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1、中學學校檔案管理制度（收集范圍、整理等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: zz中學檔案管理制度為了加強學校檔案的業務建設，做到門類齊全，結構合理，使檔案工作各個環節規范化，有效地保護及利用檔案，為學生、學校和社會服務。根據相關檔案法律、法規、規章制度和xx省學校檔案工作規范，特制定xx師范大學附屬中學檔案管理制度。一、檔案工作的基本原則1、學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作應是評估學校建設全面與否的重要標準之一。2、學校檔案必須實行集中統一管理，確保完整、2、準確、系統和安全，便于開發利用。3、學校檔案應嚴格實行部門整理制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學校工作計劃和規劃、納入管理制度、納入部門的職責范圍和有關人員崗位責任制；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。二、學校檔案管理制度建設1、綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則和規定。2、檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備的管理措施。3、檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。4、檔案統計制度，包括統計時間、類別、數量、內容、檢索和利用工作。5、利用制度，包括利用手續、方式、要求、批準權限和管理辦法等。6、3、檔案的鑒定制度，包括鑒定原則、范圍、組織、辦法、程序、手續等。7、崗位責任制，包括目標、職責、權限、任務、考核、獎懲措施等。三、學校檔案人員素質要求1、政治上可靠、具有大專及以上文化水平和一定專業知識、年齡結構合理、數量足夠的檔案人員。2、努力學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀，堅持四項基本原則，執行黨和國家方針政策、公正廉潔，嚴守黨和國家機密。3、熱愛檔案專業，認真學習檔案專業知識、科學管理知識，刻苦鉆研業務，以保證工作的順利進行。四、檔案的收集范圍1、學校在教育教學、管理等各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的材料。4、（1）xx師范大學附屬中學檔案管理辦法規定歸檔范圍包括七大類紙質、非紙質載體材料。（2）征集國內外與學校有關的各種具有保存價值的資料。（3）校內個人在其非職務活動中形成的有保存價值的文件材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。2、并入學校的單位檔案。3、上級決定由本校保管的檔案。五、歸檔文件材料的質量要求1、各門類檔案的質量必須遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。2、歸檔文件材料須準確反映學校教育教學和管理活動的真實內容，為辦理完畢的正式文件材料。3、手續完備。凡材料規定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章；個人文字材料必須有本人簽名。4、制作和書寫材料應利于5、長期保存。凡屬手寫的歸檔材料一律使用碳素墨水鋼筆、簽字筆或毛筆書寫，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水和復寫紙書寫。六、檔案保管期限的確定確定文件材料的保存期限，要根據學校工作和為國家積累歷史文化財富的需要，準確進行判定。1、凡反映學校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、社會、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。2、凡反映學校一般工作活動，長期對學校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。3、凡在較短時期內對學校工作有查考價值的，列為短期保管。七、檔案的整理（一）全宗名稱本校形成的包括各種門類和載體的檔案作為一個全宗，全宗名稱為XX。（二）檔案的分類、編號、排架1.分類及其標識以全宗為單位按檔案6、產生的領域范疇，結合記述的內容性質，分為七大類實體：文書類（WS）、教育教學類（Jx）、基本建設類（JJ）、財會類（CK）、學生類（xS）、聲像類（Sx）、實物類（SW）。每大類為一級類目，每一級類目下（除學生類外）可分為二級、三級類目。二級類目是對一級類目的細分，三級類目是對二級類目的細分。各類的二級類目名稱及其標識詳見各類檔案工作規范。2.編號在文件材料收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐件分別歸類編號，即編實體分類號（檔號）。檔號是檔案實體編號的總稱，是存取檔案的代號，排架的依據，其反映檔案的分類體系和物理位置。檔號結構模式如下：檔號=全宗號+歸檔年度+分類號+保管期限號+件號。（1）全7、宗號：是檔案管理機構代碼；（2）歸檔年度：采用自然年度表示；（3）分類號：按一級類目分類的，其分類號為一級類目標識；按二級類目分類的，其分類號由一級類目標識和二級類目標識組成；（4）保管期限號：由保管期限標識表示；（5）件號：文件材料排列的順序號，從“1”開始標注。編號方法：在文件材料首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章設置全宗號、歸檔年度、室編件號、分類號、保管期限、館編件號等六項，其填寫內容：“全宗號”填寫hsfxx；“年度”填寫歸檔的自然年度；“室編件號”填寫檔案室編的件號，從“1”開始標注；“問題”（機構）填寫分類號標識；“保管期限”填寫保管期限標識；“館編件號” 填寫檔8、案館編的件號，檔案到進館時按要求填寫的號碼。3.排架按檔號順序在檔案柜（架）中依次自上而下，從左到右豎立排放。各柜應有檔案存放標示牌。檔案的分類、編號、排架等規律，一經確定，不可隨意變動。（三）檔案材料的收集和整理分工1.各類檔案材料由其形成部門收集。2.部門整理是檔案工作的基本制度和基礎,各部門必須分工明確，協同配合。各類檔案材料整理分工如下：（1）文書類檔案由黨務、行政、外事等相關職能部門將其形成的文件材料按文書類歸檔范圍和保管期限要求進行初步整理后，送學校檔案部門整理歸檔；（2）教育教學類檔案由教務、教研部門檔案人員按教學文件材料整理方法進行裝訂、分類、排列、編號、編制歸檔文件目錄、裝盒9、等，并及時向學校檔案部門移交。（3）基本建設類檔案分為兩部分進行整理，即綜合管理的文件材料由文件形成和積累部門初步整理后送學校檔案部門歸檔；單項工程項目在竣工驗收后由總務科檔案人員負責收集、整理歸檔并及時向學校檔案部門移交；（4）財會類檔案分為兩部分進行整理，即綜合管理的文件材料由文件形成和積累部門初步整理后送學校檔案部門歸檔；會計報表、會計賬簿、會計憑證、工資清冊等由財務室檔案人員負責收集、整理歸檔并及時向學校檔案部門移交；（5）學生類檔案由學生管理部門整理，于學生畢業一年后，尚未轉出的檔案移交學校檔案部門管理；（6）聲像載體類檔案由產生部門收集整理后送學校檔案部門歸檔；（7）實物類檔案由獲10、獎部門或承辦部門有關人員收集并及時按歸檔要求填寫說明書后送學校檔案部門歸檔；（8）整理的文件材料涉及多個部門的，由主要職能部門歸檔，其他部門形成的初步整理后交主要職能部門集中整理。（四）檔案檢索工具的編制1.歸檔文件目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，不應有重復的檔號。2.從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具，如全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等。八、檔案的計算機管理1、檔案自動化管理應納入學校自動化信息管理范圍，應使用與本管理方法相配套的計算機檔案管理系統，提高開發利用檔案信息資源的能力。2、計算機檔案管理系統應用軟件的配置環境、機種選型應和本單位自動化信息11、管理網絡一致，最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機，以保證檔案科學管理的需要和學校教育管理信息系統聯網要求。九、檔案的保管1、庫房要求（1）庫房必須符合國家檔案局、建設部發布的規定要求。（2）庫房應有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設施。（3）庫房標準溫度為14242，標準相對濕度為45605%。（4）庫房柜架應編順序號，各柜、各庫均應有檔案存放指引卡和示意圖。2、檔案室應根據工作需要逐步配置計算機、復印機、去濕機、空調機、吸塵器等設備。3、檔案入庫時應檢查帳、物是否相符，以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序從左至右，從上至下排架。4、檔案管理部門應對檔案的安全定12、期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決，并對破損、褪變檔案要及時修補復制。十、檔案的鑒定和統計1、檔案室要按規定對檔案進行鑒定。（1）檔案室應根據保管期限規定，對已滿期的檔案進行鑒定。（2）在分管校長領導下，檔案室和有關部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經校長批準后，方可存毀。檔案材料鑒定表各項包括：歸檔文件材料題名、檔號、鑒定原因、歸檔日期、原定保管期限、原定密級、件數或頁數、鑒定人意見、鑒定小組意見等。（3）銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案材13、料銷毀清冊各項包括：序號、檔號、題名、起止時間、頁數、原期限、銷毀原因、備注、批準銷毀人簽名、監銷人簽名、日期等。2、檔案室要指定專人負責統計。（1）建立健全統計臺帳，掌握檔案的接收、整理、利用、移出、銷毀和庫存內各種情況數據；按xx省檔案室和上級主管部門的要求及時報送各種報表。（2）對統計數字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施、建議，并報學校領導。十一、檔案的開發利用1、檔案室人員要熟悉庫藏，主動提供利用檔案，為學校各項工作服務。2、檔案室應有檢索、閱覽室和復制設備，為利用者提供方便。3、珍貴檔案應以復制件代替原件提供利用。4、利用手續（1）凡利用庫藏檔案，均應按規定辦理利用手續，填14、寫檔案借閱登記表，經批準才能給予利用。檔案借閱登記表各項包括：借閱時間、單位、檔案題名、利用目的、檔號、歸還時間、借閱人簽名、備注等。（2）學校檔案一般不外借，特殊情況，經批準后才能借出。檔案室對借出檔案要定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并根據不同情況，報學校按規定嚴肅處理。十二、檔案的編研和學術研究1、檔案室應加強編研工作，對檔案資料進行研究、整理、編輯、自編或配合有關部門編寫重要參考資料。（1）編研的重要參考資料包括：學校沿革、歷任校領導(含副職)簡介、學校各種基礎數據匯編；年鑒、學校大事記(可與黨辦，校辦合編)、重要檔案史料匯編；重要專題文件匯編 (如學生運動會、規章制度、教學15、成果、重要教材、基建工程、大型設備等)；重要會議簡介等等。（2）檔案室對編纂的各種匯編材料要注意把關，保證質量。必要時應報有關部門或分管校領導審查。2、檔案室應認真組織學校相關部門進行學術理論研究，參加本系統和本地區的檔案協會（學會、研究會、協作組）活動。十三、學校檔案工作常用用具、表格1、檔案盒、歸檔章等規格按檔案行業標準執行。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm(長寬)，盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm等。歸檔章設置全宗號、年度、室編件號、機構或問題（分類號）、保管期限、館編件號必備項。歸檔章尺寸： 158（長寬），單位：mm。2、歸檔文件目錄規格按檔案行業標準執行（A4紙），其它表格規格各校可按有關要求或自行決定。十四、檔案管理要求1、各部門要有一位領導分管本部門的檔案工作，并配備相應專（兼）職檔案人員，認真做好各類檔案的收集、整理、歸檔工作，并按時向檔案室辦理移交。2、各科室領導應為檔案人員提高政治、業務素質和經濟待遇創造條件，關心他們的思想、工作、生活，檔案人員應相對穩定。3、有關部門和個人不得以任何理由擅自保存按規定應歸檔的文件材料。十五、本管理方法自發文之日起執行。