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1、縣城人民醫(yī)院財務(wù)信息化系統(tǒng)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 目的、意義為加強醫(yī)院財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的管理，確保醫(yī)院財務(wù)信息系統(tǒng)的正常、安全、高效運行，保證會計信息的真實性、及時性、保密性和安全性，促進(jìn)醫(yī)院管理信息化工作持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展，根據(jù)財政部會計電算化管理辦法、會計電算化工作規(guī)范等規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院財務(wù)信息化系統(tǒng)工作的特點，特制定本制度。第一條 適用范圍XX縣人民醫(yī)院的財務(wù)信息系統(tǒng)管理適用本制度。第二條 分級管理原則醫(yī)院財務(wù)信息系統(tǒng)采取醫(yī)院財務(wù)科統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各所屬核算終端點分級管理的原則進(jìn)行2、管理。1. 醫(yī)院財務(wù)信息系統(tǒng)采取由醫(yī)院財務(wù)科統(tǒng)籌管理的原則進(jìn)行。2. 醫(yī)院財務(wù)科是財務(wù)信息化工作的主管部門，各核算終端點信息化工作必須在財務(wù)科的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，依據(jù)本規(guī)定開展財務(wù)信息化工作3. 醫(yī)院財務(wù)信息系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息化系統(tǒng)的重要組成部分，各核算終端點操作人是各醫(yī)院財務(wù)信息化工作責(zé)任人。1第二章 崗位分工及崗位職責(zé)第三條 崗位設(shè)置的基本原則按照授權(quán)與執(zhí)行分離、記錄與審核分離、備份與保管分離等內(nèi)部牽制制度的要求，本著規(guī)范、安全、高效、保密的原則設(shè)置崗位。第四條 實施財務(wù)信息化后，從財務(wù)信息化角度，會計人員崗位設(shè)置基本如下：1. 財務(wù)信息化主管；2. 數(shù)據(jù)錄入操作人員；3. 審核記帳人員；4. 3、檔案管理人員；5. 維護(hù)人員；6. 信息化審查人員； 7. 數(shù)據(jù)分析人員。第五條 根據(jù)第六條之基本崗位設(shè)置，在人員安排上可一人一崗、一人多崗、多人一崗，可以根據(jù)具體情況具體的分類合并，但必須符合內(nèi)部牽制制度。第六條 財務(wù)信息化主管，由醫(yī)院會計核算主管及以上職位的人員兼任，要求具備會計和計算機知識，以及相關(guān)的財務(wù)信息化組織管理的經(jīng)驗，負(fù)責(zé)以下工作：1. 財務(wù)信息化整體工作的安排及管理；2. 根據(jù)信息化崗位人員的分工進(jìn)行操作權(quán)限分配；3. 組織有關(guān)人員進(jìn)行財務(wù)信息化的初始化工作；4. 負(fù)責(zé)組織對會計軟件的升級和二次開發(fā)；5. 配合集團(tuán)信息化辦公室進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口設(shè)計和開發(fā)；6. 負(fù)責(zé)對財4、務(wù)信息化崗位人員的培訓(xùn)及考核工作；7. 負(fù)責(zé)組織有關(guān)人員對財務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)工作；8. 負(fù)責(zé)對各財務(wù)信息化崗位人員財務(wù)信息系統(tǒng)操作的監(jiān)督和管理工作；9. 根據(jù)財務(wù)信息化不同階段的需要，提出會計核算流程和有關(guān)業(yè)務(wù)流程調(diào)整的要求，并組織實施；10. 負(fù)責(zé)處理所有財務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)生的相關(guān)問題，并對本單位財務(wù)信息化的2一切工作負(fù)全部責(zé)任。第七條 數(shù)據(jù)錄入操作人員，一般由電腦操作較熟練和具有會計知識的人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)如下工作：1. 記帳憑證的錄入工作；2. 固定資產(chǎn)的錄入工作；3. 對錄入數(shù)據(jù)與錄入前的手工數(shù)據(jù)的核對工作；4. 對不合法、不合規(guī)憑證、數(shù)據(jù)的審核工作；5. 輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等5、工作；6. 向相關(guān)部門準(zhǔn)備傳輸數(shù)據(jù)，進(jìn)行部門會計數(shù)據(jù)處理工作；7. 對所發(fā)生的錯誤數(shù)據(jù)、憑證進(jìn)行修改。第八條 審核記帳人員，一般由會計主管或其指定的人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)如下工作：1. 對原始單據(jù)（數(shù)據(jù)）的審核工作；2. 對記帳憑證及其他輸入電腦的數(shù)據(jù)的審核工作；3. 對輸出的帳、證、表的審核工作。第九條 檔案管理人員，由財務(wù)經(jīng)理指定專人擔(dān)任或由他人兼任，負(fù)責(zé)如下工作：4. 各種會計檔案的收集工作；1. 各種會計檔案的分類整理保管工作；2. 借閱會計檔案審批手續(xù)等的檢查工作；3. 歸還會計檔案的檢查工作；4. 存儲于非紙介質(zhì)的會計檔案的定期檢查和復(fù)制工作。第十條 維護(hù)人員，一般由熟悉電腦軟、硬件的財務(wù)6、人員或信息化辦公室的電腦人員擔(dān)任，要求具備計算機和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)，負(fù)責(zé)如下工作：1. 硬件、軟件的安裝調(diào)試工作；2. 硬件系統(tǒng)的定期檢修工作；3. 硬件、軟件的日常維護(hù)及擴(kuò)展、升級工作；4. 會計軟件的二次開發(fā)工作；5. 幫助財務(wù)人員轉(zhuǎn)輸、接收、管理機內(nèi)財務(wù)數(shù)據(jù)的工作；第十一條 信息化審查人員，由醫(yī)院會計核算主管或會計稽核人員兼任，或由財務(wù)經(jīng)理指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)如下工作：31. 負(fù)責(zé)監(jiān)督會計軟件系統(tǒng)的運行；2. 防止利用計算機舞弊；3. 對特定業(yè)務(wù)的審查；4. 負(fù)責(zé)監(jiān)督是否及時正確的通過會計軟件處理業(yè)務(wù)。第十二條 數(shù)據(jù)分析人員，由會計主管或指定的財務(wù)人員擔(dān)任，1. 通過網(wǎng)7、絡(luò)收取各項目醫(yī)院報表，并進(jìn)行匯總合并；2. 負(fù)責(zé)對計算機的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行日常財務(wù)分析、管理、查詢等工作。第三章 權(quán) 限 管 理第十三條 財務(wù)信息化系統(tǒng)管理員權(quán)限由醫(yī)院財務(wù)負(fù)責(zé)人掌握或經(jīng)醫(yī)院財務(wù)負(fù)責(zé)人書面授權(quán)后由財務(wù)信息化主管掌握。財務(wù)信息化系統(tǒng)管理員權(quán)限根據(jù)不同的應(yīng)用模式包括但不限于數(shù)據(jù)庫管理員、各賬套系統(tǒng)管理員、域管理員。第十四條 財務(wù)信息化主管負(fù)責(zé)對所有信息化用戶的權(quán)限進(jìn)行管理，包括權(quán)限范圍的設(shè)置、權(quán)限的分配、權(quán)限的收發(fā)等。第十五條 新增系統(tǒng)使用人員，由使用人員提出書面申請，包括姓名、單位、賬套、使用原因、啟用時間、停用時間，由財務(wù)信息化主管進(jìn)行授權(quán)。第十六條 未經(jīng)授權(quán)的人員，一律不得進(jìn)入財8、務(wù)信息化系統(tǒng)，由財務(wù)信息化主管授權(quán)的人員亦只能在所給定的權(quán)限內(nèi)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)，不得越權(quán)行事。第十七條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須以自己的姓名（中文）和口令注冊登錄進(jìn)入系統(tǒng)，不得以英語字母或漢語拼音或阿拉伯?dāng)?shù)字等非本人中文名字注冊登錄。第十八條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須嚴(yán)格按照操作說明書的規(guī)定進(jìn)行操作。第十九條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，必須保證其“口令”（密碼）不為他人知曉，并定期或不定期修改本人之“口令”。第二十條 經(jīng)授權(quán)的使用財務(wù)信息化的人員，不得用本人的“口令”進(jìn)入系統(tǒng)而由他人代為操作（由于維護(hù)工作的需要由財務(wù)信息化主管進(jìn)行操作并且本人也在現(xiàn)場的情況除外）9、。4第二十一條 經(jīng)授權(quán)使用財務(wù)信息化系統(tǒng)的人員，在離開工作站前，必須逐級退出財務(wù)信息化系統(tǒng)，不允許在沒有退出財務(wù)信息化系統(tǒng)的情況下離開工作站，亦不得由他人照管本人正在使用的工作站。第二十二條 當(dāng)財務(wù)信息化系統(tǒng)使用人員調(diào)動工作崗位時，調(diào)動人員應(yīng)立即提出變更權(quán)限的書面申請，由財務(wù)信息化主管更改其操作權(quán)限；第二十三條 調(diào)離財務(wù)信息化工作崗位的，調(diào)離人員必須立即提出用戶禁用的書面申請，由財務(wù)信息化主管禁用其操作權(quán)限；如因本人原因未提出申請的，視同交接手續(xù)不完備。第二十四條 未經(jīng)財務(wù)信息化主管許可，任何人員不得對數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行修改、刪除等操作。第四章 操 作 管 理第二十五條 初始化工作管理：初始化工作10、應(yīng)由財務(wù)信息化主管統(tǒng)一按照公司財務(wù)會計制度的規(guī)定，安排整個系統(tǒng)的初始化工作，包括：1. 系統(tǒng)設(shè)置：各子系統(tǒng)系統(tǒng)參數(shù)的設(shè)置；2. 基礎(chǔ)資料的設(shè)置及修改：包括科目、核算項目、幣別、憑證類型及其他有關(guān)參數(shù)的設(shè)定； 3. 用戶設(shè)置：權(quán)限分配、“口令”及姓名的錄入、設(shè)定；4. 初始數(shù)據(jù)的裝入：包括科目初始化余額、固定資產(chǎn)初始化卡片等初始數(shù)據(jù)的裝入；5. 自動轉(zhuǎn)帳分錄的設(shè)定；6. 報表種類、格式、權(quán)限分配及運算公式的定義；7. 反初始化只能由財務(wù)信息化主管完成，其他人員未經(jīng)授權(quán)禁止反始化；8. 賬套的初始化設(shè)置應(yīng)遵守集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定的會計科目名稱和會計科目代碼，需設(shè)立核算項目的應(yīng)按集團(tuán)規(guī)定設(shè)置。新建賬套必須在11、核算項目明細(xì)余額、會計科目明細(xì)余額、會計科目匯總余額與手工賬簿或原賬套核對相符后方可啟用。5第二十六條 憑證操作管理：憑證操作管理包括錄入、審核及修改的管理，具體規(guī)定包括：（一）憑證錄入：1. 任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入。憑證錄入必須以原始憑證為依據(jù)，做到入帳有據(jù)；2. 禁止將不同性質(zhì)的業(yè)務(wù)事項合并反映在一張憑證中；3. 當(dāng)天發(fā)生的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)天入帳，做到日清月結(jié)； （二）憑證審核：1. 記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記帳簿，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進(jìn)行復(fù)核簽字，同一張記帳憑證，制單和復(fù)核不能是同一個人；2. 憑證審核必須逐張逐項審核12、，不允許使用“一次全部審核”的方法操作，取消審核必須由該憑證的審核人員本人進(jìn)行操作；3. 當(dāng)天錄入的憑證，應(yīng)當(dāng)天審核完畢；4. 記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。 （三）憑證修改：1. 做錯的憑證，在審核前可直接修改；在審核后應(yīng)先由審核人員取消審核，之后方可進(jìn)行修改；已結(jié)帳的憑證，不能修改，當(dāng)發(fā)現(xiàn)錯誤后，只能用紅字沖銷，同時補進(jìn)正確的憑證。2. 填制的記帳憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號后的每一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。第二十七條 記帳、結(jié)帳管理：1. 每月末，結(jié)轉(zhuǎn)損益必須使用系統(tǒng)自動結(jié)13、轉(zhuǎn)損益，禁止手工結(jié)轉(zhuǎn)損益。結(jié)轉(zhuǎn)后，損益類科目余額為零。2. 每月末，應(yīng)按規(guī)定及時結(jié)帳，結(jié)帳順序應(yīng)先將各子系統(tǒng)結(jié)帳，最后總帳結(jié)帳；3. 結(jié)帳時，應(yīng)保證當(dāng)月所有憑證已全部錄入并已全部過帳；各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)必6須要和總賬數(shù)據(jù)一致。4. 打印出的記帳憑證應(yīng)與原始憑證一起裝訂成冊，有關(guān)帳頁亦裝訂成冊，并加蓋記帳人員和審核人員的簽章。第二十八條 固定資產(chǎn)的管理：1. 固定資產(chǎn)卡片必須按照公司的固定資產(chǎn)管理制度錄入數(shù)據(jù)；2. 錄入卡片后應(yīng)立即在總帳增加一張該筆業(yè)務(wù)的憑證；3. 期末應(yīng)采用自動計提折舊并生成憑證；4. 期末必須進(jìn)行自動對帳后，才能結(jié)帳。第二十九條 現(xiàn)金日記賬的管理：1. 此處現(xiàn)金是指現(xiàn)金、銀行存款14、等貨幣資金；2. 現(xiàn)金業(yè)務(wù)必須及時地逐筆錄入，當(dāng)天數(shù)據(jù)必須當(dāng)天錄入完畢，每天現(xiàn)金日記賬余額必須和總賬現(xiàn)金余額一致。第三十條 報表的管理：1. 每月結(jié)帳后，應(yīng)立即編制公司規(guī)定的會計報表及本單位所需要的管理分析報表；2. 報表的格式和公式由醫(yī)院安排專人統(tǒng)一設(shè)置，未經(jīng)授權(quán)不得更改報表格式及公式；3. 在有公式的情況下，報表的生成必須采用電腦自動計算的方式；無公式和特殊情況可以手工輸入，但必須保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；4. 每月按醫(yī)院規(guī)定的時間和上報方式上報；第三十一條 子系統(tǒng)或新功能的擴(kuò)充應(yīng)用管理：1. 首次應(yīng)用新的子系統(tǒng)或新功能時必須手工并行二個月以上；2. 所有子系統(tǒng)的初始化工作均由財務(wù)信息化主管主管組15、織完成；第三十二條 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)的管理：1. 每月結(jié)帳后，數(shù)據(jù)維修員應(yīng)對本月數(shù)據(jù)用光盤或磁帶或其他硬盤等進(jìn)行備份并存放于不同地點予以保存；2. 服務(wù)器內(nèi)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損壞等情況時，應(yīng)立即報告醫(yī)院財務(wù)負(fù)責(zé)人，經(jīng)批準(zhǔn)后，由財務(wù)信息化主管組織維護(hù)人員和數(shù)據(jù)錄入操作人員將以前數(shù)據(jù)逐次恢復(fù)到數(shù)據(jù)服務(wù)器并將本月數(shù)據(jù)從臨時備份文件恢復(fù)到最新狀態(tài)，之73. 外所缺數(shù)據(jù)（損壞當(dāng)天）應(yīng)重新錄入，并對恢復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、驗證；4. 每季末應(yīng)對系統(tǒng)和操作日志進(jìn)行備份。第五章 系 統(tǒng) 維 護(hù)第三十三條 系統(tǒng)維護(hù)分類及涵義：1. 日常維護(hù)：指為使系統(tǒng)安全正常運行而需要進(jìn)行的維護(hù)；2. 異常情況維護(hù)：指因系統(tǒng)產(chǎn)生突發(fā)性錯16、誤而需要進(jìn)行的維護(hù)；3. 擴(kuò)充性維護(hù)：指為適應(yīng)環(huán)境變化而需要進(jìn)行的維護(hù)。第三十四條 系統(tǒng)維護(hù)的內(nèi)容：1. 日常維護(hù)的主要內(nèi)容：A、硬件系統(tǒng)的定期維修；B、軟件系統(tǒng)的防病毒等監(jiān)控；C、定期的硬盤空間整理；D、定期數(shù)據(jù)備份。2. 異常情況維護(hù)的主要內(nèi)容：A、斷電、不正確操作等造成的數(shù)據(jù)混亂、丟失等；B、歷史數(shù)據(jù)的損壞，帳、表等發(fā)生錯誤等；C、硬件系統(tǒng)的故障；D、其他造成系統(tǒng)不能正常運行的突發(fā)情況。3. 擴(kuò)充性維護(hù)的主要內(nèi)容：A、會計科目、記帳憑證類型、報表格式等發(fā)生變化需進(jìn)行的數(shù)據(jù)修改等維護(hù)；B、核算業(yè)務(wù)的發(fā)展，使原系統(tǒng)不能適應(yīng)這一要求而做的軟件系統(tǒng)的適應(yīng)性修改；C、為滿足業(yè)務(wù)的發(fā)展和軟件系統(tǒng)修改17、的需要而對硬件系統(tǒng)進(jìn)行的升級；D、對原系統(tǒng)在使用的范圍、功能、要求等提出更高的要求而需進(jìn)行的軟件系統(tǒng)、硬件環(huán)境的更高層次的擴(kuò)展變動。4. 維護(hù)人員應(yīng)對其所做的維護(hù)負(fù)責(zé)，特殊情況可與軟件公司人員聯(lián)合進(jìn)行維8護(hù)，并對所涉及到的有關(guān)信息負(fù)有保密的義務(wù)。第二條 系統(tǒng)維護(hù)的程序除日常維護(hù)外，其他形式的維護(hù)行為均應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：1. 由使用人員（財務(wù)人員）提出維護(hù)申請，書面列明所要維護(hù)的項目（內(nèi)容）、理由及維護(hù)后所要達(dá)到的目標(biāo)等；2. 由財務(wù)信息化主管進(jìn)行審查后，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，書面授權(quán)有關(guān)維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù)；3. 維護(hù)人員維護(hù)完成后應(yīng)和維護(hù)申請人員一起對維護(hù)過的項目進(jìn)行測試，并進(jìn)行必要的修正，至達(dá)到要18、求為止；4. 維護(hù)人員確認(rèn)無法達(dá)到維護(hù)目的，應(yīng)注明理由及有關(guān)合理的建議，交財務(wù)信息化主管審查并存檔備查；5. 維護(hù)人員在維護(hù)過程中，應(yīng)作詳細(xì)記錄，并對修改前和修改后的數(shù)據(jù)、源程序、文檔進(jìn)行記錄備份以備查詢；6. 維護(hù)人員不得對未經(jīng)授權(quán)的事項進(jìn)行修改。第六章 信息化檔案管理第三十五條 財務(wù)信息化會計檔案的涵義：財務(wù)信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)；第三十六條 財務(wù)會計軟件的光盤（源程序）應(yīng)做為會計檔案保管，嚴(yán)禁在未經(jīng)醫(yī)院財務(wù)負(fù)責(zé)人的許可下外借和拷貝。第三19、十七條 財務(wù)信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)醫(yī)院財務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，醫(yī)院醫(yī)院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對醫(yī)院具有重大影響的數(shù)據(jù)。第三十八條 對財務(wù)信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。第三十九條 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。9 財務(wù)信息化會計檔案保存期限按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。第七章 電腦及機房管理第四十條 財務(wù)信息化系統(tǒng)服務(wù)器置于醫(yī)院財務(wù)科機房，電腦及機房運行環(huán)境參照醫(yī)院信息科機房管理相關(guān)制度執(zhí)行；第四十一條 嚴(yán)禁未經(jīng)財務(wù)信息化主管授權(quán)的人員操作財務(wù)信息化系統(tǒng)服務(wù)器；第四十二條 嚴(yán)禁帶病毒軟件進(jìn)入電腦系統(tǒng)，未經(jīng)財務(wù)信息化主管批準(zhǔn)，任何外來軟盤、磁盤、軟件一律不得在財務(wù)信息化系統(tǒng)服務(wù)器上使用。第八章 附 則第四十三條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第四十四條 本制度修改、解釋權(quán)屬于醫(yī)院財務(wù)科。第四十五條 涉及計算機管理的應(yīng)按照醫(yī)院信息科相關(guān)制度執(zhí)行。