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1、公司承包、加盟及房屋租賃合同管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 制度名稱合同管理規定審 批 人編 制 人xx制度編號行政部-xx- 執行日期xx年11月5日第 1 頁 共 4 頁一、目的為進一步加強內部管理、提高工作效率，促進公司對外經濟活動的開展，規范合作和對外的經濟行為，防止不必要的經濟損失，根據公司管理要求，特制定本管理辦法：二、適用范圍本規定適用于承包合同、加盟合同、房屋租賃合同。三、工作職責1、行政部 負責公司合同管理，負責制定、修訂公司合同管理制度；負責組織實施合同的管理監督職責；負責合同格式規范，2、內容的審理工作；做好合同的歸檔和保管工作，協助處理合同糾紛處理工作等。2、財務部 負責合同經濟項目的審查、核實工作；加強與營運部門和相關業務部門聯系，及時通報合同履行中的應收應付情況；做好與合同有關的應收應付統計、分析工作，提出處理意見；妥善保管應收、應付憑證；配合做好合同管理工作，協助處理合同糾紛工作。3、營銷策劃部 負責合同的簽定、履行、變更、解除合同；負責審查簽訂合同當事人的主體資格、資信能力、履約能力；負責擬定合同實質性條款的文本，對合同實質性條款中的內定合法性、真實性、準確性負責，防止合同不完善或不合法的合同出現，確保合同規范和正確；負責和督促合同簽定、合同交接管理；協助處理合同糾紛3、等。4、 總經辦 負責合同的審核、簽字、用印等工作。四、合同管理原則1、合同管理必須遵守依法辦事，預防為主，各級審核，跟蹤監督及時調處，維護合同主體的合法權益的原則。2、簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國合同法及有關法律法規。3、管理、參與合同工作的一切有關人員，應當保守商業秘密。制度名稱合同管理規定審 批 人編 制 人xx制度編號行政部-xx- 執行日期xx年11月5日第 2 頁 共 4 頁五、合同運作程序1、首簽合同（承包、加盟）(1)起草 自項目確定之日起，行政部根據經營方式及經營項目在五個工作日內完成主體合同擬定。同時將擬定好的合同交營銷策劃部補充、審查。(2)補充、審4、查 營銷策劃部對擬定的合同的實質性條款內容進行修訂、增加、完善，營銷策劃部須在兩個工作日內完成合同的修訂、審查并交財務部。(3)審核 撰寫好的合同，必須及時送財務部審核，由財務部對送審的合同文體及相關資料進行審核。對于符合預審項目和內容的合同給予辦理審批手續；對于不符合預審項目和內容的合同提出書面審核意見。合同審核須在兩個工作日內完成。(4)簽定 經審核后的合同，由行政部進行文本打印裝訂并交營銷策劃部，營銷策劃部自收到合同之日起1周以內完成合同簽定。(5)合同交接 簽定好的合同需要在三個工作日內通過電子郵件、釘釘軟件或其他網絡工具進行合同電子檔傳送至行政部、財務部。文本檔案須在30天內傳送至行5、政部，行政部對完成簽定的合同送總經辦進行簽章、存檔及返回工作，同時需要在收到之日起兩個工作日內完成合同整理并交財務部，行政部留存復印件一份存檔。(6)履行 由相關營運部負責承擔合同的履行。合同的履行應當是在書面合同簽定之后方可履行，不得先履行或履行完畢后再簽定書面合同。(7)監督 由財務部、營銷策劃部、商品部、行政部和其他職能部門根據公司管理規定監督合同的履行情況。 2、續簽合同（承包、加盟） (1)續簽合同預審 行政部根據公司對應項目檢查合同到期時間，對臨期三個月的合同進行提報。形成臨期合同續簽報表（到期前90天完成）。 (2)業績數據分析 財務部根據行政部提報的續簽合同店鋪，提供相應數據包6、括店鋪業績經營情況、年度盈利情況、門店收款情況以及門店資產折舊情況等供職能部門參考決策（五個工作日內完成數據提報）。制度名稱合同管理規定審 批 人編 制 人xx制度編號行政部-xx- 執行日期xx年11月5日第 3 頁 共 4 頁(3)預審資料 營銷策劃部（市場科）根據門店經營情況、盈利能力、店鋪提升空間以及店鋪位置對于公司品牌的作用等綜合因素給出店鋪續簽意見；同時對續簽合同方進行溝通，確定續簽合同意向。（三個工作日內完成預審）。(4)預審審批 行政部對業績數據和預審資料進行整理，將通過預審的續簽報表交總經辦審批。(5)合同資料準備 行政部根據預審后的店鋪準備續簽的合同、資料等，并對合同進行裝7、訂，交營銷策劃部。（預審后三個工作日內完成合同）(6)合同續簽 營銷策劃部將合同發往門店，門店將簽定根據項目進行合同簽定，或由督導將合同帶至門店，與當事人進行合同簽定。合同續簽須在上一份合同到期前60天前完成簽定工作。(7)合同交接 合同簽定完成后，合同以發往門店的方式簽定的由當事方直接發電子檔到行政部，并將文本合同檔案發往公司；合同以督導前往門店當面簽定的，由督導將電子檔發行政部，并將文本合同檔案帶回公司。督導無巡店計劃，則由營銷策劃部通知承包店鋪負責人到公司進行合同續簽工作。3、租賃合同(1)起草 自項目確定之日起，行政部根據房屋租賃談判內容，擬定房屋租賃合同。(2)審查、審核 財務部對擬8、定好的合同進行審查，對合同內容和涉及費用部分進行核實，對于不符合租賃談判內容事實的應提出書面審核和修改意見。合同審核須在兩個工作日內完成。(3)簽定 經審核后的合同，由行政部進行文本打印裝訂并交拓展部，拓展部自收到合同之日起1周以內完成合同簽定。(4)合同交接 簽定好的合同需要在三個工作日內通過電子郵件、釘釘軟件或其他網絡工具進行合同電子檔（照片、掃描件）傳送至行政部、財務部。文本檔案須在10天內傳送至行政部，行政部對完成簽定的合同送總經辦進行簽章、存檔及返回（房東）工作，同時需要在收到之日起兩個工作日內完成合同整理并交財務部，行政部留存復印件一份存檔。(5)履行 由行政部、拓展部和財務部負責9、承擔合同的履行。合同的履行應當是在書面合同簽定之后方可履行，不得先履行或履行完畢后再簽定書面合同。(6)監督 由財務部、營銷策劃部根據公司管理規定監督合同的履行情況。4、租賃合同續簽(1)合同談判 行政部對通過續簽詳審的店鋪，通知拓展部進行房屋租賃續簽談判。(2)合同起草 行政部根據拓展部談判的內容和結果擬定房屋租賃合同。(3)審查、審核 財務部對擬定好的合同進行審查，對合同內容和涉及費用部分進行核實，對于不符合租賃談判內容事實的應提出書面審核和修改意見。合同審核須在兩個工作日內完成。(4)簽定 經審核后的合同，由行政部進行文本打印裝訂并交拓展部，拓展部自收到合同之日起1周以內完成合同續簽工作10、。(5)合同交接 簽定好的合同需要在三個工作日內通過電子郵件、釘釘軟件或其他網絡工具進行合同電子檔（照片、掃描件）傳送至行政部、財務部。文本檔案須在10天內傳送至行政部，行政部對完成簽定的合同送總經辦進行簽章、存檔及返回（房東）工作，同時需要在收到之日起兩個工作日內完成合同整理并交財務部，行政部留存復印件一份存檔。(6)履行 由行政部、拓展部和財務部負責承擔合同的履行。合同的履行應當是在書面合同簽定之后方可履行，不得先履行或履行完畢后再簽定書面合同。(7)監督 由財務部、營銷策劃部根據公司管理規定監督合同的履行情況。六、合同審簽管理1、公司對外簽訂合同，應由經營者或經營者授權的代理人進行。未經11、授權，任何人不得以公司名義對外簽定合同。2、需要授權代理人訂立合同的，應當依規定進行委托，并對委托代理人的授權事項進行審核備案，經領導審批后加蓋印章授權。3、合同及有關書面材料應當語言規范，條款完整，內容具體，用語標準、無歧義。4、訂立合同必須完備合同條款。一般包括：當事人的名稱、住所、身份證地址，履行合同的期限、地點、方式等內容，以及合同違約責任及解決方法等。5、訂立合同時，可以設定擔保或者對方當事人的履約能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。6、合同內容、附件資料。訂立合同時需提供的相關材料需一并歸檔管理，包括但不限于當事人身份證復印件、12、房產證、抵押資料、保證（金）、擔保材料等。制度名稱合同管理規定審 批 人編 制 人xx制度編號行政部-xx-01執行日期xx年11月5日第 4 頁 共 4 頁七、合同的履行、變更和解除。1、合同履約管理。(1)法定代表人、公司總經理全面負責合同的履行。合同承辦的部門、人員具體負責其訂立合同的履行。(2)在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履約能力進行跟蹤調查，如發現問題應及時匯報公司負責人，并進行實地調查其履約能力，根據實際情況進行處理。(3)合同的結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定期限內進行結算。對未經授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權13、拒絕結算。(4)凡與合同有關的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。對當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。公司收到對方當事人通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時，應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時，必須使用掛號信函，并保存郵局收據、回執備案。2、合同變更或解除。(1)對方合同當事人作為款(物)接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。(2)公司遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方，同時積極采取補救措施，14、減少損失。(3)發現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同負責部門、人員應當催促對方采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向公司報告。(4)公司因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。八、附則1、本制度的解釋、修改、廢止權歸行政部。2、本制度自xx年11月5日起生效，與之相抵觸的規章制度同時廢止。審批人： 審核人： 編制人：合同管理模塊表單匯總合同管理模塊表單項目編號工作流程所需表單使用期間合同簽訂H承包合同簽訂承包合同門店承包時門店承包合同明細匯總表門店承包合同簽訂15、時（登記）合同跟進時間表簽訂合同（承包）乙方承擔費用明細表承包合同簽訂時資產移交明細表承包合同簽訂時職能部門工作職責劃分表承包合同簽訂時承包合同續簽承包合同門店承包時門店承包合同明細匯總表承包續簽時承包合同續簽預審表承包續簽時合同跟進時間表簽訂合同時（續簽）乙方承擔費用明細表承包合同續簽時資產移交明細表承包合同續簽時職能部門工作職責劃分表承包合同續簽時租賃合同簽訂附件1：承包合同附件2：房屋租賃合同附件3：加盟合同附件4：承包（加盟）續簽預審表附件5：合同跟進時間表工作跟進附件6：門店承包合同明細匯總表附件7：門店租賃合同明細匯總表附件8：乙方承擔費用明細表附件9：資產移交明細表附件10部門職16、責明細表分發：電商部： 財務部： 服裝部： 倉儲科： 商品部： 工程科： 營銷策劃部 人事行政科： 職能部門行政部：1、承包（加盟）合同擬定、簽定要求；2、營業執照辦理流程、需要資料；3、通訊錄（相關部門負責人通訊錄，人事、行政，財務部出納、會計、賬務、主管，商品專員、采購專員、督導專員、營銷助理、倉儲科等）；4、相關崗位人員分工及工作跟進。財務部：1、合同審核；2、確定賬務工作人員；3、稅務注冊、等記需要資料手續；4、報稅工作流程、注意事項；工程科：1、店鋪裝修圖紙設計；（簽訂合同之日起三天內）2、店鋪裝修實施跟進。（簽訂合同之日起一周內開始裝修）營銷策劃部：1、確定督導專員；2、店鋪管理手17、冊；3、店鋪陳列標準、要求；4、合同簽定；5、負責店鋪商品陳列6、新店活動宣傳；7、店鋪試營業管理；8、店鋪營業標準、流程和管理要求；9、店鋪交付承包（加盟）商。如承包商，需確定資產明細以及商品經營及庫存情況。商品部：1、確定商品管理指標（庫存、陳列單元）；2、完成采購計劃；3、商品部負責下單、配送；4、跟進商品到店情況。倉儲課：1、根據商品部配送要求負責商品貨物準備，發貨；2、跟進商品到店的損耗情況；3、負責商品試營業后商品的退貨、返廠情況。流程名稱：租賃合同簽訂流程等級：二級流程編號：YX000001總經辦財務部行政部出租方拓展部流程說明1、拓展部確定談判成功的承包（加盟）商后，行政部即刻18、開始合同擬定；2、擬定好的合同交由營銷策劃部對合同條款、內容、進行核實、修定；3、營銷策劃部修定后的合同交財務部，由財務部對合同設計資產、成本、費用、稅收等與之相關的數據進行審核；4、審核完成后，將合同呈交總經辦進行合同簽批；5、簽批后的合同，由營銷策劃部（督導）與承包（加盟）商進行合同簽訂；6、合同簽訂后，合同交行政部，行政部對合同簽訂的內容進行復查，合同無誤，由行政部申請合同用印，如發現重要信息有涂改或簽訂錯誤，將進行重新簽訂；7、由總經辦對合同進行加蓋印章；8、加蓋印章的合同兩份，由行政部對合同進行掃描后進行電子存檔；一份文本合同交由財務部進行存檔；另外一份由行政部快遞至承包商。拓展成功19、擬定合同合同審核合同審秕合同用印申請租賃合同(文本)合同用印合同存檔(文本)合同審查合同簽定否是流程名稱：承包合同續簽流程等級：二級流程編號：YX000002行政部總經辦承包商財務部營銷部流程說明承包合同明細匯總表合同臨期檢查續簽合同預審合同續簽預審表預審評定（利潤）經營數據預審評定（經營發展）預審評定（綜合）承包結束1、 行政部根據承包合同明細匯總表檢查合同，對臨期合同提起預審，并將預審表交財務提取數據；2、 財務部自收到預審表后在三個工作日將數和預審意見簽復，并將營銷部。3、 市場科根據對門店的了解提出續簽意見，營銷策劃部根據公司經營和發展對續簽合同提出預審意見，將預審結果交總經辦（三個工20、作 日內完成）4、 總經辦根據公司發展戰略決定是否續簽。不續簽行政部將提前一月與承包商確定合同結束時間。5、 確定續簽，行政部進行合同擬定。6、 擬定好的合同交由營銷策劃部對合同條款、內容、進行核實、修定；7、 營銷策劃部修定后的合同交財務部，由財務部對合同設計資產、成本、費用、稅收等與之相關的數據進行審核；8、 審核完成后，將合同呈交總經辦進行合同簽批；9、 簽批后的合同，由營銷策劃部（督導）與承包（加盟）商進行合同簽訂；10、合同簽訂后，合同交行政部，行政部對合同簽訂的內容進行復查，合同無誤，由行政部申請合同用印，如發現重要信息有涂改或簽訂錯誤，將進行重新簽訂；11、由總經辦對合同進行加蓋21、印章；12、加蓋印章的合同兩份，由行政部對合同進行掃描后進行電子存檔；一份文本合同交由財務部進行存檔；另外一份由行政部快遞至承包商。否是擬定合同修定合同合同審核合同審秕承包合同(文本)合同存檔(文本)合同簽定合同用印合同用印申請合同審查否是流程名稱：租賃合同簽訂流程等級：二級流程編號：YX000001流程說明承包商總經辦財務部行政部營銷部拓展部拓展成功擬定合同修定合同合同審核合同審秕合同簽定合同用印申請承包合同(文本)合同用印合同存檔(文本)合同審查1、拓展部確定談判成功的承包（加盟）商后，行政部即刻開始合同擬定；2、擬定好的合同交由營銷策劃部對合同條款、內容、進行核實、修定；3、營銷策劃部修定后的合同交財務部，由財務部對合同設計資產、成本、費用、稅收等與之相關的數據進行審核；4、審核完成后，將合同呈交總經辦進行合同簽批；5、簽批后的合同，由營銷策劃部（督導）與承包（加盟）商進行合同簽訂；6、合同簽訂后，合同交行政部，行政部對合同簽訂的內容進行復查，合同無誤，由行政部申請合同用印，如發現重要信息有涂改或簽訂錯誤，將進行重新簽訂；7、由總經辦對合同進行加蓋印章；8、加蓋印章的合同兩份，由行政部對合同進行掃描后進行電子存檔；一份文本合同交由財務部進行存檔；另外一份由行政部快遞至承包商。否