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1、清潔能源公司文件資料歸檔范圍及編號管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文件資料歸檔管理制度為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。一、文件、資料的來源和范圍文件、資料的來源有兩種：接收和發放。1、接受到文件時填寫文件接收登記表和文件移交登記表。2、發放的文件填寫文件發放登記表和文件移交登記表。文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:1、行政類2、:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。4、政府類：政府下發至公司的各類文件。5、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。6、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。三、公司文件、資料歸檔的編制及編號公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。1、本3、公司所有應歸檔的文件、資料,一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類;2經營業務類;3人事關類;4政府類；5財務類;6音像類。3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以年月日加十位進行歸編。4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“B”代表重要級,“C”代表機密級?！癆”一般級文4、檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等?！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“C”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。四、檔案的保管、調閱與歸還1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統一編號后5、形成文件檔案,并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫文檔管理登記表,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫文檔調閱申請表。一般級公司文檔,須填寫文檔調閱申請表方可調閱。重要級以上文檔,須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經公司經理批準后方可調閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經公司經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。5、檔案歸還時間為文檔調閱申請表上填寫的時間內，歸還時必須填寫文檔歸還登記表。五、歸檔保存期限1、永久保存6、:本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。六、檔案的銷毀1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報文檔銷毀申請表,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須部門主管批準后方可銷毀。機密級公司文檔,須經公司經理批準后方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫文檔銷毀登記表。七、附表的管理本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。八、其它本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。本制度自簽發人簽字日起生效執行。xxxx清潔能源有限公司