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1、醫(yī)藥化工中間體科技公司辦公自動化管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 北京xx科技有限公司版本號A辦公自動化管理制度第0次修改目 的1.1電話和傳真已經(jīng)成為現(xiàn)代信息溝通的主要工具，本制度所指電話傳真管 理是從接收到最后處理的全部環(huán)節(jié)的完整程序化管理。二、適用范圍1. 2本制度適用于本公司所有部門和全體員工。三. 內(nèi)容13電話、傳真操作管理：接聽電話時，標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，xx”。接聽電話要迅速、準(zhǔn)確，用語簡練、清晰、耐心。應(yīng)在鈴響2-3 聲之間就拿起話筒。接聽電話時要做好記錄準(zhǔn)備，主要是六大要素：何人、何地、何 2、因、何事、何時、何果。各部門必須有電話記錄本，并定期歸檔，作為信息傳遞的重要基 礎(chǔ)資料。1.4傳真的接收：接收傳真時注意幾個要素：來電人姓名、單位、傳真頁數(shù)，重要程 度，送交時間，送交部門，送交何人。傳真不清晰時，必須及時要求重傳，直至清晰為止，對于重耍數(shù)字 要進(jìn)行核定。收到傳真后要立即登記在傳真記錄簿，將相關(guān)要素記錄清楚， 作好簽收工作。1.5電話與傳真的傳遞與處理：接聽電話、傳真后應(yīng)立即填寫傳真、電話處理單，將有關(guān)信息 及時反饋到相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是：1.5. 1.1公司、部門負(fù)責(zé)人的重要電話、傳真，必須在電話結(jié)束后分北京xx科技有限公司版本號A辦公自動化管理制度第0次修改鐘內(nèi)與3、有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時準(zhǔn)確地傳達(dá)電話內(nèi)容。1.5. 1.2當(dāng)無法與相關(guān)人員取得聯(lián)系時，必須根據(jù)事件急緩，在盡可 能短的時間內(nèi)給來電者回復(fù)，并繼續(xù)與相關(guān)人員聯(lián)系。1. 5. 1. 3重要傳真件必須復(fù)印后立冊歸檔。1.5. 1.4任何有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的傳真與電話都必須記錄在登記簿上。1.5. 1.5重要傳真、與電話必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序 進(jìn)行。1.6電腦及網(wǎng)絡(luò)管理：電腦設(shè)備作為我們工作必不可少的重要工具，計算機(jī)網(wǎng)是指利用網(wǎng) 絡(luò)設(shè)備、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，以及各類系統(tǒng)管理 軟件和應(yīng)用軟件，將公司計算機(jī)和各種終端設(shè)備有機(jī)地集成在一起, 用于培訓(xùn)、公司管理、信息資源共享等方面工作的計算4、機(jī)局域網(wǎng)絡(luò) 系統(tǒng)。各部門、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實(shí)電腦及網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)施 細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。1. 6. 2公司所有計算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)。未經(jīng)辦公室許可，任何人不得更換、 損毀；不得改變其物理的位置、性能；不得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行 狀態(tài)、系統(tǒng)配置。辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備件的計劃、采購，同一單位使用的電腦 盡量購買同一個品牌，以便于維護(hù)和硬件資源共享。各部門如確需 配置電腦，需向公司負(fù)責(zé)人提出申請。1. 6.4各部門應(yīng)該及吋在局域網(wǎng)提供本部門制定的規(guī)章制度、公司使用各 類表格等（已經(jīng)各部門確認(rèn)的）必須設(shè)定共享。辦公室要切實(shí)加強(qiáng)對員工上網(wǎng)的管理和引導(dǎo)。為避免網(wǎng)上不良信息 對計算機(jī)侵襲和影響，使用者必須5、一星期至少進(jìn)行3次電腦殺毒措 施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。北京xx科技有限公司版本號A辦公自動化管理制度第0次修改電腦如在操作過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，須立即報本部門負(fù)責(zé)人，仍不能解決，由辦公室作相應(yīng)處理。1. 6. 7公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道徳規(guī) 范，不得從事危害公司利益、影響公司形彖、竊取或泄露他人秘密 以及其他不良行為。1. 6. 8違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的, 其責(zé)任由木人自負(fù)外，公司給予相應(yīng)處罰。17信息管理本著一人負(fù)責(zé)的原則，每臺電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。用戶對系統(tǒng)和 辦公室所分配的電腦在在職期內(nèi)享有專用權(quán)，為了防止數(shù)據(jù)被盜、 丟失、系統(tǒng)錯亂等現(xiàn)象，須進(jìn)行必要的密碼設(shè)置。任何人未經(jīng)許可， 不得使用。者必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，未經(jīng)培訓(xùn)者不得單獨(dú)上機(jī)。1. 7. 3時不準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無關(guān)的事情。1. 7. 4軟件必須經(jīng)過電腦管理部門的同意方可進(jìn)行。1. 7. 5信息資料的復(fù)制必須經(jīng)過本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同意方可進(jìn)行。1.8工作程序1. 8. 1通訊管理程序1. 9相關(guān)記錄表格1.9. 1電話記錄簿傳真記錄簿傳真、電話處理單1. 9. 4傳真樣本