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1、石油化工公司進(jìn)口原油代理業(yè)務(wù)流程管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1.2進(jìn)口原油代理業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1經(jīng)營目標(biāo)1.1按照分（子）公司委托，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購，并安全、及時(shí)地交付。1.2優(yōu)化采購方案，保證合理的進(jìn)口原油采購價(jià)格、運(yùn)費(fèi)及保費(fèi)。1.3爭(zhēng)取有利的貨款支付條件,按照貿(mào)易合同結(jié)算條款履行資金支付責(zé)任。1.4保證結(jié)算資金的安全和及時(shí)回籠。2財(cái)務(wù)目標(biāo)2.1保證代理進(jìn)口原油業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)核算真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。3合規(guī)目標(biāo)3.1 進(jìn)口原油業(yè)務(wù)操作符合國家相關(guān)管理部門的規(guī)定。3.2貿(mào)易外匯收支符合國家外匯管2、理局的規(guī)定。3.3進(jìn)口原油代理協(xié)議符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制度。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)1.1未經(jīng)授權(quán)、委托或超越授權(quán)、委托范圍及規(guī)定的交易條件進(jìn)行原油采購、租船、投保，發(fā)生交易損失。1.2未嚴(yán)格按照分（子）公司委托的時(shí)間、品質(zhì)、數(shù)量進(jìn)行進(jìn)口原油的采購和運(yùn)輸，導(dǎo)致分（子）公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)受到影響或發(fā)生損失。1.3未能在分（子）公司委托范圍內(nèi)把握貿(mào)易時(shí)機(jī)、獲得有利的價(jià)格和運(yùn)費(fèi)條件，導(dǎo)致分（子）公司進(jìn)口原油成本增加。1.4未能嚴(yán)格按照分（子）公司委托進(jìn)行套期保值操作、規(guī)避市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)，導(dǎo)致分（子）公司控制進(jìn)口原油成本不能達(dá)到預(yù)期效果。1.5未對(duì)原油采購合同及時(shí)、準(zhǔn)確地投保，發(fā)3、生漏保、遲保、錯(cuò)保，以及在貨物出險(xiǎn)后未及時(shí)辦理索賠手續(xù)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)增加或發(fā)生損失。1.6未對(duì)滯期費(fèi)產(chǎn)生的過程實(shí)行跟蹤和有效控制，導(dǎo)致多付或應(yīng)該追償?shù)奈醇皶r(shí)追償，造成損失。1.7貨款結(jié)算不當(dāng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)費(fèi)用或資金風(fēng)險(xiǎn)增加。1.8未按照規(guī)定路徑進(jìn)行國際結(jié)算發(fā)生資金損失。1.9 未經(jīng)審核,變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)2.1未能真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地進(jìn)行進(jìn)口原油代理業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算，造成財(cái)務(wù)信息失真。3合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)3.1進(jìn)口原油業(yè)務(wù)違反國家規(guī)定，受到處罰。3.2外匯收支違反國家外匯管理局的有關(guān)規(guī)定，受到處罰。3.3 進(jìn)口原油代理協(xié)議不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi)部規(guī)章制4、度的要求，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)1對(duì)貿(mào)易人員及簽約人員授權(quán)1.1中國國際石油化工聯(lián)合有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“聯(lián)合石化”）經(jīng)理對(duì)其原油貿(mào)易部門及境外子公司原油貿(mào)易人員進(jìn)行交易及簽約授權(quán)，并將被授權(quán)貿(mào)易人員和簽約人員名單向交易對(duì)手備案。2對(duì)交易對(duì)手的資信評(píng)估2.1聯(lián)合石化風(fēng)險(xiǎn)控制部門對(duì)交易對(duì)手的資信進(jìn)行評(píng)估，經(jīng)財(cái)務(wù)部門會(huì)簽，分管副經(jīng)理審核，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)，確定交易對(duì)手名單和交易限制條件。供貨商、船東交易對(duì)手名單還需報(bào)股份公司原油領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3簽訂原油采購合同3.1經(jīng)總經(jīng)理或分管副經(jīng)理批準(zhǔn)后，聯(lián)合石化計(jì)劃部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理部下達(dá)的股份公司年度原油進(jìn)口計(jì)劃或調(diào)整計(jì)劃、以及公司第三方貿(mào)易計(jì)劃5、和原油采購戰(zhàn)略，組織與原油供應(yīng)商洽談原油長期供貨合同。3.2根據(jù)分（子）公司現(xiàn)貨采購委托，聯(lián)合石化原油貿(mào)易部門會(huì)同境外子公司，依據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理部下達(dá)的進(jìn)口原油月度采購計(jì)劃分析目標(biāo)油種市場(chǎng)，商定入市時(shí)機(jī)與詢價(jià)范圍，按規(guī)定權(quán)限審批后，向聯(lián)合石化境外子公司經(jīng)授權(quán)貿(mào)易人員下達(dá)采購指令。3.3聯(lián)合石化境外子公司原油貿(mào)易人員依據(jù)采購指令，遵循進(jìn)口原油采購效益最大化的原則，與經(jīng)過批準(zhǔn)的原油供應(yīng)商達(dá)成交易意向，并立即將交易意向口頭反饋給聯(lián)合石化原油貿(mào)易部門審核。3.4聯(lián)合石化原油貿(mào)易部門和計(jì)劃部門貿(mào)易人員將長期合同簽約意向和現(xiàn)貨采購意向通知分（子）公司，經(jīng)分（子）公司原油采購部門通過電話等方式確認(rèn)油種、數(shù)量、6、價(jià)格、裝期后，分別由計(jì)劃部門和境外子公司經(jīng)授權(quán)的貿(mào)易人員對(duì)外成交。3.5 聯(lián)合石化對(duì)外洽談的原油貿(mào)易人員填寫交易結(jié)果通知單，按規(guī)定簽字確認(rèn)后，于成交當(dāng)日書面報(bào)聯(lián)合石化原油貿(mào)易部門和風(fēng)險(xiǎn)控制部門。3.6 聯(lián)合石化原油貿(mào)易人員依據(jù)交易結(jié)果通知單填寫中國石化進(jìn)口原油采購確認(rèn)單，經(jīng)原油部門負(fù)責(zé)人簽字后，書面通知分（子）公司原油采購部門。分（子）公司原油采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，回復(fù)聯(lián)合石化。管輸原油中國石化進(jìn)口原油采購確認(rèn)單按照股份公司原油管理辦法由相關(guān)方簽字確認(rèn)。3.7聯(lián)合石化負(fù)責(zé)對(duì)外洽談采購合同的部門或境外子公司根據(jù)成交條件和合同管理規(guī)定，經(jīng)貿(mào)易、執(zhí)行、財(cái)務(wù)、法律等人員審核后，按規(guī)定權(quán)限簽署原油采7、購合同。4租船與投保4.1聯(lián)合石化原油執(zhí)行部門根據(jù)原油貿(mào)易部門提供的原油采購交接單，按照規(guī)定填寫進(jìn)口原油保險(xiǎn)內(nèi)部聯(lián)系單，向經(jīng)批準(zhǔn)的保險(xiǎn)公司辦理保險(xiǎn)。保險(xiǎn)合同須按規(guī)定權(quán)限簽署。4.2聯(lián)合石化運(yùn)輸部門經(jīng)辦人員根據(jù)原油執(zhí)行人員提交的租船運(yùn)輸內(nèi)部聯(lián)系單辦理預(yù)租船，并根據(jù)船舶預(yù)租的主要條件填寫中國石化進(jìn)口原油租船確認(rèn)單，由運(yùn)輸部門負(fù)責(zé)人簽字后交原油執(zhí)行部門，并經(jīng)分（子）公司原油采購部門確認(rèn)。管輸原油中國石化進(jìn)口原油租船確認(rèn)單按照股份公司原油管理辦法由生產(chǎn)經(jīng)營管理部、煉油事業(yè)部簽字確認(rèn)。4.3聯(lián)合石化原油執(zhí)行人員得到裝卸港對(duì)預(yù)租船的確認(rèn)后通知運(yùn)輸人員，由經(jīng)授權(quán)的運(yùn)輸簽約人與經(jīng)批準(zhǔn)的船東簽訂租約，臨時(shí)租船船8、東名單按照股份公司原油管理辦法報(bào)生產(chǎn)經(jīng)營管理部備案。5 簽訂進(jìn)口原油代理協(xié)議5.1聯(lián)合石化原油執(zhí)行人員應(yīng)計(jì)算每一個(gè)原油合同的價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、保費(fèi)、保值匹配情況及前批原油貨款的尾款后，確定該合同原油的到岸價(jià)格，書面交分（子）公司確認(rèn)。分(子)公司原油采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后回復(fù)聯(lián)合石化。管輸進(jìn)口原油價(jià)格確認(rèn)說明按照股份公司原油管理辦法由生產(chǎn)經(jīng)營管理部、煉油事業(yè)部簽字確認(rèn)。5.2 根據(jù)分（子）公司確認(rèn)的原油品種、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間及運(yùn)輸安排，聯(lián)合石化按規(guī)定權(quán)限和經(jīng)法律事務(wù)部審定的標(biāo)準(zhǔn)文本與分（子）公司簽訂進(jìn)口原油代理協(xié)議。6報(bào)關(guān)、接貨的準(zhǔn)備手續(xù)6.1原油到港前，聯(lián)合石化原油部門核對(duì)有關(guān)資料，按照國家有關(guān)9、規(guī)定申領(lǐng)重要工業(yè)品自動(dòng)進(jìn)口登記證明。6.2聯(lián)合石化原油執(zhí)行人員同時(shí)準(zhǔn)備報(bào)關(guān)合同、發(fā)票、裝船單據(jù)等其他報(bào)關(guān)單據(jù)，通知卸貨港和分（子）公司安排接貨，由分（子）公司做好國內(nèi)運(yùn)輸?shù)臏?zhǔn)備（參見1.3原油配置、運(yùn)輸業(yè)務(wù)流程），并安排貨物代理公司報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)，或通知分（子）公司自行報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)。7跟蹤監(jiān)控裝船、航行和卸貨過程7.1聯(lián)合石化原油執(zhí)行人員密切跟蹤原油裝船及其計(jì)量、貨損等情況。發(fā)現(xiàn)短量，立即查明原因，并于當(dāng)日通知分（子）公司、保險(xiǎn)公司，以備事后追溯。分（子）公司在通過聯(lián)合石化得知上述情況的基礎(chǔ)上，密切跟蹤原油到港、接卸、轉(zhuǎn)駁及其計(jì)量、貨損等情況。發(fā)現(xiàn)短量，立即查明原因，并于當(dāng)日通知聯(lián)合石化原油部門。聯(lián)合石10、化原油部門依據(jù)有關(guān)采購合同或約定向供貨商、船東、港口等責(zé)任方提出索賠，并將索賠結(jié)果書面通知有關(guān)分（子）公司。7.2聯(lián)合石化運(yùn)輸經(jīng)辦人員密切跟蹤裝船、航行和卸貨等船舶動(dòng)態(tài)，監(jiān)控滯期發(fā)生情況及責(zé)任原因，準(zhǔn)確地計(jì)算滯期費(fèi)，并將有關(guān)情況通知分（子）公司確認(rèn)，以便辦理索賠或理賠工作，有關(guān)處理結(jié)果應(yīng)書面通知分（子）公司。8貨款、運(yùn)費(fèi)、保費(fèi)等的結(jié)算8.1對(duì)于需要出具原油付款承諾函的，聯(lián)合石化境外子公司財(cái)務(wù)人員提供付款承諾函條款，報(bào)原油部門、財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，按合同約定的時(shí)間向原油供應(yīng)商或境外子公司開證銀行出具付款承諾函。8.2聯(lián)合石化財(cái)務(wù)部門對(duì)原油執(zhí)行人員提供并經(jīng)原油部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的進(jìn)口原油付11、款聯(lián)系單及發(fā)票、進(jìn)口許可證、報(bào)關(guān)合同和無正本提單保函、付款申請(qǐng)等審核，按照合同規(guī)定付款時(shí)間，向境外子公司支付CIF貨款；付匯后，原油執(zhí)行人員負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部門提供報(bào)關(guān)單，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定辦理付匯核銷手續(xù)。8.3聯(lián)合石化境外子公司按照原油采購合同規(guī)定，由貿(mào)易人員、執(zhí)行人員和財(cái)務(wù)人員審核供貨商提供的發(fā)票，報(bào)境外子公司負(fù)責(zé)人審批后，不遲于每周四將下周付款計(jì)劃報(bào)外貿(mào)代理公司原油部門和財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，財(cái)務(wù)部門通知境外子公司按付款計(jì)劃執(zhí)行。給銀行的付款通知單須由境外子公司經(jīng)理、副經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理雙簽支付。8.4聯(lián)合石化運(yùn)輸部門對(duì)租約、運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票、提單復(fù)印件等進(jìn)行審核，經(jīng)其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，不遲于每12、周四將下周付款計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，運(yùn)輸部門通知境外子公司按付款計(jì)劃執(zhí)行。境外子公司通知銀行支付及備案程序同控制點(diǎn)8.3。8.5聯(lián)合石化運(yùn)輸部門審核滯期費(fèi)發(fā)票，經(jīng)其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，不遲于每周四將下周付款計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，運(yùn)輸部門通知境外子公司按付款計(jì)劃執(zhí)行。境外子公司通知銀行支付及備案程序同控制點(diǎn)8.3。8.6聯(lián)合石化原油部門人員審核保險(xiǎn)費(fèi)明細(xì)表、保險(xiǎn)發(fā)票、保單副本等文件，經(jīng)其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后遞交至境外子公司，境外子公司不遲于每周四將下周付款計(jì)劃報(bào)財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，原油部門通知境外子公司按付款計(jì)劃執(zhí)行。境外子公司通知銀行支付和備案程序同控制點(diǎn)8.3。13、8.7聯(lián)合石化境外子公司在周付款計(jì)劃以外的單筆50萬美元及以上的臨時(shí)付款由有關(guān)部門和境外子公司填寫付款申請(qǐng)，于付款日前2個(gè)工作日?qǐng)?bào)財(cái)務(wù)部門審核，按規(guī)定權(quán)限審批后，由財(cái)務(wù)部門付款或指定有關(guān)單位支付。境外子公司通知銀行支付和備案程序同控制點(diǎn)8.3。對(duì)于周付款計(jì)劃以外的單筆50萬美元以下的臨時(shí)付款，由境外子公司按規(guī)定權(quán)限審批后支付。臨時(shí)付款中涉及到追加保證金的申請(qǐng)參見石油保值業(yè)務(wù)流程控制點(diǎn)5.1-5.4。8.8 分（子）公司與聯(lián)合石化按照進(jìn)口原油統(tǒng)一結(jié)算規(guī)定或合同規(guī)定的付款條款辦理結(jié)算，并每月對(duì)賬，如有差異，查明原因并及時(shí)處理。對(duì)由于計(jì)價(jià)期及二次分量等原因形成的合同尾款，分（子）公司應(yīng)與聯(lián)合石化取得一致意見后，在半年內(nèi)結(jié)清。8.9 聯(lián)合石化原油部門與財(cái)務(wù)部門每月對(duì)上月代理進(jìn)口原油付匯情況進(jìn)行核對(duì)，如有差異，查明原因并及時(shí)處理。對(duì)由于計(jì)價(jià)期及二次分量等原因形成的合同尾款，由原油部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門，每月與境外子公司進(jìn)行核對(duì)，在半年內(nèi)結(jié)清。9賬務(wù)處理與檔案管理9.1聯(lián)合石化財(cái)務(wù)部門及其境外子公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)股份公司內(nèi)部會(huì)計(jì)制度和注冊(cè)地適用會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，對(duì)代理進(jìn)口原油業(yè)務(wù)及資金結(jié)算進(jìn)行賬務(wù)處理，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。聯(lián)合石化原油部門與財(cái)務(wù)部門分別對(duì)業(yè)務(wù)卷宗和財(cái)務(wù)資料進(jìn)行整理歸檔，并按照規(guī)定時(shí)間保存。