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1、醫院檔案信息及醫療登記統計管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案、信息管理制度微機管理制度1. 微機必須專機專用，辦公用機與醫療用機分別由指定的專人負責管理和使用。2. 微機工作人員要愛護機器，妥善保管好機器及相關物品，并嚴格按操作規程規范操作。3. 辦公用機工作人員對應保密的資料、數據要嚴格按保密規定辦理，不得外泄。4. 保持微機室經常性清潔，室內嚴禁吸煙，禁止將對機器有影響的物品帶入。5. 非微機室工作人員無相關事宜不得隨意入內。6. 單位和外來個人來院打印、復印不予接待，特殊情況需經院領導或院辦公室批準2、，并按市場價格交納費用后方可接收。7. 職工個人資料的打印、復印要交納成本費，原則上按市場價格的一半調節。保密制度醫院機密是關系醫院權利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍內人員知悉和使用的事項。醫院全體員工、離開醫院的人員及以各種方式了解醫院秘密的人員都有保守醫院機密的義務。1.保密范圍：1) 醫院系統基本經營文件：包括章程文件、股東會議文件、董事會文件、經營業務文件。2) 醫院組織管理與分工、采購運營、總務運營等相關資料。3) 醫院業務技術和管理技術信息及資料（如：手術方案；崗位說明書、目標責任書、考核方案等）。4) 醫院尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及3、經營決策。5) 醫院對外擴張或合作的合同、協議、意向書、方案及可行性報告。6) 醫院高層重要會議或主要會議的討論記錄。7) 醫院財務預決算報告、財務報表、財務運行狀況分析報告及其它財務資料。8) 醫院病案資料、醫保系統運行資料。9) 醫院所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息（包括病人來源和業務拓展信息）。10) 醫院員工人事檔案、社會保險材料、工資性和勞務性收入資料。11) 各類數碼、影像資料。12) 各類統計報表。13) 其他經醫院確定應當保密的事項。2.妥善放存醫院機密文件，使用或保管人不得置于他人可隨意翻看之處，對于秘密級以上資料，離開置放之所，需將其入柜上鎖。3.所有秘密級以上資料4、的打印、復印、存儲均需按規定進行，復印、打印作廢紙頁，需及時有效處理和銷毀，不得散扔、亂放于他處或復印機、打印機周圍。打印、復印人若非使用、保管或享有知悉權人，不得擅自留存備檔。同時，對資料內容負保密責任。4.不得不經上級領導同意擅自銷毀醫院各類機密文件和信息化資源。銷毀過期信息文件、資料應作好詳細記錄。5.不得以任何方式向醫院內外無關人員（包括家庭成員）和通信中散布、泄漏醫院機密或涉及醫院機密。6.不得攜帶醫院機密文件、資料到與工作無關場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。在對外交往與合作中需提供醫院機密事項的，應當事先征得總經理批準。7.除辦理本醫院業務外，對外不得擅用本醫院名義5、，不得隨便告知外界人員醫院主要領導人信息資料。8.所有在工作中制作的數碼、影像制片，均屬于醫院所有。對于內容為秘密級以上的，禁止私自制作與復制。9.所有在醫院電腦、磁盤系統中創建、存貯和交流的信息，均屬于醫院所有。禁止利用軟盤拷取醫院機密文件、資料私自外用傳送；禁止利用醫院系統電腦資源以醫院或個人名義發表虛假信息或泄露醫院及醫院機密。信息管理員需對采用電腦技術存取、處理、傳遞的醫院機密資料負保密責任。10.屬于醫院秘密級以上內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列措施：1) 選擇具備保密條件的會議場所。2) 根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定。3) 會議6、工作人員不得隨意傳播會議內容，特別是涉及人事、機構及有爭議的問題。4) 確定會議內容是否傳達。11.醫院工作人員發現醫院機密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并呈報醫院辦公室；醫院辦公室接報后，應立即上報總經理作出處理。責任和處罰：1) 醫院院長為本院保密工作第一責任人；醫院各部門經理（主任）為本部門保密工作第一責任人；醫院各科室負責人為本科室保密工作第一責任人。相關員工為相關保密工作的具體責任人。2) 出現下列情況之一者，給予警告，并扣發責任人績效工資50元以上500元以下：A. 泄露醫院秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；B. 已泄露醫院機密，但采取補救措施的，未造成重大后果的；7、C. 違反本保密制度相關規定，尚未造成嚴重后果或經濟損失的。3) 出現下列情況之一者，予以辭退并酌情賠償經濟損失：A. 故意或過失泄露醫院機密，造成嚴重后果或重大經濟損失的；B. 違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供醫院秘密，造成較大后果或較重經濟損失的；C. 利用職權強制他人違反保密規定的。12.本制度規定的泄密是指下列行為之一：1) 使醫院機密被不應知悉者知悉的；2) 使醫院機密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知者知悉的。13.本規定由醫院辦公室負責解釋。醫療登記、統計制度1. 醫院必須建立和健全登記、統計制度。2. 各種醫療登記、要填寫完整、準確，字跡清楚，并妥善8、保管。臨床各科要填寫好病案首頁、出院卡片、出入院登記，并按時填報病員流動日報。門診各科應填寫好病員流動情況和門診登記。醫技科室應做好各項工作的數量和質量登記。3. 醫療質量統計，一般包括出入院數、治愈數、病死率、床位使用率、床位周轉數、平均住院天數、病員疾病分類、初診與最后診斷符合率、臨床與病理診斷符合率、手術前后診斷符合率、無菌手術化膿感染率、手術并發癥，以及醫技科室工作數量、質量等。4. 醫院應根據統計指標，定期分析醫療效率和醫療質量，從中總結經驗，發現問題，改進工作。5. 統計員要督促檢查各科醫療統計工作，按期完成各項統計報表，經領導審閱后，報衛生行政部門。加強信息資料管理的補充規定為進9、一步加強信息資料的安全備存，防止重要資料的丟失，督促相關工作的正常進行，特作以下補充規定：1.以下信息資料需報備公司：1) 數碼相片資料。2) 醫保資料。2.資料報送方法及內容形式：1）數碼相片資料：A. 移動硬盤備份（專用于數碼相片資料備份）和光盤刻錄備份；B. 報備的移動硬盤上需有標簽，標明資料類別（數碼相片）、年份等。刻錄的報備光盤也需有標簽，注明：醫院簡稱、年月份等（其移動硬盤、備份光盤其備份內容及格式，具體見電腦文檔：附件二、附件三和附件四）；C. 每月報送資料為上月內容。統計時段：具體為月1號早上8：00始至次月1號早上8：00前止；D. 注：首次報送04年1-7月的以上需報送資料10、的所有內容，第二次報送僅為8月份的內容。2）醫保資料：A. 移動硬盤備份（專用于醫保資料備份）；B. 報備的移動硬盤上需有標簽，標明資料類別（醫保病人資料）、年份等；C. 首次報送：1-7月的份醫保資料內容；D. 第二次報送：1-8月份的醫保資料內容，第三次依此類推。3.報備要求：1) 每月14日前，各醫院需將規定報備資料按規定準備妥當。2) 每月15日前，由公司信息管理員至各醫院進行拷貝與刻錄。 3) 公司信息管理員拷貝、刻錄完成后，需于即日交送信息管理部。4) 公司信息管理部需分門別類予以妥善保存，并做好相關記錄。5) 以上要求時間遇星期日可順延1日。4.以上規定從下發之日起施行。業務技術11、檔案管理制度1. 業務考核材料由各職能部門負責收集后交院辦公室，如年度考核材料，繼續教育材料、專業技術方面的獎懲材料及市級以上專業雜志發表的各種文章等。2. 由辦公室將收到的材料及時裝入本人的業務技術檔案內。3. 檔案每年整理一次，做到分類準確、排列有序、編目科學、書寫規范，在翌年第一季度內完成。4. 專業技術人員調進或調出，業務技術檔案應隨之轉進、轉出。5. 業務技術檔案借閱、利用應登記，傳遞需密封，本人不得借閱自己的技術檔案。6. 業務技術檔案統一存放檔案室內，檔案管理人員必須嚴格執行保密制度，不得泄露技術檔案內容。科技檔案管理制度1. 收集每一科研基礎上的所有材料，如科研基礎上立項申請，12、科研實例原始材料，項目組織者個人有關材料，項目證書等。2. 收集到的材料按科研項目立卷歸檔，做到分類清楚、排列有序、編目科學、書寫規范。3. 科技檔案不外借、不傳遞、內容嚴格保密，利用檔案作登記。4. 科技檔案統一存放在檔案室內。會計檔案管理制度1. 會計檔案，包括會計憑證類、會計裝訂成冊，先由財務科管理一年，一年后再交醫院辦公室保存在檔案室內。2. 醫院會計檔案工作接受公司的指導和監督檢查。3. 會計檔案應為本單位積累提供利用，不得向外單位提供利用。檔案原件原則上不得借出，如有特殊情況，須經醫院管理公司批準，但不得拆其原帳冊，并應限期歸還。4. 各科會計檔案的保管期限，根據其特點，分永久、定13、期兩類、定期保管期限分為3、5、10、15、25年五種，各科室會計檔案的保管期從會計年終后的第一天算起。5. 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由院辦公室會同財務部門共同鑒定，須制銷毀清冊，報醫院管理公司批準，由公司派員會同核銷，財務部門監銷。病案管理制度1. 病案室負責全院病案（門診、住院）的收集、整理、登記和保管工作。2. 住院病員應有完整的病案，病員出院（死亡）時，由醫師按規定的格式填寫，病案室應定期回收并注意檢查首頁各欄是否完整、正確。同時要填好分類卡片，依序整理，裝訂成冊，并按號排列后上架存檔。3. 本院醫師借閱病案，要辦理借閱手續，閱后按期歸還，對借用的病案，應妥善保管和愛護，不得涂改14、轉借、拆散、復印和丟失。4. 所有院外人員申請復制復印病歷的，需按有關條例規定持相應證件，由醫務科批準后方能復制或復印。5. 住院病案原則上應永久保存。醫學圖書管理制度1. 圖書室于每天辦公時間準時開放，為方便讀者，在條件成熟時，晚上適當開放。2. 圖書室要保持環境安靜，光線充足，清洗衛生，提供一個良好的學習、閱讀、研究條件。3. 本院職工及進修、實習人員，持借書證辦理借閱手續，按時歸還，逾期不還者應酌情處罰。具體注意事項如下：1）當年期刊、孤本藏書及重要資料等不外借；2）借閱期限，一般為一個月；3）超過期限，需繼續借閱者，必須提前辦理續借手續，否則按超期限處罰。4. 借閱圖書資料必須注意丟15、失妥善保管，圖書管理人員對借閱歸還的圖書、資料實行先檢查、驗收，如有損壞的應酌情處罰，丟失應按原書價的510倍索賠。5. 規定在圖書室內閱讀的圖書、報刊和其它資料不外借，不得拿出室外。6. 閱覽室應保持肅靜，禁止吸煙，不得大聲喧嘩，不得從事其它活動。7. 圖書室的外文圖書、資料，只限于本院職工借閱，外單位人員一律不得借出。8. 要密切配合醫療、教學、科研、預防等任務，主動提供有關資料，定期介紹新書刊的信息和定期介紹中文情報信息。9. 圖書室要做好圖書、報刊、資料的訂購工作，訂購計劃經科教科、醫務科審核，呈報院領導批準后方可執行，并及時外出采購圖書。10. 圖書管理人員要按“中圖法”定期做好登記、整理、分類、收集、編目、裝訂圖書，雜志和報刊等工作，建立圖書目錄、索引卡片、及時上架、方便查閱。11. 對館藏圖書、資料要加強檢查，認真做好防潮、防曬，防霉、防蛀、防火工作，并備有一定數量的滅火設備、器械。