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1、科技公司行政部日常管理制度（文件收發、固定資產、衛生）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 印章管理第一條 印章保管第二條 印章使用第二章 文件收發歸檔、文印管理第三條 文件收發規定第四條 文印管理規定第五條 文件歸檔管理第三章 辦公用品管理第六條 辦公用品購置第七條 辦公用品發放和使用第八條 話費、油料使用規定（待定）第四章 會議管理第九條 公司辦公會議例會制度第十條 部門聯席周例會制度第十一條 部門會議制度第十二條 公司工作述職會議制度第十三條 其他會議管理第十四條 會議紀律第十五條 會前準備和會后工作第2、五章 固定資產管理第十六條 固定資產的定義第十七條 固定資產管理體制第十八條 固定資產增加的管理第十九條 固定資產驗收登記第二十條 固定資產使用的管理第二十一條 固定資產減少的管理第二十二條 部門管理職責第二十三條 固定資產移交第二十四條 定期進行固定資產清查第二十五條 普通資產的購置使用管理第六章 日常行為規范第二十六條 儀容儀表第二十七條 溝通第二十八條 來訪來客接待第二十九條 電話接聽第三十條 日常行為第七章 衛生管理第一章 印章管理第一條 印章保管1.1 公章、領導人名章應有專人負責保管，專業印章由各部門指定專人負責保管；財務專用章和主管領導私章必須分開由專人保管。1.2 印章要放在保3、險、安全的地方，放置印章的柜子鑰匙不得亂放。1.3 印章保管人外出時，由領導批準后交給指定人代為保管。1.4 如印章遺失，立即報告領導和上級機關，及時到當地公安部門登記，并聲明作廢，其補刻按印章頒發權限再行刻制，新刻制印章應與原印章有明顯的區別。第二條 印章使用2.1 凡蓋公章、領導人名章，必須經公司領導批準或授權。2.2 凡蓋專業印章，須經部門主管批準。2.3 印章保管人在蓋章前應認真檢查領導簽字，審閱用章文件和全部資料。2.4 印章保管人用章須登記，并填寫印章使用登記表。2.5 蓋章要符合要求、位置恰當、字跡端正、字圖清晰。2.6 不準在空白信紙、信封、紙張和介紹信上蓋章。2.7 在文件、4、文書、資料上蓋錯了章要及時銷毀。2.8 嚴禁私自帶印章外出，如因投標、簽訂合同須攜帶時，須經公司領導批準，由印章保管人或指定保管人攜帶，并按規定實施使用。第二章 文件收發歸檔、文印管理第三條 文件收發規定3.1 外來文件 1）外來的文件由行政部負責領取、簽收、統一編號登記。 2）接件當日送交主管領導閱批，按照批示要求復印下發有關部門，原件由行政部負責存檔。屬急件的，應在接件后即時報送。 3）各部門必須及時閱讀文件并提出相應的處理建議（呈領導傳閱、轉發、制定實施細則等）報相關領導審批。4）對有閱辦要求的文件，相關部門應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至行政部。三日內不能辦理完畢的，應向行政部說5、明原因。3.2 內部文件1）董事會和公司的文件由行政部擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發。 2）業務文件由相關部門擬稿，分管領導簽發。當年的相關業務文件由業務部門主管保管和使用，同時應于次年元月份裝訂、歸檔。3）屬于秘密的文件，應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件由專人印制、報送。 4）已簽發的文件由行政部登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。經簽發的文件原稿行政部存檔。 5）文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。 6）董事會和公司下發的文件由行政部負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。 第四條 文印管理規6、定 4.1 所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。 4.2 打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，然后送交打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。 4.3 文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務。 4.4 文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。 4.5 嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違者視情節輕重給予處罰。第五條 文件歸檔管理5.1 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、7、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。5.2 各類文檔由行政部按照發文或收文日期及文件編號統一編號歸檔，歸檔的文件材料均應齊全完整，并按年立卷。5.3 檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。5.4 借閱文檔應報請主管領導批準，登記后借閱，兩周內經手人負責追回。5.5 因辦理需要，復印后發給各部門的文件，由涉及部門按照收文日期編號造冊管理。第三章 辦公用品管理第六條 辦公用品購置 6.1 辦公用品購買本著實用、節約的原則，每月由行政部統一8、購買。各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，報主管領導審批后，由行政部統一印制。6.2 辦公用品管理實行需求審批、計劃采購、入庫建帳、領取登記和使用專人負責制度。6.3 各部門根據實際需求填寫辦公用品申請（領用）表，每月25日交行政部，由行政部核定匯總后報主管領導批準，再購置發放，并建立臺帳。6.4 臨時急需使用的辦公用品由行政部報主管領導同意后采購。大型辦公用品采購必須報請主管領導審批后方可購買。6.5 采購人員應嚴格遵守職業道德，及時了解市場商品信息，選擇對口適用，質量可靠，價格合理的辦公用品。6.6 辦公用品入庫前，辦公用品管理人員應認真檢查驗收，建帳登記，妥善保管，做到帳物9、相符；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調換或退貨手續。第七條 辦公用品發放和使用7.1 本著節約的原則使用辦公用品。7.2 購置回的辦公用品統一放在行政部管理、登記和發放。7.3 行政部管理人員須清楚的掌握辦公用品庫存情況，經常整理清點，庫存不足及時申請和購進。7.4 已配發的各種用具，由使用部門和個人認真保管、愛惜使用，不得私自轉借和處理。對無故損壞者，由個人負責。7.5 領用辦公用品用具必須認真履行手續，應填寫辦公用品申請（領用）表。7.6 各部門的電腦、打印機、復印機等設備由部門主管指定專人負責，禁止其他人員隨便使用；出現故障需以報告形式交行政部，由行政部報請主管領導批準后聯系維修，并10、對故障原因予以追查，屬人為造成的對相關責任人給予物品價值一至三倍處罰。7.7 嚴禁員工將辦公用品帶出單位挪作私用。員工離職時應將所負責保管和使用的物品退回行政部，并填寫物品交接表。7.8 辦公用品費用由行政部統一報銷，其他部門不能報銷辦公用品費用。7.9 非消耗性辦公用品因使用時間過長需要報廢時，使用人應填寫辦公用品報廢申請單，經本部門主管審核并報主管領導同意后，到行政部辦理報廢手續，由財務部扣除損耗。第八條 話費、油料使用規定（待定）第四章 會議管理第九條 公司辦公會議例會制度9.1、主持與記錄：辦公會議由行政部負責召集，總經理主持，總經理未出席會議時，由副總經理或其他公司領導主持。行政部負11、責會議記錄。 9.2、召開時間：辦公會議召開的時間為每月xxx。特殊原因需要延期召開、停開及臨時增加會議的由行政部提前通知。 9.3、參加人員：總經理、副總經理、各部門總監、各部門經理等。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假，并報請主持人批準。9.4、辦公會議事規則是總經理決策制。會議原則上每月度召開一次，也可以視工作情況適時召開。9.5、會議內容：1）、學習貫徹落實國家法律、政策、行業規劃、主管部門決議、決定和批示；2）、討論和決定公司工作中的重大問題；3）、按照干部管理權限，研究決定干部的任免、調動、培養和管理；4）、研究制訂公司經濟發展戰略、中長期規劃、年度計劃、內部機構12、設置和重要管理制度（年度）；5）、研究公司價值觀、廉政建設和紀律檢查方面的重要問題并提出指導性意見；6）、各與會人員在上月的工作情況匯報，包括工作內容、原定計劃的執行情況及所遇到的問題等。全體與會人員共同總結上月工作情況、商議所提議內容或問題、計劃未來工作規劃等。7）、研究其他各部門提出議案需要審議的重大問題。第十條 部門聯席周例會制度 10.1、主持與記錄：工作例會由行政部負責召集，總經理主持，行政部負責會議記錄。總經理未出席會議時，由副總經理或其他公司領導主持。10.2、召開時間：行政例會召開的時間為每周xxx。特殊原因需要延期召開的由行政部提前通知。 10.3、參加人員：各部門經理、主管13、級人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假。 10.4、會議內容：1）各部門主管及部門經理匯報上周工作完成情況，著重介紹在任務執行過程中出現的問題解決辦法。 2）各部門按照工作要求和指標提出下周工作計劃。 3）各部門將工作的最新動向通報與會人員。 4）出席工作會議最高級別領導作總結和指導布置工作第十一條 部門會議制度11.1、主持與記錄：部門會議由總監指定專人負責召集，部門總監主持，由總監指定專人進行會議記錄。 11.2、召開時間：根據部門需要確定每月召開次數，具體時間由部門總監安排。 11.3、參加人員：部門需要參加人員，如有必要還可通知相關部門人員列席會議。11.4、會議14、內容：1）、本部門遇到的問題2）、需要有關部門配合解決協調的問題第十二條 公司工作述職會議制度 12.1、主持與記錄：工作述職會議由行政部負責召集，總經理主持，行政部負責會議記錄。 12.2、召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由行政部預定并報總經理批準。 12.3、參加人員：公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假。 12.4、會議內容：與會人員各自總結、匯報半年來的工作情況，如工作具體內容、工作任務執行情況及所取得的業績或成效等。 第十三條 其他會議管理13.1、行政部每周一應將公司例會和各種臨時會議，統一編制會議計劃并印發給公司領導和各部門及有15、關服務人員。13.2、凡已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排其他會議時，召集單位應提前一天報請行政部調整會議計劃。13.3、對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議，行政部應當建議合并召開。第十四條 會議紀律 14.1、會議應按規定時間準時召開，組織會議的部門會前應準備好會議議程及有關內容，并負責維護會議紀律。14.2、參會人員應提前進入會場，確保準時參加會議。會前準備好與會議有關的資料（包括提案、匯報總結提綱、發言要點、工作計劃草案等），會中做好會議記錄，對要求傳達的會議內容會后要及時進行傳達。14.3、會議記錄人要確保會議記錄準確、完整，注意錄音筆、攝像機等器材的使用正16、確，保證錄音錄像效果。14.4、發言人員要盡量做到語言精練，主張鮮明，切忌長篇大論。行政部文員要做好遞送茶水的服務工作，做到輕手輕腳，不要制造響動，影響會議效果。14.5、會議中途不允許無故退席，不允許接打私人電話。特殊情況，需向主持人請示，禁止長時間離開會議坐席。14.6、會議如涉及公司機密，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密。14.7、會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執行部門，并負責監督落實情況。第十五條 會前準備和會后工作15.1、會議前行政部需專人通知應與會人員，明確以下內容：1）會議時間 2）會議地點3）會議議題4）參會人員5）主持人員6）記錄人員7）會議所需的有關文件17、及資料的準備15.2、會前場地與設備檢查1）會議場地的衛生清潔，需提前完成2）會議所需用品及設備支持，包括：電源線、錄音筆、音響、電腦、投影儀、相機、話筒、參會人員的用紙、用筆、紙杯、白板、書寫筆、板擦等。3）做好與會人員的座次安排，必要時應制作與會人員姓名標示牌，并放置于合適座次。15.3、會后工作1）及時打掃會議室衛生，做好物品回收擺放，關好門窗，切斷電源等。2）記錄人員要及時做好會議記錄和文字整理工作，于會后一日內打印會議紀要，并呈報相關領導閱批。3）行政部要及時跟進會議中各項精神和工作計劃的落實和完成情況，對于會議提出的有關重大事項和問題，行政部需指派專人進行督查和落實。第五章 行政部18、固定資產管理第十六條 固定資產的定義固定資產是指使用年限超過1年以上、物品單位價值超過500元，專用設備單位價值超過800元，并在使用過程中能夠基本保持原來物質形態的資產；單位價值雖不足規定標準，但耐用時間在一年以上的大批同類物資，按固定資產管理。包括電腦、打印機、U（硬）盤等設備，印刷設備，辦公桌椅等行政辦公設備，攝像、錄音設備，文體設備，陳列品，圖書等。對達不到規定標準的物品，作為普通資產進行管理。第十七條 固定資產管理體制固定資產管理是指對固定資產自購置（取得）至處置整個過程的管理，包括固定資產的購置、驗收、登記、領用、保管、維護、移交、處置等環節。公司固定資產管理實行統一管理與誰使用、19、誰管理、誰負責相結合的管理體制。第十八條 固定資產增加的管理一般情況下，由各部門根據工作需要提出購置、更新固定資產的需求，行政部匯總，經公司領導研究同意后報財務部門審核并協同采購。第十九條 固定資產驗收登記增加的任何資產都必須經行政部或使用部門的驗收，并由行政部登記。驗收、登記應在固定資產取得之后兩個工作日內完成。驗收的重點是核對數量與型號。登記應使用專用的固定資產登記簿，登記內容應包括固定資產名稱、型號、購置金額、購置時間以及驗收人等。登記工作由行政部確定專人負責。第二十條 固定資產使用的管理使用部門領用固定資產時，需填寫“固定資產使用單”，經公司領導批準后，到行政部辦理資產領用手續。固定資20、產使用部門變更時，新使用部門重新辦理使用手續。第二十一條 固定資產減少的管理固定資產減少包括報廢、出售、非正常損失及其他方式處置等。各部門需要處置固定資產，先提出初步意見報行政部；待公司領導批準同意后統一處置，各部門一律無權自行處置固定資產。出售處置固定資產的收入，應及時足額上繳財務部，按有關規定統一管理使用，任何部門和個人不得截留挪用。第二十二條 部門管理職責各部門對其占有、使用的固定資產實施日常專人管理，負責固定資產的日常使用和維護保養，落實防火、防盜、防潮、防塵、防銹、防蛀等工作，對重要設施以及容易發生安全事故的儀器設備，應指定專人進行操作，確保固定資產完好和使用安全。凡因管理不當而造成21、丟失或損毀的，照章賠償。 固定資產使用出現故障需要維修的，由行政部報請公司領導批準后聯系維修。第二十三條 固定資產移交部門負責人由于工作調動等原因離開原部門的，應及時辦理固定資產移交。否則，不予辦理相關調動手續。第二十四條 定期進行固定資產清查以行政部為主、其他部門配合，每年年末對固定資產進行一次清查。清查時以固定資產登記為主要依據，逐項核對固定資產實物，如有盤盈、盤虧，按規定程序報批后，及時調整固定資產登記薄。盤虧資產屬于過失人責任事故造成的，根據情節輕重，給予責任人必要的處罰，構成犯罪的，依法追究責任。第二十五條 普通資產的購置使用管理普通資產是指那些價值較低、使用期限短、需要隨時更換領用22、的辦公用品。普通資產由行政部統一采購、保管、發放。第六章 日常行為規范第二十六條 儀容儀表 男同事要求服裝整潔得體，不要過于休閑，禁止穿背心、拖鞋等上班；禁止留長發、應及時修剪胡須、指甲.女同事要求服裝得體、大方、不要穿顏色太艷或過于暴露的服裝，可略施淡妝，佩帶簡單首飾。第二十七條 溝通1）、工作中要及時溝通，避免問題積累。2）、與同事溝通，要使用文明禮貌語言，注意溝通的語氣、語法和語態，避免個人情緒宣泄，影響和干擾其他同事的工作。3）、改善溝通環境、注重溝通質量、關注溝通結果。第二十八條 來訪來客接待1）、對待來客要積極熱情，詢問來客來訪事由，及時向領導匯報。2）、接待過程中注意文明禮貌，做23、好茶水接待、迎來送往工作。注重維護個人及公司形象。第二十九條 電話接聽1）、要在電話鈴聲響起三聲內接聽，使用規范語言，“您好，宏昌物流！”；或者“您好，宏昌物流，請問您找哪位？”。2）、作好電話接聽記錄，對于需轉達或轉交的信息，要及時聯系相關人員，就落實情況進行匯報。3）、首問負責制。對于需要及時回復或其他重大事項詢問等，要及時匯報有關領導并負責落實。第三十條 日常行為1）、上班時間不翻閱與工作和學習無關的資料，不瀏覽與工作和學習無關的網站；提倡在工作中學習。2）、不在辦公室內交頭接耳大聲喧嘩，出入辦公室、行走和關門等動作盡量放輕，避免制造響動，影響他人工作。3）、避免長時間離開坐席，不做與工24、作無關的事情。4）、不用辦公室電話撥打私人電話，不聊與工作無關的事情。5）、公司人員禁止在辦公室抽煙、用餐。6）、公司員工應自覺愛護公共財物，節儉用紙、用水、用電等，樹立成本意識。7）、來訪來客接待盡量言簡意賅，避免漫談長談，影響工作。8）、不接待與公司業務無關的來訪者。9）、外來人員進出公司辦公區域要留意詢問，并做好登記。第七章 衛生管理 第三十一條 衛生清理的標準衛生清理的標準是：門窗（玻璃、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵；照明燈、電風扇、空調上無浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、文件柜內各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂25、放現象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等設備保養良好，無灰塵、浮土；衛生間墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味；花壇、綠地內無雜草、雜物。第三十二條 公共環境衛生32.1 公司所有部門都應當協同做好環境衛生的管理工作，提高公司員工的環境衛生意識，養成良好的環境衛生習慣。專職環境衛生清掃保潔人員應當認真履行職責，文明作業。任何人都應當尊重環境衛生工作人員的勞動成果。32.2 公司各部門應當按照行政部劃分的衛生責任區，負責清掃與保潔，并實行“門前三包”的責任制管理。公共衛生責任區實行區域負責，區域劃分為：32.3 責任區衛生清理每周26、集中進行一次，日常保潔由行政部牽頭進行衛生檢查評比。衛生檢查評比結果累計存檔匯總，列入年終評先樹優工作的內容。32.4 公司統一使用的建筑物、宣傳設施、公告欄、衛生間由行政部負責安排人員清掃與保潔。各部門使用的建筑物、辦公室、辦公設施等，由各部門自行負責保持清潔。 32.5 臨時占用通道或場地的部門，負責占用區域和占用期間的清掃與保潔。 32.6 公司會議室的日常衛生由行政部負責。但其他部門使用后應保持清潔。 32.7 不得在公司內部公共場地傾倒、堆放垃圾；不得隨地吐痰和亂扔果皮、紙屑、煙頭及各種廢棄物。 32.8 公共走道及階梯，至少每日清掃一次，并須采用適當方法減少灰塵的飛揚。偏僻地段（房27、前屋后等地角），每周至少清掃兩次，做到無垃圾、無積水、無死角。 第三十三條 室內衛生的管理 33.1 各部室都要建立每日輪流清掃衛生的制度。 33.2 室內應保持整潔，做到地面無污垢、痰跡、煙蒂、紙屑；桌面、柜上、窗臺上無灰塵、污跡，清潔、整齊，窗明幾凈；室內無蜘蛛網、無雜物。 33.3 辦公室內辦公用品、報紙等擺放整齊有序，不得存放與工作無關的物品，個人生活用品應放在固定的抽屜和柜內。 33.4 各部門產生的垃圾、廢棄物，應當按照行政部規定的地點、方式處理。 第三十四條 食堂的衛生管理 34.1 食堂的環境衛生、個人衛生，由行政部督導，炊事員包干負責，明確責任。 34.2 炊事員必須每年體檢28、一次，并進行衛生知識培訓。新上崗的炊事員必須先體檢后上崗。 34.3 食堂操作間和設施的布局應科學合理，避免生熟工序交叉污染。操作間及其環境必須干凈、整潔，每餐清掃，保持整潔，每周徹底大掃除一次。 34.4 食堂門窗、沙窗無灰塵、油垢，玻璃明亮；墻壁、屋頂經常打掃，保持無蜘蛛網、無黑垢油污。食堂的灶臺、抽油煙機、工作臺、放物架等應潔凈，無油垢和污垢、異味。室內的燈具、電扇見本色。各種飲具、用具（大小塑料菜筐、盆、簾子等）要放在固定位置，擺放整齊，清潔衛生，呈現本色。 34.5 各種蔬菜加工時，必須嚴格遵守一摘二洗三切配的程序進行。凡洗完的各種蔬菜，不得有泥沙、雜物，用干凈菜筐裝好，存放架上，不29、允許中途落地。 34.6 待食用的菜肴、米飯，加蓋防蠅、防塵罩。拿取直接入口的食品必須使用工具，不得用手直接拿取食品。剩余的飯菜應盡可能放置在冷藏柜里，但放置時間不能超過24小時。剩飯、剩菜食用時，必須先經食堂負責人鑒別確保無變質、變味后，加溫熱透才可。 34.7 炊事人員上崗工作時必須穿戴工作服、帽，上崗前必須先洗手和消毒。 炊事員上班不準帶戒子、手鐲，也不能涂指甲油。操作時不許吸煙，不得隨地吐痰。 34.8 食堂的盆、碗、盤、碟、杯、筷等餐具都要實行嚴格的消毒制度，使用中的餐具必須每天消毒。消毒程序必須堅持“一洗、二清、三消毒”。34.9 食堂采購的原材料必須新鮮，存放的環境應通風、干燥，30、避免霉變。嚴禁使用過期或變質的原材料和食品。 34.10 炊事用具必須生熟分開，生、熟菜板應有文字標識。冰箱要求清潔、無血水、無臭味，不得存放私人物品 第三十五條 宿舍衛生標準及要求35.1 每個宿舍設宿舍長，衛生工作由每個值日人員負責，隨時清掃。35.2 地面每天最少用拖布清潔兩次，不許有污跡；垃圾隨時清理，不許堆放。35.3 被罩、床單定期清洗，保持干凈、衛生、整潔。被子按標準疊放，排列整齊，方向一致。衣服放在衣架上，鞋、洗漱用品統一放在指定位置，不許亂堆亂放。床下要干凈、整潔，嚴禁堆放雜物。搞好個人衛生，宿舍要保持通風、干燥，無異味。35.4 宿舍管理員每日至少早晚兩次對宿舍廊區、上下樓梯通道、洗漱間等進行清掃和整理，要求地面整潔、光亮、無水漬。第三十六條 獎罰 36.1 行政部要結合公司的具體情況，制訂具體的衛生獎懲制度，定期進行檢查。 36.2 違反本制度規定，有下列行為之一者，由行政部責令其糾正違規行為，采取整改措施并在通告欄予以通告，并可視情節嚴重程度給予經濟處罰： 一隨地吐痰、亂扔果皮、煙頭、紙屑及廢棄物； 二垃圾不裝袋、不入桶（箱）隨意棄置的； 六占用、損壞環境衛生設施的； 七不履行環境衛生責任區清掃保潔義務、影響環境衛生的。