行政管理制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政013Policy No.: EO-013內(nèi)容:會議安排及接待工作程序與制度Subject: Conference Arrange and Reception P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 會前準(zhǔn)備1.1. 確認(rèn)會議日期、時間、地點、內(nèi)容、參加人員;1.2. 由人力資源部人員預(yù)訂會議室; 1.3. 人力資源部人員發(fā)出會議通知;并確保知會到將與會人員;34、1.4. 準(zhǔn)備會議資料、文件袋、筆記本、簽到表等;(主要由召集部門或召集人負(fù)責(zé))1.5. 會議橫幅印制、桌簽、座次安排;(主要由召集部門或召集人負(fù)責(zé))1.6. 開會前一小時檢查會場;(主要由召集部門或召集人負(fù)責(zé))2 參加會議2.1. 會議組織人員或部門提前到會場檢查各項工作準(zhǔn)備情況;2.2. 發(fā)放會議文件及資料;2.3. 部門會議由本部門負(fù)責(zé)人指定部門工作人員做好會議記錄;2.4. 公司會議由總經(jīng)辦安排人員做好會議紀(jì)錄;2.5. 由會議紀(jì)錄人員在會后草擬會議決議、紀(jì)要等。3 會后工作3.1. 印發(fā)會議決議、紀(jì)要等;3.2. 催辦會議決定事項的落實,收集情況并向上級領(lǐng)導(dǎo)反饋。發(fā)出Initiate35、d By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 公司 行政管理制度與程序部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政014Policy No.: EO-014內(nèi)容:文件審批制度與表格Subject: Document Approve and Eamine P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-11、部門工作需向公司領(lǐng)導(dǎo)請示及批復(fù)的事項應(yīng)以書面報告形式上呈。2、由報批人打出書面報告,并按文件審批表的格式填寫文件審批表。3、文件審批表應(yīng)先由部門負(fù)責(zé)人在校核人一欄內(nèi)簽字確認(rèn)。4、文件36、審批表內(nèi)所需審核部門與審批領(lǐng)導(dǎo)人員的職務(wù)應(yīng)打印完整5、所有審核人員及審批人員在無特殊情況下,應(yīng)在半天內(nèi)完成簽字確認(rèn)。6、如果對文件內(nèi)容疑義,應(yīng)在第一時間內(nèi)與打印人或打印人部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問詢溝通并作出簽字決定。7、各審核人員及審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在文件審批表上簽署名字及意見,日期。8、文件打印人應(yīng)把需審批文件附在文件審批表后。9、文件審批表的審批過程由打印人跟蹤落實以加快審批速度。10、文件審批表在完成審批程序后應(yīng)復(fù)印一份交由行政辦留存,正本由打印人留存。11、在緊急情況下,可先口頭向領(lǐng)導(dǎo)匯報執(zhí)行,但事后應(yīng)及時補(bǔ)齊手續(xù)。12、文件密級分為“機(jī)密、絕密”二個等級。需在文件審批表上標(biāo)注。附:文件審批表格發(fā)出I37、nitiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 醫(yī)療美容門診部 文件審批表編號:文件標(biāo)題密級急緩擬稿部門打印人審核人審批部門/崗位審核部門/崗位審核意見(每審核人不超半日)審批意見文件正文附后 醫(yī)療美容門診部 工作聯(lián)系單制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政015Policy No.: EO-015內(nèi)容:工作聯(lián)系單制度與程序Subject: Fied Assets Manage P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-11、 工作聯(lián)系單為需跨部門工作人員作38、出配合時的文件格式。2、 工作聯(lián)系單的填寫由部門工作人員或部門負(fù)責(zé)人完成。3、 工作聯(lián)系單應(yīng)先由接單部門負(fù)責(zé)人簽名接收或由部門負(fù)責(zé)人文員代收并簽字確認(rèn)。4、 工作聯(lián)系單應(yīng)一式兩份,一份交由接單部門作為工作指令使用,另一份應(yīng)由發(fā)單部門留存。5、 工作聯(lián)系單中的工作內(nèi)容應(yīng)由發(fā)單部門填寫,填寫應(yīng)詳盡清晰。6、 接單部門負(fù)責(zé)人或代收人員有不明白的地方應(yīng)即時問詢清楚后方可接收。附:工作聯(lián)系單表格發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 醫(yī)療美容門診部工作聯(lián)系單(樣本)編號:發(fā)單部門簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期39、接單部門接單領(lǐng)導(dǎo)接單日期工作聯(lián)系內(nèi)容發(fā)單部門領(lǐng)導(dǎo)簽字:完成情況接單部門領(lǐng)導(dǎo)簽字:注:此單一式兩份,發(fā)單部門和接單部門各存一份。 公司 會議制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政016Policy No.: EO-016內(nèi)容:參加會議的規(guī)定Subject: Attend Conference P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-1 隨時注意你的個人衛(wèi)生和儀表。 隨時作記錄,不要試圖用腦子記憶所有事情。 隨時保持良好的姿態(tài)。 在必要時以輕微的前傾或點頭來表示明白或贊賞。 面帶真誠的笑容。 認(rèn)真且耐心地聆聽。 減低噪音,輕聲關(guān)門。 中途離開時應(yīng)知會您的40、上司離開原因。 向內(nèi)部/外部人員問候及道別時盡可能地稱呼對方的姓名。 讓上級主管/同事知道你在何處及何時回來。 無法參會時應(yīng)向部門領(lǐng)導(dǎo)事先請假并說明理由。 提前十份鐘到達(dá)會議現(xiàn)場并做好參會準(zhǔn)備。切記: 良好的會議態(tài)度創(chuàng)造良好的會議效果。行為舉止作為醫(yī)療美容診所有限公司的一份子,員工在會議中的一舉一動都直接影響到個人和公司的形象!必須做到: 保持良好的姿態(tài)。 與他(她)人對話時,請面帶微笑,將你的熱情通過聲音傳遞給對方。 講究禮貌,談話前先問好。 與人講話時要神情專注。 以職業(yè)化的方式處理問題。 避免粗俗語言。 避免在會議時閑談,或做與會議無關(guān)的事情。 語言清晰,勿喧嘩。 在會場內(nèi)注意步履輕盈,41、減少身影移晃。 安靜參會,做好筆記,手機(jī)調(diào)至震蕩模式。參會人員個人衛(wèi)生及儀表要求必須做到: 外表健康整潔。 指甲修剪整齊,不得留長指甲。 保持牙齒及口腔清潔無異味。 頭發(fā)經(jīng)常清洗,發(fā)型符合公司標(biāo)準(zhǔn)。 保持充足的睡眠、健康的飲食與良好的衛(wèi)生習(xí)慣,并經(jīng)常運動以保持精神飽滿。 在參加公司全體會議及有外部人員參會時工作人員應(yīng)著正裝出席。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 醫(yī)療美容門診部聯(lián)合檢查制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政017Poli42、cy No.: EO-017內(nèi)容:周聯(lián)合檢查工作制度Subject: Dept.Combine Weekly Inspect P&P 頁數(shù):1 - 1Pages:1-11 聯(lián)合檢查目的為切實確保將醫(yī)院安全和隨時為賓客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)納入有效管理,提高醫(yī)院各部門管理及運行水平,醫(yī)院將實行周聯(lián)合檢查制度。2 聯(lián)合檢查人員 每周聯(lián)合檢查組由各部門總監(jiān),各科室主任,公司及院領(lǐng)導(dǎo)組成。由行政辦公室編制周檢查時間表,并提前分發(fā)各部門總監(jiān),各科室主任及領(lǐng)導(dǎo)。3 檢查時間選擇每周一次,檢查時間定為上午進(jìn)行。4 檢查組職責(zé)4.1. 對各部門服務(wù)質(zhì)量及工作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,糾正不規(guī)范工作行為,并將有關(guān)問題及時反映給予43、有關(guān)部門及科室負(fù)責(zé)人;4.2. 檢查各部門,科室衛(wèi)生情況及物品擺放是否合理并符合規(guī)定; 4.3. 檢查工作人員的儀容儀表,工作態(tài)度是否符合標(biāo)準(zhǔn);4.4. 檢查設(shè)施設(shè)備的完好性與不足。5.檢查組人員要求5.1. 檢查組人員應(yīng)著制服或正裝,佩戴工作銘牌,注意個人儀容儀表與禮節(jié)禮貌,并隨時保持手機(jī)暢通;5.2. 檢查組人員須認(rèn)真填寫聯(lián)合檢查記錄表所規(guī)定的各項檢查內(nèi)容,聯(lián)合檢查記錄表須在檢查結(jié)束后抄送院領(lǐng)導(dǎo),公司領(lǐng)導(dǎo)各一份,并由行政辦公室留檔一份;5.3. 檢查組人員因特殊事情不能參加時,應(yīng)在檢查前先請示總經(jīng)理或院長,經(jīng)總經(jīng)理或院長批準(zhǔn)后方可請假;未經(jīng)總經(jīng)理或院長批準(zhǔn)而私自缺席的視為脫崗;5.4. 檢44、查人員檢查時發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)對事不對人,禁止人身攻擊,禁止?fàn)I私物弊。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date 醫(yī)療美容門診部 周例會制度部門:行政管理部Eecutive Office保密度:Secrecy:文號:行政018Policy No.: EO-018內(nèi)容:周工作例會制度Subject: Daily Morning Briefing P&P頁數(shù):1 - 1Pages:1-1為有效配合醫(yī)院整體服務(wù)與運作,了解各部門的各項工作進(jìn)展情況,布置相應(yīng)工作計劃,確保各部門各項工作的正常高效運轉(zhuǎn),醫(yī)院45、將執(zhí)行每日工作例會制度。1、 會議時間:每周一上午10:002、 會議地點:行政會議室3、 與會人員:總經(jīng)理、院長、副院長、總助、各部門負(fù)責(zé)人4、 會議主持人:總經(jīng)理5、 會議記錄人:總助6、 每日工作例會內(nèi)容: (1)、各部門通報上周各項工作完成情況;對未完成工作予以說明,并確定跟進(jìn)計劃; (2)、通報各項需協(xié)調(diào)、溝通事務(wù); (3)、各部門匯報下周工作計劃;確定各項工作計劃執(zhí)行內(nèi)容、執(zhí)行人及完成期限。7、 總經(jīng)理作會議總結(jié)及各部門工作評語。8、 工作例會人員不得無故缺席,請假需事先得到總經(jīng)理批準(zhǔn);9、 工作例會紀(jì)要需與當(dāng)日送呈總經(jīng)理及總經(jīng)理助理審閱;10、行政辦主任負(fù)責(zé)跟蹤總經(jīng)理對各部門的工作要求的落實情況及各部門當(dāng)日工作計劃完成情況并于下班前反饋。發(fā)出Initiated By審批Re-checked By審批Approved By發(fā)出日期Issue Date生效日期Effective Date
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