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1、廣場(chǎng)營(yíng)運(yùn)資料保密管理制度附發(fā)文登記表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、目的： 為了加強(qiáng)對(duì)營(yíng)運(yùn)部工作中往來的文件資料進(jìn)行及時(shí)歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使?fàn)I運(yùn)工作得以更有效開展，特?cái)M制定本制度。二、需歸檔的文件資料：1. 政府下發(fā)的重要文件及相關(guān)部門來函；2. 公司下發(fā)的重要文件；3. 商戶資料：1）商戶基本信息資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）；2）商戶日常往來文件（包括傳真、函件、申請(qǐng)表等）；3）文件：與商家洽談的會(huì)議紀(jì)要、各種問題的解決方案等；4. 部門文件：會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)單、請(qǐng)示、報(bào)告、函件等；2、內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營(yíng)運(yùn)日志、各類報(bào)表報(bào)告總結(jié)）；5. 其它重要資料。三、文件的收、發(fā)管理1、 部門員工在收到文件后應(yīng)及時(shí)到資料管理員處進(jìn)行登記，當(dāng)面填寫收文登記表，與資料管理員辦理好交接手續(xù)； (1) 資料管理員在接到文件時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并做好電子文檔備份；(2) 部門文件需對(duì)外發(fā)放時(shí)需經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字認(rèn)可后，方可對(duì)外發(fā)送；(3) 資料管理員需將對(duì)外發(fā)送的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，復(fù)印備份后發(fā)送給相關(guān)單位或部門并簽收； 2、需對(duì)外發(fā)送的文件資料：(1) 工作聯(lián)絡(luò)單、傳真、會(huì)議紀(jì)要；(2) 部門回函；四、文件的傳閱、借閱管理1、傳閱程序、范圍和借閱程序、范圍：(1) 文件需在部門內(nèi)傳閱時(shí)，3、由資料管理員將文件交部門經(jīng)理閱核，簽字認(rèn)可后發(fā)放部門員工進(jìn)行傳閱；(2) 部門員工在看過文件后需簽字確認(rèn)，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進(jìn)行歸檔；(3) 部門及其它部門員工需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門經(jīng)理（審批人）簽字認(rèn)可，方可借閱；(4) 文件、書籍歸還時(shí)資料管理員應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行檢查，如無(wú)問題需簽字確認(rèn)；(5) 文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時(shí)進(jìn)行催還；(6) 部門及其它部門員工借閱檔案后應(yīng)妥善保管，并按時(shí)歸還；2、 建立文件網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文件（1）周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結(jié)及本周計(jì)劃、4、部門周例會(huì)紀(jì)要等（2）發(fā)布人：部門長(zhǎng) （3）發(fā)布程序：所有發(fā)布文件須經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后方可進(jìn)行發(fā)布五、文件的保管、保存1、 設(shè)立獨(dú)立資料柜保存本部門重要資料；2、所有資料嚴(yán)格按照類別實(shí)行分類管理，統(tǒng)一對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范編號(hào)，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報(bào)告、分析、總結(jié)、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要要有電子文檔備份）；3、商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)或樓層為單位對(duì)資料進(jìn)行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料管理員對(duì)租戶資料及時(shí)進(jìn)行為整理、裝訂、保存；跟進(jìn)新租戶的相關(guān)資料，并做好歸檔工作；5、資料保存時(shí)間（每年10月12月對(duì)部門所有文件進(jìn)行修理，對(duì)需歸檔的文件進(jìn)行歸檔，保存日期以部門長(zhǎng)界定；） 5、6、保管方式：要求書面文檔(原件或復(fù)印件)六、文件的保密1、機(jī)密文件系指：1）租戶與公司的合作條件；2）涉及具體數(shù)據(jù)的相關(guān)資料；3）對(duì)租戶和公司有重要影響的文件等；2、根據(jù)文件的重要性設(shè)置不同的密級(jí)及保密時(shí)效；3、機(jī)密文件的調(diào)閱需經(jīng)部門長(zhǎng)審批同意后方可調(diào)閱；4、資料管理員與借閱檔案的人員要嚴(yán)格遵守公司的保密制度，樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)；七、文件的銷毀1、對(duì)于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊(cè)，經(jīng)管理員和部門長(zhǎng)共同簽字認(rèn)可后，方可進(jìn)行銷毀；2、銷毀文件需由專人負(fù)責(zé)銷毀，嚴(yán)禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)幚怼０恕⒏戒洠焊郊?】 發(fā)文登記表 附件【2】 收文登記表 附件【1】發(fā)文登記表序號(hào)日期編號(hào)文件名稱份數(shù)發(fā)至部門簽收備注附件【2】收文登記本NO編號(hào)文件名稱份數(shù)發(fā)文部門發(fā)放人收文部門收文人收文日期備注