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1、精細化工企業公司檔案文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則1、全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本管理規定。2、隨著互聯網絡的普及，電子郵件已逐步成為信息交流和業務聯絡的主要工具。企業專用郵箱是為公司項目建設、生產運營、生活和行政管理建立的郵件系統，其目的是利用先進、成熟、實用的計算機和網絡通信技術，實現公司內部用戶之間及與外界迅速、快捷地聯系、交流。為提高郵件傳輸的可靠性和安全性，規范公司企業專用郵箱的使用與管理，充分利用互聯網提供的便利，提高效率，逐步提高公司內部的2、信息化應用水平。因此，網絡郵件也在本制度的管理規范之內。3、本規定適用于公司全體員工。二、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。3、本公司企業及員工的基本資料。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。6、本公司專用信箱中與客戶及分公司人員的往來機密信件，比如工程圖紙、項目方案及合同等有關商業機密的網絡郵件及其附件。三、檔案管理人員職責1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、借閱檔案必須嚴格按照檔3、案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。4、企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵循保密協議，履行保密手續，嚴格堅守保密原則，確保檔案的安全。5、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。四、檔案的使用（一）、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者要在檔案管理人員處登記，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由科室主管簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。（二）、檔案借閱的最長期限為兩周；對4、借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。（三）、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。（四）、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。（五）、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經總經理批準的，嚴禁提供利用。（六）、外單位查閱檔案，需持介紹信經公5、司領導和主管部門批準。復制檔案、外供圖紙和技術文件，統一由公司辦公室嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。（七）、不準轉借，必須專人專用。不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。（八）、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。（九）、公司鼓勵和提倡各科室、各分公司及員工采用電子郵件進行內外交流。公司員工或部門以電子郵件對外聯系時必須使用本公司提供的、以公司域名為后綴的郵件服務，公司對員工信箱進行統一規劃和管理。在公司畫冊、職員6、名片及公司其它對外宣傳資料上都統一標注以本公司域名為后綴的郵箱地址，不得標注其它的郵箱。公司員工對外業務聯系請使用公司統一的網址和電子郵件信箱。1、公司郵箱的使用應遵守以下幾條規定:(1). 公司各部門、各下屬單位及員工個人根據工作需要，可填寫申請報告，由部門主管簽字，交于總經理審批，申請開通電子郵箱服務。用戶必須完全遵守郵件管理制度并完成申請注冊程序，經由總經理批準后，才能成為公司郵件系統的用戶，使用公司郵件服務。(2).員工經申請并獲批準取得公司的專用郵件賬戶后，自行承擔傳輸內容的法律責任。(3).公司電子郵箱指定熟悉電子郵箱使用方法的固定人員,負責電子郵箱的日常收發,查看和維護工作。(47、).電子郵箱可向社會公開,作為公司與客戶聯系的窗口,進行業務咨詢。(5).各部門應建立收發簽認制度。收到或準備發送的與工作相關的電子郵件由郵箱管理員填寫電子郵件收(發)文記錄卡，報總經理審閱簽字。簽認后的記錄卡應留存歸檔。(6). 涉及項目建設工作的郵件必須使用企業專用郵箱，主要包括與有關設計院、承包商、監理公司、咨詢公司、招標代理機構以及重大設備、主要材料、技術專利商、供應商的技術和業務往來，以及公司內部各部門、單位之間的溝通、協調、交接等。 (7). 電子郵箱應建立郵箱值班制度,每工作日必須對公司郵箱查看不得少于兩次，并應及時清理過期郵件,保證郵箱正常使用。(8). 為了保證辦公電腦及信箱8、系統的正常、穩定的使用，對于信箱中的垃圾郵件不可打開查看，要及時刪除，如有疑問請聯系郵箱管理員。 (9)未經公司同意,不得將公司的電子郵件及其附件對外公布。(10)未經公司同意,不得發布廣告或具有廣告性質的信息和電子郵件。(11).不得利用電子郵箱服務危害公司的安全,泄露公司的秘密。2、取得郵箱使用權的員工必須遵循以下主要條款： （1）從中國境內向外傳送資料時須符合中國有關法律、法規規定。 （2）不得泄露公司機密。 （3）不得使用郵件服務作非法用途。 （4）用戶不得自行把自己的賬號提供給他人使用，并承諾負責支付由于用戶違反服務條款引起損失及相關費用，承擔其他人使用用戶的電腦、賬號的情況下而發生9、的法律和經濟責任。若發現有任何非法使用自己的賬號或存在安全漏洞的情況，應立即通知公司郵件管理系統的維護人員。（5）用戶須定期接收郵件，凡屬公司業務往來的郵件，用戶須回復確認，否則視為未接收郵件，由此造成的損失及責任由員工自行承擔。（6）通訊錄主要包括各專業設計院、承包商、監理公司、咨詢公司、招標代理機構以及重大設備、主要材料、技術專利商、供應商等。各部門、單位需要向通訊錄內添加名單的，應向總經理提出書面申請，闡述原因及理由，經批準后由管理員添加。需刪除名單的，工作程序同上。 (7) 若用戶的行為違反有關規定，公司將作出獨立判斷，并有權立即取消該用戶的服務帳號。情況嚴重的，依法追究民事或刑事責任10、。用戶應對賬號和密碼安全負全部責任。同時，每個用戶都要對其信箱內的所有郵件、程序負全責。（8）遵守互聯網道德規范。（9）凡違反辦規定者，終止其使用企業郵箱的權限。 3、禁止利用企業專用郵箱傳輸以下信息：（1）、侮辱或者誹謗他人，侵害他人合法權益的；(2)、含有法律、行政法規禁止的其他內容的；(3)、泄露公司人事、行政、技術、商業機密的。五、檔案的銷毀1. 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2. 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任審核經總經理批準后執行。3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由辦公室主任批準后方可11、銷毀。4. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5、 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理辦公室主任指定專人監督銷毀。6、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。7、 當用戶不再為本公司服務,由系統管理員將用戶的郵件賬戶刪除；或用戶不使用公司提供的郵件服務超過六個月，系統管理員也將用戶的郵件賬戶刪除，包括用戶注冊的個人資料及郵件里所有的電子郵件。公司不對此承擔任何責任，而由此引起的損失及責任由員工自行承擔。六、附則凡違反上述管理辦法，給公司造成經濟損失和不良影響者，視情節輕重，給予處分和經濟處罰，并追究其責任。情節較輕的，進行內部處分或教育；觸及法律、造成嚴重后果的，移交司法機關處理。 本規定自發布之日起實施。 XX市XX精細化工有限公司 XX年4月15日