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1、中學學校綜合檔案室管理制度及崗位職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 綜合檔案室管理制度第一章 總 則第一條 為了加強學校檔案工作的業務建設，逐步實現檔案工作規范化、標準化、科學化、現代化，不斷提高科學管理水平，更好地為學校教育、教學工作服務，為社會主義現代化建設服務，為完整準確地保存積累珍貴的歷史記錄，根據中華人民共和國檔案法和浙江省普通中學和中專職業技術學校檔案管理暫行規定等有關規定，結合我校實際情況，特制定本規定。第二條 學校在各項工作、活動中形成的具有利用保存價值的檔案，其構成以文書檔案為主體，包括教學、會計2、科技、教師業務檔案等等，都屬綜合檔案室統一集中管理的范圍。第三條 學校檔案工作是學校整體工作不可缺少的環節，是提高學校工作效率和進行教改的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要內容，是評估一所學校科學管理和教學教改工作水平的重要標準之一。學校要切實加強領導，把檔案工作納入學校工作的議事日程和整體發展規則。第二章 體制和職責第四條 學校綜合檔案室工作由一名副校長分管，隸屬學校辦公室領導，設一名專職檔案員管理，并確定適當的兼職檔案人員，并建立檔案鑒定小組。第五條 學校綜合檔案室的基本任務與主要職責：、貫徹執行黨和國家檔案工作的方針、政策及法規，建立健全檔案工作各項規章制度。、維護檔案的完整與3、安全，集中統一管理本校黨支部、校長室、教務處、政教處、教科處、總務處、工會、共青團、學生會組織、校辦廠等部門歷年形成的全部檔案。、做好檔案的收集、整理、保管、簽發、利用和統計等各項工作，編制各種檢索工具，編寫案卷序言、全宗介紹、組織沿革、大事記、年鑒、校史以及匯編專題資料，積極提供資料，為學校各項工作服務。、督促、指導本校各部門和有關人員做好文件材料的收集、積累、整理工作，并及時立卷歸檔，對各部門的檔案整理工作實行監督和指導。、按國家有關規定，定期向縣檔案館移交檔案。、組織有關人員學習檔案業務知識，總結經驗，不斷提高檔案工作人員的業務能力和理論水平，盡量延長檔案的使用壽命，更好地為社會主義現代4、化建設服務。第三章 檔案和管理第六條 歸檔范圍：凡是記載和反映學校主要職能活動，具有保存價值的各種類型（文書、教學、會計、科研、教師業務文件材料、黨政管理等）各種形式（文字、圖書、聲像、實物）的歷史記錄都應歸檔。第七條 學校辦公室、教務處、政教處、教科處、總務處、團委、校辦工廠等各處室各部門要按照各自的工作職能和歸檔范圍（見附件）指定專人收集、積累、整理有關文件材料，然后由文書檔案員統一立卷歸檔（會計檔案由財會人員立卷），交綜合檔案室集中管理。第八條 各種文件材料歸檔的基本要求：、教學檔案：按教學年度（一般月日至次年月日）結合問題分類組卷，一年編一個案卷大流水號。、文書檔案、會計檔案，按年度（5、月日至月日）結合形成分類，即按報表、帳簿、憑證分別組卷，一年編一年案卷流水號，在財會室保存一年后移交檔案室。、科技檔案，主要指基建、設備、校辦廠產品和教研檔案。一般可按工程竣工，產品投產、設備驗收和教研課題完成后歸檔，按基建、產品、設備、教研檔案分類、組卷、編號。、教師業務檔案，以個人為單位組卷、編號、教師調動時應寄往調入單位。第四章 保管和利用第九條 綜合檔案室對各類檔案要做好登記、統計、分類、編目和整理、鑒定工作，做到存放有序、查找方便、保管期限劃分得當。第十條 嚴格執行安全和保密制度。綜合檔案室根據保存檔案資料的數量，放置專用庫房和柜箱存放，庫房要堅固、通風。并有防火、防潮、防光、防高溫6、防蛀、防有害生物、防盜等措施。保持庫房良好的溫濕度，檔案人員要定期檢查情況，發現問題及時匯報，并采取積極有效措施，以確保檔案的安全。第十一條 檔案人員必須熟悉所藏檔案的情況，主動了解各處室、部門對檔案利用的需要，準確及時地為領導提供數據、信息和材料，認真做好提供利用工作。第十二條 所有檔案根據各類的分類目錄，編制案卷總目錄；并根據利用工作需要逐步編制專題文件目錄、卡片、匯編，積極開發檔案信息資源。第十三條 調閱檔案必須按規定辦理手續，檔案人員在向利用者提供檔案的同時,要進行登記,并請利用者在檔案利用效果登記簿上簽名， 外單位來借閱檔案，要經校辦主任或校長批準。第十四條 檔案管理人員應按規定填7、寫檔案收進、移交清單，每年準確編制檔案工作情況統計表，及時向業務主管部門上報檔案。第五章 檔案的鑒定和銷毀第十五條 根據國家有關檔案保管期限的規定，制定本校各類檔案保管期限表，檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。第十六條 各類檔案的鑒定，由分管領導和檔案網絡人員參加的鑒定小組直接進行。第十七條 銷毀檔案必須嚴格掌握，謹慎從事。銷毀前要造具清冊。提出銷毀報告。經分管領導審批，并報市教委和檔案局備案。銷毀要嚴格執行保密規定，任何人不得隨意進行。第十八條 綜合檔案室向縣檔案局移交檔案的范圍和年限，按國家和縣檔案局的有關規定執行。 第六章 附 則第十九條 本規定是學校檔案工作的指導性文件，各部門8、和個人都必須認真貫徹執行。第二十條 本規定自綜合檔案室建立之日起執行。檔案室管理制度 一、學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。檔案室要主動搜集檔案資料，為學校領導分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據。學校成立檔案管理領導小組，辦公室主任任組長，配備專職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。 二、學校建立綜合檔案室，統一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、人事檔案、基建檔案、財物檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。 三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處室要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，檔案員要定期征集歸檔9、建檔。 四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。 五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處室要按照國家檔案部門統一規定的規格和要求，明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。 六、檔案員要認真學習檔案法規和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。 七、檔案員要按時向上級呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。 八、校內人員借閱業務性檔案，須經有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹10、信，經學校主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。 九、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。 十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁煙火，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。分管檔案工作領導職責 一、組織本單位學習、宣傳、貫徹執行中華人民共和國檔案法和上級及地方檔案行政管理部門關于檔案工作的各項方針、政策、法規的活動。二、加強對本單位檔案工作的領導，把11、檔案工作納入本單位的整體發展規劃，并列入本單位議事日程，督促分管部門按上級、地方和本單位檔案部門要求做好應做的工作。三、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、財力、物力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件中，使檔案工作與本單位的各項工作協調發展。四、對本單位檔案管理工作負全面的領導責任。五、對檔案管理工作做出顯著成績的給予獎勵，對違反有關規定的給予處罰。（三）檔案室工作人員職責檔案管理人員受辦公室主任領導，其主要職責是：一、根據檔案法和學校要求，負責各類檔案資料的收集、建檔、登記和保管工作。二、指導、督促各處室作好檔案的收集、鑒別、立卷工作，及時接收，分類保管。三、12、編制配套的檢索工具，以方便快捷查閱檔案材料，為教育教學服務。四、嚴格遵守檔案管理制度，未經主管領導批準，不得撤擅自外借或讓他人查閱、摘錄、復印檔案資料。五、主動積極搜集有關學校發展的檔案資料，作到眼勤、口勤、手勤、腿勤。六、 認真貫徹保密制度，加強安全防范措施，搞好檔案室衛生，做好防火、防盜、防霉、防蟲、防曬、防鼠等工作。二、每學期按歸檔范圍整理一次，每學年在下一學年度開學初進行檢查。凡按歸檔范圍應歸檔而未收集歸檔的，必須追齊歸檔組卷，保證訂裝及歸檔的質量。三、對損壞的檔案材料要及時修補或復制。四、當年檔案整理好后，必須按年份、保管期限、類別排列編號存入檔案室。（四）學校檔案工作管理制度一、學13、校檔案工作是學校工作的重要組成部分。校領導和辦公室應把學校檔案工作列入議事日程，加強具體指導，配備專兼職檔案人員，并指導、監督、檢查其工作，定期研究解決管理檔案所需的設備和經費等問題，保證檔案工作的正常發展。二、學校檔案工作實行統一領導，集中管理，學校教育教學等活動形成的全部文件材料，統一由檔案室管理。三、堅持文書部門立卷制度。學校工作活動中形成的文件材料，由有關部門收集、分類、整理，于第二年四月份移交檔案室歸檔保存，并提供利用。四、根據上級檔案管理部門的規定，檔案室應編制本校的檔案分類大綱，文件材料歸檔不歸檔范圍和檔案保管期限表等基本規范，依照執行。五、檔案庫房與辦公室兩分開，庫房應當堅固、14、干燥、陰涼并配置防盜、防火、防蟲、防潮、防光、防高溫等設施，定期檢查檔案保管情況，發現問題及時處理。六、為了方便利用，檔案室應編制檔案目錄，索引等檢索工具，編寫大事記、組織改革，基礎數字匯集，重要會議簡介等參考資料，編纂重要文件匯集。七、檔案室要搞好服務，經常了解本校的工作任務和利用要求，積極開展檔案的利用工作，及時收集利用效果。檔案人員調動工作時，必須辦理檔案移交手續。檔案室主任職責 一、在分管校長的領導下，組織檔案人員學習檔案法和上級有關檔案工作的條例、規定和指示，努力完成檔案室的各項工作任務。二、組織檔案人員學習黨和國家的方針、政策和法規、學習專業業務知識，不斷提高工作能力和政治業務水平15、。三、負責制訂檔案室的工作計劃、目標管理內容、監督檢查檔案室工作。四、按照檔案法，組織擬定和修訂檔案工作的各項管理制度，定期檢查執行落實情況。五、在本職權范圍內審批檔案的查閱、借閱案卷，積極組織檔案人員做好檔案信息的開發利用工作。六、組織本單位專職、兼職檔案人員的業務培訓和本臺各部門及下屬單位檔案業務監督、指導與檢查工作。專職檔案人員崗位責任制 一、努力學習馬列主義、毛澤東思想、不斷提高政治素質、政策水平，全心全意為人民服務。二、認真學習、宣傳、貫徹執行檔案法及黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規，自覺接受上級及地方檔案行政管理部門的監督與指導。三、熱愛本職工作、忠于職守、遵守紀律、努力學習16、檔案專業知識，不斷提高檔案的科學管理水平。四、負責本單位文件材料的收集、整理、立卷、歸檔與保管工作。五、積極開展檔案利用服務工作，編制必要的、簡便實用的檢索工具，撰寫本單位的檔案資料編研材料。六、根據單位年度工作計劃和重大活動安排情況制定主動提供檔案利用服務的計劃，定期發放歸檔文件目錄、大事記、檔案利用事例匯編等檔案信息。七、嚴格遵守檔案管理制度，嚴守黨和國家秘密。八、堅持原則，嚴格遵守檔案工作各項規章制度，對違反檔案工作規章制度的行為，檔案人員應予以制止或糾正，并及時向領導匯報采取有效措施。文件材料整理歸檔制度 一、本單位實行檔案集中統一管理的原則，按檔案法的有關規定，由各部門收集齊全，并進17、行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負責審查把關，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個人不得將檔案材料據為己有長期存放或拒絕歸檔。二、歸檔范圍凡屬本單位職能活動中形成的具有查考利用價值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應列入歸檔范圍，具體內容詳見本單位的檔案分類類目、基本歸檔范圍和保管期限表。三、歸檔時間各部門要按時收集、整理各類文件材料。文書檔案應歸檔文件材料在次年三月底前收集齊全，六月底前整理歸檔完畢。教學檔案應在每年12月底前完成上一學年度教學檔案的立卷工作，并向學校綜合檔案室移交統一保管。會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一18、年，期滿后，由會計機構編制移交清冊，移交綜合檔案室統一保管。基建檔案在工程竣工后三個月內歸檔。業務檔案在項目結束后歸檔。儀器設備檔案、聲像檔案和實物檔案隨時歸檔。采用邏輯歸檔的電子文件實時進行，并定期完成物理歸檔，采用物理歸檔的電子文件定期進行，具體按南通市電子文件歸檔與管理規范實施細則（試行）的要求執行。四、歸檔要求凡歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確、行文規范、書寫工整、字跡清晰、簽署手續完備，手寫材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水，打印件采用激光打印機，電子文件的脫機載體使用光盤。不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、針式打印機或噴默打印機、軟磁盤等。卷內文件排列遵循正本在前定稿在后、結論在前調查19、材料在后、文字在前圖紙在后的原則有序排列。一般要求歸檔原件，會計憑證、賬本、報表必須是原件。同時做到字跡清晰、內容項目齊全、簽章手續完備、保管期限準確。歸檔的照片要附簡要說明（內容、時間、地點、人物、拍攝者），音像帶要附內容提要和解說詞，電子文件要求真實、完整，并準確說明配套的軟硬件環境，且使用標準化的文件格式。五、歸檔份數本單位發文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應門類檔案，另一份編制“本單位發文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。電子檔案脫機保存三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。其他各類檔案均歸檔一份。六、歸檔手續 各部門整理歸檔后按規定移交綜合檔案室，并履行交接手續、填寫20、交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查。檔案保管制度 一、嚴格執行檔案法有關加強檔案管理的要求，增強法制觀念，依法辦事，保管好本單位的全部檔案。二、檔案與檔案庫房由專人管理，無關人員不得擅自進入檔案庫房。三、及時做好檔案資料的收進和移出登記，建立健全檔案工作基本情況臺帳。四、定期檢查檔案的保管狀況，對破損或變質的檔案及時修補，復制或作其它技術處理。五、切實采取措施，做好檔案庫房的防潮、防火、防霉、防塵、防高溫、防盜、防光、防蟲、防磁等安全保護工作。六、庫房要保持整潔、檔案柜箱排列整齊統一。七、定期做好溫、濕度的測記工作，并發現問題及時采取有效措施進行處理。八、定期檢查檔案保管設施，做好設備的維21、護工作，確保器械正常運行。檔案鑒定銷毀制度 一、建立本單位檔案鑒定銷毀領導小組，檔案鑒定銷毀領導小組負責對已到期的各類檔案進行鑒定、審核、銷毀工作。二、根據國家檔案局對檔案保管期限的有關規定，制定本單位各類檔案保管期限表。并準確判定檔案的存毀。三、鑒定工作由鑒定小組負責。對已到保管期限的檔案，應逐卷逐件進行鑒定；具有繼續保存價值的檔案材料，要重新確定保管期限，組卷保存；確已失去保存價值的檔案材料，要編制銷毀清冊一式兩份，報本單位主管領導批準后方可銷毀。四、編制檔案鑒定工作方案與鑒定工作報告。五、鑒定工作原則上每年進行一次，銷毀剔除檔案，必須由兩個以上在指定地點由專人銷毀，并在銷毀清冊上簽署姓名22、和銷毀日期。六、非經檔案鑒定小組審核批準，嚴禁任何人、任何部門擅自銷毀各類檔案材料。檔案保密制度 一、檔案人員必須嚴格遵守保密紀律，自覺執行中華人民共和國保密法以及黨和國家規定的各項保密制度，依法辦事。二、檔案人員必須加強自身修養，牢固樹立保密意識，忠于職守，不將檔案帶到公共場所，不將檔案帶回家中，不得與無關人員談論檔案內容。三、對保密檔案或未經領導批準利用的檔案不得擅自提供和擴大使用范圍，確保檔案資料的政治安全，不發生檔案資料被竊和失密事故。四、查閱保密檔案，必須嚴格執行審批手續，非經本單位領導批準不得調閱。五、本室檔案一般不得外借，只限在閱檔室查閱，如確需借出室外，須經分管領導批準；在查閱23、中，如需復印、摘抄檔案內容的，需經檔案管理人員同意，并由專人負責保管，利用者不準向無關人員談論泄露有關查閱內容，以確保檔案安全。六、外單位查閱本單位檔案，必須持有單位介紹信，否則不予接待。要摘抄或復制有關檔案內容的，需經本單位分管領導批準，摘抄或復制內容需經檔案工作人員審核，有保密內容的，利用者必須送所在單位文書處理人員進行登記。七、查找提供檔案一律由檔案人員進行，非檔案人員嚴禁進入庫房內。八、檔案材料的轉遞可按機要文件轉遞要求辦理。九、經鑒定需銷毀的保密文件資料，必須編造清冊，經領導批準后按保密規定統一組織銷毀。十、發生泄密事件，及時上報，立即追查，視情節輕重進行處理。檔案利用制度 一、本單24、位領導和各職能部門因工作需要，均可查閱本室的檔案。二、查閱本部門職能工作的檔案，需經本部門負責人批準后方可查閱；查閱非本部門職能工作的檔案及單位會議記錄、紀要（黨組、辦公會議）需經分管領導批準后方可查閱。三、外單位查閱本單位檔案，需持單位介紹信，經分管領導審批后方可查閱。四、檔案一般限在閱檔室使用，確因工作需要借出使用，必須經分管領導批準，一次借出數量不得超過一卷并在一周內歸還。五、查（借）閱本室檔案，必須履行借閱登記手續，并及時向檔案室反饋利用效果。檔案人員應做好檔案利用情況的記載和統計，并在年底匯編利用效果典型事例。六、閱檔人員必須愛護檔案，不得私拆、損壞、污染、涂改檔案。七、閱檔人員不得閱看或摘抄查閱范圍以外的檔案。檔案人員對閱檔人摘抄的材料應予以認真核對。八、凡需要復制、摘抄的檔案，必需加蓋公章，方可生效。