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1、石油化工公司加油卡業務流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 4.10加油卡管理業務流程一、 業務目標1 經營目標1.1 保證加油卡系統正常運行。1.2 穩定和擴大客戶群。1.3 提升加油卡充值和消費量。1.4 保證資金結算流程順暢和資金安全。2 財務目標2.1 核算規范，確保銷售收入及預收賬款的真實、準確、完整。2.2 保證加油卡系統的各項數據與財務數據的一致性。3 合規目標3.1 符合國家稅收、金融及物價政策有關規定及股份公司內部規章制度要求。3.2 防止其他單位利用加油卡為個人套取現金。二、 業務風險1 2、經營風險1.1 加油卡系統各類故障引起客戶投訴和糾紛，影響股份公司聲譽。1.2 加油卡客戶群流失。1.3 加油卡系統各類故障導致扣款額與實際付油量不符，以及清戶、掛失換卡時多退款給客戶，造成資金損失。1.4 繳存公司銀行賬戶的現金充值額少于客戶實際支付充值額，造成資金損失。2 財務風險2.1 多記或少記預收賬款和收入。2.2 加油卡系統各類故障以及數據上傳得不到保證而導致卡賬與卡錢包不匹配，造成財務數據不實和資金損失。3 合規風險3.1 違反稅收、金融及物價管理法規及股份公司內部規章制度要求，受到處罰。3.2 利用加油卡為個人套取現金，損害股份公司形象。三、 業務流程步驟與控制點1 卡片管理13、.1 油品銷售事業部設立制卡中心，由市場信息處、零售管理處負責管理,對省（市）分公司卡片管理工作實施監督。依據中國石化加油卡密鑰管理系統章程，加強對加油卡密鑰系統的安全管理，防范加油卡業務風險。各級零售管理部門依據中國石化加油卡卡片管理辦法，對卡片訂購、制卡、入庫、領用以及黑卡、壞卡處理等進行記錄。1.2 售卡網點按規定向上級零管部門上報本地區所需用戶卡數量，結合本網點的實際情況做好用戶卡的領用、保管和對外銷售工作。1.3 加油站對安裝在本站的PSAM卡的跟蹤管理和本站領用的員工卡、維修卡、驗泵卡的保管、使用，要有相關書面記錄。員工卡交接要建立規范的交接手續，由交接雙方簽字確認。驗泵卡和維修卡4、由公司零管部門指定的管理人員保管，不得隨意挪做它用。1.4 對卡片領、發、存、回收、上繳的臺賬要日清、月結、年轉。日清、月結、年轉時進行卡片實物庫存的盤點，將實際卡片庫存與系統和手工臺賬進行核對，如庫存不符及時查明原因。提出處理意見報省（市）分公司零售管理部門。2 售卡（充值）網點的設立2.1 地市公司零管部門根據售卡（充值）網點設立原則提出建議,上報省（市）分公司零管、信息部門審批。3 售卡充值3.1 發卡網點營業員應按照加油卡章程審核用戶開戶有效證件及中國石化加油卡業務申請表，并在各張表單上簽名（蓋章）后辦理收款充值手續。3.2 售卡（充值）網點人員應使用本人的員工編號和口令登錄系統，充值5、時，先收款后充值，不允許空充值。用戶以支票充值的，售卡（充值）網點人員應先給用戶開具支票收據，待支票確認生效后才能充值。3.3 售卡（充值）網點應對當天收到的充值款額（含工本費及手續費）與加油卡管理系統中顯示的充值額以及打印的加油卡預收款日報表、發卡網點業務日報表中的相關數字進行核對，核對不一致的必須查明原因，原因不明的必須當天逐級上報省市公司相關部門予以解決。3.4 城區及有條件的非城區售卡（充值）網點應及時將充值營業款投入保險柜并每日繳存銀行。銀行收款憑據隨加油卡預收款日報表及發卡網點業務日報表由財務人員復核后進行賬務處理。偏遠的網點必須每三天將充值營業款上繳銀行。財務人員定期抽查售卡（充6、值）網點，監控資金上繳情況，核對交款憑證，確保資金及時足額上繳。3.5 加油卡清戶退款。清戶操作時售卡網點營業員必須收回該賬戶下持有的所有加油卡，并與系統卡賬核對。自售卡網點受理清戶手續日起，一個月后方可辦理賬務清算手續，個人用戶清戶時需出具身份證件并留存復印件，單位用戶清戶退款時只能將款項退還到單位賬戶上，不付現金。凍結戶應由司法部門出具解凍通知書；代辦清戶應出具有法律效力的證明，并出示代辦人的身份證件，方可辦理清戶手續。4 加油卡加油4.1 加油站每班營業終了，當值班長應負責對每個加油槍的當班加油卡付油數與加油卡管控系統中顯示的加油卡付油數核對一致后，由交接雙方當值班長簽字認可，記賬人員簽7、字監交。4.2 加油站每日編制銷售日報表、付油日報表及打印管控系統的IC卡銷售日報副表，經上級零管部門審核后及時上報財務部門復核進行賬務處理，參見4.6成品油零售業務流程控制點8.2。4.3 加油站每日按時上傳加油卡付油記錄數據，保證省（市）分公司加油卡管理系統中的付油記錄數據準確完整。發現數據異常，須填寫故障單報送運維部門及時維護，并填寫加油卡付油差異表及時上報零管部門。5 財務核對5.1 售卡充值業務核對。財務部門加油卡核算人員每日憑經加油卡售卡（充值）網點負責人核實簽字的加油卡預收款日報表及銀行回單進行售卡充值款審核并及時入賬，相關會計憑證須由不相容崗位人員稽核。5.2 加油卡付油業務核8、對。財務部門加油卡核算人員應每日憑加油站編制的加油站銷售日報表、加油站付油日報表和管控系統打印的IC卡銷售日報副表，與管控系統內數據進行審核（如有差異由零售管理部門查明原因）和賬務處理。相關會計憑證須由不相容崗位人員稽核。5.3 加油卡付油交易數據錯誤處理。當加油卡系統產生錯誤交易時，信息部門系統運維人員及時分析產生錯誤的原因，對錯誤交易記錄進行跟蹤處理，建立加油卡系統交易數據錯誤記錄臺賬，及時歸集加油卡錯誤交易記錄。對確實無法更正處理的錯誤記錄，由信息、財務、零售三個部門確認，經經理簽字報油品銷售事業部批準后處理。5.4 內部核對。月度終了，各級財務部門應對財務賬面加油卡業務充值額及付油額分9、別與加油卡管理系統數據進行核對，發現不一致應會同零管、信息部門查明原因，提出處理意見報分管副經理和總會計師。6 調價操作6.1 所有IC卡加油站，在接到上級分公司調價通知后，在規定時間點對所有加油機做下班、上班操作，手工抄好加油機累計數，并做一次日常數據傳輸。7 異地結算7.1 加油卡異地加油，由油品銷售事業部統一發起異地結算，每月向各省（市）分公司下發上月的結算報表和仲裁調整表作為依據進行線外財務結算。8 監督檢查 信息部門及零管部門負責通過加油卡系統對售卡（充值）網點和加油卡付油油站的班結日結操作進行日常檢查，信息部門提供各油站班結日結情況統計信息給零管部門，零管部門具體負責管理督促，并對10、加油站數據上傳情況進行監控。各級財務部門對加油站、發卡網點每日的賬款及時上繳情況進行監督。 8.1 信息部門每日對系統數據進行監控，對未上傳數據情況、數據異變情況、卡賬卡錢包匹配情況以及系統賬與財務賬的匹配情況做出分析匯總記錄，并交給零售、財務部門。8.2 零管部門會同信息部門和財務部門定期分析加油卡系統、業務運行中存在的各種問題，并提出處理意見。9 運行維護9.1 加油站和發卡網點建立規范的故障上報機制。遇到問題做到及時上報，對故障維護情況要有記錄，相關簽字和手續要齊全。9.2 信息部門每月對系統故障原因進行分析總結，并對常見的故障制訂相應的預案。9.3 省（市）分公司在與當地集成商簽署涉及加油卡系統有關運行維護方面的合同時，需經油品銷售事業部審批后方可實行。10 系統培訓10.1 省（市）分公司按照加油卡工程培訓大綱對加油卡系統運維和應用人員適時培訓，在系統升級時必須及時將有關升級信息傳遞到相關人員，確保其準確操作加油卡系統。