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1、醫院物資物流管理制度及相關科室職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 醫院物流管理制度和流程為規范我院的物流管理工作，提高經濟效益，降低經營成本同步杜絕物資管理工作中的跑、冒、滴、漏，特制定本管理辦法。適用范圍:凡醫院所需的所有物資均適用此辦法。 一、采購/入庫管理流程：1、招標流程采購部門（采購員）組織供應商招標，招標完成后，由采購部門（采購員）打印采購物資材資料報院領導確認。采購部門（采購員）將中標的供應商信息和中標的物資材料信息錄入醫院庫房管理系統中；2、采購/通知供應商對于常備物資：庫房庫管員對常備物資設置安全2、庫存基數，每周四下午根據庫存基數生成采購訂單，并通知供應商安排送貨；對于零庫存物資：1)業務科室每周一上午，向總務科報送本周物資材料的需求計劃，并提報到相應庫房；2)藥劑科每周一下午完成對各個業務科室的需求計劃匯總，3)根據匯總后的科室需求計劃編制采購計劃，審核后并提交采購部門；3、送貨供應商根據采購部門（采購員）通知所采購的材料進行備貨，并集中在每周三送貨到庫房，業務科室急用的材料隨時送貨；4、驗貨前提條件：供應商將所采購的物資材料送到庫房，附帶隨貨清單、采購驗收單；驗貨人員：庫管、采購部門的采購員；驗貨內容：物資材料的效期、批號、品種、數量、單價；必須保證發票上的品種、數量與實物保持一致；3、發票上的供應商必須與采購通知單上的供應商保持一致，否則視為驗收不通過。驗收完成后，采購部門的采購員、庫管員共同在采購驗收通知單上簽字確認，由物資會計及時進行入庫單的編制及實物的入庫。驗貨職責：采購部門負責驗收物資材料的質量；庫管員負責物資材料的品種、數量、批號、效期等信息；采購部門必須參加所有物資材料的驗貨；二、物資材料入庫及日常管理1、在物資材料通過驗收后，由庫管員錄入醫院庫房管理系統。在填制入庫單時應注意：A、選擇提供材料的供應商和入庫的庫房；B、在錄入材料信息時，除了錄入單價、數量外，針對醫用衛生材料同時要錄入材料的效期、批號，并保存入庫單；同時由物資會計對入庫單進行審核、入庫確認，并打4、印入庫單，庫管員、采購部門的采購員在入庫單上簽字確認，最后由庫管員做實物的入庫處理。注：入庫單一式三份，第一聯交供貨商；第二聯庫房保存、第三聯交財務科；2、總務科、藥劑科在物資的保管過程中，應按照不同的規格型號、用途、形狀實行科學合理的擺放，以便于發放和清點，對于保質期管理的物資，應按照采用先進先出的方式進行管理，為了保證倉庫的安全和防止物資變質，要做好防火、防盜、防潮工作，還需要建立健全檔案管理，及時掌握和反饋需求、供應、耗用和儲存等狀況，對于設置安全庫存管理的物資，由藥劑科負責向采購部門提報采購需求計劃；3、 物資材料需要按季盤點，季度和年終進行全面清查，檢查物資賬面數量和實際是否相符，檢5、查各種物資有無超積壓、損壞、變質等情況，在清點工作中發現盤虧、盤盈應分析原因，并及時處理；六、物資材料出庫A模式：由業務科室(臨床與醫技部門)填寫 “科室領用申請單”，經過各科護士長或科主任審批后，交藥劑科或物資庫房，由庫管員進行“科室領用申請審核”功能對科室提交的申領單進行處理，根據申領單生成出庫單，同時進行審核，各科室每周三派人到庫房領取材料，領料人及庫管一并在出庫單上簽字確認，庫管員辦理完材料領用后將簽字確認的出庫單交財務科。B模式：主要針對行政后勤科室，由使用部門直接到藥劑科、物資庫房通過其它途徑（如：電話通知）申領材料，由藥劑科、總務科的庫管員直接辦理材料出庫單并打印出庫單，各科室人6、員自行領取材料并在出庫單上簽字確認；出庫單一式三份：庫管員、財務科、使用科室各一份；七、發票管理1、貨票同行在物資材料驗收、入庫完成后，由物資會計將同一供應商的入庫單、采購驗收通知單整理在一起，每月底轉交財務科，同時辦理發票及入庫單交接手續；財務會計對收到的入庫單進行審核，并且要審核供應商提供發票的真偽；2、貨票不同行針對一些小額的后勤物資供應商不能做到票貨同行時，物資會計以隨貨清單入庫；在物資材料驗收、入庫完成后，物資會計將簽完字的入庫單保存起來，等供應商在月底前（每月25號）把發票送到后，再將采購驗收通知單、發票、入庫單對應后交財務會計，同時辦理發票及入庫單的交接手續；3、物資會計對發票的7、審核財務會計對物資會計交來的發票和入庫單進行審核，審核的內容包括發票與入庫單的材料品種、金額、供應商名稱是否一致等信息；4、月底發票未到的處理方式待月底供應商仍沒有將發票送到庫房物資會計處時，物資會計要將發票未到的入庫單交到財務會計處，暫由財務會計保存發票未到的入庫單，由財務會計通知采購部門，啟動對供應商的處罰措施；5、未到發票的通知和處罰措施采購部門每月26日通知供應商在28號前把截止到本月25日送貨的發票送到庫房主任處。如供應商不能按時將發票送到藥劑科、庫房主任處時，則對該供應商當月發生的材料款在規定付款時間的基礎上順延6個月。如果供應商提供假的發票，根據醫院的規定有權拒付材料款，甚至取消8、該供應商的供貨資格。附件2物資管理相關科室職責一、采購部門1、負責供應商字典的維護；在系統中維護供應商的相關證件信息，對即將到期的供應商證件進行預警提示；2、對于資質過期或沒有審核通過的供應商及時停用，保證無法對其辦理入庫手續；3、需要采購部門嚴格控制供應商信息，如果供應商不是中標單位，不能錄入到物流管理系統中，如果在材料入庫時調不出隨貨清單或者發票上所提供的供應商時，說明中標供應商與實際提供材料的供應商不符，則無法辦理材料入庫，這樣便可以控制提供材料的供應商與中標供應商不一致的問題；4、負責物資材料字典的維護，醫用材料必須使用產品注冊證的名稱，可以在系統中維護醫用材料的生產許可證信息，對即將9、到期的證件進行預警， 可以控制沒有通過招標的物資材料無法辦理入庫手續；5、每周一和庫管員、物資會計共同對供應商送來的物資進行驗貨，主要檢驗物資的質量；6、對供應商的價格、品質、交期及供貨能力進行考評，以確保供應商的供貨能力；7、及時跟蹤供應商價格行情及品質情況，以便提高物資材料品質和降低采購成本；8、采購部門每周五下午完成對供應商的送貨通知，如果延誤造成供應商送貨的延遲，由采購部門負責；9、因中標物資材料信息、中標供應商信息維護及中標供應商資質造成的相關問題，由采購部門負責。二、總務科、藥劑科、設備科1、每周一和采購部門共同對物資入庫進行驗收，主要驗收物資的名稱、規格、型號、數量、批號和效期等10、；2、藥劑科必須在每周五中午12點之前完成對各個業務科室的需求匯總并生成采購計劃，并提交采購部門，因提交不及時造成采購的延誤由藥劑科負責3、藥劑科必須在每周三中午12點之前完成對各個業務科室的領用申請審批并生成出庫單；4、負責出入庫單的錄入和審核并打印；5、負責物資的盤點和清查；6、藥劑科存放保質期管理的物資，一定按照先進先出的方式出庫，對于保質期到期之前還未出庫的物資，要及時通知供應商協調安排更換或退貨等處理；7、物資材料在倉庫存放過期或因存放發生的質量等問題，由設備科負責；8、設備科因條件不足，暫時不參與本制度制定。三、業務科室1、負責科室需求計劃的錄入及審核；2、負責對臨時領用物資材料領料申請單的錄入及審核；3、業務科室領用物資材料時一定要在物流系統中填寫領料申請單或需求計劃，杜絕書面形式的申請單及需求計劃；4、業務科室物資需求計劃必須在周二晚上24點完成，逾時將順延一個星期安排出庫；5、業務科室領用過的物資材料，要及時使用，對于保質期管理的物資，要在保質期到期1個月之前通知藥劑科，藥劑科把將要過期的物資材料回收后，通知采購部門，由采購部門協調通知供應商安排更換或退貨等處理。四、財務科1、物價科負責確認物資材料是否收費、核對收費單價以及對應收費明細項目；2、財務科負責審核發票的真偽；3、財務科參與設備科庫存的盤點與清查。