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1、石油化工公司存貨業務流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 7.2存貨管理業務流程一、 業務目標1 經營目標1.1 確定合理庫存，防止存貨積壓、閑置，造成浪費。1.2 科學保管，保證數量準確、質量合格。1.3 規范存貨處置，避免股份公司資產流失。2 財務目標2.1 保證存貨賬目的真實、準確、完整。2.2 存貨成本計價準確。2.3 財務賬表與實物核對相符。3 合規目標3.1 存貨保管符合國家有關安全、消防、環保等規定。3.2 存貨交易合同（協議）符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度。二、 業務風險1 2、經營風險1.1 存貨儲量不足，影響生產；儲量過高，造成存貨成本過大。1.2 對市場的形勢把握不當，導致存貨跌價損失。1.3 保管不善發生被盜、毀損、事故等，造成資產流失。1.4 長期呆滯造成存貨揮發、失效、銹蝕等，導致資產損失。1.5 未及時完整辦理保險，造成巨大經濟損失。發生地震、洪水、戰爭等人力不可抗拒的因素，造成巨大損失。1.6 存貨處置不規范，造成資產流失。1.7 未經審核，變更合同示范文本中涉及權利、義務條款導致的風險。2 財務風險2.1 財務賬目記錄有誤，造成存貨數據失真。2.2 存貨計價錯誤，導致成本不準確。2.3 賬、實不符造成潛虧（盈）。3 合規風險3.1 違反國家有關安全、3、消防、環保等規定，受到經濟處罰。3.2 存貨交易合同（協議）不符合合同法等國家法律、法規和股份公司內部規章制度，造成損失。三、 業務流程步驟與控制點1 存貨入庫1.1 固體形態存貨：分（子）公司倉儲、質檢部門要對存貨數量、質量進行檢驗，審核到貨清單、產品交付清單及剩余存貨的退料清單，并與實物一一核對，無誤后，【非ERP】及時開具入庫單（或憑據）驗收入庫；入庫單要由采購（或生產）、倉儲等相關責任人簽字。【ERP】在ERP系統辦理入庫，相關單據要由采購（或生產）、倉儲等相關責任人簽字。一般物資采購質量檢驗參見1.4一般物資采購供應業務流程控制點6.4。1.2 液體形態存貨：分（子）公司倉儲（儲運）4、部門根據倉儲、質檢部門、生產調度或業務部門預報的通知做好接卸準備，貨到后負責質檢、接卸、計量等工作，由經辦人員核對無誤后，【非ERP】辦理入庫手續，及時開具入庫單（或憑據）并簽字，入庫單由采購（生產）、倉儲等有關責任人審核簽字；【ERP】在ERP系統中辦理入庫，相關表單由采購（生產）、倉儲等有關責任人審核簽字。1.3 直接運抵現場使用的存貨：分（子）公司采購、質檢、倉儲及使用部門的有關人員必須到現場驗收，辦理交接手續，并簽字確認。【ERP】在ERP系統中辦理入庫和出庫,打印系統生成的入庫單和出庫單，入庫單交采購員簽字確認，出庫單交領用部門簽字確認。1.4 對于抵債償還的實物資產，經分（子）公司5、相關責任部門鑒定后比照本流程控制點1.1、1.2和1.3執行。2 登記存貨賬簿、表2.1 【非ERP】分（子）公司倉儲部門設置實物明細賬，倉儲人員根據存貨入庫單，詳細登記存貨的類別、編號、名稱、規格、型號、計量單位、數量等內容。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應單獨記錄，避免與本單位存貨相混淆。2.2 分（子）公司財務部門審核采購合同、采購發票、退料清單和入庫單等相關單據是否真實、準確，經審核無誤后，【非ERP】按股份公司內部會計制度進行賬務處理，會計憑證須經不相容崗位人員稽核；【ERP】在ERP系統中進行發票校驗并打印會計憑證，會計憑證須經不相容崗位人員稽核。2.3 【非ERP】分（子）6、公司財務部門稽核人員，每月末對入庫、出庫和期末庫存的數量、金額等情況進行稽核確認。3 存貨倉儲保管3.1 分（子）公司倉儲、供應及相關部門擬定倉儲保管工作規程，經分（子）公司分管副經理審核批準后執行。3.2 各級倉儲人員按照倉儲保管規程，對存貨分類保管；倉儲部門負責人至少每月檢查一次，并做好檢查記錄，及時處理安全隱患。對違反規程造成存貨損失的，要追究責任人責任。經分（子）公司經理批準，依據價值損失的大小和事故等級做出相應處罰。3.3 分（子）公司相關責任部門確定重要存貨目錄，根據年度生產經營計劃、財務預算和市場情況，對重要存貨擬定合理庫存，報分管副經理審批后實施。【ERP】在ERP系統中進行相7、應維護。3.4 【非ERP】內部移庫，倉儲部門按照業務部門開具的移庫通知單辦理內部移庫。移庫過程中應分別填寫出庫、入庫單（或憑據），每日編制出入庫日報表(或系統生成的報表)，經倉儲部門責任人審核簽字。 【ERP】內部移庫，倉儲部門按照業務部門開具的移庫通知單在ERP系統中辦理移庫；移庫單據須由收發貨雙方責任人簽字確認。 對于生產環節的內部物料出入庫或互供，可以用相應報表（收付存平衡表、產銷存平衡表、互供量統計表、銷售報表等）代替移庫單據，但此類報表須經物料往來方責任人（或計量人員/統計人員）和倉儲部門責任人審核簽字。3.5 【非ERP】分（子）公司倉儲部門根據存貨庫存收發情況，每月編制存貨使用8、及結存情況報表，【ERP】分（子）公司倉儲部門根據存貨庫存收發情況及ERP系統中生成存貨使用及結存情況報表，報告需采購時點的儲量。至少每半年進行一次存貨狀態分析，對異常情況報警明示。供應、生產、營銷、財務等部門共同研究降低（提高）庫存方案，報分管副經理（或總會計師）審批。3.6 分（子）公司對屬于參加股份公司內部財產保險的存貨，按照股份公司財產保險統一規定執行；不屬于此范圍的存貨，根據需要可由倉儲部門和財務部門共同商議，提出存貨的財產保險方案，報分管副經理（或總會計師）審批后實施。 3.7 存貨的請領與審批、保管與記賬應由不同的人員負責，并與負責采購、運輸等業務的人員職責分離。【非ERP】分（9、子）公司倉儲部門對存貨收發進行日清月（日）結，匯總月度材料耗用表并由倉儲部門負責人審核簽字；生產、營銷、統計部門（崗位）如實上報、統計、核對存貨數量，部門之間統計的存貨數量產生差異，要分析找出原因。【ERP】分（子）公司倉儲部門對存貨收發及時在ERP系統中維護，進行日清月（日）結。4 存貨出庫4.1 一般存貨領用：【非ERP】分（子）公司使用部門根據批準的需求計劃到供應部門開具領料單，倉儲部門根據領料單發出貨物。領料單要由領用人、領用部門負責人、倉儲保管員簽字。【ERP】分（子）公司使用部門根據批準的需求計劃到供應部門開具發貨通知單，倉儲部門根據領用單位負責人簽字確認的發貨通知單在ERP系統中10、發貨過賬，并打印實發數量出庫單，由領用人簽字確認。4.2 銷售商品：【非ERP】分（子）公司倉儲部門審核發貨通知單及有關單據，辦理發貨，并填寫出庫日報表。單位（廠區）門衛憑出門證并核實相關單據后放行。【ERP】分（子）公司倉儲部門根據營銷、計量等相關部門確認的實際發貨計量單據在ERP系統中發貨過賬，并打印出庫單交相關責任人簽字。 對于管線出售的液體庫存商品:分（子）公司有關部門辦理相關合規手續后，由生產調度部門安排儲運部門輸送液體產品，根據管道流量表計算發出商品數量，發出商品數量經供方確認，營銷部門審核后，由財務部門審核有關業務單據，辦理貨款結算手續。5 存貨盤點5.1 分類盤點：分（子）公司11、倉儲部門根據存貨的品種按月分類盤點，并將清查的結果與財務部門的賬表數據核對。盤點差異須進行分析，并經采購或供應、生產、營銷、財務部門負責人簽字復核后報總會計師。5.2 全面盤點：分（子）公司根據實際情況，至少每半年進行一次全面盤點（年底必須進行盤點），并出具殘次冷背存貨報告。存貨全面盤點工作由財務部門組織，倉儲部門、使用部門實物盤點，填寫盤點表，并與實物賬冊、財務賬表核對，由不相容部門（人員）監督、審核、簽字。不相符的要查明原因，提出處理意見，經總會計師審核后，報分（子）公司經理審批,并對相關責任人進行處理。年度清查結果上報財務部。 6 存貨處置6.1 分（子）公司對清查中發現的盤盈、盤虧、毀12、損以及經過技術鑒定需報廢的存貨，按規定權限批準后處置，并報財務部備案；超過分（子）公司處置權限的報主管事業部，主管事業部審核（一般物資需會同物資裝備部審核）后報財務部，財務部提出處理意見并按規定權限逐級報批。6.2 分（子）公司對無使用方向的閑置存貨，由倉儲、供應、生產、營銷、財務、設備、工程等部門共同組成的聯合小組審核后，分析造成閑置的原因，提出處置意見及防范措施。6.3 分（子）公司聯合小組根據市場情況或評估結果，確定閑置存貨基礎價格，通過拍賣、出租、轉讓（出售）、投資等方式處置閑置存貨,按規定權限批準后處置，并報財務部備案；超過分（子）公司處置權限的報主管事業部，主管事業部審核（一般物資13、需會同物資裝備部審核）后報財務部，財務部提出處理意見并按規定權限逐級報批。閑置存貨評估（出租不用評估）應由分（子）公司在財務部確定的中介機構范圍內選聘評估機構，并由財務部書面批復，評估報告須經存貨所屬單位蓋章。分（子）公司財務部門提出初審意見，報財務部審定，財務部辦理評估備案手續。6.4 分（子）公司在允許的年累計額度內按規定權限自行處置存貨資產損失。超過年累計額度的存貨處置要上報財務部，由財務部會同相關事業部、物資裝備部等部門審核，提出處置意見按規定權限逐級報批。7 存貨核算7.1 分（子）公司財務部門按照股份公司規定的存貨計價方法, 正確核算存貨的實際成本。財務部監督檢查分（子）公司存貨計14、價方法是否正確。存貨計價方法變更由財務部上報總裁班子審批，對外披露后，在下一年度實施。7.2 【非ERP】分（子）公司財務部門對在途存貨、貨到票未到的，月末應按股份公司內部會計制度暫估入賬。財務部門負責人對賬表進行審核并簽字。 【ERP】月末，對單到貨未到的在途存貨，應根據業務部門提供的有關在途存貨統計報表，以及發票、付款憑據等經財務部門負責人審核后進行賬務處理。相關會計憑證須經不相容崗位人員稽核。7.3 分（子）公司財務部門至少每半年根據生產、倉儲、采購、營銷部門提供的有關資料進行存貨跌價準備減值分析， 需計提跌價準備的及時進行賬務處理。跌價準備數額上報財務部會同事業部審核，按規定權限審批后，分(子)公司按批復數進行調整。7.4 分（子）公司財務部門對存貨處置的凈損益,及時進行賬務處理，納入當期的損益。