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1、公司辦公室物資、衛生及檔案管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄前言第一章 辦公室管理制度第二章 考勤管理制度第三章 員工請假、休假管理制度第四章 辦公室物資管理制度第五章 辦公室物資管理制度第六章 辦公電話管理第七章 衛生管理制度第八章 文件管理制度第九章 檔案管理制度第十章 車輛使用管理制度第十一章 保密管理制度第十二章 值班安全管理制度第十三章 工裝管理制度第十四章 微機管理制度第十五章 空調使用管理制度第十六章 員工禁酒管理制度前 言為了加強公司的規范化管理，完善各項工作制度，更好的管理、規范、2、指導員工的工作行為，使其有章可循、照章行施；明確公司與員工的權責，提升公司運作效率和持續優化制度建設機制；保證公司在急速發展和多變的競爭環境中，保持著高度協調的發展動力，促進公司實現發展目標，結合公司的實際情況特制訂本手冊。此版員工勞動手冊系試用版，由于公司的發展與經營環境的不斷變化，本手冊中規定的政策都有可能隨之相應的修訂；如果您有不明白的地方，請提出自己的疑問。我們金羊公司的每一位員工都有建議改進管理規范的權利義務。第一節 辦公室管理制度一、 為進一步規范辦公人員的工作秩序，創造優美的工作環境，提高工作效率；二、 辦公行為規定：1、體現公司整體形象，員工上班時間須著裝整齊，執牌上崗，儀表整3、潔、大方；2、在工作中請使用普通話，與同事、客戶交談要熱情、真誠、文明、禮貌。3、在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；4、講究個人衛生，維護環境清潔，不準隨地吐痰、亂丟紙屑、煙頭等不良習慣；5、保持辦公環境美化，所有文件、資料歸類，標識放置，整齊整潔，存取方便； 三、辦公制度1、工作時間內不應無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、上網聊天、玩游戲等做與工作無關的事情，確保辦公環境的安靜有序。 2、同事間的工作交流應在規定的區域內進行或通過公司內線電話聯系，時間一般不應超過三分鐘。3、員工應在每天的上班開始前和結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作。 4、辦公室、洗手間清潔用具定位4、擺放，垃圾雜物倒入指定容器內，并及時清理。5、辦公室人員應樹立節約意識，水、電、紙張的使用要嚴格自律、杜絕浪費。第一節 考勤管理制度一、為明確出勤紀律，確保正常工作秩序，為員工考核提供依據。二、本制度適用于全體員工（總經理除外）；三、員工正常工作時間為：夏季：8:00-11:30 14:00-17:30 冬季：8:00-11:30 13:30-17:00 周六、周日及節假日實行分組輪休。四、考勤辦法1、考勤員月初3號前將上月考勤表送交行政部一級考勤員審核、編制考勤表， 如有疑點，報送人應做出合理解釋，否則不予認可；2、員工因故未能出勤，應在考勤表中附帶請假條或書面說明，否則視為曠工。3、公司各5、部門因工作需要安排所屬員工進行加班或夜間工作的，其工作時間由所屬部門根據勞動法規自行安排。五、考勤違規處罰1、遲到、早退30分鐘內，每次罰款20元； 2、曠工：遲到、早退30分鐘以上記曠工半天，扣1天工資；半天以上計1天，扣2天工資；連續曠工3天或半年累計5天者，公司給予除名。3、凡當屢次惡意違反考勤制度，經教育拒不改正的，公司給予解除勞動合同。第二節 員工請假、休假制度一、請假程序及審批權限1、員工因故請假應填寫請假單，經領導逐級審批，報行政部備檔；2、部門主管級以下人員，假期3天內由部門主管審批，3天以上報總經理審批；部門主管請假3天以內總經理審批；3、員工請假如因急事不能自行請假，可有同6、事、家屬代為申請或電話報知部門主管，并于事后3天內補辦手續；否則視為曠工；三、請假類型標準1、事假：員工因個人事情向公司申請休假；2、病假：員工病假5天以上，經縣級及以上醫院證明，公司核實批準，給予10元天病假補助；對于超過勞動法規定的醫療期者，公司將解除勞動合同。3、婚嫁：憑結婚證明提前15日申請，晚婚7天、非晚婚3天假，子女婚嫁2天假，不含公休日；婚嫁為帶薪休假，異地結婚視路程給予路程假（不帶薪）； 4、喪假：直系親屬給予3天假期（帶薪）；旁系親屬給予1天假期（帶薪），外地喪事，以戶籍記載為準，可根據實際路程所需時間另給路程假（不帶薪）。5、工傷假、產假、探親、傳統節日假按當地勞動合同法律7、法規執行；6、特別休假 職員特別休假：工齡1年-3年（含）3年-5年（含）5年-10年（含）休假時間7天 10天 14天備注工齡10年以上每增加1年，加給休假1日，已30日為上限；年休假不跨年度累計；公司有權根據經營情況，安排員工年休假；四、請假規定1、休長假須交接手頭工作，確保工作連續性；假期休班不得以加班抵充；2、未辦理手續擅自離開崗位或假滿未到崗者，均以曠工論處；3、所有假期需一次性休完不累記，假期因故需續假，應及時請示領導審批第三節 當月假期超3天的，停發各項福利性補貼，無當月的全勤獎。5、當年累計違反考勤制度5次以上者，取消年休假；停薪留職者不予特別休假。第五節 辦公室物資管理制度8、一、為使辦公室物資管理合理化，合理節約開支，特制訂本規定；二、 物資分類 ：1、低值易耗品：筆、紙、訂書釘、膠水、曲別針等價值低易消耗的物品類；2、管制品：訂書機、剪刀、文件夾、文件筐、計算器等價值低、較耐用物品類；3、貴重品：價格300元以下涉及今后費用開銷的物資類；如：電話、飲水機等類；4、實物資產：物資價格達300元及以上，如：空調、計算機、攝像機、相機等類。 三、辦公用品物資采購 1、公司辦公用品物資的采購，由行政部定期統計匯總，統一購買，屬特殊物資經辦公室審核，可由申購部門自行購買。 2、公司申購物品應填寫申購單報交辦公室審核，總經理審批同意，報集團總經理審批；四、物資領用及保管管理9、 1、低值易耗品、管制品直接向行政部物品保管人員簽字領用。 2. 貴重物品、實物資產由行政部設立實物資產管理臺帳，簽字領用。 4、辦公用品須分類存放，庫房禁止無關人員入內，做好防火、防盜、防潮工作。5、部門領用辦公用品后有專人負責，用品的非正常損耗有責任人負全責。五、公司物資借用 1、公司、部門間借用辦公物品，需填寫借用單，并由公司、部門主管簽字認可 ；2、借用物資超時未還的，出借人、辦公室有責任督促歸還 ；第六節辦公電話試用管理制度一、電話試用管理1、公司電話，是作為方便與外界溝通、開展業務之用，嚴禁公話私用。 2、接聽電話。要做到鈴響即接（不可響過三遍鈴），并自報單位、姓名，然后禮貌地傾聽10、詢問對方要求。當電話的內容需要記錄時，應在認真記錄。3、接聽電話應及時，如受話人不能接聽，相鄰職員應主動接聽并及時傳達； 4、通話時要注意禮節，長話短說，簡潔扼要，以免耗時又占線。5、使用電話要輕拿輕放，以示對對方尊重。6、嚴禁用電話聊天，嚴禁撥打聲訊電話、充值繳費電話，嚴禁公話私用，凡經查實話費異常的，視情節對責任人處以2倍以上的罰款。二、電話使用須知 1、轄區內洽談公務，時間以三分鐘為限，自我控制。 2、電話使用前應對討論、商洽事情稍加構思或略作記錄。 第七節 衛生管理制度三、 為了創造一個整潔有序的辦公環境，樹立公司形象。四、 公司員工要保持良好的個人衛生形象。三、員工應保持公共及個人11、區域衛生良好，要做到地板、門窗清潔無塵，玻璃透明，物品干凈、擺放有序；辦公室、倉庫、車間、展廳、餐廳清潔無塵。四、各種茶具、餐具要隨時洗刷，要避免茶跡污垢。五、始終保持好室內外衛生，營造良好的工作環境，衛生工作要做到“三無”、“一見”。即：無垃圾、無積塵、無衛生死角，各種物品、產品要見本來顏色。六、平時衛生要做到“四不準”，即：不準亂扔紙屑雜物、不準隨地吐痰、不準隨地潑水、不準吸煙。七、日常衛生清潔1、衛生區負責人要保持本區域衛生清潔，每天下班前30分鐘，按要求清掃各自衛生區；2、展廳、車間、廠區每月最后一周進行一次衛生大掃除；各辦公室每周五下班前進行一次大掃除。洗手間每天及時打掃。第八節 車12、輛使用管理一、公司車輛只能由專職司機或持有公司發放的駕車上崗證的工作人員駕車出行，無證不得駕駛公司任何車輛。二、銷售、服務部門用車由各部門批準，出車前填寫車輛出行登記表，方可出行，無公事部門車輛必須停放在公司指定地點，不得私自使用。三、公司后勤部用車由總經理辦公室批準，。出車前由辦公室填寫車輛出行登記表，方可出行四、銷售部、后勤部車輛夜間無使用權，服務部車輛如夜間值班人員在接到相關施救電話的情況下，填寫車輛出行登記表后，必需在門衛處填寫車輛出入登記薄，方可出行；五、公司可免費向員工本人提供結婚當日的婚禮服務車一輛及本人直系親屬喪事當日服務車一輛；在不影響和妨礙公務用車的情況下，由總公司辦公室安13、排，分公司無權派車，用車時間不得超過8小時，超時4小時以內收費50元，每遞增4小時加收50元。六、公司車輛只能由專職司機或持有公司發放的駕車上崗證開車，駕駛人須嚴守交通規則。七、車輛使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查(水溫、機油、剎車、電瓶、輪胎、外觀等)，如發現故障，配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使用人要對由此引發的 后果負責。八、駕駛人不得擅自將公務車開回家，或作私用，未經允許，違者每次將受200元罰款。九、車輛使用人應愛護車輛，保證機件、外觀良好、遇雨雪天氣，用過后并將車輛清洗干凈。十、私用時若發生事故，而致違規、損毀、失竊等，于扣除理賠額后全部由私人負擔。第九節 文件管理14、制度一、公司的文件由行政部擬稿，文件形成后，由總經理簽發。業務文件由有關部門擬稿，分管領導審核、簽發。屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。 二、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。 三、公司的文件由行政部負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。秘密文件由專人按核定的范圍報送。 四、外來的文件由辦公室負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送。 五、文件閱辦部門或個15、人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。 六、所有員工應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 七、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，送辦公室打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。 八、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。 九、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。第十節 檔案管理制度一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。 二、 公司各部門應明確規定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部16、門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。 三、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由行政部歸檔。 四、各類合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由行政部歸檔。 五、檔資料必須符合下列要求： 1、材料齊全完整； 2、檔案內容合并整理、立卷； 3、檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。 六、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。 七、由行政部定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行17、鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。 八、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 第十一節 保密管理制度一、全體員工有責任和義務為公司保守機密，不得私自向公司以外的人透漏公司各種保密資料及信息。二、本公司保密資料、信息包括：公司的財務數據、人事調動及檔案、市場信息、客戶信息、市場策劃方案、供應商資料、供貨價格等。三、上述保密資料、信息沒有集團、分公司總經理的批準不得私自帶出公司。四、公司內部使用、傳遞，需按公司文件控制程序、記錄控制程序的要求進行。五、員工應妥善保管使用工作中所涉及的保密資料，各部門設專人監管檔案用存；六、公司員工均應全18、力以赴地為公司工作，不得從事與公司有類似或競爭的業務，也不得向其提供公司有任何保密性質的信息。七、因泄密或失職造成損失經確認屬實的，公司有權向其提出相應賠償，并可單方面解除勞動合同；情節嚴重、造成重大損失的由公司向有關部門提起訴訟，追究其刑事責任及相應賠償。八、集團各公司、各部門高級管理、技術及特殊保密人員應簽訂保密協議書。第十二節 值班安全管理一、安全保衛工作，要認真落實責任制。公司總經理是公司安全保衛的第一責任人，對本公司的安全保衛工作負全責。 二、公司成立以總經理任組長、行政經理任副組長、各部門負責人及保衛人員為成員的安全保衛工作小組，定期檢查安全保衛工作；發現問題，及時采取措施解決。 19、三、落實防火措施，重要場所設置的消防栓，專人應定期檢查消防栓、滅火器是否完好無損或銹死，不得用作他用；防火通道必須保持暢通； 四、抓好安全用電： 1、定期對電線、電器進行檢修；對損壞或有事故隱患的問題及時清理； 2、嚴禁擅自私接電源和使用額外電器， 嚴禁非吸煙區吸煙，嚴禁明火；五、落實防盜措施： 1、重要部門的房間要設置防盜門窗，辦公房間無人時要關好門窗； 2、公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好； 3、車輛停放時應采取必要的防盜措施。 六、門衛要做好來客登記工作，把好公司首道安保工作，不準懈怠。七、安全保衛人員要有高度的責任感，經常檢查、督促安全保衛措施的落實情況，發現隱患，及時20、消除。八、全體員工都有遵守本制度及有關安全規范的義務。凡因失職、違章造成事故的，一律追究責任；情節嚴重構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。 第十三節 員工著裝管理一、樹立公司規范的企業形象，給客戶以職業專一、整齊端莊的視覺感受。二、員工工服分類：按崗位分類：服務管理和生產作業、后勤服務崗位分為三類；按時間分類：夏裝、冬裝兩類三、工服著裝要求：1、員工在上班時間，要注意儀容儀表，衣著整潔得體、大方、合禮。2、公司根據業務需要為員工統一配發工服（實習、試用期員工除外）；員工上班期間應嚴格按照公司要求著裝。3、服務管理崗位著裝：夏裝（冬裝）：上身著白色半袖襯衣（白色長袖襯衣或外加西裝）、系領帶（女21、職工系領花），下身著藍色西褲，穿皮鞋，在左胸前適當位置佩戴公司胸牌；4、生產作業崗位著裝：夏裝（冬裝）：上身著半袖（長袖）工服，下身著工褲；（管理崗位員工從事生產作亦按此要求著裝）。工服外（主要是冬季）不準套穿任何衣物。5、后勤崗位著裝：保衛人員穿著應季保衛警服，食堂人員穿著應季衛生隔離衣；6、工裝只限本人在工作狀態下穿著，不準外借、送給他人使用；四、 員工工服的制發：1、員工工服由公司行政部負責定期統一定制（尺碼由承制商為員工套量而定）。2、每一員工每年制發夏冬服各兩套為限列入年度預算。3、員工入職并簽訂勞動合同后，行政部即作人員記錄定期聯系承制商訂制；4、公司給每年每名員工配發兩套工服（夏22、冬），使用年限按領用之日起算，西裝3年，其它工服2年。如未達使用年限遺失或故意損壞者，應按原價賠償。五、員工領用工服后離職（不含內部調動）的，如領用的工服未滿使用年限應即繳還，員工就職半年內按工裝原價支付，就職半年后（包括半年）按按使用時間比例折算費用在其薪資內扣還。六、 員工違反本規定的，除通報批評外，每次視情節罰款20元100元； 第十四節 電腦管理制度一、為加強公司電腦的管理，規范電腦的使用行為，保障電腦高效、安全運行； 二、公司行政部負責公司電腦配置、網絡維護；三、公司根據業務需要配置電腦，專人專機專用，部門主管負責電腦使用監管。四、計算機操作1、電腦使用者應愛護計算機及相關設備，嚴23、格按照操作規范使用；2、切勿在計算機前飲食或可能損壞、污損計算機的行為，尤其水杯、流體應遠離計算機設備，防止傾倒而損害計算機設備；3、嚴謹使用電腦及相關設備干私活、游戲、看電影、聊天等與工作無關的事情；4、下班離開前必須關閉計算機、顯示器及外設，切斷電源。5、電腦及相關設配使用發現故障，應及時告知辦公室聯系專人維修，不得私修；五、電腦安全管理1、電腦設備使用應設置用戶密碼，使用人離開應注銷登錄或鎖定，防止盜用；2、外部軟件、設備、儲存盤、光盤的使用、安裝先要檢測病毒，防止電腦染毒；3、非臨時存儲型文件不要保存在系統C盤，以免系統故障丟失，重要文件備份；4、非使用者使用公司電腦及相關設備徐部門主24、管同意且對使用過程監管；5、員工應負責所用電腦的日常清潔、防塵、防磁、防潮及維護、殺毒等工作；6、未經允許，不得擅自增刪公司統一安裝的軟硬件設備及IP增刪轉換等配置；六、違規處罰1、電腦因違規操作并造成設備無法正常使用的視情節給以通報或經濟處罰。2、電腦因違規使用造成泄露公司機密的，公司按保密制度給予處理；第十五節 空調使用管理制度一、空調使用規定1、公司統一控制空調開啟時間，具體啟用時間規定如下：夏季：6月15日9月15日 8：0017：00冬季：11月30日2月28日 8：0016：30 2、在上述規定期間內，若室外氣溫高于0或低于28，仍不得隨意開啟空調。3、在上述規定期間外，若室外氣溫25、低于0或高于28，由各部門經理同意后可局部開啟空調。4、各部門要合理使用空調，避免能源浪費，確保無人不開空調，人離開室內，隨即關閉空調，禁止開門開窗使用空調。5、夏季空調最低設定室溫不低于24，冬季空調最高設定室溫不高于20，既節約能源，又避免因室內外溫差太大引起身體不適。6、空調長時間停用，必須切斷電源；單機空調遙控器由各使用部門自行保管。二、公司部門空調委托專人管理維護，各部門負責人監管。 三、其它管理規定1、為保證人員身體健康和空調使用安全，空調不宜長時間運轉。2、全體員工應養成節約用電的習慣，自覺遵守公司使用空調的規定。如發現違規使用者，公司將對違規人員一次罰款200元，其負責人并處。26、造成資產損失或事故的由部門負責、相關責任人負全責。4、本規定公司行政部負責實施。第十六節 員工禁酒制度一、為了進一步端正公司風氣，營造廉潔高效、文明向上的工作氛圍。二、公司全體工作人員，嚴禁在工作日午間或值班時間違規飲酒。凡在工作日或值班時間違規飲酒，違者一次處罰100元。三、禁止參與任何可能影響正常工作的宴請，凡違反禁酒規定，造成曠工、貽誤工作或酗酒滋事及在工作中不負責任，損害公司形象，造成惡劣影響的，一律以違紀論處。四、工作中需要招待的客戶，必須按排在下午下班后宴請。如需午間按排的，公司陪同人員不得飲酒。凡因酗酒后，在工作崗位上與客戶及同事發生沖突的，除處罰500元罰款外，同時停職檢查五、如特殊情況午間宴請者，各分公司領導應事先向總經理報告宴請招待廠家領導的整個安排，請示批準。從嚴控制消費檔次，陪同人員應飲酒適度，注重形象。六、職工喜宴應盡量按排在下午下班后，午間有造成惡劣影響的，一律以違紀論處，在參加喜宴時應注意控制工作作息時間，不得遲到早退，不得飲酒。七、對第二次違反本規定者，加倍經濟處罰、通報批評、停職檢查。八、為確保禁酒規定真正落到實處,集團公司設立舉報電話，并對舉報屬實者給予每次100元獎勵。 *公司