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1、九年制學校檔案管理制度及人員崗位責任編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案人員崗位責任制度一、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平，忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。二、認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法及其實施辦法和湖北省檔案工作條例，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)及規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)檔案法及有關規(guī)定，追究當事人的責任。三、熟悉本單位和本系統(tǒng)2、業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。五、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保管價值的檔案提出銷毀意見,造具銷毀清冊,寫出鑒定分析報告,經(jīng)領導批準后和有關人員一起進行認真負責的銷毀。六、保持檔案室的整潔衛(wèi)生，檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作,定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地3、延長檔案壽命。七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案信息。八、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足單位領導和各項業(yè)務工作的需要。九、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并在有關文件上簽名蓋章。十、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調查統(tǒng)計表。檔案保管制度一、檔案室內(nèi)檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不4、同價值分別編好序號，科學地系統(tǒng)地排列上架，認真地保管。二、有符合要求且比較寬裕的檔案室，配備了標準的能滿足需要的檔案柜架，案卷裝具符合國家標準。三、保持檔案室整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置正確,索引規(guī)范。室內(nèi)嚴禁吸煙、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品，庫內(nèi)無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象。四、嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設施設備，并充分發(fā)揮其作用，堅持做好室內(nèi)溫濕度調控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去濕。在檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。五、要定期檢查各種設施設備，保證各種設備的完好無損，若發(fā)現(xiàn)設備損壞或出現(xiàn)故障，要及時修5、理和排除。六、檔案室和檔案柜架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路和門窗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行交接手續(xù)。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理核對，做到目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，要追究有關人員責任。八、檔案室是機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得隨便進入。九、按照全宗卷規(guī)范建立全宗卷，注意收集、整理、接續(xù)全宗卷內(nèi)容，使全宗卷內(nèi)容全面、規(guī)范、完善。檔案保密制度一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安6、全與完整。二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。三、檔案室設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對檔案室的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。五、不準私自或在無保密保障的情況復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案7、室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。八、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。十、不誰隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。檔案鑒定銷毀制度一、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由本單位分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保8、管期限為依據(jù),及時組織對到期檔案進行鑒定。三、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。四、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，要及時向領導匯報，責成有關責任人負責修改、補充。六、銷毀檔案時，監(jiān)銷9、人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。七、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。八、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。檔案統(tǒng)計制度一、檔案統(tǒng)計要符合中華人民共和國統(tǒng)計法及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求。二、檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，檔案人員要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。三、檔案統(tǒng)計內(nèi)容與指標要10、保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。四、統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡要工整、清楚、不得潦草和模糊。五、及時、準確向檔案行政管理部門填報單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調查統(tǒng)計表，統(tǒng)計報表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。六、檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。檔案利用制度一、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用11、結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。二、外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領導批準后方可查閱。四、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。五、借閱檔案時間一般不得超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。六、借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。七、借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利于保管和利用。八、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔12、案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利于安全保密工作。九、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者，應按檔案法及有關規(guī)定嚴肅處理。十、復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。十一、檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率和查準率。檔案查、借、閱制度一、檔案室是機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨便進入。二、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。三、凡到檔案室查、借、閱檔案必須遵守本機關各項檔案管理規(guī)章制度。四、查、借、閱非本處室和個人的檔案須有領導批條，依據(jù)檔案保密級別，請示不同領導，重要的校長批條，一般的分管校長批示。五、凡到檔案室查、借、閱檔案（含查、借、閱自己產(chǎn)生的檔案或移交檔案），必須認真履行查、借、閱登記手續(xù)，如實填寫查、借、閱案卷題名（內(nèi)容）、目的和結果。六、凡查、借、閱者必須愛惜檔案卷宗，保持卷面清潔，不得擅自復制、涂改損毀、丟失、泄密。