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1、醫院院辦公室工作管理制度及人員職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總值班制度院總值班是代表醫院負責處理非辦公時間內的醫療、行政等有關公務，及時傳達、匯報、執行上級指示和緊急任務。負責解決非辦公時間需院值班協助解決的問題（當班工作人員職責范圍內的問題總值班不負責解決）。做好值班記錄。凡需解決的問題，要做書面交班，第二天交院辦，由院辦負責轉交有關科室處理。遵守值班時間，嚴格交接班制度。值班人員必須堅守崗位，如處理問題需離開值班室時，要攜帶通訊工具，以便保持聯系。若遇重大問題應及時向有關領導請示，并與有關科室聯系。值2、班人員應注意保持值班室的清潔衛生。二、公文收發制度公文的收文處理：外來文件、函、電由文秘人員簽收、拆封、登記。收文登記后，屬一般行政事務性公文，直接送有關部門辦理；屬較重要的公文由院辦主任簽批，呈送院領導閱批或直接簽批業務部門承辦。需要兩個以上部門協同辦理的，應明確主辦單位。傳閱公文時必須做到及時、準確、安全，傳遞機密文件時應嚴格按保密條例要求執行。文秘人員要負責檢查、催辦，切實防止漏辦或延誤。公文的發文處理：以院辦名義發出的公文、綜合性報告、全院性工作規劃和工作總結等，由院辦公室組織有關部門擬稿、核稿；各部門業務范圍內的文稿，由主管業務部門擬稿，經此部門負責人核簽后，送院辦公室進行內容、文字3、的審核，再呈送院領導審簽，領導簽批后方可生效。擬稿一律使用統一公布的簡化字，書寫和簽發公文要用鋼筆或毛筆，公文中的數字，除公文編號、統計表、序號、專業術語、阿拉伯數碼外，一般用漢字書寫。要求文稿觀點明確、情況屬實、文字精煉、條理清楚、用詞恰當標點符號正確。對于不符合要求的文稿，院辦可退回擬稿單位進行修改；文稿一經簽發，即成定稿，有關部門或承辦人如對原文中修改部分有疑議，可向簽發人申述意見，不得自行添改。以醫院名義發出的公文，由經辦文秘人員登記、編號、印制，并按有關手續發出。要按規定格式繕印公文，做到清晰、整潔、注意保護原稿，校對要準確無誤。三、醫院檔案管理制度綜合檔案室管理制度檔案是黨和國家的4、寶貴財富、檔案工作人員必須提高警惕，加強保密、保衛工作，嚴防破壞、嚴防丟失、泄密事件發生。檔案資料要按科學方法整理，按各類檔案的性質、價值分類排列。存放分盒、柜存放。做到安全保管、利用方便。檔案管理人員要熱愛本職工作，熟悉檔案材料，縮短調卷時間，提高工作效率。檔案員調動工作時，須得將保管的檔案進行清點、造冊、辦理移交手續。檔案管理人員應做好“八防”工作，保持室內清潔衛生，注意通風干燥，避免陽光直射。建立檢查制度，定期清庫查庫，對新增加和借出的檔案進行必要的加工整理和清點核對，及時存檔。檔案資料要經常進行檢查，破損和字跡模糊不清的文件要及時補充和復制。檔案安全保密制度嚴格遵守和執行國家關于檔案管5、理的有關規定，提高警惕，確保黨和國家機密的絕對安全。檔案人員要模范遵守黨和國家的保密制度，自覺保守黨的機密，不該說的機密絕對不說，不該問的秘密絕不問，不該看的機密絕對不看，不利用檔案資料謀取私利。綜合檔案室內嚴禁存放易燃、易炸物品及食物；嚴禁吸煙，做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防污染等“八防”工作。不得攜帶機密文件，如因工作需要，需經領導批準認可。對密級文件和保密的檔案材料，未經領導同意不得擅自翻印、復制、抄錄。上級機關機密文件等一律不準對外泄漏。綜合檔案室內配備消防器材，要經常檢查保養，使其趨于良好狀態。綜合檔案室外人莫入，工作人員下班前要檢查門窗是否關好及電源是否切斷等。綜合檔案室鑰匙6、有專人保管，不得轉借或丟失，如意外丟失鑰匙，應及時向領導匯報并采取有力措施加以防范。檔案的收集整理制度檔案管理人員，應督促、檢查各部門兼職檔案員做好平時收集，定期收集，年終收集等工作。各部門兼職檔案員，應熟悉本類檔案材料的歸檔范圍，對所屬的文件材料一旦處理完畢，按歸檔范圍內及時收集。各級領導及辦事員外出開會，產生的文件應及時交給所屬的檔案員存檔。科研成果，基建項目和專題性，或成套性檔案，要做到及時收集，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內存檔。設備檔案材料應做到購買后，立即通知檔案人員，到現場開箱驗收收集。部門兼職檔案員收集文件材料應齊全，原件、打印本一起收集；報告、批復一起收集。在收集過程中，如7、發現鉛筆、圓珠筆、簽發手續不全等等問題應及時處理解決。檔案借閱制度檔案管理人員要熟悉所藏檔案情況，積極主動做好檔案借閱利用工作，開展調閱、借閱、復制等檔案利用工作。凡外單位來院查閱檔案，必須攜帶介紹信辦理審批手續。查閱、抄錄、復印檔案須經分管領導審批后方可進行。查閱檔案只限在綜合檔案室內進行，抄錄檔案要原文抄錄，不得修改、圈點、劃線、涂改檔案原件。抄好核實無誤后加蓋印章方可有效。本室檔案原則上不借出，確實需要借出，須經分管領導批準、辦理借出登記。借出使用時間限于三天。利用者對借出的檔案不得遺失、轉借。歸還時要認真核對。嚴格注銷手續。檔案管理人員要做到調卷及時準確，借出的檔案建立效果登記，定期做8、好檔案的利用分析，以發揮醫院檔案的社會效益、經濟效益。檔案保管統計制度檔案統計是了解和掌握檔案形式、管理、利用和發展的重要手段，檔案工作人員必須準確、及時、科學地做好檔案統計工作。對存檔的檔案應對照目錄認真核對、分類擺放、規定管理。檔案統計工作內容，主要對檔案工作管理的基本情況進行統計。對各類檔案的收進、移出、銷毀、復制、實存等，必須統計清楚。對檔案的利用效果、借閱人次等做詳細記錄。按時向上級有關檔案管理機關報送檔案工作統計年報。檔案歸檔制度本機關實行部門定期歸檔，集中保管的工作形式，各科室兼職檔案員負責部門形成的文件的積累、歸檔工作。兼職檔案員在本部門領導下，收集相關的文件材料。將辦理完畢，9、具有查考利用價值的單份的文件材料按照一定的原則和方法歸檔。文件整理過程，必須遵循文件材料形成的客觀規律，保持文件材料之間的歷史聯系。文件整理過程，應區分不同價值，按照檔案整理要求進行編號排列。黨政、各職能科室按年度為檔案的部門在次年三月底以前歸檔；科研成果、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。盒內目錄和歸檔文件目錄打印二份，一份自存，一份上交院檔案室存檔。綜合檔案庫房管理制度檔案庫房屬機密重地，非檔案室工作人員未經領導批準，不得擅自入內。嚴禁在庫房內吸煙和存放易燃物品，切實做好防盜、防火、防潮、防電、防塵、防高溫、防蟲、防鼠工作。配備防火設備，做好庫房溫、濕度測10、試記錄。保持庫房整潔美觀，檔案柜、櫥、案卷等擺放科學、系統、規范，便于查找利用。必須經常對檔案庫房安全和保密情況進行檢查，發現問題及時匯報和處理，每年年底對庫內檔案進行檢查核對時，對破損和變質檔案及時修補、復制或其它技術處理。檔案工作人員變動時，將所管理的檔案數量和狀況交代清楚，嚴格辦理交接手續。檔案鑒定銷毀制度檔案管理人員應根據各類保管期限的規定，定期對各類檔案進行認真鑒定，對超過保管期限的檔案，按照有關規定辦理報批后，才能予以銷毀。對超過保管期限的檔案，必須成立鑒定銷毀檔案領導小組，并會同有關部門對檔案進行認真鑒定，并登記、造冊，經分管領導審查后方可銷毀。嚴格執行銷毀程序，指定專人監督，應11、有兩人在場，鑒銷人在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊和鑒定報告應歸檔長期保管。明確鑒定標準，制定本機關保管期限表，作為劃分檔案價值、鑒定檔案的依據。人事檔案管理制度人事科集中統一管理職工檔案，任何人不得保存他人的人事證明材料。及時做好檔案的傳遞催要，做到人員調動及時傳遞檔案。嚴格執行中華人民共和國檔案法和保密規定，認真做好借閱、歸還、登記手續。非工作需要，任何人不得查閱檔案。對政審外調人員查閱檔案按程序辦理，院內職工查閱檔案須經院長同意簽字可查閱有關部分，不得翻閱全部檔案。不準代他人查閱檔案。尊重個人隱私，做好檔案的保密工作，取送檔案，不準帶入公共場所，不準帶回家。認真做好檔案的安全工作，非檔案人員未12、經批準不得進入。對已清理、需要裝訂銷毀的檔案材料，要認真組織復核、鑒別、清理工作，以防有誤。做好檔案室內衛生，保持室內整潔，做到室內防盜、防火、防潮、防蟲等工作。四、印章、介紹信管理使用制度印章、介紹信具有履行醫療權力的職能，為避免因管理不善而造成工作上的失誤，特制定如下規定：凡經院領導簽批的各種文件或以醫院名義發出的請示、報告、計劃、總結、決定、紀要、報表等可蓋院章。各職能科室需以醫院名義使用院章時，須經院辦主任審定后方可蓋印。對各種需蓋醫院印章或需使用介紹信的提貨單，須在院辦登記后方可蓋印。如委托他人提貨，須經科主任（科長）簽字后方可蓋印。進修人員的匯款單，經醫務科蓋印后方可蓋院印。凡外出13、進修、學習、開會、參觀人員，須持有關職能科室的通知單，經主管院長簽字后，方可開介紹信，但不得開空白介紹信。凡因工作需要至本市外單位聯系工作或參觀學習的，須經科主任（科長）簽字后方可開介紹信。個人需要醫院證明須經本科主任或職能科（室）的科長簽字后，可開證明信，但不予開介紹信。凡以醫院名義簽訂購貨合同的，須由主管院長簽字和財務科審核，將合同手續交院辦登記后，方可蓋合同章。凡以醫院名義向上級部門申請經費的，須經主管院長審批簽字后，打印成文加蓋院章。五、文印室工作制度在院辦直接領導下，負責全院各種文件及材料的打印工作。凡需打印的材料，須經院長辦公室主任簽字后方能安排。未經領導批準，不準私自打印文件。對14、各種打印件應做到安排合理，準確及時，保證質量，格式符合國家規定。嚴守保密制度，對打印完畢的有關文件，應對版面及時進行保密處理，防止泄密。愛護國家財產，定期對設備進行維修保養，盡量節約油墨及紙張。文印重地，閑人免進。不準在文印室內吸煙、會客。做好安全防火工作。六、醫院辦公室主任職責在院長領導下，負責全院的文秘、行政管理工作。負責領導和宏觀控制下屬各科（室）的工作。安排各種行政會議，做好會議記錄，負責綜合醫院的工作計劃、總結，草擬有關文件，并負責督促其貫徹執行。負責領導行政文件的收發登記、轉遞傳閱、歸檔、保管和利用及醫院報刊訂閱等工作。負責領導有關人員做好印鑒、打印、外勤、通訊聯絡、調查研究、信息15、綜合、信訪、督查、保密和對參觀者及外賓的接待等工作。負責院長臨時交辦的其它工作，負責處理解決不屬于其它部門分管的事項，負責與職能部門、科室之間的聯系與協調。擬訂辦公室發展規劃、階段目標任務和人員培訓工作計劃。負責對所屬工作人員的培養、訓練、考核工作。注：辦公室副主任協助主任負責相應工作。 七、辦公室文秘與辦事人員職責在院辦主任領導下，認真完成本職工作。負責文件、信函、申報的收發、登記、傳遞工作，保證文件材料及時下發，負責機關報刊、信函的轉送和公用報刊的征訂。做好會議準備、會議通知及會務工作。參加一般行政會議并記錄。起草各種文件與文字材料，認真做好校對工作。收集、整理信息資料，整理、保管文書檔案16、。做好內部事務與外勤工作，堅守崗位，做好電話聯絡及要事登記工作。保管好有關公物并及時供給。完成領導交辦的其它工作任務。八、打字員職責在院辦主任、副主任的領導下，負責黨、政及其它部門的文件的打印工作。熟練掌握打印技術，按時保質完成各項打印任務，緊急文件須加班完成。打印稿件后應認真登記。嚴格執行保密制度，及時銷毀文件資料底稿。不接受私人委托的稿件；未經院辦主任同意，不接受任何形式的加班打印工作；不準私自為別人打印文件。待人熱情禮貌，遇到特殊情況要耐心解釋。愛護設備，注意設備的保養。九、收發室工作人員職責在院主任領導下負責全院職工、科室的報刊征訂及分發工作。每天按時分發當天的報刊、郵件。有電報、匯款17、單、包裹單時，應及時通知本人或科室領取；訂閱的雜志則寫明訂閱者姓名（科室）并通知本人或科室領取。負責各部門對上聯絡、交流信函的寄發。遵守作息制度，不遲到、不早退、不脫崗。保持室內外的整潔。十、駕駛班工作制度駕駛班120實行24小時值班制，確保市區緊急救護、全院的醫療教學、科研、行政后勤和緊急情況下用車。車輛外出一律憑“派車單”特殊情況按分管范圍或主管負責人口頭通知，即可出車（院領導外出隨到隨乘），小車類院辦派，救護車由120安排，夜間出車院總值班口頭通知。本院職工私人用車一般不派，特殊情況經分管范圍的主管負責人同意，長途出車須經分管院長批準。遵守交通規則，做到安全駕駛，嚴禁酒后開車，并做到“三18、證”不全不開，車況不好不開（但不得無故不開），保證行車安全，杜絕交通事故。合理定單車耗測量，實行按公里供油，各種費用年終公布。車輛要停放在庫內，定期進行檢查、清潔保養和必要的消毒工作，使其處于良好狀態之中。長途出車前要全面檢查車況，做到不開帶病車外出。回歸后進行及時保養。冬季做好防凍工作。各類車型，應到指定廠家修理，填寫檢修車輛申請單，注名修理項目，經鑒定同意后方可修理。未辦手續者不予報銷。十一、駕駛班班長職責在院辦領導下，負責全班的行政管理、工作安排以及思想政治工作和業務技術學習。根據院辦公室的通知，合理調度車輛，確保醫院醫教研及外事活動等正常用車。負責安排車輛的維修、保養；勤練兵，不斷提高全班的業務技術水平。合理安排駕駛人員的工作量。勤檢查、勤督促，保證車況良好，杜絕惡性事故。組織班內的政治學習，團結全班同志，勤儉持家，文明服務，奉獻奮進。十二、駕駛員職責要嚴格遵守交通規則，遵守中華人民共和國道路交通管理法。在班長領導下，服從分配，積極完成各項任務。熱愛本職工作，愛護車輛及設備，保持車輛、設備的清潔、完好。刻苦鉆研業務，常檢查、勤保養，不帶故障出車，確保安全行車。遵守勞動紀律，值班在崗在位，有任務時說明去向，保證緊急任務用車。嚴格遵守操作規程，杜絕惡性事故，降低油耗，節約開支。文明行車，團結同志。不開賭氣車，不酒后開車，不開私車，不開人情車。