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1、石油化工公司成品油直銷及分銷業務流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 4.7成品油直銷及分銷業務流程一、業務目標1 經營目標1.1 獲取最佳利潤。1.2提高客戶滿意度，擴大市場份額。1.3保證資產安全，降低貨款回籠風險。2 財務目標2.1 核算規范，確保銷售收入及應收賬款真實、準確、完整。3 合規目標3.1銷售合同符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度。二、業務風險1經營風險1.1隨意降價導致收入減少。1.2未經授權或授權不當，導致壞賬或貨款不能及時回籠。1.3擅自提價導致市場份額喪失。1.4客戶不2、滿意導致市場份額下降。1.5營銷監控不力導致效益流失。1.6油品出庫未經授權或授權不當，導致資產損失。1.7 未經審核，變更銷售合同示范文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2財務風險2.1 銷售收入不能準確、真實和完整記錄。2.2多記或少記應收賬款。2.3貨款回籠誤入賬戶。3合規風險3.1未執行國家有關政策、法律、法規，導致商業糾紛和受到處罰。3.2 銷售合同不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度的要求，造成損失。三、業務流程步驟與控制點1 市場細分1.1 各級分公司組織專門人員對區域市場進行調查，了解、分析當地市場的消費規模、客戶分布和競爭狀況。根據競爭態勢和消費特點，細分目標市3、場，制定相應的市場策略和營銷措施。依據不同的區域和銷售對象設立直銷經理/分銷經理，負責開拓和維護區域內成品油的直銷/分銷業務。2 確定銷售目標2.1 各級分公司營銷部門根據上級下達的月度銷售計劃，結合市場規模、前期客戶購油情況以及后期資源、價格走勢分析，制定月度銷售計劃，報同級分公司分管副經理批準后，分解落實并下達到各直銷/分銷經理。3 銷售及客戶管理3.1 直銷/分銷經理應走訪客戶，了解客戶意見和需求，根據需要填寫區域市場客戶檔案更新表，報部門負責人。商業客戶中心負責人安排專人負責檔案維護，及時對區域市場客戶檔案進行調整、充實和更新，至少每季編寫市場消費、競爭分析報告，報分管副經理。【ERP4、】直銷/分銷經理根據需要填寫區域市場客戶主數據維護表，由分公司經營管理部門負責人審核確認后，由主數據維護員按規定在ERP系統中維護客戶主數據。4 信用核定和控制4.1 各省（市）分公司（區外銷售公司）信用管理領導小組（經理任組長）負責制定相應的信用政策和信用總體規模，對營銷部門和客戶進行分類管理，設定不同層次營銷部門和客戶的信用額度，并明確相應的管理權限和相關責任。地市公司根據客戶資金、信用等狀況，在規定的信用政策和信用總體規模內擬定客戶具體信用額度和時限，按規定權限審批。4.2 地市公司根據客戶的資金、購買、信用等狀況，至少每半年對客戶進行資信評估，建立客戶信用動態檔案或在客戶檔案中維護信用5、資料。【ERP】根據需求填寫客戶信用主數據申請表，按規定程序批準后，由財務部門在ERP系統中維護。4.3 直銷/分銷經理在確定的客戶具體信用額度內，按照經法律事務部審定的銷售合同示范文本擬訂銷售合同，經營銷部門和財務部門負責人審核后，由合同簽訂人按規定權限與客戶簽訂銷售合同。 對示范合同文本條款進行文字性修改的，經同級法律事務部門（崗位）審核；進行實質性修改的，報法律事務部審核。4.4 各級分公司經理班子與營銷部門負責人每年要簽訂貨款回籠責任書；營銷部門負責人與直銷/分銷經理簽訂貨款回籠責任書（單筆或匯總），并與考核掛鉤。財務部門及時反饋客戶欠款情況，定期報相關部門和分管副經理，督促貨款回籠。6、5 制定價格策略5.1 各省（市）分公司（區外銷售公司）價格領導小組（經理任組長）結合市場情況，按照規定價格制定直銷/分銷的最低限價和浮動權限。【ERP】財務部門根據價格文件，在ERP系統中維護銷售價格主數據。5.2 地市公司在省（市）分公司（區外銷售公司）規定的最低限價以上，結合當地實際，制定具體的銷售價格。低于最低限價銷售的，須由地市公司分管副經理審核后，上報省（市）分公司（區外銷售公司）按規定的浮動權限審批。6 開票與收款6.1 現款銷售：【非ERP】各級分公司營業部門收款人員根據客戶付款開具發票或收款憑證，由不相容崗位人員復核無誤后開具提貨通知單并加蓋印章（或發出提油卡）。 【ERP】7、各級分公司營業部門根據客戶需求和收款憑證，在ERP系統維護銷售訂單。由不相容崗位人員復核無誤后開具銷售發票，打印系統提貨通知單并加蓋印章（或發出提油卡）。6.2 信用銷售: 【非ERP】根據簽訂的銷售合同，各級分公司直銷/分銷經理填寫信用銷售審批單據, 經營銷部門負責人簽字后，附開票通知單據交營業部門開票。收款人員確認客戶欠款金額不超過規定的額度，開具銷售發票或提貨通知單并加蓋印章（或發出提油卡）；超出規定信用額度的需重新履行審批程序。 【ERP】 根據簽訂的銷售合同，由營銷部門開票人員在ERP系統維護銷售訂單。各級分公司直銷/分銷經理應填寫信用銷售審批單據, 經營銷部門負責人簽字批準后，附開8、票通知單據交營銷部門開具銷售發票，打印系統提貨通知單并加蓋印章（或發出提油卡）。超出規定信用額度的需重新履行審批程序，或經批準后由財務部門信用主數據維護員在系統中一次性釋放凍結的訂單。6.3 代保管業務：開具發票的客戶，應在開票之日15天內提貨。各級營銷部門對于逾期未提的油品根據合同中關于代保管的條款轉入代保管賬內，并根據政府規定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代保管費，報分管副經理批準后執行。倉儲部門會同營銷部門至少每半年檢查一次客戶代保管情況。6.4 【非ERP】各級分公司營銷部門每日對銷售開單情況進行匯總，復核無誤后填寫收款記錄，報財務部門。 【ERP】 各級分公司營銷部門每日應對銷售9、開單情況、收款記錄進行核對，銷售發票、收款票據隨同ERP系統銷售日報表一并報財務部門；檢查、處理系統中未清的銷售訂單；核對校驗自有庫存轉出數量與代保管轉入數量一致。6.5 合資和專項銷售：銷售大區分公司根據油品銷售事業部下達的月度合資、專項計劃，按規定的付款方式和規定的價格進行結算。按規定“先款后貨”的專項銷售，業務部門根據財務部門提供收款記錄下達專項油發貨通知單；按規定“先貨后款”的合資和專項銷售，經部門負責人在規定額度內批準后下達合資和專項油發貨通知單。 7 油庫發貨7.1 需配送的業務由直銷/分銷經理填寫運輸申請單報物流部門，由調度人員根據調運單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發貨單交營銷部10、門匯總。7.2 【非ERP】油庫發貨人員根據各級分公司營銷部門開具并蓋有印章的提貨通知單（或提油卡）安排客戶或運輸部門提貨，并將提貨通知單留存。 【ERP】油庫驗單人員接到客戶提單時,應查詢ERP系統提單信息并核對驗證提單內容相符后,按客戶需求的發貨數量（不大于提單數量）在系統中發貨過賬，打印油品出庫單交客戶提油。7.3 罐裝油品前，發貨人員應檢查罐車的清潔度、是否專車專用，以確保出庫油品質量。油庫發油以油庫計量表發貨量為準，確保實發數與應提數量一致。數質量部門至少每半年檢查油庫發貨計量的精確度。7.4 【非ERP】對于一次不能提完的油品，油庫為客戶建立代保管臺賬，并將剩余油品轉入客戶代保管賬11、。按照規定開展油庫代保管業務的，應根據客戶需求開具分提貨通知單。 【ERP】對于一次不能提完的油品，油庫按規定收回原代保管提單，打印剩余數量的代保管提單，作為客戶下次提貨的依據。7.5 【非ERP】油庫發貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發貨數量，編制日發貨報表和代保管臺賬，報油庫記賬人員稽核。 【ERP】油庫發貨人員每日交班前整理出庫單，報油庫記賬人員與ERP系統發貨數量進行核對。7.6 油庫記賬人員復核日發貨量、提貨通知單累計數量以及代保管臺賬，檢查是否平衡，發現規定范圍內的差異及時查找原因并進行調整，超出規定范圍的應及時上報油庫負責人。7.7 銷售大區分公司駐廠辦事處按照下達的發貨通知12、單均衡發貨供應給合資公司和專項用戶。不能超計劃或無計劃供應。8 財務記賬8.1 【非ERP】各級分公司財務部門每日復核原始票據和收款記錄，登入相應的會計科目進行賬務處理，并經不相容崗位稽核。 【ERP】各級分公司財務部門每日復核原始票據和收款記錄，并與ERP系統集成的銷售會計憑證進行核對。8.2 各級分公司財務部門核對應收賬款和預收款，參見7.1應收款項管理業務流程控制點3.2和3.3，并將對賬結果通報相關部門。9 油品盤點9.1 油庫、營銷、財務等部門每月末應進行盤點，參見7.2存貨管理業務流程控制點5.1。10 分析與考核10.1 各級分公司每月進行經營活動分析，掌握市場和客戶動態，總結直銷和分銷工作的得失，提出有針對性的營銷策略，改進和完善客戶服務的流程。績效考核部門依據公司考核辦法，對營銷部門進行考核獎懲。 -