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1、縣城中心衛生院財務信息化系統管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章總則.1第二章崗位分工及崗位職責.2第三章權限管理.4第四章操作管理.5第五章系統維護.8第六章信息化檔案管理.9第七章電腦及機房管理.10第八章附則.10第一章 總則第一條目的、意義為加強醫院財務信息化系統工作的管理，確保醫院財務信息系統的正常、安全、高效運行，保證會計信息的真實性、及時性、保密性和安全性，促進醫院管理信息化工作持續穩定地發展，根據財政部會計電算化管理辦法、會計電算化工作規范等規定，結合醫院財務信息化系統工作的特點，特2、制定本制度。第一條適用范圍四隊中心衛生院的財務信息系統管理適用本制度。第二條分級管理原則醫院財務信息系統采取醫院財務科統一領導、各所屬核算終端點分級管理的原則進行管理。1.醫院財務信息系統采取由醫院財務科統籌管理的原則進行。2.醫院財務科是財務信息化工作的主管部門，各核算終端點信息化工作必須在財務科的領導下進行，依據本規定開展財務信息化工作3.醫院財務信息系統是醫院管理信息化系統的重要組成部分，各核算終端點操作人是各醫院財務信息化工作責任人。第二章 崗位分工及崗位職責第三條崗位設置的基本原則按照授權與執行分離、記錄與審核分離、備份與保管分離等內部牽制制度的要求，本著規范、安全、高效、保密的原則3、設置崗位。第四條實施財務信息化后，從財務信息化角度，會計人員崗位設置基本如下：1.財務信息化主管；2.數據錄入操作人員；3.審核記帳人員；4.檔案管理人員；5.維護人員；6.信息化審查人員；7.數據分析人員。第五條根據第六條之基本崗位設置，在人員安排上可一人一崗、一人多崗、多人一崗，可以根據具體情況具體的分類合并，但必須符合內部牽制制度。第六條財務信息化主管，由醫院會計核算主管及以上職位的人員兼任，要求具備會計和計算機知識，以及相關的財務信息化組織管理的經驗，負責以下工作：1.財務信息化整體工作的安排及管理；2.根據信息化崗位人員的分工進行操作權限分配；3.組織有關人員進行財務信息化的初始化工4、作；4.負責組織協調上級信息化部門對會計軟件的升級；5.配合縣信息化辦公室進行有關業務系統的數據接口設計和開發；6.負責對財務信息化崗位人員的培訓及考核工作；7.負責組織有關人員對財務信息化系統進行維護工作；8.負責對各財務信息化崗位人員財務信息系統操作的監督和管理工作；9.根據財務信息化不同階段的需要，提出會計核算流程和有關業務流程調整的要求，并組織實施；10.負責處理所有財務信息化系統發生的相關問題，并對本單位財務信息化的一切工作負全部責任。第七條數據錄入操作人員，一般由電腦操作較熟練和具有會計知識的人員擔任，負責如下工作：1.記帳憑證的錄入工作；2.固定資產的錄入工作；3.對錄入數據與錄5、入前的手工數據的核對工作；4.對不合法、不合規憑證、數據的審核工作；5.輸出記帳憑證、會計帳簿、報表等工作；6.向相關部門準備傳輸數據，進行部門會計數據處理工作；7.對所發生的錯誤數據、憑證進行修改。第八條審核記帳人員，一般由會計主管或其指定的人員擔任，負責如下工作：1.對原始單據（數據）的審核工作；2.對記帳憑證及其他輸入電腦的數據的審核工作；3.對輸出的帳、證、表的審核工作。第九條檔案管理人員，由財務經理指定專人擔任或由他人兼任，負責如下工作：4.各種會計檔案的收集工作；1.各種會計檔案的分類整理保管工作；2.借閱會計檔案審批手續等的檢查工作；3.歸還會計檔案的檢查工作；4.存儲于非紙介質6、的會計檔案的定期檢查和復制工作。第十條維護人員，一般由熟悉電腦軟、硬件的財務人員或信息化辦公室的電腦人員擔任，要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓，負責如下工作：1、 硬件、軟件的安裝調試工作；2、硬件系統的定期檢修工作；3、 硬件、軟件的日常維護及擴展、升級工作；4、 幫助財務人員轉輸、接收、管理機內財務數據的工作；5、 第十一條信息化審查人員，由醫院會計核算主管或會計稽核人員兼任指定專人擔任，負責如下工作：1. 負責監督會計軟件系統的運行；2.防止利用計算機舞弊；3.對特定業務的審查；4.負責監督是否及時正確的通過會計軟件處理業務。第十二條數據分析人員，由會計主管或指定的財7、務人員擔任，1.通過網絡收取各項目醫院報表，并進行匯總合并；2.負責對計算機的會計數據進行日常財務分析、管理、查詢等工作。第三章 權限管理第十三條財務信息化系統管理員權限由醫院財務負責人掌握或經醫院財務負責人書面授權后由財務信息化主管掌握。財務信息化系統管理員權限根據不同的應用模式包括但不限于數據庫管理員、各賬套系統管理員、域管理員。第十四條財務信息化主管負責對所有信息化用戶的權限進行管理，包括權限范圍的設置、權限的分配、權限的收發等。第十五條新增系統使用人員，由財務信息化主管進行授權。第十六條未經授權的人員，一律不得進入財務信息化系統，由財務信息化主管授權的人員亦只能在所給定的權限內使用財務8、信息化系統，不得越權行事。第十七條經授權使用財務信息化系統的人員，必須以自己的姓名（中文）和口令注冊登錄進入系統，不得以英語字母或漢語拼音或阿拉伯數字等非本人中文名字注冊登錄。第十八條經授權使用財務信息化系統的人員，必須嚴格按照操作說明書的規定進行操作。第十九條經授權使用財務信息化系統的人員，必須保證其“口令”（密碼）不為他人知曉，并定期或不定期修改本人之“口令”。第二十條經授權的使用財務信息化的人員，不得用本人的“口令”進入系統而由他人代為操作（由于維護工作的需要由財務信息化主管進行操作并且本人也在現場的情況除外）。第二十一條經授權使用財務信息化系統的人員，在離開工作站前，必須逐級退出財務信9、息化系統，不允許在沒有退出財務信息化系統的情況下離開工作站，亦不得由他人照管本人正在使用的工作站。第二十二條當財務信息化系統使用人員調動工作崗位時，調動人員應立即提出變更權限的書面申請，由財務信息化主管更改其操作權限；第二十三條調離財務信息化工作崗位的，調離人員必須立即提出用戶禁用的書面申請，由財務信息化主管禁用其操作權限；如因本人原因未提出申請的，視同交接手續不完備。第二十四條未經財務信息化主管許可，任何人員不得對數據庫文件進行修改、刪除等操作。第四章 操作管理第二十五條初始化工作管理：初始化工作應由財務信息化主管統一按照公司財務會計制度的規定，安排整個系統的初始化工作，包括：1.系統設置：10、各子系統系統參數的設置；2.基礎資料的設置及修改：包括科目、核算項目、幣別、憑證類型及其他有關參數的設定；3.用戶設置：權限分配、“口令”及姓名的錄入、設定；4.初始數據的裝入：包括科目初始化余額、固定資產初始化卡片等初始數據的裝入；5.自動轉帳分錄的設定；6.報表種類、格式、權限分配及運算公式的定義；7.反初始化只能由財務信息化主管完成，其他人員未經授權禁止反始化；8.賬套的初始化設置應遵守集團統一規定的會計科目名稱和會計科目代碼，第二十六條憑證操作管理：憑證操作管理包括錄入、審核及修改的管理，具體規定包括：（一）憑證錄入：1.任何登記入帳的經濟業務都必須填制記帳憑證，摘要區規范填入。憑證錄11、入必須以原始憑證為依據，做到入帳有據；2.禁止將不同性質的業務事項合并反映在一張憑證中；3.當天發生的業務應當天入帳，做到日清月結；（二）憑證審核：1.記帳憑證必須經過復核人員簽字后，才能根據其登記帳簿，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復核簽字，同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一個人；2.憑證審核必須逐張逐項審核，不允許使用“一次全部審核”的方法操作，取消審核必須由該憑證的審核人員本人進行操作；3.當天錄入的憑證，應當天審核完畢；4.記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。（三）憑證修改：1.做錯的憑證，在審核前可直接修改；在審核后12、應先由審核人員取消審核，之后方可進行修改；已結帳的憑證，不能修改，當發現錯誤后，只能用紅字沖銷，同時補進正確的憑證。2.填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時，應在斷號后的每一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。第二十七條記帳、結帳管理：1.每月末，結轉損益必須使用系統自動結轉損益，禁止手工結轉損益。結轉后，損益類科目余額為零。2.每月末，應按規定及時結帳，結帳順序應先將各子系統結帳，最后總帳結帳；3.結帳時，應保證當月所有憑證已全部錄入并已全部過帳；各子系統數據必須要和總賬數據一致。4.打印出的記帳憑證應與原始憑證一起裝訂成冊，有關帳頁亦裝訂成冊，并13、加蓋記帳人員和審核人員的簽章。第二十八條固定資產的管理：1. 固定資產卡片必須按照公司的固定資產管理制度錄入數據；2.錄入卡片后應立即在總帳增加一張該筆業務的憑證；3.期末應采用自動計提折舊并生成憑證；4.期末必須進行自動對帳后，才能結帳。第二十九條現金日記賬的管理：1.此處現金是指現金、銀行存款等貨幣資金；2.現金業務必須及時地逐筆錄入，當天數據必須當天錄入完畢，每天現金日記賬余額必須和總賬現金余額一致。第三十條報表的管理：1.每月結帳后，應立即編制公司規定的會計報表及本單位所需要的管理分析報表；2.報表的格式和公式由醫院安排專人統一設置，未經授權不得更改報表格式及公式；3.在有公式的情況下14、，報表的生成必須采用電腦自動計算的方式；無公式和特殊情況可以手工輸入，但必須保證數據的準確性；4.每月按醫院規定的時間和上報方式上報；第三十一條子系統或新功能的擴充應用管理：1. 首次應用新的子系統或新功能時必須手工并行二個月以上；2. 所有子系統的初始化工作均由財務信息化主管主管組織完成；第三十二條數據備份與恢復的管理：1.每月結帳后，數據維修員應對本月數據用光盤或磁帶或其他硬盤等進行備份并存放于不同地點予以保存；2.服務器內數據發生丟失、損壞等情況時，應立即報告醫院財務負責人，經批準后，由財務信息化主管組織維護人員和數據錄入操作人員將以前數據逐次恢復到數據服務器并將本月數據從臨時備份文件恢15、復到最新狀態，之外所缺數據（損壞當天）應重新錄入，并對恢復的數據進行審核、驗證；3.每季末應對系統和操作日志進行備份。第五章系統維護第三十三條系統維護分類及涵義：1.日常維護：指為使系統安全正常運行而需要進行的維護；2.異常情況維護：指因系統產生突發性錯誤而需要進行的維護；3.擴充性維護：指為適應環境變化而需要進行的維護。第三十四條系統維護的內容：1.日常維護的主要內容：A、硬件系統的定期維修；B、軟件系統的防病毒等監控；C、定期的硬盤空間整理；D、定期數據備份。2.異常情況維護的主要內容：A、斷電、不正確操作等造成的數據混亂、丟失等；B、歷史數據的損壞，帳、表等發生錯誤等；C、硬件系統的故障16、；D、其他造成系統不能正常運行的突發情況。3.擴充性維護的主要內容：A、會計科目、記帳憑證類型、報表格式等發生變化需進行的數據修改等維護；B、核算業務的發展，使原系統不能適應這一要求而做的軟件系統的適應性修改；C、為滿足業務的發展和軟件系統修改的需要而對硬件系統進行的升級；D、對原系統在使用的范圍、功能、要求等提出更高的要求而需進行的軟件系統、硬件環境的更高層次的擴展變動。4.維護人員應對其所做的維護負責，特殊情況可與軟件公司人員聯合進行維護，并對所涉及到的有關信息負有保密的義務。第二條系統維護的程序除日常維護外，其他形式的維護行為均應按照以下程序進行：1.由使用人員（財務人員）提出維護申請，17、書面列明所要維護的項目（內容）、理由及維護后所要達到的目標等；2.由財務信息化主管進行審查后，報醫院領導批準，書面授權有關維護人員進行維護；3.維護人員維護完成后應和維護申請人員一起對維護過的項目進行測試，并進行必要的修正，至達到要求為止；4.維護人員確認無法達到維護目的，應注明理由及有關合理的建議，交財務信息化主管審查并存檔備查；5.維護人員在維護過程中，應作詳細記錄，并對修改前和修改后的數據、源程序、文檔進行記錄備份以備查詢；6.維護人員不得對未經授權的事項進行修改。第六章信息化檔案管理第三十五條財務信息化會計檔案的涵義：財務信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計18、數據；會計數據是指科目體系、各類編碼、各種應用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據；第三十六條財務會計軟件的光盤（源程序）應做為會計檔案保管，嚴禁在未經醫院財務負責人的許可下外借和拷貝。第三十七條財務信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經醫院財務負責人的批準，醫院醫院負責人批準。重要數據是指對醫院具有重大影響的數據。第三十八條對財務信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。第三十九條采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。財務信息化會計檔案保存期限按會計檔案管理辦法的規定執行。第七章 電腦及機房管理第四十條財務信息化系統服務器置于醫院財務科機房，電腦及機房運行環境參照醫院信息科機房管理相關制度執行；第四十一條嚴禁未經財務信息化主管授權的人員操作財務信息化系統服務器；第四十二條嚴禁帶病毒軟件進入電腦系統，未經財務信息化主管批準，任何外來軟盤、磁盤、軟件一律不得在財務信息化系統服務器上使用。第八章附則第四十三條本制度自下發之日起執行。第四十四條本制度修改、解釋權屬于醫院財務科。第四十五條涉及計算機管理的應按照醫院信息科相關制度執行。