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1、醫院部訂單人員管理制度及開票工作流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的：保證儲運部及時、有效出庫，滿足客戶的需求。2 適用范圍：北京各醫療單位及銷售代表的訂貨3 職責：熟練掌握公司經營品種的專業知識。4 基本工作要求411應熟練掌握公司經營的藥品通用名、商品名、劑型、規格、生產廠家、價格、中標品種及非中標品種等。412接電話要使用禮貌用語，對客戶來電來訪、咨詢等要熱情和藹。413對工作要認真負責，一絲不茍，做到票、帳、貨相符，銷售發票應按規定保存。開具的發票要準確無誤，差錯率應為零。銷售訂單錄入準確無誤，差錯2、率應為零。414為了避免不必要的損失，開票錄入訂單時，應本著藥品出庫應“先產先出”、“近期先出”、“零頭先出”和按批號發貨的原則，開票組訂單崗應將庫存中近期或零散批號的藥品經常與銷售代表進行溝通，由銷售代表與醫院確認后開票錄入訂單，減少庫存零頭等產品的積壓。415對于銷后退回的藥品，開票組要認真審核銷售代表填寫的藥品退貨通知單（見附件），將售出藥品的名稱、數量、批號、生產廠家核對無誤，確認后方可作退換票訂單。取消，由財務開票崗完成416訂單開票人員應要樹立較好的服務意識和團結協作精神，在日常工作中加強與采購部、儲運部的溝通，遇到問題及時解決。5訂單錄入及開票工作流程511每月在公司財務領取普通3、發票，由專人負責管理。取消512每天早8：00到崗，接聽客戶及銷售代表的訂貨電話。513每天四次查看網上訂貨采購，即：上午10：00時分，11：30時分，下午2：30時分， 4：30時分。514錄入銷售訂單前，應查詢訂單所要品種的名稱規格、劑型、生產廠家、價格、中標品種或非中標品種、庫存量等。515保存訂單，勾對訂單。516開票人員每天上午12：00前，下午5：00前將當日訂單復核并打印發票(一式六聯即：第一聯存根聯、第二聯發票聯、第三聯記帳聯、第四聯隨貨同行聯、第五聯倉庫聯、第六聯回執聯)，開票員將所開具的發票聯、隨貨同行聯、倉庫聯、回執聯一式四聯轉交給儲運部聯絡員，以供庫房備貨。517次日上班后開票員將昨日全天開具的記帳聯轉交給公司財務。518開票員每天到崗后，將昨日發票的存根聯按發票號順序依次排好，裝訂成冊保存。取消，放入財務開票崗519錄入訂單時，對庫存無貨或短貨的品種及時記錄并于當天返饋給采購部有關人員，并填寫補貨記錄單（見附表）。6開票工作流程（附圖）。取消，附目標流程開票工作流程存根聯裝訂成冊倉庫聯、回執聯隨貨同行聯、發票聯轉儲運部財務人員簽收記帳聯轉財務網上中標品種查詢及登記查詢貨品規格、中標價格及維護接聽客戶及業務員電話記錄網上招標采購訂單查詢錄入銷售訂單勾對銷售訂單保存出庫單打印發票一式六聯登記缺貨或斷貨記錄，及時通知采購部發票復合退換貨發票處理