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1、醫院檔案管理制度（歸檔借閱、保密）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 歸檔范圍1、 醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件（合同、工程的審批）。2、 重要的會議紀要，醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。3、 醫院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。4、 醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。5、 醫院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。6、 醫院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數據。7、 醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息2、相關資質證書。8、 醫院各項論文雜志、學術、科教資料。9、 醫院的各項材料，包括但不限于醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。二、 歸檔時間1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。2、 每月最后一日為檔案總結歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交于各檔案管理人員處。3、 1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫院辦公室上交統一的檔案匯總報告。三、 歸檔條件1、 歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。（電子材料應統一歸檔名稱）2、 各3、科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。3、 合同、協議類文件應符合醫院關于合同、協議的簽訂標準，需要加蓋公章的 原件，如合同內容有修改，應注明修改內容，并經承辦人簽字入檔。3.1、醫院的單次付款（收款）金額在1000元以上的醫療材料、機器設備（產品）采購（銷售）業務，均須以書面形式簽訂合同：； 3.2、合同承辦部門對經辦的合同，經審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續。 所經辦合同必須先經由法務部門審核，并經院長簽字確認方可簽約；依據合同性質確定合同類別，正確使用合同示范文本。3.3、合同的保管：各類合同，醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一4、份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規定份數（此項不包含勞動合同）。合同的實施進度由經辦人督促，并保證醫院方于約定合同期內完成相關義務。4、 照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數為 兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。四、 檔案歸檔處1、 醫療類（即患者病歷、手術記錄等）檔案統一交由病案室存儲。2、 非醫療類（采購、營銷、行政等）檔案統一交由辦公室檔案管理處。3、 醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。4、 醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。5、 醫院的醫生資質證書由醫務部管理，護士資質證書由護理部管理。五、 5、檔案借閱1、 院內各部門人員需要借用檔案，須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人，以此類推。2、 各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的檔案借出單（可參考附件1）。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。3、 查、借閱者不得私自泄露檔案內容。4、 檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。六、歸檔責任1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務6、。4、 任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。七、檔案庫存1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對，確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后，所在部門負責的經辦人員在檔案入庫登記表（可參考附件2）上簽字。2、所有檔案按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，編號科學規范、標志明顯、查找方便。（編號可參考附件3）八、 檔案保密1、 檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關人員討論檔案內容，不允許無關人員隨意翻看檔案。2、 檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。3、 檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經允許7、不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。4、 不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。 附件1：醫院檔案借出單使用日期： 年 月 日歸還日期： 年 月 日檔案名稱：使用部門：用途及內容：共計 （份） （頁）用檔案申請人：部門負責人：附件2：醫院檔案入庫登記表檔 案編 號檔案名稱檔案內容檔 案份 數所屬部門經辦人簽 字備注附件3：醫院檔案編號（參考版）序號所屬部門檔案名稱編號備注1人事部勞動合同-RS-HT001人力資源部負責2人事部職工信息-RS-ZX0013辦公室采購合同-BG-HT001辦公室負責4辦公室采購匯總-BG-CZ0015辦公室申報8、資料-BG-SB0016辦公室法務資料-BG-FW0017辦公室信息材料-BG-XS0018辦公室其他文件-BG-HZ0019后勤保障部保障材料-HQ-BZ00110營銷部營銷合同-YX-HT00111營銷部推廣材料-YX-TG00112宣傳部宣傳合同-XC-HT00113宣傳部宣傳資料-XC-XC001宣傳部負責14藥劑科病案室負責15普通血液科16免疫實驗室17移植科18病理醫學科19社會服務部20科教部21醫務部醫務部22護理部 護理部232425附件4： 檔案編號：-001 醫院檔案匯總表（部門） 年 月 日至 年 月 日所屬部門：檔案內容（簡要版）：檔案名稱：檔案內容（詳細版）：共計 （份） （頁）檔案經辦人：部門負責人：檔案管理員：備注：