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1、廣場營運資料、文件傳閱保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的： 為了加強對營運部工作中往來的文件資料進行及時歸檔和管理，全面提高資料管理的工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。二、需歸檔的文件資料：1. 政府下發的重要文件及相關部門來函；2. 公司下發的重要文件；3. 商戶資料：1）商戶基本信息資料（營業執照、衛生許可證等）；2）商戶日常往來文件（包括傳真、函件、申請表等）；3）文件：與商家洽談的會議紀要、各種問題的解決方案等；4. 部門文件：會議紀要、工作聯絡單、請示、報告、函件等；內2、部管理資料（客戶投訴登記、營運日志、各類報表報告總結）；5. 其它重要資料。三、文件的收、發管理1、 部門員工在收到文件后應及時到資料管理員處進行登記，當面填寫收文登記表，與資料管理員辦理好交接手續； (1) 資料管理員在接到文件時應及時進行登記，并做好電子文檔備份；(2) 部門文件需對外發放時需經部門經理審核簽字認可后，方可對外發送；(3) 資料管理員需將對外發送的文件進行詳細登記，復印備份后發送給相關單位或部門并簽收； 2、需對外發送的文件資料：(1) 工作聯絡單、傳真、會議紀要；(2) 部門回函；四、文件的傳閱、借閱管理1、傳閱程序、范圍和借閱程序、范圍：(1) 文件需在部門內傳閱時，由3、資料管理員將文件交部門經理閱核，簽字認可后發放部門員工進行傳閱；(2) 部門員工在看過文件后需簽字確認，由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處進行歸檔；(3) 部門及其它部門員工需借閱本部門的文件資料、專業書籍等，需在資料管理員處填寫文件借閱登記表，并由部門經理（審批人）簽字認可，方可借閱；(4) 文件、書籍歸還時資料管理員應認真進行檢查，如無問題需簽字確認；(5) 文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，資料管理員需及時進行催還；(6) 部門及其它部門員工借閱檔案后應妥善保管，并按時歸還；2、 建立文件網上發布制度，定期在公司內網上向部門員工發布部門性文件（1）周一網上發布部門周小結及本周計劃、部4、門周例會紀要等（2）發布人：部門長 （3）發布程序：所有發布文件須經部門經理審核簽字后方可進行發布五、文件的保管、保存1、 設立獨立資料柜保存本部門重要資料；2、所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統一對文件進行規范編號，并建立文件目錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結、數據、制度、辦法、規定、會議紀要要有電子文檔備份）；3、商戶資料按租戶、業態或樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進行為整理、裝訂、保存；跟進新租戶的相關資料，并做好歸檔工作；5、資料保存時間（每年10月12月對部門所有文件進行修理，對需歸檔的文件進行歸檔，保存日期以部門長界定；） 65、保管方式：要求書面文檔(原件或復印件)六、文件的保密1、機密文件系指：1）租戶與公司的合作條件；2）涉及具體數據的相關資料；3）對租戶和公司有重要影響的文件等；2、根據文件的重要性設置不同的密級及保密時效；3、機密文件的調閱需經部門長審批同意后方可調閱；4、資料管理員與借閱檔案的人員要嚴格遵守公司的保密制度，樹立高度的責任心，加強保密意識；七、文件的銷毀1、對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經管理員和部門長共同簽字認可后，方可進行銷毀；2、銷毀文件需由專人負責銷毀，嚴禁將銷毀文件作為它用或作廢紙處理。八、附錄：附件【1】 發文登記表 附件【2】 收文登記表 附件【1】發文登記表序號日期編號文件名稱份數發至部門簽收備注附件【2】收文登記本NO編號文件名稱份數發文部門發放人收文部門收文人收文日期備注