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1、科技公司倉庫及單據流轉管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則： 1合理控制商品儲備，提高庫存周轉，適時供貨。 2做好各項倉庫的管理工作,保障物品帳物相符。 3. 做好入庫商品的驗收和銷售備貨、發貨工作二、驗收制度： 1倉管員根據申購單、采購單、發票、送貨單驗收所采購物資的名稱、規格、數量、質量、金額、供應商名稱等，驗收合格后，在采購單或送貨單上簽字，完善入庫手續。 2專用設備、工具的驗收，由使用部門派指定人員驗收并簽字。 三、入庫、保管制度： 1辦理入庫手續后，發生的物料毀損、丟失問題，由倉管員負責； 22、物品入庫，按物資性質、種類、規格、固定位置分別存放，合理使用倉位，做到不積壓、不受損、整潔美觀； 3物品儲存保管要嚴格操作，應遵循防火、防水、防壓原則，物品上下疊放要做到上小下大，上輕下重。易燃易爆品單獨存放，貴重物品要做到入柜上鎖； 4對長期滯留、報廢的物資，要及時列出上報財務部并通知相關業務部門。過期不報，造成的損失要追究倉管員經濟責任。 四、商品出入庫單據流程： （一）、機箱電源產品出入庫單據流程1. 機箱電源商品采購。業務采購部門應及時將已向供應商發出采購訂單的商品匯總交與倉管員。2倉管員收到“采購訂單匯總表”后，及時跟蹤商品到庫情況。對已到貨商品，倉管員應嚴格對商品進行驗收，核查入倉3、商品品名、規格、數量、供應商名、外包裝完整情況以及與采購訂單匯總表是否相符，并在送貨單上簽名確認。每天下班前倉管員將今天所收到并簽字確認的送貨單裝訂，手工填寫“采購入倉單”交錄單員；3錄單員將收到的“采購入倉單”在金蝶系統中錄入“采購單”，并認真核實，以確保數據準確；4機箱電源銷售出貨時，客服人員應根據客戶訂單和現有庫存情況，手工填寫“送貨單”（一式四聯）。客服將其中三聯交于倉庫，以便倉庫按排銷售出庫； 5倉庫收到客服填寫的“送貨單”后，查核庫存情況及時備貨。查核“送貨單”所填的商品（品名、規格、供應商名等）采購成本與銷售單價是否合理（即銷售價格不能低于采購成本），倉管應根據采購成本適時調整出4、貨商品品名、規格和供應商，并及時與客服協調，由客服更改“送貨單”。對倉庫沒有的商品也應及時與客服聯系調配商品型號或及時采購 ；6倉庫出貨后，倉庫主管及時在送貨單上簽名，并在“送貨單”上補填出貨商品的供應商名稱；7倉管主管將簽名確認無誤的“送貨單”客戶聯和會計聯交于客服。客服復核后登記臺賬，以便用于與客戶對賬和催收貨款；8客服將復核無誤的“送貨單”會計聯交于錄單員。錄單員在金蝶系統中錄入“銷售單”或“調撥單”（對于出貨到直營店的商品），同時認真核查有無差錯； 9. 對于客戶退貨，倉管主管應根據實際退回商品入倉情況及時手工填寫“銷售退貨單”；10倉管主管將“銷售退貨單”交于客服，客服在“銷售退貨單5、”簽注處理決定（如：退還給供應商，由其承擔此筆費用或由其維修后在發給客戶或做為公司損失處理）；11客服將“銷售退貨單”交于錄單員。錄單員在金蝶系統中錄入“銷售退貨單”，同時認真核查有無差錯； 12對于客戶退貨需另外補發新貨給客戶的，應由客服開據單價為零的“其他出庫單”（手工單應采用“送貨單”來填寫，但應注明是“退貨補發”），交于倉庫以便出貨。如需換其他規格商品來補發退貨的，客服應事先審請，如需客戶補差價的，應在“其他出庫單”上填列差價（即差價就是其銷售單價）；13倉庫主管收到退貨補發的“其他出庫單”應按正常銷售單據處理程序一樣辦理出貨手續（出貨單價應填零單價）。并將簽字確認的“其他出庫單”交錄6、單員在系統中的倉存管理模塊中錄入“其他出庫單”。（二）、連鎖店產品出入庫單據流程 1). 加盟店產品出入庫單據流程1. 加盟連鎖店商品采購。各加盟連鎖店編制下達“采購訂單匯總表”，交于公司客服。客服應及時復核“采購訂單匯總表”和庫存情況后交于采購員進行商品采購。2采購員采購回商品后，應及時對采購原始單據（收據、送貨單等）進行整理裝訂，交于客服。3客服收到“采購原始單據”核查無誤后交于連鎖店倉庫主管。并與連鎖店倉庫主管一起對采購商品進行驗收，核查入倉商品品名、規格、數量、供應商、外包裝完整情況以及與“采購訂單匯總表”核對是否相符，驗收入庫后倉庫主管在“采購原始單據”上簽名確認，并將簽字確認無誤的7、“采購原始單據”交還于采購員，以便其在金蝶系統中錄入“采購單”。4采購員將倉管簽字確認無誤的“采購原始單據”數據在金蝶系統中錄入“采購單”；5采購員在金蝶系統中錄入完結“采購單”后將裝訂好的“采購原始單據”交于連鎖店倉庫主管，以便倉庫主管對金蝶系統中的“采購單”進行審核；6連鎖店倉庫主管對金蝶系統中的連鎖店倉“采購單”單據，對照采購員的“采購原始單據”在金蝶系統中進行審核。審核完結后再返還給采購員，以便其編制采購報銷單；7采購員根據倉管簽字審核無誤的“采購原始單據”和“采購訂單”填寫“采購費用報銷單”，并將“采購原始單據”和“采購訂單”一并附在“采購費用報銷單后面”，交于會計主管審批。8會計主8、管審核其“采購費用報銷單”上所列載的采購商品品名、規格、數量、金額與其“采購費用報銷單“后面所附的“采購原始單據”和“采購訂單”以及金蝶系統中錄入的“采購單”數據是否一致。對審核無誤的簽字確認，報總經理審批；9會計主管將通過總經理簽批的“采購費用報銷單”交于出納，并通知采購員領取報銷費用；10加盟店商品出倉時，客服人員應根據加盟店采購訂單和現有庫存情況，手工填寫“送貨單”（一式四聯）。客服將其中三聯交于倉庫，以便倉庫按排銷售出庫； 11倉庫收到客服填寫的“送貨單”后，查核庫存情況，根據庫存情況及時備貨。對倉庫沒有的商品應及時與客服聯系調整商品型號或及時采購 ；12倉庫主管出貨后及時在“送貨單”9、上簽名，將“送貨單”客戶聯和會計聯返還給客服審核。客服復核后登記臺賬，以便于與加盟店進行對賬并催收貨款；13客服將審核無誤的“送貨單”會計聯交于錄單員。錄單員在金蝶系統中錄入“銷售單”，同時認真核查有無差錯； 14. 對于加盟店退貨。如需采購員退換后在發貨給連鎖店的，則此退貨不做任何入倉手續和系統錄入工作（即既不做退貨入倉處理也不做換回商品在銷售出倉處理），采購員及時換回商品補發給連鎖店即可；如退貨后客戶不在要求補其貨品的，倉管員應根據實際退回商品入倉情況及時手工填寫“銷售退貨單”（應填寫采購單價）。15倉管主管將“銷售退貨單”交于客服，客服在“銷售退貨單”簽注處理決定（如：退還給供應商，由其10、承擔此筆費用或做為公司損失處理），客服應在自己的臺賬上沖減客戶應收賬款金額；16客服將“銷售退貨單”交于錄單員。錄單員在金蝶系統中錄入“銷售退貨單”，同時認真核查有無差錯；17退回進倉商品，如需再退給供應商的。應由客服手工填寫為“采購退貨單”（應按采購單價填寫退貨單價。客服可采用“送貨單”紅字填寫），交連鎖店倉管辦理退貨出倉手續；18. 連鎖店倉管辦理退貨出倉手續后，將其中一聯交采購員，用于其向供應商辦理退貨并追回貨款。會計聯交會計主管審核。審核無誤交錄單員在系統中錄入“采購退貨”。2). 直營店產品出入庫單據流程1直營店的采購管理與加盟店的采購管理制度一致。直營店采購、入庫、退貨、采購單錄入11、管理制度參照加盟店產品出入倉操作流程執行；2直營店的送貨管理。客服人員應根據直營店采購訂單和現有庫存情況，手工填寫“送貨單”（一式四聯）。客服將其中三聯交于倉庫，以便倉庫按排送貨出庫； 3直營店的銷售管理。每月28號對直營店進行盤點，會計通過盤點倒擠方式計算各直營店銷售數據并編制“直營門店月度銷售情況匯總表”，同時與當月實際已收銷售金額進行核對，對差異金額要求店面進行分析，說明差異原因并由店面人員編制“月度實盤銷售收入與實際已收銷售金額差異調整表”交財務部，財務部復核后呈報總經理。錄單員根據“直營門店月度銷售情況匯總表”在金蝶系統中錄入各直營店“銷售出庫單”。五、帳務管理制度： 1存貨核算采用12、永續盤存制。 2凡進、出倉庫的物資應于當日登記臺賬，并結算出存貨數，以確保物資實物與明細帳對應。所有帳務應做到日清月結。 3每月28日進行庫存物資盤點。盤點由倉管主管制作盤點表，倉管員、財務、業務部門相關人員參加，清查物品的數量、質量并核對金額。發現盤盈、盤虧，要立即查明原因，并填報盤盈、盤虧報表。 4每月30日報送財務準確真實的入、出庫數據和單據。 六、紀律： 1倉庫工作人員不得擅自領出所保管的物資。 2不準向無關人員提供庫存信息。 3嚴禁先簽字后填寫領料內容，嚴禁先出庫后補辦領料手續，嚴禁憑白條發料。七、倉管主管工作規范和工作職責1. 負責記好公司所有物資、商品的收發存保管帳目，將倉庫前一天金蝶系統中的采購入庫單、銷售出庫單、銷售退貨單等單據進行審核，并根據物資調撥情況，編制倉庫調撥單。整理所有單據歸類后入帳。2. 定期做好物資、商品的盤點工作，做到帳、貨、卡三項相符。3. 貨物入庫時，一定要真實、準確的按照入庫單上所列項目認真填寫，確保準確無誤。4. 每個工作日結束后，應及時將出入庫單記帳聯交財務部。5. 入庫物資必須按照類別，按固定位置整齊擺放。6. 及時報告物資存儲情況，嚴禁先出庫后補手續的錯誤做法。