公司辦公用品會議衛生日常管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1142829
2024-09-08
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1、公司辦公用品、會議衛生日常管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 一、 目的 為規范公司管理,保障公司正常工作環境的穩定與工作的流暢,特制訂本制度。第一章 辦公用品管理制度1、 總則1.1 為加強本部門辦公用品管理,節約成本,提高效率,規范流程,明確責任,倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦公方式,特制定本制度。1.2 辦公用品由部門內勤專員集中管理,實行統一采購,統一發放,統一回收處理。1.3 本制度辦公用品包括:書寫工具系列、紙本系列、文具系列、名片與圖文系列、辦公生活用品系列、專項辦公用品系列、套餐系列、2、IT耗材系列。(詳見附件“辦公用品清單”) 2、分類定義 2.1 固定資產類辦公用品,如:傳真機、復印機、電腦、打印機、碎紙機、汽車等。 2.2 非消耗性辦公用品,如:辦公桌、辦公椅、計算器、電話機、打孔機、剪刀、紙刀、白板、文件夾、文件柜等。 2.3 消耗性辦公用品,如:筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復寫紙、釘書釘、筆芯、公司印刷品、墨盒、復印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、回形針、大頭針等。3、 辦公用品計劃3.1 部門根據本部門辦公用品使用情況,每季度末提報下月季度辦公用品領用計劃,部門負責人審簽后報行政部。3.2 行政部專員查對辦公用品領用計劃與辦公用品臺賬和庫存,審核完畢后由3、部門經理簽字確認后進入采購流程。3.3 采購單位價值500元以上辦公用品時,須報請分管領導批準。4、 辦公用品分發領用 4.1、非消耗性辦公用品一般以部門為單位發放,部門內共同使用,個別辦公必需品須經門部主管同意后可以個人為單位發放;消耗性辦公用品根據實際需要以個人為單位發放。 4.2 辦公用品管理人員根據辦公用品使用情況分發辦公用品并留有一定庫存。辦公用品每季度統一分發一次,然后再根據每人不同的需要分發給個人,每次分發時填好辦公用品使用明細。5、辦公用品管理5.1 對于列入公司固定資產和耐用辦公用品由行政部管理,其他低值易耗等辦公用品由辦公用品管理專員管理,其發生的損壞或故障等由行政部視情況4、處理。5.2 非消耗性辦公用品如有損壞應以舊品換新品,如有遺失應由部門或個人賠償或自購。 5.3 管理人員對辦公用品的使用情況作季度報表,會同辦公用品當月開支費用、浪費結余、辦公效率等情況,參與辦公管理。6、懲罰6.1 公司辦公用品應做公用,私用或帶出公司者應按辦公用品兩倍的價格從當月工資中扣出。 6.2 公司辦公用品應本著節約的原則,如有浪費者一經發現將視情況進行罰款或警告等處罰。 6.3 員工應自覺愛護各類辦公用品,如有不正當或不合理實用而損壞應照價賠付。第二章 備用金使用條例1、目的: 為了加強部門備用金的管理,提高資金利用效率,有效控制資金占用,根據公司財務制度特制定本條例。2、名詞解5、釋: 備用金是公司內部各部門工作人員用作業務操作、零星開支、差旅費等以現金方式借用的款項。3、強調: 實行備用金制度有利于各部門人員積極靈活地開展業務,從而提高工作效率,但必須做到??顚S?,不得隨意挪用。4、類別: 公司的備用金大體分為兩種:臨時備用金和長期備用金。其中臨時備用金主要針對部門臨時需求設置,長期備用金主要針對部門工程款項限額設置。5、備用金借款和報銷手續:5.1 需臨時借用備用金時,借款人應按規定的格式填寫備用金使用明細填寫內容包括:借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項,經部門備用金管理專員復核,再由經理簽字批準后,方可到財務部辦理借款手續。5.2 因業務原因長期借用備用金6、的人員由備用金管理專員根據備用金限額標準,撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍;備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證。5.3 備用金限額標準:職務限額使用范圍經管人部門經理5000業務操作本人項目經理3000業務操作本人主管1000業務操作本人助理500業務操作本人 5.4 借款人員完成業務后應盡快按照公司財務報銷流程將業務使用款額報銷,報銷完成后立即將所借款項歸還并填寫備用金使用明細歸還項。5.5 借款人辦理退款手續時,管理人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款7、單所借賬款。第三章 會議制度1、管理與組織1.1 部門經理負責例會的召集、主持和管理及檢查和監督工作。1.2 部門內勤負責周六例會的具體組織、會議記錄、會后任務跟蹤檢查等工作。1.3 部門內勤做好會議內容記錄,會后整理會議紀要,會議紀要要標明會議召開的時間、地點、參加及缺席人員的情況及會議議題,簡明扼要反映會議內容,并準確真實地反映與會人員的意圖,在會后1個工作日內整理完畢,2日內呈報至部門經理。及時跟進任務完成情況并編入辦公檔案。辦公檔案制度另附。1.4會議內容的跟蹤落實:與會人員及各相關部門要認真執行會議決定的事項,嚴格按照會議決定的內容開展相關工作,并及時向部門經理和上級領導匯報工作進展8、情況。2、每天晨會2.1.會議目的: 檢查、掌握公司的日常運作、管理工作的執行情況,加強公司成員的工作溝通,規范部門管理。2.2.會議周期和時間: 晨例會為每天早上八點半召開,會議時間應控制在10-30分鐘之內(可結合實際情況確定會議時間)。 2.3.會議地點: 晨例會在部門經理辦公室。2.4.會議召集及主持人: 晨例會由部門經理主持。2.5參會人員: 晨例會部門所有人員參加。2.6會議內容: 晨例會-由部門主管向經理匯報前日的工作內容,交流情況,互通信息,研究解決出現的問題。由部門經理落實當日具體工作安排。 上次晨例會決定事項執行情況的跟進總結; 針對存在的問題進行溝通研討,制定解決方案; 9、傳達分析最新政策和要求; 其他需要溝通、交流的事項。3、周例會3.1.目的為進一步加強工程部員工交流與學習,便于及時掌握成員工作動態,發現當前存在的問題,提高各項工作的周密性與計劃性,加強工程建設項目管理,提高工作效率,及時解決工程項目建設中出現的問題,同時為提高部門整體素質,改善部門人員專業結構不合理,經驗相對缺乏的現狀,特制定本例會制度。3.2.時間周例會:每周六下午2:003.3.地點公司會議室或部門辦公室3.4.參加人員工程部全體人員3.5.會議組織形式 由工程部經理主持召開,其他工程部全體人員參加。(工程部經理不在由下一級主管人員主持) 會議可長可短,講究務實,不走形式。 會議要有明10、確的議題,會前要進行必要的準備,安排好會議程序。 發言者要圍繞會議議題發言或討論,發言要表達明確、思路清晰。3.6.會議內容 傳達上周內公司新的文件、精神。 上次周六例會決定事項執行情況的跟進總結; 分別通報本周的工作總結、下周工作計劃; 針對存在的問題進行溝通研討,制定解決方案 傳達、分析最新政策和要求; 統籌對上周工作進度進行考核并對下周工作進行安排部署。 其他需要溝通、交流的事項。4、月會制度月會時間定為每月的最后一個星期六下午15:30召開,如與公司的周六例會時間相同,兩會合并。助理提前一天時間,通知的形式通知到所有人員,并做好資料準備工作。與會人員為全體成員。會議主要內容為總結一個月11、以來的工作情況及下一個月的工作計劃和工作目標。 5、季會制度季度會議定為在每個季度的首個周六下午15:00召開,部門內勤需要提前三天時間以書面通知的形式通知到所有人員,并做好材料準備工作。與會人員為全體成員。會議主要內容為本季度工作的主要內容及下季度的工作目標和工作任務,及確定部門員工績效考核情況,人事任免等。 6、會議紀律6.1與會人員必須嚴格遵守會議時間,不得遲到早退,應盡量提前到達開會地點,如有特殊原因臨時不能與會者,應提前通知部門領導。6.2與會人員必須認真對待會議主題,積極發表自己的見解,對發表意見的真實性、可行性負責。并且要注意條理清晰,簡明扼要。6.3會議期間,所有與會人員應做好12、會議記錄;將隨身攜帶的手機調至振動狀態,中途不得隨意離場。7、處罰規定7.1 例會無故缺席人員罰款50元,無故遲到人員給予口頭批評。7.2 涉及罰款將轉入部門帳戶,用于愛心捐助!第四章 辦公室衛生管理制度為創造一個整潔有序的辦公環境、增強員工對公司的責任感和歸屬感、推進公司日常工作規范化、秩序化、樹立公司形象,經研究制定辦公室衛生管理制度。 為創造一個整潔有序的辦公環境、增強員工對公司的責任感和歸屬感、推進公司日常工作規范化、秩序化、樹立公司形象,經研究制定辦公室衛生管理制度。隱藏 1、主要內容與適用范圍 1.1 本制度規定了辦公室衛生管理的工作內容和要求及檢查與考核。1.2 此管理制度僅適用13、于本部門辦公室衛生的管理2、定義 2.1、各部門要建立每日輪流清掃衛生的制度。2.2公共區域:包括辦公室走道、會議室,每天進行清掃;2.3個人區域:包括個人辦公桌及辦公區域由各部門工作人員每天自行清掃。3、制度內容 3.1. 公共區域環境衛生應做到以下幾點:1) 保持公共區域及個人區域地面干凈清潔、無污物、污水、浮土,無死角。2) 保持門窗干凈、無塵土、玻璃清潔、透明。3) 保持墻壁清潔,表面無灰塵、污跡。4) 保持掛件、畫框及其他裝飾品表面干凈整潔。5) 保持衛生間、洗手池內無污垢,經常保持清潔,毛巾放在固定(或隱蔽)的地方。6) 保持衛生工具用后及時清潔整理,保持清潔、擺放整齊。7) 垃圾14、簍擺放緊靠墻角并及時清理,辦公室內不準許隨便存放垃圾,應及時把垃圾倒入指定位置 8) 室內禁止停放交通工具及養各種寵物等。3.2. 辦公用品的衛生管理應做到以下幾點:1) 辦公桌面:辦公桌面只能擺放必需物品,其它物品應放在個人抽屜,暫不需要的物品就擺回柜子里,不用的物品要及時清理掉。2) 辦公文件、票據:辦公文件、票據等應分類放進文件夾、文件盒中,并整齊的擺放至辦公桌左上角上。3) 辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機、啟丁器等,應放在辦公桌一側,要從哪取使用完后放到原位。4) 電腦:電腦鍵盤要保持干凈,下班或是離開公司前電腦要關機。5) 報刊:報刊應擺放到報刊架上,要定時清理過期報刊。6) 飲15、食水機、燈具、打印機、傳真機、文具柜等擺放要整齊,保持表面無污垢,無灰塵,蜘蛛網等,辦公室內電器線走向要美觀,規范,并用護釘固定不可亂搭接臨時線。7) 新進設備的包裝和報廢設備以及不用的雜物應按規定的程序及時予以清除。3.3. 個人衛生應注意以下幾點:1) 不隨地吐痰,不隨地亂扔垃圾。2) 下班后要整理辦公桌上的用品,放罷整齊。3) 禁止在辦公區域抽煙。4) 下班后先檢查各自辦公區域的門窗是否鎖好,將一切電源切斷后即可離開。5) 辦公室門口及窗外不得丟棄廢紙、煙頭、傾倒剩茶。3.4日常衛生清掃工作安排1)每天上班后,部門工作人員按要求清掃各自負責的衛生區,并保持衛生清潔。2)每逢國家法定節假日16、,應提前一天由部門負責人組織全體員工大掃除。4、 檢查及考核4.1. 每天由領導檢查公共區域的環境,如有發現不符合以上要求,罰10元/次。4.2. 每周由值日人員對個人區域的環境進行檢查,如有發現不符合以上要求,罰每人10元/次。4.3. 所罰款項均繳入部門公用資金用于愛心捐助。第五章 節假日值班管理制度一、節假日值班由部門領導統一安排管理;二、因故不能值班,應自行串換,并及時通知部門領導,嚴禁離崗、脫崗;三、值班人員要有高度的責任感和警惕性,嚴禁漏崗,擅離職守;值班期間不許留外來人員,不許喝酒及參與各種娛樂活動;四、值班人員如遇緊急情況迅速通知有關領導,及時與有關部門聯系,及時做好應急措施,17、確保各項工作正常運轉,認真做好電話記錄和值班筆記,保持值班室衛生;五、認真做好節假日期間的值班工作,嚴格執行值班安排嚴禁遲到、早退,及時與換班人員對接,對當天發生的情況如實匯報;六、對值班不負責任,擅離職守的按曠工處理并予以批評罰款,出現問題追究當事人責任。第六章 培訓制度1、培訓形式1.1 新員工入職培訓為盡快熟悉環境、開展業務,新入職的員工必須參加新員工入職培訓。通過培訓了解公司概況、經營理念、管理模式、社會責任感以及其他內容。以便盡快的開展工作,融入公司的大家庭。入職培訓應包括理論培訓(包括公司概況、企業文化、管理制度、產品技術及操作規程等)及實際操作培訓(由車間根據具體崗位的要求進行培18、訓);然后由所在部門負責人根據崗位要求,向新員工提供需進行的培訓內容及相應講師列表,由新員工自行持該表前往指定講師處進行學習,所有學習內容應在入職后一個月內完成。1.2 公司內部培訓公司將不定期的對全體員工進行各方面的培訓,使員工能與公司同步成長。內部培訓分在職培訓和員工自修。在職培訓是指在日常工作中對員工的培養訓練,即通過制定工作計劃、分配調整工作、崗位技能講座及操作、評價考核業績、推進工作改善、幫助解決問題等途徑對員工進行的指導。自修是指員工自己加強學習,提高修養,不斷開發和提高自身能力,為此員工必須要善用所有的學習資源,以獲得進步和發展。1.3 長期脫產培訓培養有發展前途的業務骨干,使之19、成為合格的管理人員;長期的脫產培訓由公司出資并組織實施,員工須與公司簽訂培訓協議。1.4 短期脫產培訓主要適用于上崗培訓,或某些專業性強的技術培訓。員工須與公司簽訂培訓協議。1.5 業務研修公司除安排各級經理人員參加各類研修外,還將不定期地為各業務口的員工安排相關專業的業務研修。當公司在業務上積累了一定的經驗時,會在不同范圍內組織研修,具體形式包括實地考察、專題研討等,以便將成果提煉推廣,實現資源共享。1.6 專題講座公司將在不同時期根據不同業務的發展需求,邀請公司內外的專業人士就某些業務、管理的最新動態以及研究成果舉行專題講座,你可主動要求參加,或被要求參加,以不斷吸收新的知識、提高自身的綜20、合管理及業務水平。1.7 集團輪訓到公司時間較長、或在外地辦事機構或業務部門經理以上職務的員工,將有可能被選派參加公司總部不定期舉辦的各類研修班,以進一步了解公司理念、運作特點,把握公司發展動向,加強與相關部門的交流配合。1.8 晉級培訓員工在晉升為主管級人員之前,需要參加晉級培訓,學習一些企業管理的基礎知識,以轉換角色,擔當起管理責任。2、培訓方法2.1 專業教師講課,系統地講授專業基礎理論知識、業務知識,提高專業人員的理論水平和專業素質。2.2 本公司業務骨干介紹經驗,傳幫帶。2.3 組織員工到優秀企業參觀學習,實地觀摩2.4 員工自行組織學習3、培訓實施流程3.1 培訓計劃各部門根據自身21、特點及職責,填寫培訓需求調查表,人力資源部根據需求調查情況對年度培訓工作進行計劃和預算,報總經理批準后執行。3.2 內訓人力資源部制定具體的培訓計劃,確定培訓項目的形式、課程設置方案、課程大綱、參考教材、教學方法、培訓模式、考核方式等并組織安排培訓的時間、地點、參加人員及培訓教師和費用申請,并做好培訓記錄。3.3 外訓參加外部培訓的員工須填寫外派培訓申請表,人力資源審核后報總經理批準 ,由申請人和申請部門自行組織安排。3.4 信息反饋參加培訓的人員應及時反饋培訓信息,人力資源部根據不同需要,對受訓員工進行考核與備案。3.5 培訓效果評估培訓結束后,由人力資源部對培訓效果進行評估,了解受訓者的培22、訓感受、培訓需求及培訓目標的達成度。3.6 考核培訓結束后,由人力資源部統一組織考試,考核結果將作為年終考評、晉升等依據。培訓考試作弊者,公司將給予辭退處理。第七章 新員工實習制度 根據公司規定,公司對不同類別的崗位設有不同的實習期限。人力資源部在該員工培訓期滿前10天發送員工轉正考核表至員工所在的部門,由員工直接主管及部門領導對其工作能力、專業水平、工作態度等進行考核。實習期滿經考核合格后,人力資源部即為員工辦理轉正手續。實習期內,公司有權根據員工的工作表現及其他條件決定是否解除合同或延長實習期。1、培訓期規定1.1 新員工的培訓期為一個月,試用期兩個月,特批除外1.2 培訓期有下列情形者,給予辭退:a.有違法、犯罪行為或案件訴訟未決者b.經醫院檢查身體不合格者c.經幾次培訓仍無法勝任工作者或不能履行基本崗位職責或滿足要求者d.試用期間,違反工作規定情節嚴重者e.品質惡劣,經其它公私營機構開除者f.偽造證件,欺騙公司者1.3 新員工轉正需提交培訓期總結一份,填寫員工轉正考核表一份,并經考試合格者方可轉正,員工轉正考試以兩次為限,兩次仍不合格者,公司將給予勸退。 1.4 員工轉正考試作弊者,公司將給予辭退處理。