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1、醫藥化工中間體科技公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目的：1.1為規范本公司檔案資料的管理，增強檔案的實用性和有效性，為公司各 項制度的完善提供補充，特制訂本制度。二、適用范圍12適用范圍：本制度適用于公司全體員工。三. 內容13歸檔范圍：員工入職登記表、身份學歷等證書復印件、轉正報告、轉止 申請考核表、實驗記錄本、項冃相關文獻、設備使用說明書、調動調 職情況表、在職期間考核登記表等記錄員工情況的有價值的檔案材料。14檔案管理規定檔案的管理包括四個部分：歸檔、核查、保衛、統計。檔案材料的歸檔1. 4.2、 2. 1對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求；1.4. 2.2按照材料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；1.4. 2.3在目錄上登記材料名稱及有關內容；1.4. 2. 4將檔案里面的具體內容輸入檔案管理系統，并將材料放入檔 案。檔案材料的核查：1.4. 3. 1應定期對檔案材料進行檢查、核對；1.4. 3.2既要對檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等， 也要對檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室門窗是否完 好，有無其他存放錯誤等；1.4. 3. 3在下列特殊情況下，也要進行檢查核對：A、突發事件Z后，如被盜、遺失或水災火災Z后；B、對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;3、北京xx科技有限公司 版本號 A檔案管理制度第0次修改C、發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。檔案材料的保衛1. 4. 4. 1由行政部安排專人負責檔案的保管，并齊備必要的存檔設備;1.4. 4.2備有必要的防火、防潮器材；1.4. 4.3檔案柜保持清潔，不準存放無關物甜；1.4. 4.4任何人不得擅自將檔案材料帶到公共場合；1.4. 4.5嚴禁在檔案室內吸煙;1.4. 4. 6檔案柜及時鎖好，并在離開檔案室時關燈、關窗、鎖門。檔案材料的統計1.4. 5.1統計檔案的數量；1.4. 5.2統計檔案材料收集補充、整理、保管、利用情況；1.4. 5. 3檔案室的設備情況。1.5檔案利用4、規定檔案的利用主要包括兩部分：查閱、外借。檔案的查閱1.5.2. 1查閱的地點在檔案室；八1.5. 2. 2董事長、總經理、總經理助理、因工作需要而查閱檔案時，可直接在檔案管理人員處辦理查閱手續；1. 5. 2. 3其他員工因工作需要而查閱人事檔案時，需要履行如下手續, 內容如下：A、由申請查閱者寫出查檔報告，在報告屮寫明查閱的對象、 目的、理由、查閱人的概況等情況；B、查閱部門蓋章；C、部門負責人簽字；D、由檔案管理部門對申請報告進行審核，若理由充分、手續齊全,則予以批準。檔案的外借1.5. 3.1檔案的外借須滿足一定的條件，比如：木公司高層領導需要 查閱檔案，但不便于親自來檔案室；1.5.5、 3.2檔案借出的時間不宜過長，無特殊情況不能超過8小時，到 期未還者應及時催還；1. 5. 3. 3檔案外借需履行如下手續：A、借檔部門寫出借檔報告，內容與查檔報告相似；B、借檔部門蓋章;C、借檔部門負責人簽字；D、檔案管理部門對借檔報告進行審核，若理由充分、手續齊 全，則予以批準；E、進行借檔登記，把借檔的時間、材料名稱、份數、理由等 填寫清楚，并由借檔人員簽字；F、歸述時，由檔案管理人員對外借的檔案材料進行檢查、核 對，及時在外借登記上注銷。1.5. 4檔案利用的注意事項1.5.4. 1查閱或借出檔案者，要愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改；1.5. 4. 2注意安全保密，嚴禁擅自翻卬、抄錄、6、轉借、遺失。檔案的銷毀規定1. 5. 5. 1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料；1.5. 5. 2檔案銷毀期為自員工離職之日起兩年；1.5. 5.2當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理人員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經理助理、審核并經總經理、董事長 批準后執行；1.5. 5.3經批準銷毀的公司檔案，檔案管理人員必須認真核對，將批 準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做 好登記并歸檔；1.5. 5.4在銷毀公司檔案資料吋，必須由董長、總經理、總經理助理 指定專人監督銷毀。1.6相關工作流程人事檔案管理流程資料檔案管理流程檔案查閱管理流程1.7相關記錄表格檔案登記表檔案查閱審批表檔案借閱登記表公司檔案資料銷毀審批表檔案移交清單